Приложение

Приложение
к постановлению
министерства цифрового развития,
информационных технологий и связи
Рязанской области
от "17" февраля 2021 г. N 1

"Приложение
к постановлению
министерства промышленности,
инновационных и информационных
технологий Рязанской области
от 5 мая 2012 г. N 6"

Регламент
работы сети видеоконференцсвязи Правительства Рязанской области

1. Основные термины и определения

Сеть ВКС	-	сеть видеоконференцсвязи Правительства Рязанской области, состоящая из совокупности специализированного серверного оборудования, пользовательских программно-аппаратных комплексов, функционирующих в рамках инфраструктуры электронного правительства Рязанской области
Сеанс	-	мероприятие в режиме видеоконференцсвязи с использованием Сети ВКС
Координатор	-	министерство цифрового развития, информационных технологий и связи Рязанской области, осуществляющее координацию мероприятий по использованию сети ВКС и нормативно-методическое сопровождение Сети ВКС
Администратор	-	государственное казенное учреждение Рязанской области "Центр информационных технологий Рязанской области", осуществляющее организационное и техническое сопровождение Сети ВКС, а также ее модернизацию
Организатор	-	орган государственной власти Рязанской области, орган местного самоуправления Рязанской области, иные органы и учреждения, инициирующие проведение Сеанса
Абонент	-	орган государственной власти Рязанской области, орган местного самоуправления Рязанской области, иные органы и учреждения, подключенные к Сети ВКС
Оператор	-	уполномоченное Абонентом должностное лицо, ответственное за функционирование пользовательских программно-аппаратных комплексов Абонента, подключенных к Сети ВКС
График сеансов	-	график Сеансов, размещенный на сайте Мининформа Рязанской области по адресу https://it.ryazangov.ru/direction/svayz/VKS/

2. Общие положения

2.1. Настоящий Регламент определяет порядок подготовки и проведения мероприятий с использованием Сети ВКС.

2.2. Сеть ВКС предназначена для проведения Абонентами совещаний, заседаний и других мероприятий с возможностью привлечения для участия в вышеуказанных мероприятиях граждан и иных заинтересованных лиц.

2.3. В случае необходимости и при наличии технической возможности допускается сопряжение Сети ВКС с внешними системами видеоконференцсвязи, принадлежащими другим ведомствам и организациям.

3. Порядок подключения к Сети ВКС

3.1. Для подключения к Сети ВКС организация направляет Администратору заявку на подключение.

3.2. Администратор в течение 15 рабочих дней рассматривает заявку на подключение, определяет техническую возможность и организует тестирование подключения к Сети ВКС.

4. Порядок организации Сеансов

4.1. Абоненты, в целях организации функционирования имеющихся у них пользовательских программно-аппаратных комплексов ВКС и проведения Сеансов, своим правовым или распорядительным актом назначают Операторов, для взаимодействия по вопросам участия, подготовки и проведения Сеансов. Информация о назначенных Операторах, а также их контактные данные (телефон рабочий/мобильный, e-mail, иные средства связи) Абоненты предоставляют Администратору не позднее 5 рабочих дней после назначения.

4.2. Организатор, с учетом Графика сеансов, не позднее чем за 3 (три) рабочих дня до проведения Сеанса планирует дату, время проведения, количество и состав Абонентов планируемого Сеанса, и согласовывает их с Администратором по телефонам, указанным в Графике сеансов. После согласования Организатор направляет заявку на проведение Сеанса Администратору по адресу электронной почты vks@ryazangov.ru с указанием даты, времени начала и окончания, формата проведения, темы, количества участников, контактов Организатора, Абонентов, которых необходимо подключить к ВКС.

4.3. При планировании мероприятия со сторонними участниками, не имеющими подключения к Сети ВКС, Организатор в срок не позднее 5 рабочих дней до его проведения направляет Администратору заявку на проведение мероприятия, с указанием даты, времени начала и окончания, формата проведения, темы, количества участников, контактов Организатора, контактов технических специалистов сторонних участников.

4.4. Администратор, получив заявку от Организатора, подтверждает ее получение по электронной почте (после поступления заявки по электронной почте) и обеспечивает внесение информации о запланированном Сеансе в График сеансов.

4.5. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок, а также звукозаписи Сеанса определяется Организатором.

4.6. Организатор заблаговременно оповещает Абонентов планируемого Сеанса о дате, времени и продолжительности, его режиме (открытый/закрытый), номере (в соответствии с полученным от Администратора диапазоном номеров).

4.7. В случае необходимости проведения внеплановых оперативных Сеансов, Организатор по телефону согласовывает время проведения Сеанса с Администратором и обеспечивает заблаговременное оповещение Абонентов о планируемом Сеансе.

4.8. В случае поступления нескольких заявок о проведении Сеансов на одну и ту же дату и время, они имеют следующий приоритет:

4.8.1. С участием Губернатора Рязанской области;

4.8.2. С участием Вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства Рязанской области;

4.8.3. С участием Первого заместителя Председателя Правительства Рязанской области;

4.8.4. С участием заместителей Председателя Правительства Рязанской области - по времени поступления заявок;

4.8.5. С участием руководителей органов исполнительной власти и глав администраций Рязанской области - по времени поступления заявок.

4.9. В случае изменения даты, времени, отмены запланированного Сеанса, Организатору необходимо оперативно проинформировать Администратора, а также обеспечить оперативное информирование участников.

5. Порядок проведения Сеансов

5.1. Перед началом Сеанса проводится технический Сеанс.

5.2. Технический сеанс проводят Операторы Организатора и Абонентов в целях проверки работоспособности и настройки оборудования.

5.3. Технический Сеанс начинается не менее чем за 30 минут до начала Сеанса, если иное не указано в уведомлении Организатора, и прекращается за 10 минут до начала рабочего Сеанса.

5.4. После окончания технического Сеанса участники Сеанса занимают свои места в соответствии с программой совещания.

5.5. Рабочий Сеанс начинается в соответствии с программой, подготовленной Организатором.

5.6. В целях мониторинга работы оборудования Сети ВКС при проведении Сеанса Администратор присоединяется к Сеансу ВКС в качестве участника.

5.7. В случае обнаружения Оператором неисправностей в работе сети ВКС при проведении Сеанса Оператор оперативно сообщает о возникшей неисправности Администратору и выполняет рекомендации по устранению неисправности, предоставленные Администратором.

5.8. В случае обнаружения Администратором неисправностей в работе Сети ВКС при проведении Сеанса Администратор оперативно связывается с Оператором(-ами), используя контактные данные, предоставленные в соответствии с п. 4.1 настоящего Регламента, сообщает Оператору(-ам) о возникшей неисправности и дает рекомендации по ее устранению.

5.9. Если иное не предусмотрено Организатором, то:

- микрофоны у участвующих в Сеансе Абонентов должны быть выключены;

- участники Сеанса должны быть обращены лицом к камере терминала;

- микрофонная панель должна располагаться на расстоянии не более 3 метров от участников;

- включить микрофон и говорить разрешается тогда, когда к участнику Сеанса обратились, либо во время обсуждения вопросов (в очередности, определяемой Организатором), говорить необходимо четко и внятно, с громкостью обычного разговора, не производя посторонние шумы. В остальное время микрофон должен быть выключен;

- во время проведения Сеанса участники должны исключить любые действия, мешающие проведению Сеанса (передвижение, посторонние разговоры, открытие окон и дверей, использование мобильных устройств и любых видов телефонной связи), а также соблюдать все рекомендации и сохранять настройки оборудования, полученные во время проведения технического сеанса.

5.10. В целях технического обслуживания Сети ВКС могут проводиться дополнительные технические Сеансы между Абонентами.

6. Обязанности участников Сети ВКС

6.1. Координатор:

- разрабатывает и принимает в установленном порядке нормативно-правовые и распорядительные акты по организации функционирования Сети ВКС;

- координирует действия между Администратором, Организаторами и Абонентами, в случае возникновения ситуаций непредусмотренных настоящим Регламентом.

6.2. Администратор:

- планирует и осуществляет оптимизацию и развитие Сети ВКС, включающее модернизацию оборудования Сети ВКС, расширение функционала Сети ВКС;

- организует размещение серверов Сети ВКС и возможность подключения к ним Абонентов, обеспечивает бесперебойное функционирование серверного оборудования Сети ВКС;

- обеспечивает внесение информации в График сеансов;

- организует, в рамках выделенных бюджетных средств, техническую поддержку Сети ВКС;

- согласует подключение к Сети ВКС внешних участников при наличии технической возможности;

- определяет техническую возможность и настраивает сопряжение Сети ВКС с внешними системами видеоконференцсвязи, принадлежащими другим ведомствам и организациям;

- осуществляет контроль за работой Сети ВКС, в том числе при проведении Сеансов;

- оказывает методическую помощь и консультирование Операторов и Абонентов по работе в Сети ВКС;

- согласовывает дату, время и продолжительность Сеанса, его режим, номер, количество и состав участников.

6.3. Организатор:

- планирует к проведению Сеанс, определяет и согласовывает с Администратором дату, время и продолжительность Сеанса, его режим, номер, количество и состав участников;

- заблаговременно уведомляет участников Сеанса о его проведении;

- составляет программу Сеанса, в соответствии с которой проводит и завершает Сеанс.

6.4. Абонент:

- обеспечивает подключение имеющихся у него пользовательских программно-аппаратных комплексов к Сети ВКС;

- назначает Оператора и своевременно уведомляет Администратора о таком назначении.

6.5. Оператор:

- своевременно подключает и проверяет работоспособность пользовательских программно-аппаратных комплексов для организации участия в Сеансе;

- принимает меры к устранению возникших неисправностей до начала Сеанса;

- оповещает Администратора при возникновении технических неисправностей в работе Сети ВКС;

- разъясняет участникам Сеанса порядок действий с пользовательским программно-аппаратным комплексом;

- осуществляет оперативный контроль и управление работой пользовательским программно-аппаратным комплексом в ходе подготовки, проведения и завершения Сеанса.