Приложение Г (рекомендуемое). Рекомендуемые положения статей договора о закупке

Приложение Г
(рекомендуемое)

Рекомендуемые положения статей договора о закупке

Г.1 Требования договора

Г.1.1 С целью минимизации риска закупки фальсифицированной/контрафактной продукции в текст договора на закупку и поставку следует включать требования, которые способствуют обеспечению поставки соответствующих аутентичных материалов. Ответственность продавца должна быть ясно установлена и согласована, включая:

- прослеживаемость продукции. В соответствии с приложением В настоящего стандарта, продавец должен быть способен обеспечить полную прослеживаемость закупаемой продукции, включая наименования и адреса предыдущих источников поставок (если их несколько). Покупатель и продавец должны вести записи, содержащие кодовые обозначения дат и/или партий и данные о любых прослеживаемых по номерам серий материалов, связанных с договором и инвойсом;

- испытания и проверки. Продавец должен быть извещен обо всех испытаниях и проверках, которые потребуются для гарантирования аутентичности продукции, в том числе о критериях принятия/отклонения и квалификации персонала для проведения испытаний/проверок;

- систему менеджмента качества. В договоре должны содержаться требования к продавцу о подтверждении соответствия продукции, в том числе о декларировании, сертификации на соответствие требованиям технических регламентов и сертификации на соответствие требованиям стандартов менеджмента качества (например, ГОСТ Р ЕН 9100 ГОСТ Р 58338 ГОСТ Р ИСО 9001);

- принятие финансовой ответственности. Продавец должен быть извещен, что может наступить юридическая ответственность в виде возмещения затрат, связанных с поставкой фальсифицированной/контрафактной продукции. Договоры на закупку и поставку должны устанавливать, что покупатель не обязан возвращать сомнительную или доказанную фальсифицированную/контрафактную продукцию. Покупатель может потребовать доказательства финансовой ответственности, таких как обязательства в отношении продукции или предоставление гарантий в отношении выполненных операций (например, документ, гарантирующий ответственность). Покупатель может также потребовать подтверждение профессиональной ответственности и/или гарантии возврата продукции с обязательствами продавца, если их цена будет коммерчески приемлема для продавца;

- долгосрочность обязательств. Продавец должен быть информирован о конкретном периоде времени, на которое распространяется его ответственность. Содержание условий договора между покупателем и продавцом должно обеспечивать для покупателя время, достаточное для определения, изоляции, доказательств фальсифицированности/контрафактности или нестандартности продукции. Покупатель должен применять уровень контроля или испытаний, достаточный для определения важнейших или общих признаков фальсифицированности/контрафактности до истечения установленного времени;

- требуемую документацию. Продавец должен быть снабжен точными и конкретными инструкциями, относящимися к поставляемой документации (товарно-сопроводительным и иным документам). Требования к документации, включая декларации, сертификаты соответствия и данные испытаний/проверок должны быть включены в статьи и условия договора;

- ответственность за подделку. Продавец должен быть извещен о потенциальных наказаниях по федеральному законодательству, связанных с фальсификацией.

Г.1.2 Пример положений договора в этом приложении дополняет, но не дублирует и не замещает положения о качестве продукции и другие требования, содержащиеся в стандартах на системы менеджмента качества, таких как ГОСТ Р ЕН 9100, ГОСТ Р 58338, ГОСТ Р ИСО 9001. Ссылки на данные документы должны быть приведены в положениях договора на закупку, относящихся к гарантированию качества продукции.

Г.2 Пример статей договора с поставщиком материалов

Г.2.1 Гарантия в отношении источников материала

"Продавец должен гарантировать, что только новые и аутентичные материалы будут представлены в поставке, доставляемой ПОКУПАТЕЛЮ. Продавец может закупать МАТЕРИАЛ только у действительных изготовителей, дистрибьюторов с франшизой от изготовителей, или уполномоченных изготовителей вторичного рынка. Использование материалов, поставленных не из указанных источников, не допускается, кроме как по письменному согласию ПОКУПАТЕЛЯ. Продавец должен предоставить по запросу поддержку (документацию действительного изготовителя, которая подтверждает прослеживаемость материала до действительного изготовителя) и предпринять по запросу все действия, чтобы гарантировать закупку аутентичного и соответствующего материала.

Г.2.2 Прослеживаемость цепи поставки

Поставщик должен поддерживать метод прослеживаемости грузов и отдельных единиц продукции, который гарантирует отслеживание назад по цепи поставки до изготовителя всех "единиц МАТЕРИАЛов", поставляемых по данному договору. Метод прослеживаемости должен точно указывать наименование и адрес всех посредников в цепи поставок от изготовителя до непосредственного источника материала для продавца и должен включать идентификацию уровня грузов и отдельных единиц продукции, такую как кодовое обозначение дат, партий, характеристики продукции, серийные номера, уникальные идентификаторы, идентификаторы партий.

Г.2.3 Документы о подтверждении соответствия и прослеживаемости для закупок для государственных нужд

Приведенные ниже положения применяются во всех договорах на поставку продукции, включенной в утвержденные перечни соответствующей продукции или утвержденные перечни соответствующих изготовителей (далее - перечень). Положения применяются как к договорам, заключенным непосредственно с изготовителем, указанным в утвержденном перечне изготовителей или перечне продукции, так и с поставщиками (дистрибьюторами), не указанными в утвержденном перечне.

Поставляемый материал должен точно соответствовать требованиям, установленным для продукции, включая все проведенные изменения. Для гарантирования этого соответствия, продавец должен представить документы о подтверждении соответствия (сертификат соответствия/декларация соответствия), документированные данные о прослеживаемости, а также иные документы, требуемые применяемыми нормативными документами. Документы о подтверждении соответствия должны иметь ссылку на номер договора и быть подписаны утвержденным изготовителем из перечня. Если материал не закупается непосредственно у утвержденного изготовителя, должна быть представлена документация о прослеживаемости продукции от изготовителя из перечня до продавца. Указанные документы требуются для определения приемлемости поставок. Если указанные документы не представляются, являются неполными или иным образом неприемлемыми, продавец должен считаться не выполняющим требования договора и поставка отклоняется.

Если договор требует проверок и приемки в первоисточнике поставки, продавец должен представить оригинал и две копии документов о подтверждении соответствия и прослеживаемости представителю организации по обеспечению качества. Документы о подтверждении соответствия и прослеживаемости должны в явном виде содержать ссылку на номер договора. Продавец должен представить одну подписанную копию должностному лицу, ответственному за договор. Вторая копия должна быть сохранена у представителя организации по обеспечению качества. Оригинал должен содержаться у продавца.

Г.3 Примеры статей договора, заключенного с независимым дистрибьютором

Г.3.1 Требования к испытаниям и исследованиям

Продавец должен установить и применять действия по испытаниям и исследованиям, необходимые для гарантии аутентичности и соответствия закупаемого материала, включая:

- верификацию прослеживаемости и документации;

- визуальный осмотр;

- испытания и проверки (см. примеры и описания действий по испытаниям и проверкам в приложении Д).

Испытания и проверки должны выполняться в соответствии с точно установленными критериями, представленными или утвержденными ПОКУПАТЕЛЕМ. Продавец должен представить ПОКУПАТЕЛЮ записи, подтверждающие проведенные проверки и испытания материала для установленных критериев принятия.

Испытания и проверки должны быть проведены лицами, которые обучены и подтвердили квалификацию по определению типов и средств фальсификаций и контрафакта и проведению эффективной аутентификации продукции.

Г.3.2 Прослеживаемость цепи поставок

Продавец должен поддерживать прослеживаемость на уровне груза и единицы продукции, которая позволяет отслеживать цепь снабжения назад до изготовителя материала, поставленного по договору, в соответствии с требованиями ГОСТ Р 58636. Метод прослеживаемости должен точно идентифицировать наименование и местоположение всех посредников от изготовителя до продавца материала, и должен включать данные идентификации уровня груза или единицы продукции, такую, как кодовое обозначение дат, партий, характеристики продукции, серийные номера, уникальные идентификаторы, идентификаторы частей партий.

Г.3.3 Документ об оценке соответствия

Продавец должен заверять, сохранять, представлять копии документов об оценке соответствия. Изготовитель, поставщик (продавец) продукции должен заверять, сохранять и по требованию потребителя продукции представлять копии документов об оценке соответствия (сертификат соответствия/декларация соответствия). Документ об оценке соответствия (сертификат соответствия/декларация соответствия) продукции должен содержать сведения, установленные законодательством Российской Федерации и правом Евразийского экономического союза.

Г.3.4 Система менеджмента качества

Продавец должен иметь систему менеджмента качества, которая соответствует ГОСТ Р ИСО 9001, ГОСТ Р 58338 или ГОСТ Р ЕН 9100. Сертификация системы менеджмента качества независимой организацией не требуется, если это не является условием договора. Организации, которые прошли сертификацию по ГОСТ Р ИСО 9001 и, если требуется, по ГОСТ Р 58338 или ГОСТ Р ЕН 9100, и которым впоследствии органом по сертификации приостановлено или прекращено действие выданных сертификатов соответствия, должны в срок не позднее трех дней известить закупающую организацию (организации) о получении такого извещения от органа по сертификации.

Г.3.5 Изъятие продукции и финансовая ответственность

Если сомнительный/фальсифицированный/контрафактный материал поставлен по договору о закупке, ПОКУПАТЕЛЬ имеет право передать этот материал в орган, имеющий юрисдикцию для проведения расследования и изъятия материалов. Продавец должен заменить эти материалы приемлемыми для ПОКУПАТЕЛЯ и нести ответственность за все затраты, относящиеся к изъятию, удалению и замене. Все выявленные случаи фальсификации или попытки фальсификации должны быть письменно документированы и доведены до ПРОДАВЦА.

Г.3.6 Ответственность, связанная с фальсификацией и контрафактом

Договор на закупку и деятельность по нему находятся под юрисдикцией ГОСУДАРСТВА. Любые известные и умышленные действия по фальсификации и контрафакту, сокрытию или изменению материала, или любой обман, фальсифицированное или вымышленное документированное утверждение, представленное в связи с выполнением работы по договору закупки, могут иметь правовые последствия в соответствии с действующим законодательством.

Персонал продавца, участвующий в выполнении работы по договору о закупке, должен быть информирован в письменном виде до выполнения работы о риске правовых последствий за фальсификацию, сокрытие или ложное представление в связи с выполнением работ по договору о закупке.

Продавец должен включать все положения этой статьи договора во все связанные договоры нижнего уровня по отношению к данному договору. Любая неспособность или нежелание поставщика нижнего уровня соответствовать этому требованию должна быть письменно документирована и представлена ПРОДАВЦУ.