Приложение N 2

Приложение N 2
к постановлению Правительства
Амурской области
от 15.01.2021 г. N 7

Функциональная структура
проектной деятельности в правительстве амурской области

Функциональная структура проектной деятельности в Правительстве Амурской области (далее - функциональная структура) содержит перечень участников проектной деятельности, их функции и порядок взаимодействия.

В настоящей функциональной структуре используются понятия в значениях, установленных Положением об организации проектной деятельности в Правительстве Амурской области, утвержденным Правительством Амурской области.

В состав органов управления проектной деятельностью входят Совет при Правительстве Амурской области по стратегическому развитию и проектной деятельности, региональный проектный офис и команда проекта.

1. Совет при Правительстве Амурской области по стратегическому развитию и проектной деятельности

Совет при Правительстве Амурской области по стратегическому развитию и проектной деятельности (далее - Совет) - коллегиальный совещательный орган, обеспечивающий взаимодействие и координацию деятельности исполнительных органов государственной власти Амурской области, органов местного самоуправления Амурской области и организаций по вопросам, связанным со стратегическим развитием и проектной деятельностью.

Совет рассматривает вопросы, связанные с организацией проектной деятельности и реализацией проектов исполнительными органами государственной власти Амурской области с участием органов местного самоуправления Амурской области, подведомственных учреждений и хозяйствующих субъектов с использованием средств федерального, и (или) областного, и (или) местного бюджетов (в случае делегирования полномочий по контролю расходования указанных средств) и (или) внебюджетных источников финансирования.

Организационное и информационное обеспечение работы Совета осуществляет региональный проектный офис.

К работе Совета могут привлекаться представители законодательных и исполнительных органов государственной власти Амурской области, территориальных подразделений федеральных исполнительных органов власти, юридических лиц, независимые эксперты.

Совет формируется в составе председателя Совета, заместителя председателя Совета, секретаря Совета и членов Совета.

Председателем Совета является губернатор Амурской области.

1.1. Совет осуществляет следующие функции:

1) разработка и (или) рассмотрение предложений по основным направлениям стратегического развития и проектной деятельности Амурской области;

2) рассмотрение инициативных заявок, представленных исполнительным органом государственной власти Амурской области и (или) региональным проектным офисом, и принятие решений о целесообразности подготовки паспорта проекта;

3) утверждение паспорта проекта и запросов на внесение изменений в паспорт проекта, реализуемого исполнительным органом государственной власти Амурской области;

4) мониторинг достижения целей и показателей проектов;

5) рассмотрение итоговых отчетов о реализации проектов;

6) принятие решения о завершении проекта;

7) координация деятельности исполнительных органов государственной власти Амурской области, органов местного самоуправления Амурской области и организаций Амурской области, реализующих проекты;

8) утверждение подготовленных региональным проектным офисом проектов методических рекомендаций в сфере проектной деятельности;

9) координация развития и применения системы стимулирования государственных гражданских служащих, участвующих в проектной деятельности;

10) осуществление иных функции, возложенных на Совет в соответствии с нормативными правовыми актами губернатора Амурской области, Правительства Амурской области.

1.2. К функциям председателя Совета относится:

1) руководство работой Совета, ведение заседаний Совета;

2) распределение обязанностей между заместителем председателя Совета и членами Совета;

3) утверждение повестки дня заседаний Совета;

4) утверждение протоколов, выписок из протоколов заседаний Совета;

5) принятие решения о распространении (разглашении) информации, содержащейся в паспортах проектов, запросах на их изменение, а также в отчетах об их реализации до их утверждения.

В случае отсутствия председателя Совета его обязанности выполняет заместитель председателя Совета.

Решения по вопросам, указанным в подпунктах 2, 3, 5, 8, 10 пункта 1.1 настоящей функциональной структуры, могут быть приняты председателем Совета без их рассмотрения на заседании Совета.

1.3. Членами Совета могут быть руководители проектов, представители регионального проектного офиса, руководители либо заместители руководителей исполнительных органов государственной власти Амурской области, участвующие в деятельности, направленной на реализацию проектов, представители федерального исполнительного органа власти, Законодательного Собрания Амурской области.

Основной формой работы Совета является заседание.

Секретарь Совета формирует повестку заседания Совета на основании предложений членов Совета.

Предложения членов Совета к очередному заседанию Совета направляются в региональный проектный офис не позднее 4 рабочих дней до заседания Совета для информирования председателя Совета.

Проект повестки заседания Совета утверждается председателем Совета с учетом предложений членов Совета и рассылается членам Совета не позднее чем за 2 рабочих дня до заседания Совета. К повестке прилагаются проекты решений, пояснительные записки, иные необходимые документы по рассматриваемым вопросам.

Заседания Совета созываются по мере необходимости, но не реже чем один раз в квартал. По решению председателя Совета для рассмотрения срочных вопросов может проводиться голосование членов Совета опросным путем (опросные листы являются неотъемлемой частью протокола), а также заочное голосование членов Совета путем визирования листа заочного голосования. Лист заочного голосования должен содержать визы не менее 2/3 членов Совета.

Заседания Совета проводятся председателем Совета или по его поручению заместителем председателя Совета.

Заседания Совета считаются правомочными в случае личного присутствия на них не менее половины членов Совета.

Решения на заседаниях Совета принимаются простым большинством голосов присутствующих членов. При равенстве голосов решающим является голос председательствующего.

В случае несогласия кого-либо из членов Совета с принятым решением он может выразить особое мнение, которое фиксируется в протоколе заседания Совета.

Протокол заседания Совета подписывается председателем, в случае отсутствия председателя Совета - заместителем председателя Совета.

1.4. Функции секретаря Совета возлагаются на представителя регионального проектного офиса.

К функциям секретаря Совета относится:

1) планирование деятельности Совета;

2) контроль исполнения решений Совета;

3) подготовка повестки и протокола заседаний Совета по результатам решений, принятых на заседании Совета.

1.5. Куратором проекта является заместитель председателя Правительства Амурской области.

Куратор проекта выполняет следующие функции:

1) оказывает всестороннее содействие успешной реализации проекта;

2) согласовывает общие подходы к реализации проекта;

3) осуществляет контроль и мониторинг реализации проекта, включая достижение целевых показателей проекта в рамках выделенного бюджета, в соответствии со сроками реализации проекта и с заданными требованиями к качеству;

4) утверждает паспорт проекта, а также запросы на внесение изменений в паспорт проекта;

5) рассматривает аналитические материалы, план мероприятий на предмет соблюдения баланса временного, ресурсно-стоимостного и человеческого факторов и их соотношение к объему и качеству выполняемых работ;

6) рассматривает разногласия, возникшие в ходе согласования запроса на изменение паспорта проекта;

7) выполняет иные функции, предусмотренные иными правовыми актами в сфере проектной деятельности.

2. Региональный проектный офис

Функции регионального проектного офиса осуществляет управление проектной деятельности Амурской области.

Руководителем регионального проектного офиса является начальник управления проектной деятельности Амурской области.

Региональный проектный офис выполняет следующие функции:

1) обеспечивает деятельность Совета;

2) обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности в Амурской области;

3) осуществляет выявление рисков и проблем реализации проектов, готовит предложения по устранению проблем и минимизации рисков при реализации проектов;

4) запрашивает у исполнительных органов государственной власти Амурской области, органов местного самоуправления Амурской области информационные и аналитические материалы по проектам в целях эффективности реализации проектов;

5) осуществляет мониторинг законодательства Российской Федерации в сфере проектного управления, вносит предложения по его совершенствованию;

6) осуществляет анализ актов прокурорского реагирования и иных решений, принимаемых контрольными органами в рамках реализации проектов;

7) принимает участие в согласовании паспорта проекта, отчетов о реализации проекта, запросов на изменение паспорта проекта, рассматривает представленные документы на предмет их соответствия правовым актам и методическим рекомендациям в сфере проектного управления;

8) направляет при необходимости руководителям проектов предложения по доработке паспортов проектов, отчетов о ходе реализации проектов, запросов на изменение паспортов проектов;

9) подготавливает справочные и иные материалы для их последующего рассмотрения на заседании Совета;

10) осуществляет мониторинг и контроль реализации проектов;

11) представляет по запросу проектного офиса Правительства Российской Федерации аналитические и иные материалы в части реализации в Амурской области проектов, а также иной информации по проектной деятельности;

12) осуществляет проверку информации, содержащейся в ежемесячных, ежеквартальных и ежегодных отчетах по реализации проекта на предмет актуальности и полноты;

13) осуществляет контроль за соблюдением требований и выполнением установленного порядка инициирования, подготовки, реализации, завершения проектов;

14) рассматривает и направляет предложения по проектам в исполнительные органы государственной власти Амурской области, органы местного самоуправления Амурской области;

15) обеспечивает вынесение инициативной заявки на заседание Совета в целях принятия решения о целесообразности разработки паспорта проекта;

16) согласовывает проекты актов исполнительных органов государственной власти Амурской области, регламентирующих организацию проектной деятельности в исполнительных органах государственной власти Амурской области;

17) координирует работу по развитию профессиональной компетентности работников исполнительных органов государственной власти Амурской области, иных органов и организаций в сфере проектной деятельности;

18) выполняет иные функции, предусмотренные иными правовыми актами в сфере проектной деятельности.

3. Команда проекта

Команда проекта формируется в целях эффективного взаимодействия руководителя проекта с участниками проекта для достижения целей проекта и выполнения работ согласно плану мероприятий и рабочему плану.

Команда проекта проводит совещания по мере необходимости, но не реже чем один раз в месяц. При необходимости на совещания команды проекта приглашаются представители регионального проектного офиса, министерства финансов Амурской области, управления государственного заказа Амурской области и иные заинтересованные в реализации проекта органы власти, а также экспертные сообщества и организации.

Команда проекта выполняет следующие функции:

1) осуществляет выполнение работ согласно плану мероприятий и рабочему плану;

2) осуществляет подготовку проектной документации (паспорта проекта, рабочего плана) на всех этапах реализации проекта;

3) участвует в согласовании проектов актов по вопросам проектной деятельности в соответствующем исполнительном органе государственной власти Амурской области;

4) представляет по запросу регионального проектного офиса аналитические и иные материалы о реализации проектов, а также иную информацию о проектной деятельности в исполнительном органе государственной власти Амурской области;

5) участвует в контрольных мероприятиях, организованных региональным проектным офисом в отношении проектов;

6) выполняет иные функции, предусмотренные иными правовыми актами в сфере проектной деятельности.

3.1. Руководитель проекта координирует действия всех участников проекта для достижения целей и успешной реализации проекта.

Руководитель проекта несет персональную ответственность за достоверность, актуальность и полноту информации, содержащейся в отчете и паспорте проекта, а также за достижение результатов, контрольных точек и выполнение мероприятий проекта.

Руководитель проекта выполняет следующие функции:

1) обеспечивает взаимодействие участников проекта на этапе разработки рабочего плана в соответствии с методическими указаниями проектного офиса Российской Федерации и регионального проектного офиса;

2) осуществляет контроль исполнения рабочего плана проекта всеми участниками проекта;

3) исполняет поручения куратора проекта и представляет информацию о ходе реализации проекта;

4) информирует куратора проекта и региональный проектный офис о фактических и прогнозируемых нарушениях сроков выполнения мероприятий, установленных в плане мероприятий, с указанием предложений по предотвращению таких рисков;

5) обеспечивает разработку и своевременную актуализацию паспорта проекта, в том числе на официальном портале Правительства Амурской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет;

6) обеспечивает согласование запроса на внесение изменений паспорта проекта с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, исполнительными органами государственной власти Амурской области, органами местного самоуправления Амурской области, иными органами и организациями;

7) осуществляет управление, контроль, мониторинг реализации проекта, обеспечивая достижение его целей, показателей, результатов и контрольных точек, выполнение задач и мероприятий в соответствии с утвержденным паспортом проекта;

8) обеспечивает формирование и представление отчетности, в том числе на официальном портале Правительства Амурской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет;

9) рассматривает инициативную заявку и определяет целесообразность разработки паспорта и реализации проекта в соответствии с идеей, изложенной в инициативной заявке;

10) согласовывает и назначает кандидатуры администратора и участников проекта;

11) определяет порядок взаимодействия команды проекта для их совместной эффективной деятельности в ходе выполнения проекта и определяет ответственность ее участников на стадии выполнения работ в соответствии с планом мероприятий и рабочим планом;

12) регулярно проводит совещания с участниками проекта по оценке и анализу состояния проекта, выполнения участниками проекта плана мероприятий, рабочего плана для определения текущих и потенциальных проблем и намечает пути их решения с назначением лиц, ответственных за их выполнение;

13) рассматривает разногласия и проблемы взаимодействия между участниками проекта, при необходимости проводит пересмотр проектных ролей;

14) ведет контроль надлежащего и своевременного заключения контрактов участниками проекта, ответственными за закупки, своевременное формирование технической документации, заключение контрактов, осуществление консультационной поддержки органам местного самоуправления Амурской области, представление запрашиваемой документации в региональный проектный офис;

15) дает поручения участникам проекта в рамках его реализации;

16) инициирует приостановление (прекращение) проекта в случае возникновения неустранимых условий в ходе реализации проекта;

17) инициирует возобновление проекта;

18) ведет реестр проверок и контрольных мероприятий, в том числе по муниципальным образованиям Амурской области и подведомственным учреждениям;

19) обеспечивает сохранность документов для последующей передачи дел в архив при завершении проекта;

20) подготавливает годовой доклад о ходе реализации проекта, в том числе с расшифровкой по подведомственным учреждениям, а также муниципальным образованиям Амурской области, на территориях которых реализуются проект;

21) выполняет иные функции, предусмотренные иными правовыми актами в сфере проектной деятельности.

3.2. Администратор проекта - участник проекта, отвечающий за ведение проектной документации и информационное обеспечение участников проекта для успешного выполнения работ по проекту.

По решению руководителя проекта роль администратора проекта может возлагаться на подведомственное учреждение исполнительного органа государственной власти Амурской области или одного из участников проекта.

Администратор проекта выполняет следующие функции:

1) обеспечение руководителя проекта структурированной информацией, обеспечивающей возможность контроля за проектом, планами, ресурсами и приоритетами;

2) осуществляет взаимодействие с участниками проекта в целях получения информации о реализации мероприятий по проекту, проблемах и рисках проекта, фактических и прогнозируемых нарушениях сроков, установленных планом мероприятий и рабочим планом;

3) обеспечивает корректировку, актуализацию рабочего плана проекта;

4) осуществляет контроль исполнения проектной документации (паспорта проекта, рабочего плана);

5) обеспечивает учет методических рекомендаций регионального проектного офиса в сфере проектной деятельности и иных документов в этой сфере;

6) анализирует опыт реализации аналогичных проектов в целях применения успешного опыта в реализации проекта;

7) выполняет иные функции, предусмотренные иными правовыми актами в сфере проектной деятельности.

3.3. Деятельность участника проекта направлена на достижение целей, показателей, результатов и контрольных точек, выполнение задач и мероприятий в соответствии с паспортом проекта, рабочим планом и поручениями руководителя проекта.

Решение о привлечении работника исполнительного органа государственной власти Амурской области, органа местного самоуправления Амурской области, иного органа и организации в проект в качестве участника проекта принимается руководителем, заместителем руководителя соответствующего исполнительного органа государственной власти Амурской области по согласованию с руководителем проекта.

Участники проекта выполняют следующие функции:

1) исполняют поручения руководителя проекта и представляют руководителю проекта информацию о ходе выполнения мероприятий проекта;

2) формируют и актуализируют проектные документы, направляют руководителю проекта и администратору проекта предложения по обеспечению своевременного достижения целей, целевых и дополнительных показателей проекта, результатов и контрольных точек, выполнения задач и мероприятий проекта;

3) реализуют мероприятия проекта согласно утвержденному паспорту и рабочему плану проекта;

4) обеспечивают своевременное и качественное выполнение работ, контрольных точек, мероприятий, а также несут ответственность за достоверность, актуальность и полноту представленной информации о реализации проекта;

5) своевременно информируют руководителя проекта и региональный проектный офис о фактических и прогнозируемых нарушениях сроков и рисков невыполнения основных параметров проекта с указанием причин;

6) предоставляют по запросу руководителя проекта, администратора проекта и регионального проектного офиса аналитические и иные материалы в части реализации проектов;

7) выполняют иные функции, предусмотренные иными правовыми актами в сфере проектной деятельности.

3.4. Общественно-экспертный совет является коллегиальным органом, формируемым по решению руководителя проекта в исполнительном органе государственной власти Амурской области. Членами общественно-экспертного совета могут быть лица, входящие в состав общественного совета при исполнительном органе государственной власти Амурской области, с возможностью привлечения независимых представителей экспертных отраслевых сообществ и представителей общественных и деловых объединений, организаций и групп граждан.

Общественно-экспертный совет может:

1) подготавливать предложения в отношении паспорта проекта, а также запроса на внесение изменений в паспорт проекта;

2) направлять руководителю проекта предложения по повышению эффективности реализации проекта;

3) принимать участие в мониторинге реализации проектов, а также в контрольных мероприятиях по обращению регионального проектного офиса;

4) при необходимости принимать участие в оценке достижения результатов проекта, направлять соответствующее заключение руководителю проекта;

5) выполнять иные функции, предусмотренные иными правовыми актами в сфере проектной деятельности.