Приложение 2. Порядок организации, подготовки, документирования проведения заседания коллегии

Приложение 2
к постановлению
администрации Пестяковского
муниципального района
от 29.09.2016 N 509

Порядок
организации, подготовки, документирования проведения заседания коллегии

1. Общий раздел

1.1. Коллегия при Главе Пестяковского муниципального района является совещательным органом и действует на основании Положения о коллегии.

1.2. На рассмотрение коллегии выносятся принципиальные вопросы проведения экономической реформы в районе, реализации решений, постановлений и распоряжений вышестоящих органов власти и другие вопросы, требующие коллегиального обсуждения.

1.3. Процедура организации и документирования работы коллегии включает следующие стадии:

- подготовка материалов к заседанию коллегиального органа;

- внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;

- обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа;

- принятие решения по рассмотренным материалам;

- оформление протокола заседания;

- тиражирование распорядительного документа;

- рассылка и доведение решения до исполнителей.

2. Реализация этапов при подготовке и проведении заседания коллегии администрации

2.1. Коллегия организует свою работу по плану, составленному на год и который корректируется ежеквартально.

2.2. Предложения по плану работы коллегии вносят Глава Пестяковского муниципального района, члены коллегии, руководители структурных подразделений администрации района.

2.3. В плане работы указываются рассматриваемые вопросы, дата проведения заседаний, ответственные лица за подготовку вопроса, докладчики.

2.4. Согласно Положению о коллегии допускается рассмотрение на ней вопросов, не включенных в план, если они этого требуют.

2.5. На заседание коллегии выносятся не более двух объемных вопросов.

2.6. Подготовка вопросов на коллегию начинается за один месяц до заседания и осуществляется лицами, ответственными за подготовку вопросов.

2.7. В процессе работы над вопросом ответственный за подготовку вопроса проводит сбор необходимого материала, анализ состояния дел и выявляет причины недостатков.

2.7.1. При необходимости ответственный за подготовку вопроса может запрашивать необходимую информацию из подведомственных учреждений, других подразделений.

2.7.2. По результатам подготовки вопроса составляются проект решения, проект списка приглашенных лиц.

2.8. Проект решения, проект списка приглашенных лиц сдаются ответственным за подготовку вопроса в общий отдел за пять дней до заседания.

2.9. За два дня до заседания секретарь коллегии знакомит с поступившими материалами председателя коллегии и членов коллегии.

2.10. Секретарь коллегии оповещает членов коллегии по телефону о том, что они могут прийти в администрацию и ознакомиться с материалами предстоящей коллегии.

2.11. Члены коллегии до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы составить представление о вопросах, которые будут рассматриваться на заседании.

2.12. Повестка дня, предусмотренная планом работы коллегии, может меняться. Обычно это вызвано необходимостью более глубокого анализа выносимого на рассмотрение вопроса, а также болезнью или уходом в отпуск ответственного за подготовку вопроса. В таком случае переносится срок рассмотрения вопроса.

2.13. В день заседания ответственный за подготовку вопроса за 10 минут до заседания осуществляет регистрацию приглашенных.

3. Обсуждение материалов на заседании

3.1. Начало заседания (вспомогательная часть), подготовка обсуждения - ознакомление председателя коллегии и членов коллегии с представленными материалами.

3.2. Основная часть заседания - непосредственное обсуждение вопросов на заседании.

3.2.1. Обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения, предложения по его изменению и дополнению.

3.2.2. В результате обсуждения могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосует большинство членов коллегии.

3.3. Повестку дня предстоящего заседания формирует секретарь коллегии на основании плана работы коллегии.

4. Фиксация хода заседания в протоколе

4.1. По вопросам, рассматриваемым на заседании коллегии, секретарем коллегии ведется протокол.

4.2. После заседания на основе произведенных секретарем коллегии записей оформляется протокол заседания. Секретарь коллегии уточняет протокол, вносит изменения.

4.3. В пятидневный срок общий отдел администрации оформляет протокол и представляет его на подпись председателю коллегии. Вместе с протоколом оформляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.

4.4. Секретарь коллегии вправе осуществлять правку протокола.

4.5. После подписания протокола начальник общего отдела регистрирует его, проставляет на нем регистрационный номер.

4.6. Экземпляры решения общий отдел отправляет членам коллегии, лицам, принявшим участие в заседании коллегии, которые отражены в резолютивной части протокола.

4.7. Решение дорабатывается ответственным за подготовку вопроса в течение трех дней с момента проведения заседания.

4.8. Ответственный за подготовку вопроса правит документ и передает в общий отдел для внесения исправлений (при необходимости) и распечатки.

4.9. Доработанный вариант решения ответственный за подготовку вопроса передает секретарю коллегии, а тот - председателю коллегии.

4.10. Подпись председателя коллегии превращает проект решения в полноценный, обладающий юридической силой документ.

4.11. Начальник общего отдела регистрирует решение в журнале регистрации решений коллегии администрации, проставляет на нем регистрационный номер.

4.12. Первый экземпляр решения подшивается в дело, остальные отправляются заинтересованным лицам.

5. Обеспечение доведения решения до исполнителей

5.1. Помимо сотрудников администрации принятые на заседании коллегии решения передаются предприятиям и организациям, которым рекомендовано выполнить какие-либо действия согласно принятому решению.

5.2. Передача решения фиксируется начальником общего отдела в журнале учета выдачи решений коллегии администрации.

5.3. Ответственный за подготовку вопроса определяет общее количество выдаваемых экземпляров решений, заполняет реестр.

5.4. После полной выдачи решения ответственный за подготовку вопроса сдает реестр в общий отдел.

5.5. Материалы и протоколы группируются в дело.

6. Контроль исполнения принятых на заседании решений

6.1. Сроки исполнения принятого на заседании решения определяются в самом решении.

6.2. Исполнителям необходимо в установленные сроки представить материал по выполнению того или иного пункта решения для заслушивания на очередном заседании коллегии.

6.3. Необходимость постановки решения на контроль определяется председателем коллегии, который делает отметку о постановке решения на контроль.

6.3.1. Постановка на контроль применяется по вопросам, реализация которых требует много времени, например, программы социально-экономического развития района, программы государственной молодежной политики, принятые на годы, полугодие, квартал.

6.3.2. Решение с отметкой о контроле передается в общий отдел для оформления контрольной карточки в соответствии с резолюцией, после чего передается на исполнение структурным подразделениям или отдельным сотрудникам администрации.

6.4. Исполнитель проводит конкретную работу по данному решению в соответствии с предписанным ему заданием.

6.5. За десять дней до истечения срока выполнения решения общий отдел запрашивает от исполнителей информацию об исполнении.

6.6. Общий отдел вносит предложение о заслушивании информации о выполнении решения на очередном заседании коллегии, в ходе которого принимается решение о снятии вопроса с контроля.

Образец оформления справки к проекту решения коллегии

Администрация Пестяковского муниципального района
Справка
"___" __________ 20___ г. (дата внесения проекта)
к проекту решения коллегии "О ___________________________________ ______________________________________"
Мною, В.В. Ивановой, начальником ____________________________________, внесено ___________________ согласование _____________________ (лист согласования прилагается).
Разногласия
Должность	Подпись	Расшифровка	Дата
Начальник ______________________ ________________________________
Контроль исполнения: ______________________________________________ _________________________________________________________________ (зам. главы, отделы аппарата администрации)
Решение коллегии разослать ________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ (наименования отделов, руководителей)
	______________________________ (подпись лица, внесшего проект)

Образец оформления списка приглашенных

Администрация Пестяковского муниципального района
"___" __________ 20___ г.			N _________
Список приглашенных на заседание коллегии по вопросу "________________________________________________"
	Ф.И.О.	Наименование организации	Должность
Секретарь коллегии ______________________ /Ф.И.О./

Журнал
учета проводимых мероприятий заседаний коллегии администрации района

Число, месяц, год	Время	Мероприятие	Ответственный

Образец оформления протокола

Администрация Пестяковского муниципального района

Протокол
заседания коллегии

"___" ___________ 20___ г.

N ________

Председатель - ___________________________

Секретарь - ___________________________

Присутствовали:

___________________________

___________________________

___________________________

___________________________

___________________________

___________________________

Повестка дня:

1. __________________________________________________________________

2. __________________________________________________________________

3. __________________________________________________________________

По первому вопросу слушали: _________________________________________

(текст доклада прилагается)

После доклада _________________________________________ отвечала на вопросы

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Выступил(и):

_____________________________________________________________________

(лица, в отношении которых проводится коллегия)

По второму вопросу слушали ___________________________________________

_____________________________________________________________________

Председатель коллегии __________________, отметив _____________________

и обобщив выступления, указала _______________________________________

_____________________________________________________________________

Приняв во внимание мнения выступавших, замечания, предложения, предложила принять проекты решений по внесенным вопросам на голосование.

Процедура голосования.

Проект решения(ний) по рассматриваемым вопросам(су) принимается единогласно

(решение прилагается).

Председатель ___________________________ /____________________/

Секретарь ______________________________ /____________________/

Параллельно с оформлением протокола осуществляется работа по доработке решения с учетом замечаний и дополнений, высказанных в процессе рассмотрения и принятия его проекта.

Образец оформления решения

Администрация Пестяковского муниципального района

Решение коллегии

"___" ___________ 20___ г.

N ______

Заслушав и обсудив вопрос "__________________________________________

____________________________________________________________________",

коллегия отмечает, что ________________________________________________

_____________________________________________________________________

На основании изложенного коллегия решила:

1. Организовать (укрепить, углубить, усилить и т.д.) ______________________

2. Рекомендовать (кому, что) ______________________________________________

3. Контроль за тем-то _____________________________________________________

Председатель коллегии _______________________________ /___________________/

(Ф.И.О.)

Образец оформления реестра на выдачу решения коллегии

Администрация Пестяковского муниципального района

Реестр
на выдачу решения коллегии от "___" ___________ 20___ г. за N ____

"___" ___________ 20___ г.

N _______

Дата получения	Наименование организации	Подпись получателя	Ф.И.О. получателя

__________________________________	__________	_________________
Должность лица, выдавшего документ	подпись	Ф.И.О.

Образец оформления контрольной карточки

Администрация Пестяковского муниципального района

Контрольная карточка

"___" ___________ 20___ г.

N ______

К решению коллегии от "___" ___________ 20___ г. N ______

"О __________________________________________________________________"

(название вопроса)

Пункт, срок исполнения ________________________________________________

Исполнитель _________________________________________________________

Заместитель главы администрации (куратор исполнителя)

_____________________________________________________________________

Отметка о переносе срока исполнения ___________________________________

Кем и когда перенесен срок ____________________________________________

_____________________________________________________________________

Отметка о снятии вопроса с контроля ____________________________________

Кем снято с контроля __________________________________________________