Раздел 3. Организация работы администрации

Раздел 3. Организация работы администрации

Организационные основы деятельности

3.1. В качестве совещательных органов при главе администрации, первом заместителе, заместителях главы администрации могут создаваться консультативно-совещательные органы (коллегии, рабочие комиссии, группы, экспертные советы, консультативные общественные советы) (далее - консультативно-совещательные органы). Полномочия и порядок их деятельности определяются соответствующими положениями, утверждаемыми распоряжением администрации.

3.1.1. При руководителе аппарата могут создаваться консультативно-совещательные органы по вопросам обеспечения эффективности управленческой деятельности аппарата администрации.

3.2. Оформление и рассылка протоколов (выписок из протоколов) консультативно-совещательных органов осуществляется структурным подразделением, подразделением (в соответствии с распределением полномочий), которым осуществляется организационное обеспечение работы соответствующего консультативно-совещательного органа.

Режим работы администрации

3.3. В целях упорядочения организации рабочего времени в администрации устанавливается следующий режим рабочего дня:

9.00 - начало рабочего дня;

13.00 - 14.00 - перерыв на обед;

18.00 - окончание рабочего дня.

Любое отсутствие муниципального служащего на рабочем месте допускается только с предварительного разрешения непосредственного руководителя (руководителя структурного подразделения, подразделения).

Уход с рабочего места по служебным делам первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, руководителя аппарата, руководителей структурных подразделений, подразделений фиксируется ими соответствующей записью в журнале в приемной главы администрации с указанием даты, времени убытия и прибытия, пункта назначения и цели ухода (лично либо путем информирования секретаря главы администрации в телефонном режиме).

Основанием для временного освобождения муниципального служащего от службы является листок временной нетрудоспособности либо иные документы, предусмотренные законодательством Российской Федерации. В случае невыхода на службу по причине болезни муниципальный служащий обязан незамедлительно поставить в известность непосредственного руководителя и управление кадровой работы, муниципальной службы и противодействия коррупции.

3.4. С целью оперативного реагирования на недостатки в обеспечении жизнедеятельности городского хозяйства устанавливается дежурство.

3.5. В выходные и праздничные дни назначаются ответственные дежурные - первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации, руководитель аппарата администрации. График дежурств составляется управлением административных органов, утверждается главой администрации и передается на ознакомление лицам, назначенным ответственными дежурными.

Для ответственного дежурного разрабатывается инструкция. Ответственные дежурные обязаны вносить сведения о произошедших за время своего дежурства событиях и принятых мерах в журнал учета.

3.6. Ответственность за соблюдение муниципальными служащими режима работы и правил внутреннего распорядка несут руководители структурных подразделений, подразделений администрации.

Документирование деятельности

3.7. Для обеспечения документирования деятельности администрации используются печати, штампы и бланки установленного образца.

3.8. Порядок организации работы со служебной документацией, входящей и исходящей корреспонденцией определяется Инструкцией по делопроизводству.

3.9. Работа с документами, которые поступают в администрацию и содержат информацию с ограниченным доступом, и с информацией с ограниченным доступом, которая создается администрацией, проводится в соответствии с Законом Российской Федерации 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне", настоящим Регламентом, Инструкцией и другими правовыми актами Российской Федерации и Республики Крым.

Планирование деятельности администрации

3.10. Планирование деятельности администрации осуществляется в ходе перспективного, текущего и календарного планирования.

Информация об изменениях:

Пункт 3.11 изменен с 27 июля 2021 г. - Постановление Администрации г. Симферополя Республики Крым от 27 июля 2021 г. N 3903

См. предыдущую редакцию

3.11. Перспективное планирование - определение основных направлений развития отраслей городского хозяйства и социальной сферы городского округа, разработка муниципальных целевых программ.

Разработка разделов проекта основных направлений развития отраслей городского хозяйства и социальной сферы городского округа осуществляется в структурных подразделениях, подразделениях администрации.

В сроки, установленные постановлением Администрации города Симферополя Республики Крым от 04.07.2017 N 2135 "Об утверждении порядка и графика составления проекта бюджета муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым на очередной финансовый год (очередной финансовый год и плановый период)", материалы и предложения структурных подразделений поступают:

- в департамент финансов администрации - для разработки проекта бюджета городского округа;

- в департамент экономического развития экономического потенциала территории и муниципального заказа администрации - для разработки проекта основных направлений развития отраслей городского хозяйства и социальной сферы городского округа и дальнейшего представления данного проекта на утверждение в Симферопольский городской совет.

Разработка муниципальных целевых программ осуществляется структурными подразделениями, подразделениями в соответствии с Порядком разработки, реализации и оценки эффективности муниципальных программ муниципального образования городской округ Симферополь, утвержденным постановлением Администрации города Симферополя Республики Крым от 04.03.2021 N 1010.

3.12. Текущее планирование - план мероприятий по реализации муниципальных целевых программ.

План мероприятий по реализации муниципальных целевых программ разрабатывается структурным подразделением, подразделениями ответственным за выполнение программ, в срок до 1 февраля.

План мероприятий по реализации муниципальных целевых программ подписывается руководителем структурного подразделения, подразделения согласовывается с руководителями заинтересованных структурных подразделений, подразделений и утверждается координирующим заместителем главы администрации.

3.13. Календарное планирование - разработка плана основных мероприятий структурных подразделений, подразделений на неделю и плана основных мероприятий администрации на неделю.

План основных мероприятий структурных подразделений, подразделений на неделю разрабатывается и подписывается руководителем структурного подразделения, подразделения и утверждается координирующим заместителем главы администрации.

План основных мероприятий, в том числе - совещаний администрации на неделю формируется и подписывается в управлении организационного обеспечения аппарата администрации на основании предложений, поступающих от структурных подразделений, подразделений.

3.14. Контроль за проведением совещаний согласно календарному плану и внеплановых совещаний осуществляет руководитель аппарата администрации.

Порядок проведения совещаний, семинаров, организации приема граждан и других мероприятий

3.15. В целях упорядочения режима работы администрации и координации деятельности структурных подразделений, подразделений администрации порядок проведения приема граждан руководством администрации, руководителями структурных подразделений, подразделений устанавливается графиком приема граждан, утвержденным распоряжением администрации.

3.16. Организацию работы по проведению приема граждан главой администрации, первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации, руководителем аппарата администрации осуществляет управление делопроизводства и работы с обращениями граждан.

3.17. Личный прием граждан главой администрации осуществляется по предварительной записи в управлении делопроизводства и работы с обращениями граждан в дни, определенные графиком приема граждан.

3.18. Первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации, руководитель аппарата администрации, руководители структурных подразделений, подразделений администрации осуществляют личный прием граждан по вопросам, отнесенным к их компетенции.

3.19. Совещания, в том числе аппаратные и оперативно-хозяйственные, семинары, заседания комиссий (рабочих групп) и другие мероприятия в администрации с приглашением руководителей любого уровня проводятся в соответствии с планами основных мероприятий администрации.

Аппаратное совещание - совещание, проводимое главой администрации с участием первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, руководителя аппарата администрации для решения текущих вопросов и планирования работы администрации города.

Оперативно-хозяйственное совещание - совещание, проводимое главой администрации с участием первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, руководителя аппарата администрации, руководителей структурных подразделений, подразделений, муниципальных унитарных предприятий, служб обеспечения жизнедеятельности городского округа, контрольно-надзорных органов, силовых структур, а также с приглашением представителей Симферопольского городского совета, Государственного Совета Республики Крым, Совета министров Республики Крым, средств массовой информации для освещения деятельности администрации.

3.20. Предложения о проведении совещаний, других мероприятий вносятся руководителями структурных подразделений, подразделений администрации еженедельно до четверга в управление организационного обеспечения для включения в еженедельный план основных мероприятий, проводимых администрацией.

3.21. Повестки дня совещаний, план и порядок их проведения, список участников утверждаются главой администрации, первым заместителем, заместителями главы администрации, руководителем аппарата администрации согласно распределению обязанностей.

3.22. Подготовка совещаний, семинаров и других мероприятий (разработка и согласование повестки дня, плана и порядка проведения, списка участников и др.) осуществляется соответствующим структурным подразделением, подразделением, к полномочиям которого отнесен данный вопрос.

3.23. Разрешение на присутствие представителей средств массовой информации и проведение видео-, фотосъемок и звукозаписи в помещениях, где проводится совещание (заседание) предоставляется главой администрации по представлению начальника управления информационной политики.

3.24. Совещания и семинары по обмену опытом работы с муниципальными служащими органов местного самоуправления иных муниципальных образований проводятся в соответствии с планами, утвержденными в установленном порядке.

3.25. При проведении совещаний, заседаний при главе администрации осуществляется ведение протокола, которое возлагается на управление организационного обеспечения.

Протокол совещания оформляется в день его проведения.

Организация работы с документами и контроля их выполнения

3.26. Организация работы с документами в администрации осуществляется в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству в администрации, утвержденной распоряжением администрации от 12.04.2017 N 280-р (далее - Инструкция по делопроизводству в администрации).

3.27. Все указы и распоряжения Главы Республики Крым, постановления Государственного Совета Республики Крым, постановления и распоряжения Совета министров Республики Крым, правовые акты Симферопольского городского совета рассматриваются лично главой администрации (в его отсутствие - исполняющим обязанности главы администрации) и передаются на ознакомление лицам, указанным в листе ознакомления. Срок ознакомления с документом лицами, указанными в листе ознакомления, - в течение одних суток.

3.28. Корреспонденция, поступающая в администрацию от физических и юридических лиц, регистрируется управлением делопроизводства и работы с обращениями граждан, в тот же день передается на рассмотрение главе администрации, первому заместителю главы администрации, заместителям главы администрации, руководителю аппарата администрации, после чего с резолюцией направляется руководителям структурных подразделений, подразделений в соответствии с функциональным распределением обязанностей.

После ознакомления с корреспонденцией должностные лица администрации принимают решения по исполнению документа, которые должны кратко и точно определять характер поручений, сроки исполнения и ответственных исполнителей.

Корреспонденция, имеющая пометку "Срочно", регистрируется и передается на рассмотрение главе администрации, первому заместителю главы администрации, заместителям главы администрации, руководителю аппарата администрации и далее в структурные подразделения, подразделения - немедленно.

Контролю подлежат все зарегистрированные в администрации документы, в которых установлены поручения и сроки их выполнения.

3.29. Основными задачами контроля являются:

- своевременное информирование главы администрации, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, руководителя аппарата администрации о ходе и результатах выполнения контрольных документов;

- повышение уровня исполнительской дисциплины и принятие мер по обеспечению неукоснительного исполнения документов;

- осуществление проверки и систематический анализ исполнительской дисциплины в структурных подразделениях, подразделениях администрации.

3.30. Система контроля включает:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременного доведения документов до исполнителей;

- регулирование хода исполнения;

- контроль за сроками исполнения документов;

- накопление, анализ и обобщение материалов по выполнению документов;

- подготовку материалов для снятия документа с контроля;

- снятие с контроля.

В целях обеспечения контроля за своевременным и качественным рассмотрением документов ответы на них необходимо представлять на подпись должностным лицам администрации не позднее чем за два дня до дня окончания срока их исполнения.

3.31. Если в резолюции главы администрации, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, руководителя аппарата администрации даны поручения нескольким лицам (исполнителям), то работу по ее исполнению организует и координирует лицо, указанное в резолюции первым. Доклад об исполнении (подготовке материалов, ответов) представляется исполнителем, указанным в резолюции первым.

В случае необходимости получения дополнительной информации для подготовки соответствующего ответа исполнитель, указанный в резолюции первым, запрашивает необходимую информацию у соисполнителей, указанных в резолюции.

Документ (корреспонденция) считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам или обоснованного подтверждения исполнения. Исполненные документы (корреспонденция) хранятся в управлении делопроизводства и работы с обращениями граждан в соответствии с номенклатурой дел.

В случае невозможности исполнения документа в срок ответственный исполнитель обязан не позднее двух дней до окончания установленного срока исполнения письменно или устно (по усмотрению главы администрации, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, руководителя аппарата администрации согласно функциональному распределению обязанностей) объяснить причины невозможности исполнения и ходатайствовать о продлении срока исполнения поручения или указания, уведомив об этом заявителя.

В случае если в процессе исполнения документа ответственным исполнителем будет установлено, что затрагиваемый вопрос не относится к его компетенции, он письменно уведомляет об этом главу администрации, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, руководителя аппарата администрации (в соответствии с резолюцией) с одновременным ходатайством о снятии контроля (далее - ходатайство). Ходатайство может быть направлено не менее чем за 5 (пять) рабочих дней до окончания срока его исполнения.

3.32. Контроль за выполнением актов и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, поручений, протоколов совещаний Правительства Российской Федерации, писем Администрации Президента Российской Федерации, писем Управления Делами Президента Российской Федерации, писем Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, парламентских запросов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросов членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, актов Государственного Совета Республики Крым, писем Председателя Государственного Совета Республики Крым, обращений постоянных комитетов Государственного Совета Республики Крым, писем Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации (касающихся выполнения актов и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации), актов и поручений Главы Республики Крым, Совета министров Республики Крым и документов с отметкой "Личный контроль" Главы Республики Крым, нормативных и правовых актов Симферопольского городского совета, правовых актов Председателя Симферопольского городского совета осуществляет управление делопроизводства и работы с обращениями граждан.

3.33. Контроль за исполнением поручений главы администрации возлагается на управление организационного обеспечения.

Контроль за исполнением поручений главы администрации, данных в ходе выездных мероприятий, совещаний, возлагается на отдел помощников и советников главы администрации.

3.34. Подготовка проектов писем (запросов) возлагается на руководителей структурных подразделений, подразделений. Документы рассылаются после их подписания должностными лицами администрации. Проект письма (запроса) должен визироваться всеми заинтересованными структурными подразделениями, подразделениями, а также первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации, руководителем аппарата администрации, координирующими эти направления деятельности. Эти же структурные подразделения, подразделения обязаны следить за прохождением письмами (запросами) визирования и принимать меры к получению ответов на вопросы, поставленные в них.

Документ, поступивший на исполнение в структурное подразделение, подразделение администрации, согласно резолюции главы администрации, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, руководителя аппарата администрации подлежит исполнению за подписью первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, руководителя аппарата администрации согласно функциональному распределению обязанностей и обязательному визированию руководителем соответствующего структурного подразделения, подразделения с указанием ответственного исполнителя, подготовившего ответ.

Документ, поступивший непосредственно в структурное подразделение, подразделение администрации, подлежит исполнению за подписью руководителя соответствующего структурного подразделения, подразделения администрации.

Исключительно за подписью главы администрации подлежат направлению документы в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, Главы Республики Крым, Председателя Государственного Совета Республики Крым, Председателя Совета министров Республики Крым. На период отпуска, временного отсутствия главы администрации подписание указанных документов осуществляется лицом, исполняющим обязанности главы.

3.35. Учет, анализ и обобщение результатов контроля за исполнением документов, подготовку аналитических материалов, служебных записок о соблюдении требований исполнительской дисциплины обеспечивает и представляет главе администрации управление делопроизводства и работы с обращениями граждан - еженедельно, по итогам года в целом, а в случае необходимости - в иные сроки, установление руководством администрации.

3.36. Ответственность за исполнение документов, поставленных на контроль, возлагается на должностные лица и структурные подразделения, подразделения администрации, указанные в документах, а также лица, установленные резолюцией главы администрации, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, руководителя аппарата администрации.