Инструкция пользователя программного продукта "TrueConf" для организации видеоконференцсвязи СМ N 02.1-3.0001 Версия 01. Декабрь 2020 г. (утв. Федеральной службой по аккредитации 30 декабря 2020 г.) (документ не действует)

Инструкция
пользователя программного продукта "TrueConf" для организации видеоконференцсвязи
СМ N 02.1-3.0001
Версия 01. Декабрь 2020 г.
(утв. Федеральной службой по аккредитации 30 декабря 2020 г.)

ГАРАНТ:

См. Инструкцию пользователя программного продукта "TrueConf" для организации видеоконференцсвязи CM N 02.1-3.0001 Версия 02. Август 2021 г.

Предисловие

Настоящая инструкция разработана Федеральной службой по аккредитации в целях разъяснения порядка организации видеоконференцсвязи и использования облачного хранилища и вводится впервые. Настоящая инструкция вводится в действие по истечении трех рабочих дней со дня ее утверждения.

1. Область применения

1.1. Настоящая инструкция устанавливает порядок организации видеоконференцсвязи с использованием программного продукта "TrueConf" и использования облачного хранилища.

1.2. Настоящая инструкция предназначена для специалистов Федеральной службы по аккредитации, участников национальной системы аккредитации, в том числе заявителей, аккредитованных лиц, экспертов по аккредитации и технических экспертов.

2. Нормативные ссылки

2.1. В настоящей инструкции нормативные ссылки не используются.

3. Термины и определения

3.1. В настоящей инструкции применяются следующие термины:

дистрибутив	-	форма распространения программного обеспечения, обычно содержащая программу-установщик (для выбора режимов и параметров установки) и набор файлов, содержащих отдельные части программного средства.
папка	-	папка в облачном хранилище, с соответствующим номером государственной услуги, используемая для хранения и работы с конфиденциальной информацией, полученной в ходе оказания государственных услуг.
трей	-	часть пользовательского интерфейса, в которой отображаются значки функций системы и программ, которые отсутствуют на рабочем столе, а также время и значок громкости.

3.2. В настоящей инструкции применяются следующие сокращения:

ВКС	-	видеоконференцсвязь
ПК	-	персональный компьютер
ПО	-	программное обеспечение

4. Работа с облачным хранилищем

4.1. Для обеспечения конфиденциальности информации, полученной в ходе оказания услуг, необходимых и обязательных для предоставления государственных услуг, работа с документами и материалами должна проводится в папке, размещенной в облачном хранилище.

Для получения доступа к папке, с соответствующим номером государственной услуги, руководитель экспертной группы, после получения приказа об утверждении состава экспертной группы/приказа о проведении выездной экспертизы отправляет письмо на адрес

Рисунок 1

4.2. Для создания папок необходимо нажать на значок "+" в левом верхнем углу и нажать "Новый каталог", затем ввести имя создаваемой папки и нажать на стрелку. Пример на рисунке 2.

Рисунок 2

4.3. Созданная папка появится в меню.

Важная информация: Облачное хранилище позволяет загружать только файлы. Папки необходимо создавать самостоятельно, а затем загружать в них соответствующие файлы. Для загрузки файлов необходимо нажать на значок "+" в левом верхнем углу и нажать "Отправить файл". Вы можете выбрать как один, так и несколько файлов. Пример на рисунке 3. В левом верхнем углу будет отображаться полоса загрузки вашего (-их) файла(-ов), как на рисунке 4.

Рисунок 3

Рисунок 4

4.4. Осуществлять базовые действия с файлами и папками можно с помощью нажатия на нужный файл или папку правой кнопкой мыши. Если действие нужно сделать для нескольких файлов или папок, то необходимо отметить нужные файлы или выбрать все сразу с помощью чекбокса. Затем нажать "Действия" и выбрать необходимый вариант. Пример на рисунке 5.

Рисунок 5

4.5. Для эксперта по аккредитации и заявителя, аккредитованного лица интерфейс облачного хранилища будет отличаться.

4.5.1. Интерфейс для эксперта по аккредитации представлен на рисунке 6.

Рисунок 6

4.5.2. Интерфейс для заявителя, аккредитованного лица представлен на рисунке 7.

Рисунок 7

4.6. Заявитель, аккредитованное лицо может только загружать файлы без возможности замены. Доступ к папке в облачном хранилище будет закрыт автоматически спустя 5 рабочих дней после последней даты проведения ВКС. По всем вопросам, связанным с работой в облачном хранилище, а также вопросам настройки ПО необходимо обращаться на электронную почту vks@fsa.gov.ru.

5. Организация удаленной оценки с помощью ВКС

5.1. Планируя проведение конференции эксперту по аккредитации необходимо направить заявку на электронную почту: vks@fsa.gov.ru. Полностью заполненную заявку необходимо отправить не позднее 3-х рабочих дней до начала проведения ВКС. Форма заявки представлена в приложении 1. Для оформления заявки необходимо выделить содержимое приложения 1 и скопировать в новый документ Microsoft Word.

Важная информация: Если требуются параллельные конференции, то необходимо указывать это в теле письма. По умолчанию будет создана одна конференция со всеми участниками.

5.2. Заявка составляется в единственном экземпляре. Если требуется несколько дней ВКС в разное время, то необходимо все это указать в поле "Период и время проведения конференции".

5.3. Один человек может иметь только одну учетную запись TrueConf.

5.4. После получения письма с приглашением на конференцию - не нужно на него отвечать.

5.5. В письме-приглашении на конференцию есть ссылка для входа в конференцию, надо только удалить некоторые символы в конце строки, например: из https://vks.fsa.gov.ru/c/3398827252/help#app удалить /help#app, чтобы получилось https://vks.fsa.gov.ru/c/3398827252, где последние цифры - уникальный номер вашей конференции. С помощью данной ссылки можно будет присоединиться к конференции или отслеживать время до ее начала. Страница https://vks.fsa.gov.rU/c/3398827252/help#app содержит базовую инструкцию по подключению к конференции через приложение TrueConf, рекомендуем перед началом работы ознакомиться с данной информацией.

5.6. Необходимо крайне внимательно относится к указанию адресов электронных почт в заявке на ВКС.

5.7. У каждого участника должна быть уникальная и существующая электронная почта.

5.8. В адресе электронной почты не должно быть символов пробела, переноса строки и прочих символов, которые делают почту некорректной. Проверяйте корректность указанных адресов электронных почт с помощью инструмента просмотра всех знаков

5.9. Логины и пароли участников ВКС высылаются эксперту по аккредитации. При неполучении заявителем, аккредитованным лицом логина и пароля - следует обращаться к эксперту по аккредитации (руководителю экспертной группы по конкретной ГУ). Если эксперт по аккредитации не получил логин пароль - следует обращаться на vks@fsa.gov.ru.

5.10. Процесс организации ВКС состоит из следующих пунктов:

1) Эксперт по аккредитации направляет заявку.

2) Заявка проверяется на предмет корректности. При некорректном заполнении полей заявки, заявка возвращается без рассмотрения. В случае некорректности оформления заявки есть риск переноса ВКС на более поздний срок.

3) Служба технической поддержки проверяет наличие мест в расписании. Если в указанные в заявке дни свободных мест нет, то эксперту направляется письмо о необходимости перенести ВКС.

4) Если расписание позволяет провести ВКС в указанные дни, то служба технической поддержки создает учетные записи для тех пользователей, которые принимают участие в ВКС впервые. Для пользователей, которые принимали участие в ВКС ранее - учетные записи остаются прежними.

5) TrueConf автоматически отправляет приглашения в конференцию всем участникам на адреса электронных почт, которые были указаны в заявке на организацию ВКС.

6) В назначенную дату и время участники принимают участие в ВКС.

6. Инструкция по установке ПО "TrueConf"

Для установки ПО "TrueConf" необходимо выполнить следующие действия:

6.1. Перейти по адресу: https://vks.fsa.gov.ru/ и скачать дистрибутив приложения (в соответствии с рисунком 8):

Рисунок 8

6.2. В зависимости от операционной системы необходимо выбрать подходящий дистрибутив (в соответствии с рисунком 9):

Рисунок 9

6.3. Запустить установочный файл и нажать на кнопку "Далее" (в соответствии с рисунком 10).

Рисунок 10

6.4. Выбрать папку для установки или не вносить изменения и нажать на кнопку "Далее" (в соответствии с рисунком 11).

Рисунок 11

6.5. В зависимости от поставленных задач оставить или убрать "галочки" и нажимать на кнопку "Далее" (в соответствии с рисунком 12).

Рисунок 12

6.6. Дождаться окончания процесса установки и нажать на кнопку "Завершить" (в соответствии с рисунком 13).

Рисунок 13

7. Настройка и использование версии ПО "TrueConf" для ПК

Для настройки и использовании версии ПО "TrueConf" для ПК необходимо выполнить следующие действия:

7.1. Запустить программу. Перед авторизацией необходимо проверит корректность работы оборудования. Для этого необходимо открыть меню "Настройки" - "Видео и звук" (в соответствии с рисунком 14).

Рисунок 14

7.2. В открывшемся окне необходимо проверить (согласно рисунку 15):

1) Доступность веб-камеры: картинка должна отображаться в подпункте видео.

2) Устройство воспроизведения: нажать на значок , если слышно звук - ПО работает корректно, в противном случае необходимо выбрать из выпадающего списка другое устройство и снова проверить до того момента, пока не будет найдено нужное устройство.

3) Устройство записи: говорить в микрофон и проверять, есть ли колебания на шкале, в противном случае - выбрать другое устройство и продолжать до получения результата.

Рисунок 15

7.3. Также необходимо проверить подключение к серверу. По умолчанию, если дистрибутив программы был скачан с адреса: https://vks.fsa.gov.ru/. то все должно работать корректно, и настройки должны быть точно такие же, как на рисунке 16.

В случае если программа была скачана с официального сайта, то в разделе: "Сеть" -"Основное" необходимо выставить настройки в соответствии с рисунком 16.

Рисунок 16

7.4. После проведения настроек программы и проверки работы видео и звука необходимо авторизоваться, используя высланный ранее логин и пароль (в соответствии с рисунком 17).

Рисунок 17

7.5. После успешной авторизации система пришлет уведомление для присоединения в назначенное время конференции (в соответствии с рисунком 18).

Рисунок 18

7.6. Необходимо нажать на кнопку "Принять". Если по какой-то причине не получилось вовремя принять приглашение, то возможно присоединиться к конференции через меню "История звонков" (в соответствии с рисунком 19).

Рисунок 19

7.7. После успешного присоединения станут доступны следующие инструменты (в соответствии с рисунком 20):

1) Значок позволяет изменять громкость приложения, а также менять устройство воспроизведения звука, либо полностью отключить воспроизведение звука.

2) Значок позволяет менять громкость вашей речи и выключать звук вашего микрофона кликом на значок.

3) Значок позволяет менять веб-камеры при необходимости, а также отключать трансляцию с вашей веб-камеры нажатием на этот значок.

4) В приложении есть функция демонстрации экрана. Для корректной работы данной функции необходимо выбирать "Экран 1", а не "Приложения".

5) Значок отключает вас от конференции.

6) Значок позволяет видеть вашу адресную книгу.

7) Значок позволяет видеть участников беседы, а также панель инструментов.

8) Значок открывает чат конференции.

9) Значок предоставляет доступ к истории звонков.

Рисунок 20

7.8. После закрытия программы, она не завершает свою работу, а попадает в системный трей (инструмент на панели рабочего стола ПК).

Для полного закрытия программы, необходимо нажать на значок в трее правой кнопкой мыши и нажать "Закрыть приложение" в соответствии с рисунком 21.

Рисунок 21

8. Настройка и использование ПО "TrueConf" в браузере

8.1. Рекомендуется использовать устанавливаемое приложение, так как в браузерной версии наблюдаются задержки и некорректное/некачественное воспроизведение звука собеседников.

8.2. В письме с логином и паролем, находится ссылка на конференцию, перейдя по которой вам нужно будет авторизоваться по полученному логину и паролю в соответствии с рисунком 22.

Рисунок 22

8.3. Далее необходимо выбрать тип подключения в соответствии рисунку 23. Для использования веб-версии ПО следует выбрать пункт "Браузер". В случае выборе "Установленное приложение", следует перейти в пункт 7 настоящей инструкции.

Рисунок 23

8.4. В случае возникновения ситуации, представленной на рисунке 24, необходимо:

1) Использовать браузер - "Google Chrome".

2) Нажать на "замок" перед адресной строкой браузера и выбрать пункт "Настройка сайтов" в соответствии рисунком 25.

Рисунок 24

Рисунок 25

3) Переключить в режим "Разрешить" пункты "Камера" и "Микрофон в соответствии рисунком 26.

Рисунок 26

4) Вернуться на страницу конференции и нажать кнопку "Перезагрузить" в соответствии рисунком 27.

Рисунок 27

5) Нажать кнопку "Подключиться" в соответствии с рисунком 28.

Рисунок 28

После выполнения вышеописанных действий будет открыто окно конференции.

8.5. Будет открыто окно конференции как показано на рисунке 29.

Рисунок 29

8.6. В правом верхнем углу представлена кнопка чата кнопка списка участников в соответствии с рисунком 30 и 31.

Рисунок 30

Рисунок 31

8.7. Кнопки инструментов:

1) - отключение от конференции;

2) - отключение звука динамиков;

3) - отключение собственного микрофона;

4) - отключение собственной веб-камеры;

5) - демонстрация экрана;

6) - настройка устройств ввода-вывода. Данная кнопка используется в том случае, если не слышно участников или участники не слышат вас. В таком случае необходимо менять устройства до тех пор, пока проблема не будет решена.

9. Настройка и использование версии ПО "TrueConf" для смартфона Android

Для настройки и использования версии ПО "TraeConf" для смартфона Android необходимо выполнить следующие действия:

9.1. Скачать приложение TrueConf для смартфона по ссылке: https://plav.goode.com/store/apps/details?id=com.tmeconf.videochat&hl=ru.

9.2. Запустить приложение и нажать кнопку "Сменить сервер" в соответствии с рисунком 32.

Рисунок 32

9.3. Заполняем данные и нажимаем "Подключиться" в соответствии с рисунком 33.

Рисунок 33

9.4. Ввести полученные в письме логин и пароль в форму авторизации в приложении в соответствии с рисунками 34 и 35.

Рисунок 34

Рисунок 35

9.5. После авторизации приложение запросит доступ к контактам, камере и микрофону. Доступ к контактам возможно отклонить, однако доступ к камере и микрофону обязательно нужно разрешить, в противном случае приложение не сможет использовать данные аппаратные средства.

9.6. Все необходимые разделы можно найти в выдвигающемся меню (кнопка или свайп вправо) в соответствии с рисунком 36.

Рисунок 36

9.7. Для подключения к конференции необходимо перейти по ссылке, указанной в письме, и нажать кнопку "Присоединиться" или найти конференцию в пункте меню "История вызовов" в соответствии с рисунком 37.

Рисунок 37

9.8. Далее необходимо ввести полученные в письме логин и пароль в форму авторизации на сайте в соответствии с рисунком 38.

Рисунок 38

9.9. Выбрать "Мобильное приложение" в соответствии с рисунком 39. Браузер запустит установленное приложение и откроется экран конференции.

Рисунок 39

9.10. На рисунке 40 представлен экран конференции. Вместо черного экрана будут отображаться участники конференции, а в левом нижнем углу изображение с камеры вашего смартфона. Список участников, чат и настройки доступны при нажатии кнопки в правом нижнем углу.

Рисунок 40

10. Требования к интернет соединению

10.1. Для адекватной работы приложения на любом устройстве требуется соединение со скоростью не менее 3 мбит/с - входящей и исходящей.

10.2. Более подробную информацию вы можете узнать на странице: https://tmeconf.ru/support/cor

10.3. Проверить скорость интернет соединения вы можете на сайте https://www.speedtest.net/.

- Download - отображает скорость входящего траффика;

- Upload - отображает скорость исходящего траффика.

11. Управление конференцией

11.1. Осуществлять управление конференцией может оператор конференции. В списке участников он отмечен короной (в соответствии с рисунком 41).

Рисунок 41

11.2. Оператор конференции может исключать участников, нажатием на участника и затем на кнопку (в соответствии с рисунком 42).

Рисунок 42

11.3. Оператор конференции может завершить конференцию для всех участников (в соответствии с рисунком 43).

В конференцию можно свободно входить и выходить до тех пор, пока она не будет завершена. Завершение конференции произойдет по истечению времени, которое вы указали в заявке на проведение ВКС.

Для повторного входа в конференцию необходимо использовать ссылку на конференцию.

Рисунок 43

12. Личный кабинет vks.fsa.gov.ru

12.1. У каждого пользователя есть личный кабинет по адресу vks.fsa.gov.ru. Войти в него можно по логину и паролю, который предоставляется при организации конференции (в соответствии с рисунком 44).

Рисунок 44

12.2. В личном кабинете вы можете просматривать запланированные конференции. Даты с конференциями будут помечены маленьким кружком. Нажав на конференцию можно посмотреть более подробную информацию о ней (в соответствии с рисунком 45).

Рисунок 45

12.3. Важная информация: Если вы отправили заявку на несколько дней подряд, но в расписании отображается только одна - это нормально. В TrueConf нет возможности поставить конференции на несколько дней подряд. Служба технической поддержки обеспечит проведение конференций в указанные вами даты. Советуем проверять расписание после 19:00 по Москве.

13. Переход между параллельными конференциями

13.1. При использовании параллельных конференций вы можете переходить из одной в другую. Для этого необходимо использовать ссылки на конференции из приглашений (пример ссылки: https://vks.fsa.gov.ru/c/3398827252).

13.2. Важная информация: Пока конференции находится во временном промежутке, когда она должна проходить, например, с 09:00 до 18:00 кнопка присоединиться {рисунок 46) будет присутствовать. Вы можете координировать участников между данными конференциями. Посредством ссылок они могут переходить из одной конференции в другую. Как заходить в конференцию по ссылке описано здесь. Ссылки предоставляются вместе с приглашением. Ссылки для всех участников одни и те же. Если вдруг кому-то не пришло приглашение на конференцию вы можете переслать ему свою ссылку. Если никому не пришло приглашение на конференцию - напишите на vks@fsa.gov.ru с просьбой предоставить ссылку на конференцию.

Рисунок 46

14. Вопрос - ответ

14.1. Закроется ли конференция если из неё выйдут все пользователи?

Нет, в конференцию по-прежнему можно будет присоединиться по ссылке. Конференция полностью завершится только по истечению указанного в заявке на проведение ВКС времени.

14.2. Я являюсь владельцем конференции, как мне зайти в другую конференцию так, чтобы моя конференция осталась в рабочем состоянии?

Все конференции находятся в рабочем состоянии в период, указанный в заявке на проведение ВКС. Переход между конференциями осуществляется посредством ссылок из приглашений.

14.3. В каком формате отправлять заявку на ВКС? Нужно ли их подписывать?

Заявки принимаются только в формате Microsoft Word. Подписывать ничего

не требуется.

14.4. В каком формате отправить заявку на доступ к облачному хранилищу?

Необходимо отправить письмо на vks@fsa.gov.ru с указанием в теле письма номера ГУ.

14.5. Я по какой-то причине вылетел(а) из конференции, что делать?

14.5.1. Перейти на страницу конференции по ссылке из приглашения и нажать "присоединиться" (рисунок 47). Пока конференция находится во временном отрезке, который был указан в заявке, в неё можно будет зайти с помощью ссылки.

Рисунок 47

14.5.2. Затем ввести логин и пароль, который вам предоставили (рисунок 48).

Рисунок 48

14.5.3. Затем выбрать "установленное приложение", либо если приложение уже запущено, нажать "Отправить приглашение" и принять вызов от конференции в приложении TrueConf. В случае если приложение не запущено - нажать "Открыть приложение TrueConf Client" (рисунок 49).

Рисунок 49

14.6. Мне не пришло приглашение в конференцию, что мне делать?

Связаться с экспертом по аккредитации или войти в личный кабинет на vks.fsa.gov.ru и найти ссылку в расписании.

14.7. Мне не поступил вызов от конференции, что делать?

Зайти в конференцию с помощью ссылки.

14.8. Не могу зайти в приложение, пишет ошибка авторизации

Проверьте, что в окне входа в приложение указан корректный сервер, а именно vks.fsa.gov.ru. (рисунок 50)

Рисунок 50

Руководитель Федеральной службы по аккредитации

Н.В. Скрыпник