Глава 3. Регистрация, порядок и сроки рассмотрения письменных обращений граждан

Глава 3. Регистрация, порядок и сроки рассмотрения письменных обращений граждан

3.1. Письменное обращение гражданина, обратившегося в администрацию города, должно содержать:

- адресат - администрация города Симферополя, либо фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица администрации города;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина;

- почтовый или электронный адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения;

- суть предложения, заявления, жалобы;

- личную подпись и дату.

3.2. Обращения граждан, поступившие по почтовой, электронной, факсимильной связи в администрацию города и адресованные ее руководству, регистрируются в учетной карточке электронной базы входящих обращений граждан специалистом отдела по работе с обращениями граждан управления делопроизводства и работы с обращениями граждан, ответственным за работу с обращениями граждан.

Письменные обращения, как правило, регистрируются в день их поступления или в порядке очередности поступления обращений, но не позднее трех дней со дня их поступления.

Обращения граждан, полученные по электронной почте, распечатываются на бумажный носитель и регистрируются в установленном порядке.

3.3. Обращения, в которых отсутствуют сведения, достаточные для их разрешения, возвращаются заявителям с предложением восполнить недостающие данные, а при необходимости с разъяснением, куда им для этого следует обратиться. При последующем поступлении обращения в администрацию города после устранения причин, препятствующих его рассмотрению, оно рассматривается как первичное в соответствии с настоящей Инструкцией.

3.4. При регистрации на обращениях граждан ставится штамп входящей корреспонденции администрации, указывается входящий номер и дата регистрации.

3.5. В карточку учета обращений граждан вносятся:

- фамилия, имя, отчество заявителя;

- адрес (номер телефона);

- вид обращения;

- категория заявителя;

- контрольный срок исполнения;

- Ф.И.О. руководителя администрации города, которому обращение направлено для рассмотрения;

- тематика обращения;

- ход рассмотрения обращения с указанием структурного подразделения, ответственного за рассмотрение обращения, срока исполнения (дата переноса сроков), даты фактического исполнения и результата рассмотрения, отметки о снятии с контроля.

3.6. На каждое обращение по итогам рассмотрения оформляется дело, которое включает в себя обращение гражданина, а также всю корреспонденцию, касающуюся переписки по данному обращению. Дело оформляется специалистом отдела по работе с обращениями граждан управления делопроизводства и работы с обращениями граждан аппарата администрации города, ответственным за работу с обращениями граждан.

3.7. После регистрации обращения граждан направляются:

3.7.1. Главе администрации города:

- обращения граждан, адресованные главе администрации;

- обращения граждан, имеющие особую общественную и социальную значимость для муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, значимые коллективные обращения граждан;

- обращения граждан, направленные на рассмотрение государственными органами либо их должностными лицами, депутатами Государственного Совета Республики Крым, Симферопольского городского совета муниципального образования городской округ Симферополь и Советом министров Республики Крым, уполномоченным по правам человека в Республике Крым, руководством Симферопольского городского совета муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым.

В соответствии с резолюцией главы администрации обращения граждан направляются для исполнения в структурные подразделения администрации города в соответствии с компетенцией подразделения.

3.7.2. Первому заместителю главы администрации, заместителям главы администрации, руководителю аппарата администрации:

- обращения граждан, адресованные первому заместителю и заместителям главы администрации, руководителю аппарата администрации;

- обращения, в том числе коллективные, содержащие в себе серьезные проблемы, принципиальные вопросы в соответствии с действующим распределением обязанностей между главой администрацией города, его заместителями;

- обращения граждан, направленные в соответствии с резолюцией главы администрации города.

После рассмотрения главой администрации города, первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации города, руководителем аппарата администрации, обращения с резолюциями для исполнения возвращаются специалисту отдела по работе с обращениями граждан управления делопроизводства и работы с обращениями граждан, ответственному за работу с обращениями граждан, на следующий день для внесения резолюций в электронную базу учета обращений граждан и направления на исполнение.

3.7.3. Руководителям структурных подразделений, подразделений администрации города в соответствии с их компетенцией направляются:

- обращения граждан, не указанные в подпунктах 3.7.1 и 3.7.2. настоящей Инструкции;

- обращения граждан в соответствии с резолюциями главы администрации города, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, руководителя аппарата администрации.

3.8. Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

3.8.1. Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющий правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

3.8.2. Письменное обращение, текст которого не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией и ответ на обращение не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

3.9. Обращения должны быть рассмотрены в течение 30 дней со дня их регистрации. Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока является следующий за ним рабочий день.

3.10. Главой администрации города, первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации города, руководителем аппарата администрации при необходимости могут устанавливаться сокращенные сроки рассмотрения обращений граждан.

3.11. В тех случаях, когда для рассмотрения обращений граждан необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки их рассмотрения могут быть в порядке исключения продлены, но не более чем на 30 дней. Для этого ответственный исполнитель (руководитель структурного подразделения, подразделения) направляет промежуточный ответ заявителю о продлении срока рассмотрения обращения с обоснованием необходимости продления срока рассмотрения обращения, о чем производится соответствующая отметка в электронной базе учета обращений граждан.

3.12. Запрещается направлять жалобы на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

В случае, если невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

3.13. Не рассматриваются по существу поставленных вопросов обращения, особый порядок рассмотрения которых установлен федеральными конституционными законами или федеральными законами, а также обращения иностранных граждан и лиц без гражданства в случаях, когда иной порядок их рассмотрения предусмотрен международным договором или федеральным законодательством.

3.14. Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию в дело следующие письменные обращения:

- не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;

- не содержащие сведений о нарушенном праве гражданина (объединения граждан) и основанные на общих рассуждениях автора по проблемам внутренней и внешней политики государства;

- не содержащие новой информации по вопросам, уже поднятым этим автором, которые решены или требуют дополнительного рассмотрения;

- связанные с рекламой товаров или услуг.

3.15. Порядок рассмотрения отдельных обращений:

- если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается;

- если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение по компетенции, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

- если в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, администрация города вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

- если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, администрация города вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. Гражданин, направивший обращение уведомляется о данном решении;

- обращения граждан, в которых обжалуются судебные решения, подлежат возврату автору обращения с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

- в случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую Федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

- в случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в администрацию города, в структурное подразделение, подразделение администрации города либо соответствующему должностному лицу.

3.16. При поступлении в администрацию города, структурные подразделения, подразделения администрации города повторных письменных обращений, специалистами, ответственными за работу с обращениями граждан, по запросу (письменному или устному) исполнителю данного обращения предоставляется переписка по предыдущим обращениям.

3.17. Если рассмотрение письменного обращения поручается нескольким лицам, и в резолюции не указан ответственный исполнитель, то ответственным за подготовку ответа считается лицо, указанное в резолюции первым. Всем соисполнителям направляются копии писем. Соисполнители в адрес ответственного исполнителя направляют информацию в соответствии с компетенцией. Ответственный исполнитель согласно резолюции руководителя осуществляет контроль за своевременным представлением ему запрашиваемых материалов и их содержанием. При этом ответственность за своевременное и качественное представление информации ответственному исполнителю несут все исполнители, указанные в поручении.