Приложение N 1. Правила обработки персональных данных в Министерстве труда и социальной защиты Чувашской Республики

Приложение N 1
к приказу Министерства
труда и социальной защиты
Чувашской Республики
от 15.01.2021 N 10

Правила
обработки персональных данных в Министерстве труда и социальной защиты Чувашской Республики

1. Общие положения

1.1. Правила обработки персональных данных в Министерстве труда и социальной защиты Чувашской Республики (далее - Правила) разработаны в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, федеральными законами от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (далее - Федеральный закон "О государственной гражданской службе Российской Федерации"), от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных"), Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", постановлениями Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации", от 1 ноября 2012 г. N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных".

1.2. Настоящие Правила определяют политику Министерства труда и социальной защиты Чувашской Республики (далее - Министерство, Оператор), осуществляющего обработку персональных данных, цели обработки персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве, содержание обрабатываемых персональных данных, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований, а также процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных.

2. Цели обработки персональных данных

2.1. Обработка персональных данных Министерством осуществляется в следующих целях:

- выполнение требований законодательства о государственной гражданской службе Российской Федерации, ведение бухгалтерского учета, начисление заработной платы, ведение кадрового и воинского учета;

- осуществление и выполнение возложенных законодательством Российской Федерации на Министерство функций, полномочий и обязанностей и оказание государственных услуг;

- рассмотрение обращений граждан.

3. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения

3.1. В Министерстве осуществляется обработка персональных данных следующих категорий субъектов персональных данных:

- государственные гражданские служащие Чувашской Республики в Министерстве (далее - гражданские служащие);

- близкие родственники гражданских служащих, персональные данные которых необходимы в целях выполнения требований законодательства о государственной гражданской службе Российской Федерации;

- граждане, включенные в кадровый резерв; граждане, претендующие на включение в кадровый резерв; граждане, не допущенные к участию в конкурсах; граждане, участвующие в конкурсах, но не прошедшие конкурсный отбор;

- граждане, претендующие на замещение вакантной должности государственной гражданской службы;

- граждане, претендующие на замещение вакантной должности директоров учреждений, находящихся в ведении Министерства;

- граждане, персональные данные которых необходимы для оказания государственных услуг и осуществления государственных функций;

- граждане, претендующие на получение государственных наград Российской Федерации и Чувашской Республики, благодарности Главы Чувашской Республики, ведомственных наград Министерства;

- граждане, персональные данные которых необходимы для рассмотрения обращений граждан.

3.2. Персональные данные обрабатываются в сроки, обусловленные заявленными целями их обработки.

3.3. Обработка персональных данных осуществляется с момента их получения Министерством и прекращается:

- по достижении целей обработки персональных данных;

- в связи с отсутствием необходимости в достижении заранее заявленных целей обработки персональных данных.

3.4. Сроки хранения персональных данных, содержащихся на материальных носителях информации, устанавливаются в соответствии с номенклатурой дел Министерства.

4. Содержание обрабатываемых персональных данных

4.1. В соответствии с целями обработки персональных данных, указанными в пункте 2.1 настоящих Правил, Министерством осуществляется обработка следующих персональных данных:

4.1.1. В отношении гражданских служащих:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

- сведения о смене фамилии, имени, отчества;

- дата рождения;

- место рождения;

- пол;

- гражданство;

- сведения о наличии гражданства другого государства;

- адрес регистрации;

- адрес проживания;

- дата регистрации по месту жительства;

- контактные телефоны;

- данные документа, удостоверяющего личность;

- наименование органа, выдавшего документ, удостоверяющий личность;

- дата выдачи документа, удостоверяющего личность;

- данные документа, удостоверяющего полномочия законного представителя;

- данные заграничного паспорта;

- идентификационный номер налогоплательщика;

- страховой номер индивидуального лицевого счета в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

- сведения об образовании (когда и какие образовательные, научные и иные организации окончил(а), номера документов об образовании и о квалификации, направление подготовки или специальность по документу об образовании и о квалификации), сведения о послевузовском профессиональном образовании (наименование образовательной или научной организации, год окончания), ученой степени, ученом звании (когда присвоены, номера дипломов, аттестатов), сведения о профессиональном развитии (дополнительном профессиональном образовании и иных мероприятиях по профессиональному развитию), присуждении государственных премий (если таковые имеются);

- профессия;

- должность;

- характер, вид работы;

- место работы;

- структурное подразделение;

- стаж работы;

- сведения о присвоении квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского, специального звания;

- сведения о трудовой деятельности;

- семейное положение;

- сведения о составе семьи;

- сведения о детях;

- сведения о прохождении медицинского осмотра;

- сведения о воинском учете;

- данные трудовой книжки;

- отношение к воинской обязанности, воинское звание, состав рода войск, сведения из военного билета, приписного свидетельства, сведения о постановке на воинский учет;

- сведения о приеме на работу и переводах на другие должности;

- сведения об увольнении;

- сведения об аттестации;

- сведения о государственных и ведомственных наградах;

- сведения о наградах (поощрениях);

- сведения о почетных званиях;

- сведения о владении иностранными языками и языками народов Российской Федерации, уровень владения;

- сведения, содержащиеся в служебном контракте, дополнительных соглашениях к служебному контракту;

- характеристика;

- сведения о социальных льготах;

- автобиография;

- сведения о пенсиях;

- сведения о банковских счетах;

- размер оклада месячного денежного содержания;

- информация о явках/неявках на работу;

- сведения о наличии (отсутствии) судимости;

- данные об отпусках;

- данные о командировках;

- сведения о пребывании за границей;

- сведения о налогах;

- сведения о страховых взносах;

- сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

- реквизиты листка нетрудоспособности;

- сведения о взысканиях;

- сведения о допуске к государственной тайне;

- реквизиты полиса обязательного медицинского страхования;

- фотография;

- сведения, указанные в свидетельстве о государственной регистрации акта гражданского состояния или ином документе, подтверждающие факт государственной регистрации акта гражданского состояния;

- сведения о наличии инвалидности;

- реквизиты служебного контракта;

- сведения о наличии/отсутствии заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу или ее прохождению;

- иные сведения, необходимые в целях ведения кадрового учета;

- иные сведения, необходимые в целях ведения бухгалтерского учета.

4.1.2. В отношении близких родственников гражданских служащих, персональные данные которых необходимы в целях выполнения требований законодательства о государственной гражданской службе Российской Федерации:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

- дата рождения;

- место рождения;

- адрес регистрации;

- адрес проживания;

- должность;

- место работы;

- место учебы;

- степень родства;

- сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

4.1.3. В отношении граждан, претендующих на замещение вакантной должности гражданской службы; граждан, включенных в кадровый резерв; граждан, претендующих на включение в кадровый резерв; граждан, не допущенных к участию в конкурсах; граждан, участвовавших в конкурсах, но не прошедших конкурсный отбор:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

- сведения о смене фамилии, имени, отчества;

- дата рождения;

- место рождения;

- пол;

- гражданство;

- адрес регистрации;

- адрес проживания;

- контактные телефоны;

- данные документа, удостоверяющего личность;

- наименование органа, выдавшего документ, удостоверяющий личность;

- дата выдачи документа, удостоверяющего личность;

- данные заграничного паспорта;

- идентификационный номер налогоплательщика;

- страховой номер индивидуального лицевого счета в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

- сведения об образовании (когда и какие образовательные, научные и иные организации окончил(а), номера документов об образовании и о квалификации, направление подготовки или специальность по документу об образовании и о квалификации), сведения о послевузовском профессиональном образовании (наименование образовательной или научной организации, год окончания), ученой степени, ученом звании (когда присвоены, номера дипломов, аттестатов), сведения о профессиональном развитии (дополнительном профессиональном образовании и иных мероприятиях по профессиональному развитию), присуждении государственных премий (если таковые имеются);

- профессия;

- должность;

- место работы;

- структурное подразделение;

- стаж работы;

- сведения о присвоении квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского (специального) звания;

- сведения о трудовой деятельности;

- семейное положение;

- сведения о воинском учете;

- сведения о государственных и ведомственных наградах;

- сведения о близких родственниках;

- сведения о близких родственниках, постоянно проживающих за границей и (или) оформляющих документы для выезда на постоянное место жительства в другое государство;

- сведения о наличии (отсутствии) судимости;

- сведения о пребывании за границей;

- сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

- сведения о владении иностранными языками;

- сведения о допуске к государственной тайне;

- фотография;

- медицинское заключение;

- сведения о наличии/отсутствии заболевания, препятствующего поступлению на государственную гражданскую службу или ее прохождению.

4.1.4. В отношении граждан, претендующих на замещение вакантной должности директоров учреждений, находящихся в ведении Министерства:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

- сведения о смене фамилии, имени, отчества;

- пол;

- дата рождения;

- место рождения;

- адрес проживания;

- адрес регистрации;

- идентификационный номер налогоплательщика;

- страховой номер индивидуального лицевого счета в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

- данные документа, удостоверяющего личность;

- наименование органа, выдавшего документ, удостоверяющий личность;

- дата выдачи документа, удостоверяющего личность;

- данные заграничного паспорта;

- контактные телефоны;

- семейное положение;

- сведения о составе семьи;

- сведения о детях;

- воинская обязанность, воинское звание;

- сведения об образовании (когда и какие образовательные, научные и иные организации окончил(а), номера документов об образовании и о квалификации, направление подготовки или специальность по документу об образовании и о квалификации), сведения о послевузовском профессиональном образовании (наименование образовательной или научной организации, год окончания), ученой степени, ученом звании (когда присвоены, номера дипломов, аттестатов), сведения о профессиональном развитии (дополнительном профессиональном образовании и иных мероприятиях по профессиональному развитию), присуждении государственных премий (если таковые имеются);

- сведения о владении иностранными языками и языками народов Российской Федерации, уровень владения;

- сведения о трудовой деятельности;

- сведения о государственных и ведомственных наградах;

- сведения о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

- сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруга(-и), детей.

4.1.5. В отношении граждан, персональные данные которых необходимы для оказания государственных услуг и осуществления государственных функций:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

- дата рождения;

- пол;

- страховой номер индивидуального лицевого счета в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

- адрес проживания;

- адрес регистрации;

- данные документа, удостоверяющего личность;

- наименование органа, выдавшего документ, удостоверяющий личность;

- дата выдачи документа, удостоверяющего личность;

- обеспеченность жильем;

- состояние жилья;

- наличие телефона;

- обеспеченность топливом;

- наличие спецавтотранспорта;

- обслуживание на дому;

- стационарное обслуживание;

- льготы;

- категория ветерана;

- группа инвалидности;

- сведения о документе, удостоверяющем право на получение льгот (серия, номер, когда и кем выдан).

4.1.6. В отношении граждан, претендующих на получение государственных наград Российской Федерации и Чувашской Республики, благодарности Главы Чувашской Республики, ведомственных наград Министерства:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

- сведения о смене фамилии, имени, отчества;

- дата рождения;

- место рождения;

- контактные телефоны;

- данные документа, удостоверяющего личность;

- наименование органа, выдавшего документ, удостоверяющий личность;

- дата выдачи документа, удостоверяющего личность;

- сведения об образовании (когда и какие образовательные, научные и иные организации окончил(а), номера документов об образовании и о квалификации, направление подготовки или специальность по документу об образовании и о квалификации), сведения о послевузовском профессиональном образовании (наименование образовательной или научной организации, год окончания), ученой степени, ученом звании (когда присвоены, номера дипломов, аттестатов), сведения о профессиональном развитии (дополнительном профессиональном образовании и иных мероприятиях по профессиональному развитию), присуждении государственных премий (если таковые имеются);

- сведения о трудовой деятельности;

- фотография;

- характеристика;

- сведения о государственных и ведомственных наградах;

- сведения о наградах (поощрениях);

- сведения о почетных званиях.

4.1.7. В отношении граждан, персональные данные которых необходимы для рассмотрения обращений граждан:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

- адрес регистрации;

- адрес проживания;

- контактные телефоны;

- иные сведения, содержащиеся в обращении.

5. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных

5.1. Порядок обработки персональных данных гражданских служащих, иных лиц, осуществляемой без использования средств автоматизации

5.1.1. При обработке персональных данных гражданских служащих, иных лиц без использования средств автоматизации уполномоченными должностными лицами не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы.

5.1.2. При разработке и использовании типовых форм документов, необходимых для реализации возложенных на Министерство полномочий, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

б) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

5.1.3. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

5.2. Порядок обработки персональных данных субъектов персональных данных в информационных системах

5.2.1. Персональные данные, содержащиеся в информационных системах, используемых Министерством (далее также - ИС), могут быть представлены для ознакомления:

а) сотрудникам, допущенным к обработке персональных данных с использованием средств автоматизации в части, касающейся исполнения их должностных обязанностей;

б) уполномоченным лицам в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.2.2. Безопасность персональных данных достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иных несанкционированных действий.

5.2.3. Уполномоченными должностными лицами при обработке персональных данных в ИС персональных данных должна быть обеспечена их безопасность с помощью системы защиты.

Выбор средств защиты информации для системы защиты персональных данных осуществляется уполномоченными должностными лицами в соответствии с нормативными правовыми актами, принятыми Федеральной службой безопасности Российской Федерации и Федеральной службой по техническому и экспортному контролю во исполнение части 4 статьи 19 Федерального закона "О персональных данных".

5.2.4. Доступ пользователей (операторов информационной системы) к персональным данным в ИС персональных данных Министерства должен требовать обязательного прохождения процедуры идентификации и аутентификации.

5.2.5. В случае выявления нарушений порядка обработки персональных данных в ИС уполномоченными должностными лицами принимаются меры по установлению причин нарушений и их устранению.

6. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

6.1. В случае достижения цели обработки персональных данных Оператор обязан прекратить обработку персональных данных или обеспечить ее прекращение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) и уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено служебным контрактом, стороной которого является субъект персональных данных, иным соглашением между Оператором и субъектом персональных данных либо если Оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

6.2. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных Оператор обязан прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных, уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено служебным контрактом, стороной которого является субъект персональных данных, иным соглашением между Оператором и субъектом персональных данных либо если Оператор не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

6.3. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных, осуществляемой Оператором или лицом, действующим по поручению Оператора, Оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты этого выявления, обязан прекратить неправомерную обработку персональных данных или обеспечить прекращение неправомерной обработки персональных данных лицом, действующим по поручению Оператора. В случае если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно, Оператор в срок, не превышающий десяти рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки персональных данных, обязан уничтожить такие персональные данные или обеспечить их уничтожение. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных Оператор обязан уведомить субъекта персональных данных или его представителя, а в случае, если обращение субъекта персональных данных или его представителя либо запрос уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.

6.4. В случае отсутствия возможности уничтожения персональных данных в течение срока, указанного в пунктах 6.1 - 6.3 настоящих Правил, Оператор осуществляет блокирование таких персональных данных или обеспечивает их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению Оператора) и обеспечивает уничтожение персональных данных в срок не более чем шесть месяцев, если иной срок не установлен федеральными законами.

6.5. Уничтожение документов, содержащих персональные данные, утративших свое практическое значение и не подлежащих архивному хранению, производится на основании акта уничтожения персональных данных по утвержденной Министерством форме.

7. Работа с обезличенными данными

7.1. Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых невозможно без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

7.2. Обезличивание персональных данных может быть проведено с целью ведения статистического учета и отчетности, снижения ущерба от разглашения персональных данных, снижения уровня защищенности автоматизированных информационных систем, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

7.3. Обезличивание персональных данных осуществляется в соответствии с приказом Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 5 сентября 2013 г. N 996 "Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 10 сентября 2013 г., регистрационный N 29935).

7.4. Обезличенные персональные данные не подлежат разглашению.

7.5. Обезличенные персональные данные могут обрабатываться с использованием и без использования средств автоматизации.

8. Процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных

8.1. Министерство устанавливает следующие процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных:

- издание локальных актов по вопросам обработки и защиты персональных данных;

- назначение ответственных лиц за организацию обработки персональных данных;

- определение лиц, уполномоченных на обработку персональных данных Министерством и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима обработки персональных данных;

- ознакомление сотрудников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику Министерства в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных сотрудников;

- получение согласий на обработку персональных данных у субъектов персональных данных (их законных представителей) за исключением случаев, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных";

- осуществление внутреннего контроля и (или) аудита соответствия обработки персональных данных Федеральному закону "О персональных данных" и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, политике Министерства в отношении обработки персональных данных, локальным актам Министерства;

- опубликование на официальном сайте Министерства документов, определяющих политику Министерства в отношении обработки персональных данных;

- применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных в соответствии с требованиями Федерального закона "О персональных данных".