Приложение

Утверждена
постановлением
администрации городского
округа город Михайловка
Волгоградской области
от 27 января 2021 г. N 153

Инструкция
по делопроизводству в администрации городского округа город Михайловка Волгоградской области

I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в администрации городского округа город Михайловка Волгоградской области (далее именуется - Инструкция) разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации городского округа город Михайловка документов, совершенствования делопроизводства администрации городского округа город Михайловка и повышения его эффективности.

2. Правовым основанием для разработки Инструкции являются нормативные правовые акты Российской Федерации и Волгоградской области в сфере информации, документации и архивного дела.

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов.

4. Положение Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (сведения о персональных данных гражданина, сведения, составляющие служебную тайну), могут регулироваться специальными правовыми актами.

5. Организацию, ведение и совершенствование единого делопроизводства, контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных отделах администрации городского округа город Михайловка (далее именуются - структурные отделы администрации) осуществляет отдел по информационно-аналитической работе и связям с общественностью администрации городского округа город Михайловка.

6. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных отделах администрации осуществляется специалистом, совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с другими должностными обязанностями.

7. Работники администрации городского округа город Михайловка несут персональную ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

8. При утрате документов проводится служебная проверка.

9. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены своим руководителем с настоящей инструкцией.

II. Создание документов в администрации городского округа город Михайловка

1. Бланки документов

1.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров), А5 (148 х 210 миллиметров), имеют установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения.

1.2. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

В администрации городского округа город Михайловка используются следующие виды бланков с изображением герба городского округа город Михайловка (далее именуются - гербовые бланки):

бланк постановления администрации городского округа город Михайловка;

бланк распоряжения администрации городского округа город Михайловка;

бланк письма администрации городского округа город Михайловка с угловым расположением реквизитов;

бланки структурных подразделений администрации городского округа город Михайловка с угловым или продольным расположением реквизитов.

Образцы вышеперечисленных бланков приведены в приложении 1.

2. Оформление реквизитов документов

2.1. Для подготовки документов применяется текстовый редактор (например, Word for Windows версии 6.0 и выше).

2.2. В администрации городского округа город Михайловка устанавливаются следующие размеры полей на документе:

2,75 см - левое;

2,25 см - правое;

2 см - верхнее;

2 см - нижнее.

2.3. Используемый шрифт - Times New Roman, размеры шрифта - от 12 до 14, используемый межстрочный интервал - от одинарного до двойного.

2.4. Документы, создаваемые в администрации городского округа город Михайловка, имеют следующий состав реквизитов:

Герб городского округа город Михайловка - помещается на бланках документов в соответствии с решением Михайловской городской Думы от 29.10.2009 г. N 449 (ред. от 28.12.2009 г.) "Положение о гербе и флаге городского округа город Михайловка Волгоградской области";

Наименование органа местного самоуправления, наименование структурного отдела администрации городского округа - администрация городского округа город Михайловка, Волгоградской области, наименование на структурных отделах администрации на соответствующих бланках указывается в соответствии с утвержденной структурой администрации городского округа;

Справочные данные - включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН/КП;

Наименование вида документа - постановление, распоряжение, протокол, акт. Наименование вида документа не указывается в письмах;

Дата документа - дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо, служебная записка, акт), утверждения (инструкция, положение, регламент, план, отчет), дата события, зафиксированного в документе (протокол). Дата документа может оформляться двумя способами:

цифровым - арабскими цифрами, например: 01.01.2021;

словесно-цифровым, например: 01 января 2021 г.;

Регистрационный номер документа - проставляется в соответствии с системой регистрации различных видов документов, принятой в администрации городского округа. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания.

Адресат - органы власти, организации, должностные лица, структурные отделы, граждане. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

При адресовании документа в органы государственной власти, юридическим лицам (без указания должностного лица) наименования адресатов пишутся в именительном падеже, например:

Администрация Волгоградской области

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Генеральному директору ОАО "Себряковцемент" С. П. Рогачеву

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

МУП "КБиО" Белорусская, ул., д. 4, г. Михайловка, 403342

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Иванову И.И. Ул. Коммуны, д. 18, кв.16, г. Михайловка, Волгоградская область, 403343

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым и следующими адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа.

Если документ отправляется нескольким должностным лицам, то они указываются обобщенно, например:

Начальникам отделов администрации городского округа город Михайловка

Текст документа - составляется на русском языке, содержание документа должно быть изложено кратко и лаконично. Тексты документов излагают от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об...;

3-его лица единственного числа: ... администрация городского округа постановляет...; ... администрация городского округа не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляет на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: решили...

Страницы текста нумеруются начиная со второго листа документа арабскими цифрами посередине верхнего поля.

Отметка о наличии приложений - оформляется под текстом письма. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз. 2. Справка о ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях к постановлениям, распоряжениям, правилам, инструкциям, планам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу.

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2).

Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа его дата и номер. Например:

Приложение 2 к постановлению администрации городского округа город Михайловка Волгоградской области от 01 января 2021 г. N 1

Гриф согласования - согласование проекта документа с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются словом СОГЛАСОВАНО (без кавычек и двоеточия), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации). Личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО Заместитель главы администрации городского округа город Михайловка
Подпись Дата	И.О. Фамилия

Виза - согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ. Например:

Заместитель главы администрации городского округа по...
Подпись Дата	И.О.Фамилия

На нормативно-правовых актах администрации городского округа визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа.

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело.

Подпись должностного лица- в состав входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится. Например:

Глава администрации городского округа
	Подпись	И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности (добавлять какие-либо приставки). Если руководитель временно отсутствует (отпуск, болезнь, командировка) или должность вакантна, то документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя. При этом если в документе указаны вопросы, относящиеся к компетенции заместителя руководителя в соответствии с распределением обязанностей между ним и руководителем, то в документе указывается его фактическая должность. Например:

Вр.и.о главы администрации городского округа
	Подпись	И.О.Фамилия
Заместитель главы администрации городского округа по...
	Подпись	И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии	Подпись	И.О.Фамилия
Секретарь комиссии	Подпись	И.О.Фамилия
Члены комиссии	Подпись	И.О.Фамилия
	Подпись	И.О.Фамилия

Гриф утверждения-проставляется в верхнем правом углу документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Глава администрации городского округа город Михайловка
Подпись Дата	И.О.Фамилия

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа специально издаваемым документом гриф утверждения состоит из слов Утверждено (Утвержден, Утверждены, Утверждена), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа (положение, план, правила, программа), наименования вида документа в творительном падеже (постановлением), его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

постановлением

администрации городского

округа город Михайловка

от 01 января 2015 г. N 2

Оттиск печати - является подтверждением подлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом. Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом либо на обратной стороне оформляется реквизит "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии, должности, инициалов, фамилии прошившего документ (выписки из документа): "Прошито, пронумеровано ____ л. специалист отдела подпись И.О. Фамилия".

Допускается заверять штампом "Копия" каждый лист многостраничной копии документа, отметка "Верно" в таком случае проставляется на лицевой или обратной стороне последнего листа копии документа.

Отметка об исполнителе документа-проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

И.И. Иванов

(844263) 2-12-53

Указания по исполнению документа (резолюция) - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке должностного лица (для резолюций и поручений).

Указания по исполнению документа включают: инициалы, фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

И.И.Иванову,	И.П.Петрову
Прошу подготовить проект постановления к 20.02.2015
Подпись		Дата

Отметка о контроле документа-проставляется на документах, поставленных на контроль, с помощью реквизита "к" с правой стороны от срока исполнения.

Отметка о поступлении документа - содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять с использованием штампа.

3. Порядок оформления проектов правовых актов в администрации городского округа город Михайловка

3.1. В администрации городского округа могут разрабатываться проекты следующих правовых актов:

постановления администрации городского округа - нормативный документ, издаваемый по основным вопросам, обеспечивающим жизнедеятельность городского округа, соблюдение законных прав и интересов жителей городского округа;

распоряжения администрации городского округа - нормативный документ, издаваемый в целях оперативного решения текущих вопросов структурными отделами и службами администрации городского округа.

3.2. Проекты правовых актов и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman N 14.

3.3. Верхнее поле проекта правового акта устанавливается равным 2 сантиметрам, левое поле - 2,75 сантиметра, правое - 2,25 сантиметра, нижнее - 2 сантиметрам.

3.4. При оформлении проекта правового акта на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются в верхней части листа по центру.

3.5 Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: "Наименование вида документа", "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица", "Виза" и могут содержать приложения.

3.6. Реквизит печатается шрифтом обычной насыщенности прописными буквами центрованным способом, реквизит (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ) печатается двумя межстрочными отступами от верхнего поля слов "ВОЛГОГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ" отделяется от первого слова реквизита одинарным межстрочным интервалом.

3.7. Наименование (заголовок) документа отвечает на вопрос "О чем"? ("О ком?") издан документ. В распоряжениях объемом менее 6 строк заголовок может отсутствовать.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 6 сантиметров от верхнего края листа с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал 12 пт.

Заголовок центрируется относительно границ текстового поля.

3.8. Текст документа отделяется от заголовка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается через одинарный межстрочный интервал.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 сантиметра от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в постановлениях завершается словами "администрация городского округа город Михайловка Волгоградской области постановляет: "Слово "постановляет" печатается вразрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. В этом случае текст постановления начинается со слов: Администрация городского округа город Михайловка Волгоградской области постановляет.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов правовых актов, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой. Номер подпункта также может состоять из номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) администрации городского округа в тексте указанных правовых актов на них обязательно делается ссылка.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы, списки и другие), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту постановления (распоряжения) и являются его неотъемлемой частью.

В проектах правовых актов употребляются полные официальные наименования органов и организаций.

3.9. Постановления и распоряжения администрации городского округа подписываются главой городского округа город Михайловка, а в его отсутствие - временно исполняющим обязанности главы городского округа.

Подпись должностного лица отделяется от текста 3 - 4 одинарными межстрочными интервалами и состоит в правовых актах администрации городского округа из слов "Глава городского округа", инициалов и фамилии главы городского округа.

Наименование должности лица, подписывающего правовой акт, печатается в две строки через межстрочный интервал 12 пт от границы левого поля. Инициалы и фамилия лица, подписывающего правовой акт, печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к постановлениям и распоряжениям администрации городского округа подписываются управляющим делами - начальником отдела по информационно-аналитической работе и связям с общественностью.

3.10. Допускается изменение интервалов между реквизитами "Наименование (заголовок) документа", "Текст документа", "Подпись должностного лица" при необходимости размещения текста проекта правового акта на одной странице либо при необходимости оптимального размещения текста на двух и более листах.

3.11. Визы проставляются на обратной стороне последнего листа проекта правового акта в нижней его части.

3.12. Приложениями к проектам правовых актов могут быть положения, порядки, правила, инструкции, регламенты, перечни, списки, графики, образцы документов и другое.

В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции какого-либо органа.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Приложения оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

В исключительных случаях при необходимости допускается печатать приложения шрифтом меньшего размера, чем основная часть правового акта, но не менее N 9.

3.13. Если в тексте правового акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже дается ссылка на постановление (распоряжение) администрации городского округа. Все составные части реквизита выравниваются по левому краю текстового поля реквизита и печатаются через межстрочный интервал 12 пт. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к постановлению администрации городского округа город Михайловка от          N

3.14. При наличии в тексте документа формулировки "Утвердить прилагаемое (прилагаемую, прилагаемый)" положение, инструкцию, порядок, правила, программу, перечень мероприятий на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "Утверждено" со ссылкой на правовой акт, его дату, номер. Слово "Утверждено" согласуется в роде и числе с главным словом наименования приложения (порядок - Утвержден, положение - Утверждено, инструкция - Утверждена, правила - Утверждены). Например:

УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации городского округа город Михайловка от          N

3.15. Заголовок приложения отделяется от даты и номера правового акта и от текста приложения двумя - тремя межстрочными интервалами.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через межстрочный интервал 12 пт. Наименование приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами (Положение, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Последующие строки заголовка могут отделяться от первой строки одним межстрочным интервалом.

3.16. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом относительно границ текстового поля. Точка в конце заголовка не ставится.

3.17. В положениях, программах и других подобных документах разделы и главы, как правило, нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела и пункта, разделенных точкой (например, 2.5), а при наличии подразделов - из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут разделяться на подпункты, которые могут иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1), а могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

3.18. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. При оформлении на компьютере табличных материалов должны использоваться средства текстового редактора Word. Сетка таблицы делается невидимой за исключением заголовочной части таблицы.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Графы таблицы нумеруются арабскими цифрами.

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (заголовки и номера граф) повторяется на каждой странице.

3.19. Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа. Номера страниц ставятся вверху страницы по центру.

В приложениях к положениям, порядкам, правилам, инструкциям реквизит подписи не оформляется.

3.20. Образцы оформления проектов правовых актов приведены в приложении 2.

3.21. Оформленные надлежащим образом проекты правовых актов согласовываются с заинтересованными структурными отделами, должностными лицами в соответствии с приложением 3.

Согласование проекта правового акта с отделом по правовому и кадровому обеспечению администрации городского округа является обязательным.

4. Порядок издания и регистрации постановлений, распоряжений администрации городского округа город Михайловка

4.1. Оформленные соответствующим образом и согласованные в установленном порядке проекты правовых актов представляются в отдел по информационно-аналитической работе и связям с общественностью для корректирования, редактирования и последующего направления на подписание главе городского округа.

4.2. Регистрация правовых актов после их подписания осуществляется в отделе по информационно-аналитической работе и связям с общественностью в журналах регистрации.

Датой издания постановления, распоряжения администрации городского округа город Михайловка считается дата подписания.

Постановления и распоряжения нумеруются в пределах календарного года арабскими цифрами. Регистрационный номер распоряжения администрации городского округа состоит из порядкового номера и строчной буквы "р", проставляемой через дефис. Регистрационный номер постановления администрации городского округа - из порядкового номера.

4.3. Копии правовых актов заверяются печатью отдела по информационно-аналитической работе и связям с общественностью и рассылаются адресатам согласно подписанному исполнителем реестру адресатов для рассылки документа.

4.4 Распоряжения администрации городского округа по вопросам приема, увольнения, перевода работников администрации городского округа, иным кадровым вопросам регистрируются в отделе по правовому и кадровому обеспечению в отдельном журнале. Регистрационный номер таких распоряжений состоит из порядкового номера и проставляемой через дефис строчной буквы "к".

4.5. Распоряжения о командировании сотрудников администрации городского округа готовятся специалистом приемной главы городского округа город Михайловка в трех экземплярах и передаются на подписание.

Подписанные распоряжения о командировании регистрируются в приемной главы городского округа в журнале регистрации распоряжений, копии экземпляров заверяются печатью отдела по информационно-аналитической работе и связям с общественностью, передаются в отдел по правовому и кадровому обеспечению и МКУ "Центр финансово-бухгалтерского обслуживания".

Распоряжения о командировании нумеруются в пределах календарного года.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера, обозначаемого арабскими цифрами.

4.6. Подлинники постановлений, распоряжений (за исключением распоряжений о командировании) за текущий и пять предыдущих года хранятся в отделе по информационно-аналитической работе и связям с общественностью.

4.7. Доверенности главы городского округа на сотрудников администрации городского округа город Михайловка готовятся в двух экземплярах и регистрируются специалистом приемной главы городского округа в журнале регистрации доверенностей.

Доверенности нумеруются в пределах календарного года. Регистрационный номер доверенностей состоит из порядкового номера и проставляемой через дефис строчной буквы "д". Подлинник доверенности хранится в приемной главы городского округа в течение срока действия доверенности. Второй экземпляр доверенности передается доверенному лицу.

5. Оформление протоколов заседания (совещания)

5.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях) коллегиальных совещательных, координационных, экспертных и других органов.

5.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут оформляться в полной и краткой формах. В краткой форме опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения.

5.3. В администрации городского округа протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование органа местного самоуправления - указывается полное официальное наименование органа местного самоуправления. Реквизит печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman N 14 без отступа от верхней границы поля документа через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;

вид документа - ПРОТОКОЛ. Реквизит печатается шрифтом Times New Roman N 14 полужирной насыщенности прописными буквами, отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами и выравнивается по центру;

вид заседания (совещания) - отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman N 14 обычной насыщенности через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания (совещания) - указывается при необходимости, печатается через два межстрочных интервала после реквизита "Вид заседания (совещания)", отделяется от него линией и выравнивается по центру;

дата и номер протокола - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита. Датой протокола является дата проведения заседания (совещания). Номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

5.4. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании, и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал либо через интервал 12 пт.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (или решилИ):

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

5.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали: Глава администрации городского округа	И.О.Фамилия
Заместители главы администрации городского округа	И.О.Фамилия	И.О.Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Вопросы нумеруются римскими цифрами. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

5.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Подпись председательствующего отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 12 пт и выравнивается по левому полю. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подпись секретаря заседания (совещания) отделяется от подписи председательствовавшего на заседании одинарным межстрочным интервалом и оформляется аналогично.

5.7. Срок подготовки протокола, как правило, не должен превышать 5 дней со дня проведения соответствующего заседания (совещания). Конкретный срок подготовки протокола может определить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.

5.8. Протоколы совещаний оформляются работниками структурных отделов, ответственных за проведение совещаний.

5.9. Образцы оформления полного и краткого протоколов представлены в приложении 4.

6. Служебная переписка

6.1. В зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи или посредством электросвязи) выделяют следующие виды деловой переписки и их названия: деловое (служебное) письмо, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение).

6.2. Служебные письма печатаются на бланках установленного образца.

Служебные письма за подписью руководителей структурных отделов по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на бланках структурных отделов администрации.

6.3. При оформлении служебного письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

6.4. В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма (над текстом) и "С уважением," (по желанию адресанта) в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Текст служебного письма излагается: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Администрация городского округа не считает возможным...", "Отдел... предлагает рассмотреть возможность...").

6.5. Служебные письма адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

Документ адресуется должностному лицу (руководителю организации) в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет принимать решения по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата.

6.6. К проекту служебного письма, подготовленного на официальном бланке формата А4, прилагается второй экземпляр проекта письма, содержащий визы исполнителя письма, начальника структурного отдела и заместителя главы городского округа, курирующего структурный отдел.

6.7. Право подписания служебных писем имеют глава городского округа и его заместители, а также начальники структурных отделов на бланках структурных отделов.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

6.8. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

В случае если срок подготовки ответных писем не установлен, они должны быть подготовлены в срок, не превышающий 30 дней со дня поступления запроса, обращения в администрацию городского округа.

7. Факсограммы (факс)

7.1. Документы, требующие срочного исполнения, передаются адресату с помощью факсимильной связи.

7.2. Поступающие через факсимильную связь служебные письма и другие документы (факсы) приравниваются к аналогичным официальным документам. При необходимости запрашивается оригинал документа на бумажном носителе.

7.3. Порядок обработки, распределения и прохождения поступающих факсов аналогичен порядку, установленному для документов с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

7.4. Поступивший вслед за факсом оригинал документа направляется в структурный отдел-исполнитель в соответствии с резолюцией руководителя к поступившему ранее факсу.

7.5. Запрещается передавать посредством факсимильной связи текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

7.6. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и начальника соответствующего структурного отдела.

III. Организация документооборота

1. Прием и первичная обработка поступающих документов

1.1. Вся корреспонденция, поступившая в администрацию городского округа, принимается и учитывается централизованно в отделе по информационно-аналитической работе и связям с общественностью.

1.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Конверты с пометкой "Лично" передаются адресатам в закрытом виде.

1.3. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

1.4. Все входящие документы проходят первичную сортировку на подлежащие и не подлежащие регистрации. Не подлежат регистрации следующие виды документов:

документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, - пригласительные, поздравительные письма и телеграммы, билеты;

планы и программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;

документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые и финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма;

рекламные документы, коммерческие предложения;

печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов;

другие виды документов.

1.5. Из общего потока входящих документов выделяются:

документы, требующие обязательного рассмотрения главой городского округа;

документы, не требующие обязательного рассмотрения главой городского округа и передаваемые непосредственно заместителям главы городского округа;

документы, не требующие обязательного рассмотрения главой городского округа и его заместителями и передаваемые непосредственно в структурные отделы администрации.

1.6. Корреспонденция, поступившая из судебных органов, без вскрытия конвертов передается в отдел по правовому и кадровому обеспечению для регистрации.

2. Регистрация поступающих (входящих) документов

2.1. Поступившие (входящие) документы, подлежащие регистрации, регистрируются в журнале в отделе по информационно-аналитической работе и связям с общественностью администрации. Регистрация поступивших (входящих) документов производится независимо от способа их доставки [почтовой связью, электросвязью или курьерской связью (нарочным)], передачи или создания.

Передача документов главе городского округа, заместителям главы без регистрации в отделе по информационно-аналитической работе и связям с общественностью не допускается.

Документы регистрируются в день их поступления. Документы с отметкой "Срок!" регистрируются незамедлительно.

Документы, поступающие в структурные отделы администрации, регистрируются непосредственно в отделах.

Передача корреспонденции из одного структурного отдела в другой производится непосредственно через отдел по информационно-аналитической работе и связям с общественностью, где делается соответствующая отметка в журнале.

На поступающих (входящих) документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в правой нижней части первого листа документа проставляется отметка о поступлении документа с указанием даты и входящего регистрационного номера.

2.2. При регистрации входящим документам присваивается регистрационный номер, состоящий из индекса отдела по информационно-аналитической работе и связям с общественностью, индекса дела по номенклатуре дел в отделе по информационно-аналитической работе и связям с общественностью проставляемые через дефис и порядкового входящего номера проставляемого через косую черту порядкового номера документа в пределах календарного года.

Например: N 01-06/534

2.3. В целях учета и поиска документов при регистрации документа вносится следующая информация:

регистрационный номер;

дата регистрации;

адресат;

дата документа;

номер документа;

краткое содержание документа;

вид доставки документа;

сведения о документах, связанных с ним.

2.4. Зарегистрированные документы и другая корреспонденция доставляются отделом по информационно-аналитической работе и связям с общественностью в приемную главы городского округа, заместителям главы городского округа и в структурные отделы администрации.

Документы с отметкой "к" (контроль) доставляются незамедлительно.

3. Порядок рассмотрения документов и доведения их до исполнителей

3.1. Корреспонденция, поступившая должностным лицам, должна рассматриваться в день ее доставки.

3.2. Поручения по исполнению документов оформляются в виде резолюций. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: инициалы, фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и ее расшифровка, дата резолюции.

Резолюция пишется на первом листе документа.

Поручение об исполнении документа дается, как правило, одному должностному лицу.

Если поручение об исполнении поступившего документа дается нескольким лицам, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, остальные лица - соисполнителями.

3.3. Документы с отметкой "Срок!" рассматриваются оперативно.

3.5. Документы с отметками "Срок!" доводятся отделом по информационно-аналитической работе и связям с общественностью до сведения ответственных исполнителей (посредством факса, электронной почты). Время прохождения документа с отметкой "Срок!" с момента поступления его в отдел по информационно-аналитической работе и связям с общественностью до момента получения исполнителем в системе электронного документооборота, по факсу, электронной почте должно составлять не более одного часа.

3.6. Документы, которые направляются нескольким исполнителям, передаются им в копиях. Подлинник документа передается ответственному исполнителю.

3.7. Документы на бумажном носителе, в соответствии с реестром адресатов для рассылки документа направляются для исполнения в структурные отделы администрации через отдел по информационно-аналитической работе и связям с общественностью.

4. Работа исполнителя с поступившими (входящими) документами

4.1. Структурные отделы администрации или непосредственный исполнитель (соисполнитель) получают входящие документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день).

Начальники структурных отделов администрации организуют исполнение поступивших документов. Рассмотрение документов производится, как правило, в день их поступления в структурный отдел.

4.2. Если исполнение документа поручено нескольким исполнителям, то ответственный исполнитель несет ответственность за исполнение поручения, ему предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения в целом, согласно своей сфере ведения. Ответственный исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

4.3. Работники структурных отделов администрации в процессе исполнения входящего документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта отправляемого (исходящего) документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования;

согласование проекта отправляемого (исходящего) документа с заинтересованными лицами;

доработку проекта отправляемого (исходящего) документа по замечаниям, полученным в ходе согласования;

в необходимых случаях подготовку списка рассылки отправляемого (исходящего) документа;

представление проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись руководителю;

регистрацию отправляемого (исходящего) документа.

4.4. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему входящих документов и подготовленных проектов отправляемых документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

4.5. Ответственность за своевременность исполнения, учет и сохранность служебных документов, поступивших в администрацию городского округа или структурные отделы, несут начальники и сотрудники структурных отделов администрации.

4.6. Исполненные в установленный срок документы передаются в отдел по информационно-аналитической работе и связям с общественностью администрации для снятия документа с контроля и направлении его в "дело", в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Отметка об исполнении документа включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; подпись и дату.

5. Организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

5.1. Ответственность за составление и оформление отправляемого (исходящего) документа возлагается на головного исполнителя документа (структурный отдел администрации или должностное лицо).

5.2. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

5.3. До представления на подпись документа ответственный исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа, его адресования, наличие необходимых виз, приложений.

5.4. Отправляемые (исходящие) документы, подписанные главой городского округа или его заместителями, передаются на регистрацию.

Регистрация исходящих писем осуществляется специалистом приемной и регистрируется в системе электронного документооборота.

Регистрация исходящих писем, подписанных начальниками структурных отделов администрации, осуществляется работниками соответствующих структурных отделов.

Не допускается регистрация исходящих служебных писем при отсутствии всех необходимых согласований (виз) соответствующих должностных лиц.

5.5. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.

5.6. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на бланке документа, в реквизитах бланка и на копиях.

Отправляемые (исходящие) из администрации городского округа служебные документы исполняются в трех экземплярах, первый из которых подписывается главой городского округа или его заместителями и отправляется адресату, второй экземпляр, с визами, исполнителя, начальника структурного отдела, заместителя, курирующего отдел, остается в деле в приемной, третий возвращается исполнителю.

5.8. Отправку исходящей корреспонденции на бумажном носителе осуществляет специалист приемной. При получении документов для отправки специалист приемной проверяет наличие подписей, исходящих номеров, а на письмах-ответах - ссылки на номер и дату письма-запроса, наличие приложений, указанных в основном или сопроводительном документе, правильность оформления отправляемых (исходящих) документов. Неправильно оформленные отправляемые (исходящие) документы и документы неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

5.9. Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь. В случае направления копии отправляемого (исходящего) документа средствами факсимильной связи или электронным сообщением адресату досылается подлинник документа.

5.10. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи, проходят упаковку, адресование. [при направлении документа более чем в четыре адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем отправляемого (исходящего) документа] и передачу в почтовое отделение связи. Исходящие документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт.

На исходящие документы заказного характера составляется реестр, который затем возвращается в отдел по информационно-аналитической работе и связям с общественностью с распиской работников почтового отделения связи.

5.11. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки, согласования, подписания и регистрации соответствует прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе приема, регистрации, рассмотрения, контроля исполнения, исполнения, направления в дело, хранения - поступающих (входящих) документов.

6. Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле)

6.1. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) могут иметь глава городского округа и его заместители.

6.2. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) могут использоваться для заверения следующих документов:

поздравительных, приветственных писем;

приглашений;

информационных писем, извещений и уведомлений.

6.3. В целях оперативного рассмотрения документов штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) могут использоваться после согласования (в том числе по телефону или путем использования иных средств связи) с должностными лицами.

6.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи (факсимиле) хранятся в отделе по информационно-аналитической работе и связям с общественностью.

IV. Техническое обеспечение работы с документами

1. Печатание документов

1.1. Печатание документов осуществляется специалистами структурных отделов администрации с использованием компьютерной техники с соблюдением требований Инструкции.

1.2. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.

2. Копирование (тиражирование) документов

2.1. Копировально-множительные работы в администрации городского округа осуществляются сотрудниками структурных отделов. Копируются только служебные документы и материалы.

2.2. Ответственность за размножение документов возложена на начальников структурных отделов. Они несут персональную ответственность за копирование документов.

2.3. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

2.4. Многотиражные либо многостраничные материалы размножаются, как правило, в уменьшенном виде и с оборотом.

2.5. Копированию подлежат, как правило, первые экземпляры документов, отвечающие необходимым техническим требованиям. Они должны быть напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А4.

V. Документальный фонд администрации городского округа город Михайловка Волгоградской области

1. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архивный отдел администрации городского округа (далее именуется - архивный отдел) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу, делопроизводству Федерального архивного агентства.

Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

2. Разработка и ведение номенклатуры дел

2.1. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

2.2. В администрации городского округа составляются номенклатуры дел структурных отделов администрации и сводная номенклатура дел администрации городского округа (далее именуется - номенклатура дел администрации).

2.3. Номенклатура дел структурного отдела администрации составляется лицом, ответственным за делопроизводство в структурном отделе администрации, согласовывается с архивным отделом администрации, подписывается начальником структурного отдела администрации и представляется в отдел по информационно-аналитической работе и связям с общественностью.

Вновь созданный структурный отдел обязан в месячный срок разработать свою номенклатуру дел и представить ее в отдел по информационно-аналитической работе и связям с общественностью.

2.4. Номенклатура дел администрации городского округа составляется отделом по информационно-аналитической работе и связям с общественностью на основе номенклатур дел структурных отделов администрации.

2.5. Номенклатура дел администрации городского округа визируется управляющим делами - начальником отдела по информационно-аналитической работе и связям с общественностью, начальником архивного отдела и после согласования экспертной комиссией администрации городского округа (далее именуется - ЭК администрации) направляется на утверждение главе городского округа.

2.6. Номенклатура дел администрации согласовывается с ЭК администрации не реже одного раза в 5 лет. В случае изменения функций и структуры администрации городского округа разрабатывается новая номенклатура дел, которая подлежит согласованию с ЭК в установленном порядке.

2.7. Номенклатура дел администрации готовится не менее чем в трех экземплярах: 1-й подлинный экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в соответствующее номенклатурное дело, 2-й и 3-й подлинные экземпляры направляются в архивный отдел администрации городского округа.

2.8. Номенклатура дел администрации в конце каждого года уточняется и после согласования с ЭК администрации утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Наименованиями разделов номенклатуры дел администрации являются названия структурных отделов. Разделы номенклатуры дел располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации городского округа.

2.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации. В пределах каждого раздела номенклатуры дел документы располагаются по тематическим группам, группы - по номинальному признаку в логической связи и последовательности.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

2.10. Номенклатура дел структурного отдела администрации и администрации городского округа город Михайловка оформляются согласно приложениям 5 и 6 соответственно. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 "Индекс дела" указываются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в администрации цифрового обозначения структурного отдела и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного отдела.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-06, где 02 - обозначение структурного отдела, 06 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В графу 2 "Заголовок дела" включаются заголовки дел, отражающих основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и тому подобное), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал регистрации и так далее) или разновидности документов (постановления, распоряжения и так далее);

название структурного отдела администрации (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и другое), например: "Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу, например: "Документы к постановлениям администрации городского округа (проекты постановлений, бланки согласования, заключения и другое)".

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Название автора документа указывается кратко или приводится его общее видовое название, например: "Постановления администрации городского округа".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому (им) вопросу (ам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с Администрацией Волгоградской области по вопросам ...".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами (более трех), последние не перечисляются, например: "Переписка по вопросам реализации основных мероприятий по противодействию коррупции на территории городского округа город Михайловка".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например: "Годовой бухгалтерский отчет администрации городского округа город Михайловка".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, например: "Распоряжения администрации городского округа город Михайловка. Копии".

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

В графе 5 "Примечание" указываются уточнения сроков хранения документов, названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2013 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и другие отметки.

Если в течение года в администрации городского округа возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру соответствующего структурного отдела и в номенклатуру дел администрации городского округа. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

3. Формирование дел

3.1. Формирование документов в дела в структурных отделах администрации осуществляется согласно выпискам из соответствующих разделов номенклатуры дел администрации с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

3.2. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, регистрационных номеров, справок или отметок об исполнении и другое. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем помещены (подшиты) в дело.

3.3. При формировании дел в структурных отделах администрации необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

отдельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись, отметку об исполнении и другие реквизиты);

не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 сантиметров). При превышении данного объема заводится очередной том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Том N 1", "Том N 2" и так далее.

3.4. Постановления и распоряжения администрации городского округа город Михайловка по основной деятельности группируются в дела отдельно от постановлений и распоряжений по личному составу.

3.5. Дела с подлинными постановлениями и распоряжениями администрации городского округа город Михайловка формируются отделом по информационно-аналитической работе и связям с общественностью администрации.

3.6. Документы внутри дела располагаются в хронологическом порядке в логической последовательности решения вопроса и с учетом степени важности документов.

При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения более ранние по времени поступления документы помещаются в начале дела. В делах временного срока хранения последовательность расположения документов может быть обратной (то есть более ранние документы помещаются в конце дела, а более поздние - в его начале).

3.7. В дела с перепиской документы подшиваются по дате поступающего (инициативного) документа, при этом отправляемый (ответный) документ помещается после поступающего (инициативного).

3.8. Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела отдельно от других документов. При этом каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются по возрастанию номеров отделом по информационно-аналитической работе и связям с общественностью администрации.

4. Оформление дел

4.1. Дела администрации городского округа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

4.2. Оформление дел в текущем производстве осуществляется сотрудниками соответствующих структурных отделов администрации.

Обложка дела оформляется в соответствии с приложением 7.

На обложке дела указываются следующие реквизиты:

наименование организации - Администрация городского округа город Михайловка Волгоградской области;

наименование структурного отдела;

индекс дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование организации указывается полностью в именительном падеже - "Администрация городского округа город Михайловка Волгоградской области";

наименование структурного отдела указывается в соответствии с утвержденной структурой администрации городского округа;

индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел администрации;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел администрации, согласованной с ЭК (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера постановлений, распоряжений, виды и формы отчетности и другое);

дата дела - указываются даты заведения и окончания дела в делопроизводстве.

В качестве крайних дат для поступающих документов приняты даты поступающей регистрации, для отправляемых и внутренних - даты составления или подписания.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов, датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Крайней датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Планы, отчеты, сметы, штатные расписания имеют крайние даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания.

Крайними датами личного дела являются даты распоряжений о приеме и увольнении сотрудника, на которого оно заведено.

Для журналов регистрации, учета крайние даты определяются первой и последней записями.

Дату (ы) оформляют словесно-цифровым способом.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного срока хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет, нумерацию листов в делах, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление обложки дела.

4.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме внутренней описи и листа заверителя дела) нумеруются арабскими цифрами простым карандашом в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и другими документами) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается уточнение. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и другое), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

4.4. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела по форме согласно приложению 8. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и тому подобное). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью (без учета количества листов внутренней описи).

4.5. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел. На делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно".

4.6. Для учета документов определенных категорий постоянного срока хранения и по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и прочее), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме согласно приложению 9 и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

4.7. При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями, других изменениях) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляется новая итоговая запись.

4.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (скрепки, скобы) из документов удаляются.

В делах постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного срока хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 миллиметра. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения подлежат частичному оформлению: дела хранятся в папках-скоросшивателях, мягких обложках, допускается не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

4.9. По окончании года на обложках дел постоянного срока хранения и по личному составу вносятся уточнения: уточняются даты дела, при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

5. Организация оперативного хранения документов

5.1. С момента заведения и до передачи в архивный отдел администрации городского округа документы постоянного срока хранения и по личному составу хранятся в структурных отделах администрации по месту их формирования в дела.

5.2. Начальники структурных отделов и ответственные за делопроизводство в структурных отделах обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

5.3. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре.

6. Порядок передачи документов на хранение в архив, экспертиза ценности документов

6.1. Документы администрации городского округа город Михайловка после проведения экспертизы их ценности в установленном порядке подлежат обязательной передаче на хранение в архивный отдел администрации городского округа город Михайловка.

6.2. Подготовка документов к передаче на хранение включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

6.3. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности с целью определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Основные критерии: происхождение, содержание, внешние особенности документа.

6.4. Экспертиза ценности документов в администрации городского округа город Михайловка проводится:

в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке к передаче дел в архивный отдел администрации городского округа;

в архивном отделе - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

6.5. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно сотрудниками структурных отделов администрации городского округа под методическим и практическим руководством специалистов архивного отдела администрации городского округа.

6.6. При проведении экспертизы ценности документов в структурных отделах администрации городского округа осуществляется:

отбор дел постоянного срока хранения и по личному составу для передачи в архивный отдел;

отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурном отделе администрации;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов постоянного срока хранения и по личному составу проводится путем полистного просмотра дел.

Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

6.7. Экспертизу ценности документов с отметкой "ЭК" осуществляет архивный отдел администрации городского округа.

6.8. По результатам экспертизы ценности документов в структурных отделах администрации городского округа составляются описи дел постоянного срока хранения, а также оформляется предложение о включении в акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

6.9. Описи дел, подготовленные структурными отделами администрации, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации городского округа, которую готовит отдел по информационно-аналитической работе и связям с общественностью, и по которой он сдает дела на хранение в архивный отдел администрации городского округа.

6.10. Описи дел структурных отделов администрации составляются по форме согласно приложению 10 и представляются в архивный отдел администрации не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

6.11. Опись дел структурного отдела администрации имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

6.12. Опись дел структурного отдела администрации подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного отдела.

6.13. Опись дел структурного отдела администрации составляется в двух экземплярах, один из которых передается в отдел по информационно-аналитической работе и связям с общественностью, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном отделе.

6.14. Дела постоянного срока хранения и по личному составу принятые по описям дел в архивный отдел, проходят научно-техническую обработку сотрудниками архивного отдела, включаются в соответствующие описи дел администрации городского округа согласно приложению 11.

Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу рассматриваются на заседании ЭК администрации, а затем утверждаются главой городского округа.

6.15. Указанные описи дел и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК аппарата одновременно.

Опись дел постоянного срока хранения составляется в четырех экземплярах, а опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах.

6.16. Только после согласования описей дел постоянного срока хранения и по личному составу ЭК разрешается уничтожать дела, включенные в данные акты.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется по форме согласно приложению 12 структурными отделами самостоятельно.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

6.17. Выделенные к уничтожению документы уничтожаются путем сжигания, переработки, измельчения и другими установленными способами.

6.18. Дела постоянного срока хранения и по личному составу передаются в архивный отдел администрации по истечении пяти лет их хранения и использования в структурных отделах администрации.

6.19. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) передаче в архивный отдел не подлежат, хранятся в структурных отделах администрации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

6.20. При ликвидации структурного отдела администрации городского округа руководитель отдела в период проведения организационно-штатных мероприятий организует работу по упорядочению всех имеющихся документов в дела, оформление дел и передачу их в структурный отдел, создаваемого взамен ликвидируемого и выполняющее все или часть его полномочий.

При отсутствии структурного отдела, создаваемого взамен ликвидируемого, дела передаются в архивный отдел независимо от сроков хранения документов.

V. Особенности работы с электронными документами в администрации городского округа

1. Общие положения работы с электронными документами

1.1. В администрации городского округа создаются и используются следующие виды электронных документов:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в системе электронного документооборота.

1.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства, иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, и подписан электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

1.3. Прием и отправка электронных документов осуществляются отделом по информационно-аналитической работе и связям с общественностью администрации городского округа.

2. Порядок работы с электронными документами

2.1. Отдел по информационно-аналитической работе и связям с общественностью администрации городского округа осуществляет в системе электронного документооборота:

прием электронного документа;

создание электронного образа документа на бумажном носителе

регистрацию электронного документа в журнале регистрации входящей корреспонденции;

направление электронного документа на бумажном носителе на визу;

рассылку электронного документа адресатам.

2.2. Документы, поступившие в администрацию городского округа в электронной форме, проверяются отделом по информационно-аналитической работе и связям с общественностью на наличие следующих обязательных реквизитов:

регистрационного номера электронного документа;

даты электронного документа;

заголовка (краткого содержания) электронного документа;

вложений (электронного образа документа или вложенного файла);

электронной подписи.

2.3. При выявлении ошибок или отсутствии обязательных реквизитов документ возвращается автору электронного документа без регистрации с отметкой о причинах возврата.

2.4. В случае соблюдения вышеперечисленных требований электронный документ регистрируется и направляется на рассмотрение.

2.5. Электронный документ и его бумажная копия должны быть идентичными. Ответственность за идентичность электронного документа его бумажной копии несет лицо, подписавшее отметку о заверении бумажной копии электронного документа.

VI. Изготовление, учет, хранение и уничтожение печатей, штампов

1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в администрации городского округа используются гербовая печать и печать отдела по информационно-аналитической работе и связям с общественностью администрации городского округа.

1. Гербовая печать проставляется на удостоверениях должностных лиц финансовых документах, заверительных копиях постановлений и распоряжений администрации городского округа и иных установленных случаях.

2. На распорядительных документах, копиях документов, справках и прочее проставляется печать отдела по информационно-аналитической работе и связям с общественностью администрации.

3. Штамп администрации городского округа проставляется, если это необходимо, на документе, отпечатанном не на официальном бланке администрации городского округа, при отправке конвертов и прочее.

4. Печати, штампы администрации городского округа учитываются и хранятся в отделе по информационно-аналитической работе и связям с общественностью администрации городского округа.

5. Заказ на изготовление новых или вышедших из строя печатей и штампов выполняет отдел по информационно-аналитической работе и связям с общественностью администрации городского округа.

6. Уничтожение печатей и штампов администрации осуществляется по распоряжению администрации городского округа о создании комиссии по уничтожению печатей и штампов.

Приложение 1
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации городского
округа город Михайловка
Волгоградской области

                               Образцы

   оформления бланков, используемых в администрации городского округа

                           город Михайловка

1. Образец оформления бланка постановления администрации городского округа

город Михайловка

                           /------\

                           | Герб |

                           |      |

                           \------/

                  Администрация городского округа

                         город Михайловка

                     Волгоградской области

                          Постановление

                   От                    N

2. Образец оформления бланка распоряжения администрации городского округа

город Михайловка

                           /------\

                           | Герб |

                           |      |

                           \------/

                  Администрация городского округа

                         город Михайловка

                     Волгоградской области

                          Распоряжение

                   От                    N

3. Образец оформления бланка письма администрации городского округа город

Михайловка (угловое расположение реквизитов)

                            /------\

                            | Герб |

                            |      |

                            \------/

                    Администрация городского округа

                           город Михайловка

                       Волгоградской области

                   403342, Волгоградская область

                  г. Михайловка ул. Обороны, 42-а

                     тел. 2-13-52, факс.2-36-44

                      E-mail:ag_mih@volganet.ru

                       http://www.mihadm.com

                 ОКПО: 04024457 ОГРН: 1023405578646

                    ИНН/КПП: 3437500793/343701001

                    от______________N___________

                  на N__________ от _____________

Приложение 2
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации городского
округа город Михайловка
Волгоградской области

                               Образцы

      оформления проектов правовых актов администрации городского

                        округа город Михайловка

                            /------\

                            | Герб |

                            |      |

                            \------/

                  Администрация городского округа

                         город Михайловка

                     Волгоградской области

                          Постановление

                   От                    N

          О конкурсе на лучшее состояние условий и охраны труда

          среди организаций городского округа город Михайловка

                         Волгоградской области

     В  целях  реализации государственной политики в области охраны труда

на  территории  городского  округа город Михайловка Волгоградской области

администрация городского округа город Михайловка Волгоградской области

     постановляет:

     1.  Провести в 2020 - 2021 годах конкурс на лучшее состояние условий

и  охраны  труда  среди  организаций  городского  округа город Михайловка

Волгоградской области.

     2.  Утвердить  прилагаемое  Положение о конкурсе на лучшее состояние

условий   и  охраны  труда  среди  организаций  городского  округа  город

Михайловка Волгоградской области.

     3. Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию.

     4.    Контроль  исполнения  настоящего  постановления  возложить  на

заместителя.....

     Глава городского округа                                 И.О. Фамилия

                            /------\

                            | Герб |

                            |      |

                            \------/

                  Администрация городского округа

                         город Михайловка

                     Волгоградской области

                          Распоряжение

                   От                    N

               Об образовании рабочей группы по проведению

       в городском округе город Михайловка Волгоградской области

                  Всероссийской акции "Аллея России"

     В    целях   организации  и  проведения  в  городском  округе  город

Михайловка Волгоградской области Всероссийской акции "Аллея России":

     1.  Образовать рабочую группу по проведению в городском округе город

Михайловка  Волгоградской  области  Всероссийской  акции  "Аллея  России"

(далее  именуется  -  рабочая  группа)  и  утвердить  ее  состав согласно

приложению.

     2.  Рабочей  группе  до  15 мая 2021 г. разработать и утвердить план

мероприятий    по    проведению   в  городском  округе  город  Михайловка

Волгоградской области Всероссийской акции "Аллея России".

     Глава городского округа                                 И.О. Фамилия

Приложение 3
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации городского
округа город Михайловка
Волгоградской области

                                 Бланк

     согласования проекта постановления (распоряжения) администрации

        городского округа город Михайловка Волгоградской области

     Заместитель главы

     городского округа по _______________________________________________

     Начальник отдела

     по правовому и кадровому обеспечению _______________________________

     Управляющий делами - начальник отдела

     по информационно-аналитической работе

     и связям с общественностью общего отдела ___________________________

     Начальник структурного отдела ______________________________________

     Исполнитель ________________________________________________________

Приложение 4
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации городского
округа город Михайловка
Волгоградской области

                               Образцы

              оформления протоколов заседаний (совещаний)

                1. Образец оформления полного протокола

_________________________________________________________________________

               (наименование органа местного самоуправления)

                              ПРОТОКОЛ

                  заседания межведомственной комиссии

_________________________________________________________________________

                           г. Михайловка

     03 февраля 2015 г.                                      N ___

     Председательствующий - И.О. Фамилия

     Секретарь - И.О. Фамилия

     Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

                              ПОВЕСТКА ДНЯ:

     1. О ...............................................................

     Докладчик

     2. О ...............................................................

     Докладчик

     1. СЛУШАЛИ:

     И.О. Фамилия - текст доклада прилагается

     ВЫСТУПИЛИ:

     И.О. Фамилия - краткая запись выступления

     ПОСТАНОВИЛИ:

     1.1. ...

     1.2. ...

     Председательствующий      Подпись        И.О. Фамилия

     Секретарь                 Подпись        И.О. Фамилия

                  2. Образец оформления краткого протокола

                               ПРОТОКОЛ

          совещания у главы городского округа город Михайловка

_________________________________________________________________________

                             г. Михайловка

     03 февраля 2021 г.                                          N ____

     Присутствовали:

     Наименование должности                           -

     И.О. Фамилия

     Наименование должности                           -

     И.О. Фамилия

     Наименование должности                           -

     И.О. Фамилия

     (Фамилии в алфавитном порядке)

                         I. О ............

            _______________________________________________

            (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

     1. Принять к сведению...

     2. Заместителю главы администрации городского округа по...

                         II. О .......

            _______________________________________________

             (Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

     1. Принять к сведению.....

     Глава городского округа                                 И.О. Фамилия

Приложение 5
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации городского
округа город Михайловка
Волгоградской области

                               Образец

       оформления номенклатуры дел структурного отдела администрации

           городского округа город Михайловка Волгоградской области

     Администрация городского округа

     город Михайловка Волгоградской области

     _________________________________________

     (наименование структурного отдела)

                          НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

                      _______________N ______

                            Михайловка

                           на _______ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части), N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

______________________________________ ___________ ______________________

 (наименование должности руководителя    (подпись)   (инициалы, фамилия)

        структурного отдела)

     __________

     (дата)

______________________________________ ___________ ______________________

 (наименование должности руководителя    (подпись)   (инициалы, фамилия)

  ответственного за делопроизводство

        структурного отдела)

     __________

     (дата)

     СОГЛАСОВАНО

     Начальник архивного отдела

     администрации городского

     округа город Михайловка   __________ _______________________________

                                (подпись)      (инициалы, фамилия)

     _________(дата)

Приложение 6
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации городского
округа город Михайловка
Волгоградской области

                                Образец

      оформления номенклатуры дел администрации городского округа

                   город Михайловка Волгоградской области

     Администрация городского округа            УТВЕРЖДАЮ

     город Михайловка Волгоградской      Глава городского округа

     области                                 город Михайловка

     НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                      Волгоградской области

                                       _____________________________

     ___________ N _____               (подпись) (инициалы, фамилия)

     ___________________               ____________

     (место составления)                   дата

     на _____ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части), N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

     Консультант отдела

     по информационно-аналитической работе

     и связям с общественностью администрации

     городского округа город Михайловка    ___________ __________________

                                             (подпись) (инициалы, фамилия)

     __________

     (дата)

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол ЭК администрации

     городского округа

     город Михайловка

     от ________ N _______

     Итоговая  запись  о  категориях и количестве дел, заведенных в _____

году  в  администрации  городского  округа город Михайловка Волгоградской

области

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

     Консультант отдела

     по информационно-аналитической работе

     и связям с общественностью администрации

     городского округа город Михайловка ___________ _____________________

                                          (подпись)   (инициалы, фамилия)

     __________

       (дата)

Приложение 7
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации городского
округа город Михайловка
Волгоградской области

                              Образец

                       оформления обложки дела

                   Администрация городского округа

               город Михайловка Волгоградской области

_________________________________________________________________________

    (наименование структурного отдела администрации городского округа)

                    ИНДЕКС ДЕЛА N _____ ТОМ N _____

_________________________________________________________________________

                            (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                                                           ______________

                                                           (крайние даты)

                                               на ________________ листах

                                               хранить __________________

Приложение 8
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации городского
округа город Михайловка
Волгоградской области

                               Образец

                  оформления листа-заверителя дела

                    ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _________

     В деле подшито и пронумеровано ___________________________лист (ов),

                                       (цифрами и прописью)

     с N ___________ по N __________, в том числе:

     литерные номера листов _____________________________________________

_________________________________________________________________________

     пропущенные номера листов __________________________________________

_________________________________________________________________________

     + листов внутренней описи __________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

____________________________________ ___________ ________________________

   (наименование должности лица,      (подпись)      (инициалы, фамилия)

    оформившего лист-заверитель)

     __________

       (дата)

Приложение 9
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации городского
округа город Михайловка
Волгоградской области

                               Образец

             оформления внутренней описи документов дела

             ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N _____

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

     Итого __________________________________________________ документов.

               (количество документов цифрами и прописью)

     Количество листов внутренней описи _________________________________

                                               (цифрами и прописью)

__________________________________ ___________ __________________________

   (наименование должности лица,    (подпись)     (инициалы, фамилия)

   составившего внутреннюю опись

         документов дела)

     __________

       (дата)

Приложение 10
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации городского
округа город Михайловка
Волгоградской области

                               Образец

        оформления описи дел структурного отдела администрации

       городского округа город Михайловка Волгоградской области

  Администрация городского округа город Михайловка Волгоградской области

_________________________________________________________________________

                   (наименование структурного отдела)

                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                     ____________________________________

                                     (наименование должности руководителя

                                     ____________________________________

                                       структурного отдела администрации

                                     ____________________________________

                                      городского округа город Михайловка)

                                     ______________ _____________________

                                        (подпись)    (инициалы, фамилия)

                                     _________

                                      (дата)

                            ОПИСЬ N _____

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

     В данную опись внесено _________________________________________ дел

                                       (цифрами и прописью)

     с N ________________ по N ________________

     Наименование должностного лица,

     составившего опись ___________ ________________________

                         (подпись)     (инициалы, фамилия)

     СОГЛАСОВАНО

     ___________ _____________________

       (подпись) (инициалы, фамилия)

     ___________

     (дата)

     Передал ________________________________________________________ дел

                             (цифрами и прописью)

_____________________________________ __________ ________________________

   (наименование должности лица,       (подпись)    (инициалы, фамилия)

         передавшего дела)

     Принял _________________________________________________________ дел

                            (цифрами и прописью)

_______________________________________ __________ ______________________

    (наименование должности лица,        (подпись)   (инициалы, фамилия)

         передавшего дела)

     ___________

       (дата)

Приложение 11
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации городского
округа город Михайловка
Волгоградской области

                              Образец

               оформления описи дел постоянного хранения

             Администрация городского округа город Михайловка

                                                     УТВЕРЖДАЮ

                                           Глава администрации городского

                                           округа город Михайловка

                                           Волгоградской области

                                           ___________ __________________

                                             (подпись) (инициалы, фамилия)

                                           _____________

                                               (дата)

     Фонд N ______

     Опись N _____

     дел постоянного хранения

     за _________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

     В  данную опись внесено ________________________________________ дел

                                       (цифрами и прописью)

     с N ________________ по N ________________, в том числе:

     литерные номера: ___________________________________________________

     пропущенные номера: ________________________________________________

________________________________________ ___________ ____________________

    (наименование должности               (подпись) (инициалы, фамилия)

      составителя описи)

     _____________

       (дата)

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол ЭК администрации

     городского округа

     город Михайловка

     ____________

       (дата)

Приложение 12
к Инструкции
по делопроизводству
в администрации городского
округа город Михайловка
Волгоградской области

                              Образец

       оформления акта о выделении к уничтожению документов, не

                       подлежащих хранению

           Администрация городского округа город Михайловка

                        Волгоградской области

           АКТ                                   УТВЕРЖДАЮ

                                       Глава администрации городского

                                           округа город Михайловка

                                          Волгоградской области

     от ______ N _______              __________ ________________________

                                       (подпись)    (инициалы, фамилия)

     О выделении к уничтожению        _____________

          документов,                    (дата)

     не подлежащих хранению

     На основании

_________________________________________________________________________

             (название и выходные данные перечня документов

_________________________________________________________________________

                    с указанием сроков их хранения)

     Составлен экспертной комиссией

     Председатель комиссии                _______________________________

                                           (должность, инициалы, фамилия)

     Члены комиссии                       _______________________________

                                          _______________________________

                                           (должность, инициалы, фамилия)

     Присутствовали                       _______________________________

                                           (должность, инициалы, фамилия)

     Комиссия,  руководствуясь  Перечнем  (названия  Перечня), отобрала к

уничтожению,  как  не  имеющие  научно-исторической ценности и утратившие

практическое    значение  следующие  документы  и  дела,  отложившиеся  в

деятельности предприятия:

N п/п	Годы документов и дел	Заголовки документов и дел (групповые или индивидуальные) индекс дел по номенклатуре, описи	Пояснения	Количество документов и дел	Номера статей по перечню
1	2	3	4	5	6

     Всего дел __________________________________________________________

                                (цифрами и прописью)

     Председатель ЭК   __________________________

     Члены ЭК          __________________________

                       __________________________

     Документы сданы для уничтожения _________________________________ по

приёмо-сдаточной накладной

N__________ от _______________________.

______________________ ___________________ ______________________________

    Председатель ЭК         Подпись             расшифровка подписи

     ____________________

             дата