Приложение N 2. Перечень документов и (или) информации, запрашиваемых в рамках межведомственного информационного взаимодействия, а также истребуемых непосредственно у проверяемого юридического лица, индивидуального предпринимателя

Приложение N 2
к Административному регламенту
Министерства регионального контроля (надзора)
Калининградской области исполнения государственной
функции по осуществлению регионального
государственного контроля за соблюдением
законодательства Российской Федерации
и Калининградской области об архивном деле
в Калининградской области

Перечень
документов и (или) информации, запрашиваемых в рамках межведомственного информационного взаимодействия, а также истребуемых непосредственно у проверяемого юридического лица, индивидуального предпринимателя

1. Перечень документов и (или) информации, запрашиваемых в рамках межведомственного информационного взаимодействия, включенных в перечень, предусмотренный Распоряжением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2016 года N 724-р:

- сведения из Единого государственного реестра юридических лиц;

- сведения из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей.

2. Перечень документов и (или) информации, истребуемых непосредственно у проверяемого юридического лица, индивидуального предпринимателя:

2.1. Государственный областной архив, муниципальный архив:

- устав архива или положение о структурном подразделении органа местного самоуправления, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

- положения о структурных подразделениях архива; должностные инструкции, должностные регламенты сотрудников структурного подразделения органа местного самоуправления, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;

- приказы архива, постановления (распоряжения) органов местного самоуправления муниципальных образований, относящиеся к основной деятельности архива; штатное расписание;

- положения о дирекции и комиссиях архива (экспертной, методической и иных коллегиальных органах); протоколы заседаний и решения дирекции, комиссий;

- инструкция по делопроизводству; номенклатура дел;

- инструкции по технике безопасности и охране труда; журнал учета инструктажа по охране труда, технике безопасности;

- инструкция о порядке работы архива при чрезвычайных ситуациях; инструкция об охранном режиме архива; инструкция о мерах пожарной безопасности в архиве;

- договоры с охранными предприятиями, акты, предписания органов надзора за охранным и пожарным режимами; схемы эвакуации людей и документов;

- акты и справки по итогам предыдущих проверок;

- учетные документы: порядок учета документов; схема учета документов; книга учета поступлений документов; список фондов; листы фондов; листы учета аудиовизуальных документов; дела фондов; реестр описей; описи дел;

- паспорт архивохранилища; схемы размещения фондов в архивохранилище; карточки постеллажного и пофондового топографических указателей;

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования; опись страхового фонда;

- карточки учета архивных документов с повреждениями носителя; текста;

- книга учета выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища; книга учета выдачи дел во временное пользование;

- карточки учета необнаруженных архивных документов; карточки учета технического состояния аудиовизуальных документов;

- журнал учета температурно-влажностного режима;

- список организаций - источников комплектования архива; список физических лиц (собственников или владельцев архивных документов) - источников комплектования архива; наблюдательные дела организаций - источников комплектования архива;

- планы-графики приема документов на постоянное хранение в архив, утверждения и согласования описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, согласования номенклатур дел, положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству;

- договоры об отношениях и сотрудничестве с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, государственными органами Калининградской области, организациями, физическими лицами - источниками комплектования архива;

- документы по использованию архивных документов: каталоги, указатели, обзоры документов и т.д.; журналы (базы данных) регистрации поступающих запросов; заявления, письма граждан и организаций о получении архивной справки по документальным материалам, вторые экземпляры архивных справок; учет использования архивных документов;

- порядок работы читального зала архива; личные дела пользователей; журнал учета посетителей и тематики исследований;

- тематико-экспозиционные планы выставок.

2.2. Организация - источник комплектования государственного областного, муниципального архива:

- организационно-распорядительные и планово-отчетные документы: приказы (распоряжения) о создании экспертной комиссии; положение об архиве; положение об экспертной комиссии; протоколы заседаний и решения экспертной комиссии; номенклатура дел;

- учетные документы: паспорт архива организации и пояснительная записка к нему; книга учета поступления и выбытия документов; список фондов; лист фонда; дело фонда; описи дел; единицы хранения архивных документов; карточки постеллажного и пофондового топографических указателей; книга учета выдачи дел из архивохранилища; книга учета выдачи дел во временное пользование; акты об утрате документов; акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению; акты о неисправимых повреждениях архивных документов; акты о технических ошибках в учетных документах; акты об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных); акты о выдаче дел во временное пользование; акты приема-передачи архивных документов на хранение; акты о проверке наличия и состояния архивных документов; заказы (служебные записки) на выдачу дел из архивохранилища;

- документы по использованию архивных документов: книги (базы данных) регистрации поступающих запросов; заявления, письма граждан и организаций о получении архивной справки по документальным материалам, вторые экземпляры архивных справок.