Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Министерстве промышленности и энергетики Чувашской Республики

Приложение N 1
к приказу Министерства
промышленности и энергетики
Чувашской Республики
от 21.12.2020 N 02-03/154

Правила
обработки персональных данных в Министерстве промышленности и энергетики Чувашской Республики

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее также - Федеральный закон "О персональных данных"), постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами".

1.2. Настоящие Правила определяют политику Министерства промышленности и энергетики Чувашской Республики (далее - Министерство) как оператора, осуществляющего обработку персональных данных и определяющего цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными (далее также - оператор).

1.3. Настоящие Правила устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, в связи с оказанием государственных услуг и осуществлением государственных функций, ведением кадрового, воинского и бухгалтерского учета в Министерстве, а также рассмотрением обращений граждан.

1.4. Обработка персональных данных в Министерстве выполняется с использованием средств автоматизации и без использования таких средств.

2. Основные понятия

2.1. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах, применяются в том же значении, в котором они используются в Федеральном законе "О персональных данных".

3. Информация об операторе

3.1. Информация об операторе.

Полное наименование оператора: Министерство промышленности и энергетики Чувашской Республики.

Сокращённое наименование оператора: Минпромэнерго Чувашии.

Адрес местонахождения: 428000, г. Чебоксары, ул. К. Иванова, д. 84.

Почтовый адрес оператора: 428000, г. Чебоксары, ул. К. Иванова, д. 84.

ИНН: 2130217350.

4. Правовые основания обработки персональных данных

4.1. Министерство при обработке персональных данных руководствуется следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации;

Трудовой кодекс Российской Федерации;

Налоговый кодекс Российской Федерации;

Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования";

Федеральный закон от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации");

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - Федеральный закон "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг");

Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела";

постановление Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации";

постановление Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 г. N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами";

постановление Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных";

Закон Чувашской Республики от 12 апреля 2005 г. N 11 "О государственной гражданской службе Чувашской Республики";

постановление Кабинета Министров Чувашской Республики от 26 февраля 2020 г. N 66 "Вопросы Министерства промышленности и энергетики Чувашской Республики".

5. Цели обработки персональных данных

5.1. Обработка персональных данных осуществляется Министерством в следующих целях:

выполнение требований трудового законодательства Российской Федерации, законодательства о государственной гражданской службе Российской Федерации и законодательства о государственной гражданской службе Чувашской Республики в части ведения бухгалтерского, кадрового и воинского учета, исполнение требований договоров гражданско-правового характера;

предоставление Министерством государственных услуг и осуществление государственных функций;

рассмотрение обращений граждан.

6. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве

6.1. В соответствии с целями обработки персональных данных, указанными в пункте 5.1 раздела 5 настоящих Правил, Министерством осуществляется обработка персональных данных следующих категорий субъектов персональных данных:

государственные гражданские служащие Чувашской Республики в Министерстве промышленности и энергетики Чувашской Республики (далее - гражданские служащие);

близкие родственники гражданских служащих, персональные данные которых необходимы в целях выполнения требований трудового законодательства Российской Федерации, законодательства о государственной гражданской службе Российской Федерации и законодательства о государственной гражданской службе Чувашской Республики;

физические лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера;

граждане, включенные в кадровый резерв;

граждане, не допущенные к участию в конкурсах;

граждане, участвовавшие в конкурсах, но не прошедшие конкурсный отбор;

граждане, претендующие на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Чувашской Республики в Министерстве (далее - гражданская служба);

граждане, претендующие на включение в кадровый резерв;

руководители организаций, подведомственных Министерству;

граждане, персональные данные которых необходимы для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации и законодательством Чувашской Республики функций, полномочий и обязанностей;

граждане, персональные данные которых необходимы для оказания государственных услуг и осуществления государственных функций;

граждане, претендующие на получение специальной стипендии для представителей молодежи и студентов за особую творческую устремленность;

граждане, претендующие на получение государственных наград Российской Федерации и Чувашской Республики, благодарности Главы Чувашской Республики, ведомственных наград;

граждане, персональные данные которых необходимы для рассмотрения обращений граждан.

7. Условия и порядок обработки персональных данных в связи с предоставлением государственных услуг и осуществлением государственных функций

7.1. Обработка персональных данных физических лиц, обратившихся в Министерство (далее - заявители), в связи с предоставлением Министерством государственных услуг и осуществлением государственных функций, и их представителей осуществляется в целях организации предоставления государственных услуг и осуществления государственных функций, в том числе в электронной форме.

7.2. При организации предоставления государственных услуг заявителям и их представителям, а также осуществления государственных функций, персональные данные заявителей и их представителей могут извлекаться для обработки из следующих документов, представляемых в форме документов на бумажном носителе или в форме электронных документов:

документы, удостоверяющие личность заявителя (представителя);

документы воинского учета;

документы, подтверждающие регистрацию по месту жительства или по месту пребывания;

документы на транспортное средство и его составные части, в том числе регистрационные документы;

документы о трудовой деятельности, трудовом стаже и заработке гражданина;

документы о соответствующем образовании и (или) квалификации, об ученых степенях и ученых званиях и документы, связанные с прохождением обучения, выдаваемые организациями, осуществляющими образовательную деятельность;

свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;

справки, заключения и иные документы, выдаваемые организациями, входящими в государственную, муниципальную или частную систему здравоохранения;

документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации, переданные на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы;

иные документы, необходимые для предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций.

7.3. В Министерстве подлежат рассмотрению обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, обратившихся в Министерство лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в виде электронного документа, составленные в свободной форме.

7.4. В рамках рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства подлежат обработке следующие персональные данные, которые могут содержаться в обращениях:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

почтовый адрес;

паспортные данные;

адрес электронной почты;

указанный в обращении контактный телефон;

иные персональные данные, указанные в обращении.

7.5. Персональные данные, содержащиеся в обращениях, обрабатываются в целях рассмотрения указанных обращений с последующим уведомлением обратившихся лиц о результатах рассмотрения их обращений.

7.6. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется без согласия субъектов персональных данных в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона "О персональных данных", Федеральным законом "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами, определяющими предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в установленной сфере ведения Министерства.

7.7. Обработка персональных данных, необходимых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, осуществляется структурными подразделениями Министерства, ответственными за предоставление соответствующих государственных услуг и исполнение государственных функций, и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

7.8. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов, обратившихся в Министерство для получения государственной услуги или в целях исполнения государственной функции, осуществляется путем:

получения оригиналов необходимых документов (заявление);

заверения копий документов;

внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях).

7.9. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных осуществляется путем получения персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных (заявителей).

При предоставлении государственной услуги или исполнении государственной функции Министерством запрещается запрашивать у субъектов персональных данных и третьих лиц, а также обрабатывать персональные данные в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации.

7.10. При сборе персональных данных уполномоченное должностное лицо структурного подразделения Министерства, осуществляющее получение персональных данных непосредственно от субъектов персональных данных, обратившихся за предоставлением государственной услуги или в связи с исполнением государственной функции, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить их персональные данные.

7.11. Передача (распространение, предоставление) и использование персональных данных заявителей (субъектов персональных данных) Министерством осуществляется лишь в случаях и в порядке, предусмотренных федеральными законами.

8. Условия и порядок обработки персональных данных в связи с реализацией служебных или трудовых отношений

8.1. Персональные данные гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв, на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Чувашской Республики (далее также - должности гражданской службы), на замещение должностей руководителей организаций, подведомственных Министерству, обрабатываются в целях обеспечения кадрового, бухгалтерского и воинского учета в Министерстве, а также в целях содействия в прохождении гражданской службы, содействия в выполнении осуществляемой работы, формирования кадрового резерва гражданской службы, обучения и должностного роста, обеспечения личной безопасности гражданских служащих Министерства и членов их семей, руководителей организаций, подведомственных Министерству, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, а также в целях противодействия коррупции.

8.2. Обработка персональных данных гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв, а также претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы и должностей руководителей организаций, подведомственных Министерству, осуществляется с их письменного согласия и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

8.3. Представитель нанимателя в лице министра промышленности и энергетики Чувашской Республики, а также структурное подразделение Министерства, к компетенции которого отнесены вопросы государственной службы и кадров, обеспечивают защиту персональных данных гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв, а также претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы и претендующих на замещение должностей руководителей организаций, подведомственных Министерству, содержащихся в личных делах, от неправомерного их использования или утраты.

8.4. Обработка персональных данных гражданских служащих Министерства, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв, а также претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы и претендующих на замещение должностей руководителей организаций, подведомственных Министерству, осуществляется как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.

8.5. При обработке персональных данных гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв, а также претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы и претендующих на замещение должностей руководителей организаций, подведомственных Министерству, в целях реализации возложенных на Министерство полномочий уполномоченные должностные лица обязаны соблюдать следующие требования:

содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

защита персональных данных от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств Министерства в порядке, установленном Федеральным законом "О государственной гражданской службе Российской Федерации" и другими федеральными законами;

передача персональных данных гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв, а также претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы и претендующих на замещение должностей руководителей организаций, подведомственных Министерству, третьей стороне не допускается без их письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральными законами. По мотивированному запросу исключительно для выполнения возложенных законодательством функций и полномочий персональные данные субъекта персональных данных без его согласия могут быть переданы:

в судебные органы в связи с осуществлением правосудия;

в органы федеральной службы безопасности;

в органы прокуратуры;

в органы полиции;

в иные органы и организации в случаях, установленных нормативными правовыми актами, обязательными для исполнения;

обеспечение конфиденциальности персональных данных гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв, а также претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы и претендующих на замещение должностей руководителей организаций, подведомственных Министерству, за исключением случаев, установленных федеральным законом;

хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;

обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом;

опубликование и распространение персональных данных гражданских служащих допускается в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.

8.6. Обработка биометрических и специальных категорий персональных данных гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв, а также претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы и на замещение должностей руководителей организаций, подведомственных Министерству, осуществляется с их письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных. Использование и хранение биометрических и специальных категорий персональных данных вне информационных систем персональных данных может осуществляться только на таких материальных носителях информации и с применением такой технологии ее хранения, которые обеспечивают защиту этих данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения.

8.7. Министерство не осуществляет трансграничную передачу персональных данных на территории иностранных государств.

8.8. В целях информационного обеспечения Министерство создает общедоступные источники персональных данных (справочники). Сведения о субъекте персональных данных исключаются из общедоступных источников персональных данных по требованию субъекта персональных данных либо по решению суда или иных уполномоченных государственных органов.

В общедоступные источники персональных данных гражданских служащих включены следующие сведения:

фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

дата рождения;

должность;

структурное подразделение;

служебные телефонные номера;

адрес электронной почты;

сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего и членов его семьи.

8.9. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся в личных делах, гражданские служащие, руководители организаций, подведомственных Министерству, граждане, претендующие на включение в кадровый резерв, а также претендующие на замещение вакантных должностей гражданской службы и претендующие на замещение должностей руководителей организаций, подведомственных Министерству, имеют право:

получать полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных (в том числе автоматизированной);

осуществлять свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право получать копии любой записи, содержащей персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;

требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением Федерального закона "О персональных данных". При отказе представителя нанимателя или уполномоченного им лица исключить или исправить персональные данные гражданские служащие, руководители организаций, подведомственных Министерству, граждане, претендующие на включение в кадровый резерв, а также претендующие на замещение вакантных должностей гражданской службы и претендующие на замещение должностей руководителей организаций, подведомственных Министерству, имеют право заявить в письменной форме представителю нанимателя или уполномоченному им лицу о своем несогласии, обосновав соответствующим образом такое несогласие;

требовать от представителя нанимателя или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них изменениях или исключениях из них;

обжаловать в суде любые неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя или уполномоченного им лица при обработке и защите своих персональных данных.

8.10. При сборе персональных данных должностное лицо структурного подразделения Министерства, уполномоченное осуществлять сбор (получение) персональных данных непосредственно от гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв, а также претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы и претендующих на замещение должностей руководителей подведомственных Министерству организаций, обязано разъяснить указанным субъектам персональных данных юридические последствия отказа предоставить свои персональные данные.

9. Порядок обработки персональных данных гражданских служащих и иных лиц, осуществляемой без использования средств автоматизации

9.1. При обработке персональных данных гражданских служащих, иных лиц без использования средств автоматизации уполномоченными должностными лицами не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.

9.2. При разработке и использовании типовых форм документов, необходимых для реализации возложенных на Министерство полномочий, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

9.3. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

9.4. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.

9.5. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ.

10. Конфиденциальность персональных данных

10.1. Информация, относящаяся к персональным данным, ставшая известной в связи с реализацией служебных (трудовых) отношений и в связи с оказанием государственных услуг и осуществлением государственных функций, является конфиденциальной информацией и охраняется законом.

10.2. Гражданские служащие, получившие доступ к обрабатываемым персональным данным, подписывают обязательство о неразглашении информации, содержащей персональные данные (приложение к настоящим Правилам), а также предупреждаются о возможной дисциплинарной, административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности в случае нарушения норм и требований законодательства Российской Федерации в области обработки персональных данных.

11. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в информационных системах

11.1. Персональные данные, содержащиеся в информационных системах, используемых Министерством (далее - ИС), могут быть представлены для ознакомления:

сотрудникам, допущенным к обработке персональных данных с использованием средств автоматизации в части, касающейся исполнения их должностных обязанностей;

уполномоченным лицам в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

11.2. Безопасность персональных данных достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иных несанкционированных действий.

11.3. Уполномоченными должностными лицами при обработке персональных данных в ИС должна быть обеспечена их безопасность с помощью системы защиты.

Выбор средств защиты информации для системы защиты персональных данных осуществляется уполномоченными должностными лицами в соответствии с нормативными правовыми актами, принятыми Федеральной службой безопасности Российской Федерации и Федеральной службой по техническому и экспортному контролю во исполнение части 4 статьи 19 Федерального закона "О персональных данных".

11.4. Доступ пользователей (операторов ИС) к персональным данным в ИС должен требовать обязательного прохождения процедуры идентификации и аутентификации.

11.5. В случае выявления нарушений порядка обработки персональных данных в ИС уполномоченными должностными лицами принимаются меры по установлению причин нарушений и их устранению.

12. Обработка персональных данных в рамках межведомственного информационного взаимодействия с применением единой системы межведомственного электронного взаимодействия

12.1. Министерство в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляет обработку персональных данных в рамках межведомственного электронного информационного взаимодействия в электронном виде с федеральными органами исполнительной власти с применением единой системы межведомственного электронного взаимодействия (далее - СМЭВ).

12.2. Министерство в рамках СМЭВ вправе направлять межведомственные запросы о предоставлении информации, включающей персональные данные субъектов, в следующие федеральные органы исполнительной власти:

- Федеральная налоговая служба - о предоставлении информации из Единого государственного реестра юридических лиц, Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей, о наличии (отсутствии) задолженности.

13. Сроки обработки и хранения персональных данных

13.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации определяются и устанавливаются сроки обработки и хранения персональных данных гражданских служащих, руководителей организаций, подведомственных Министерству, граждан, претендующих на включение в кадровый резерв, а также претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы и претендующих на замещение должностей руководителей организаций, подведомственных Министерству:

персональные данные, содержащиеся в приказах по личному составу (о приеме, о переводе, об увольнении, о надбавках), подлежат хранению в кадровой службе в течение трех лет с последующим формированием и передачей указанных документов в архив для хранения в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

персональные данные гражданских служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением гражданских служащих, назначенных на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации), содержащиеся в их личных делах, подлежат хранению в кадровой службе в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего личные дела передаются в архив для хранения в установленном Российской Федерацией порядке;

персональные данные, содержащиеся в приказах о поощрениях, материальной помощи гражданских служащих, подлежат хранению в течение трех лет в кадровой службе с последующим формированием и передачей указанных документов в архив для хранения в установленном Российской Федерацией порядке;

персональные данные, содержащиеся в приказах о предоставлении отпусков, о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках, о дисциплинарных взысканиях гражданских служащих и руководителя организации, находящейся в ведении Министерства, подлежат хранению в кадровой службе в течение пяти лет с последующим уничтожением;

персональные данные, содержащиеся в документах граждан, претендующих на замещение вакантных должностей гражданской службы в Министерстве, в том числе и на включение в кадровый резерв Министерства, не допущенных к участию в конкурсе, и кандидатов, участвовавших в конкурсе, хранятся в кадровой службе в течение трех лет со дня завершения конкурса, после чего подлежат уничтожению.

13.2. Сроки обработки и хранения персональных данных, предоставляемых в связи с предоставлением государственных услуг и исполнением государственных функций, определяются нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок их сбора и обработки.

13.3. Персональные данные граждан, обратившихся в Министерство лично, а также направивших индивидуальные или коллективные письменные обращения или обращения в форме электронного документа, хранятся в течение пяти лет.

13.4. Персональные данные, предоставляемые субъектами на бумажном носителе в связи с предоставлением Министерством государственных услуг и исполнением государственных функций, хранятся на бумажных носителях в структурных подразделениях Министерства, к полномочиям которых относится обработка персональных данных в связи с предоставлением государственных услуг или осуществлением государственных функций, в соответствии с утвержденными положениями о соответствующих структурных подразделениях Министерства.

13.5. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях персональных данных, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

13.6. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в целях, определенных настоящими Правилами.

13.7. Срок хранения персональных данных, внесенных в автоматизированные информационные системы, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

14. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

14.1. Структурным подразделением Министерства, ответственным за документооборот и архивирование, осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

14.2. Структурными подразделениями Министерства, к полномочиям которых относится обработка персональных данных в связи с предоставлением государственных услуг или осуществлением государственных функций, осуществляется систематический контроль и выделение документов, содержащих персональные данные с достигнутой целью обработки и (или) с истекшими сроками хранения, подлежащих уничтожению.

14.3. Вопрос об уничтожении выделенных документов, содержащих персональные данные, рассматривается на заседании экспертной комиссии Министерства.

14.4. Уничтожение по окончании срока обработки персональных данных на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удалением с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.