Постановление Губернатора Еврейской автономной области от 2 марта 2021 г. N 45 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области и органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденную постановлением губернатора Еврейской автономной области от 28.09.2012 N 237"

Постановляю:

1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области и органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области, утвержденную постановлением губернатора Еврейской автономной области от 28.09.2012 N 237 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора и правительства Еврейской автономной области и органах исполнительной власти Еврейской автономной области, формируемых правительством Еврейской автономной области", следующие изменения:

1.1. В разделе 1 "Общие положения":

- в пункте 1.6:

в абзаце первом слова "организационное управление аппарата (далее - организационное управление)" заменить словами "управление контроля и документационного обеспечения губернатора области";

в абзаце четвертом слова "управлением по внутренней политике области" заменить словами "управлением по информационной политике аппарата";

- в пункте 1.7 слова "управление культуры" заменить словами "департамент культуры";

- в пункте 1.10 слова "организационным управлением" заменить словами "управлением контроля и документационного обеспечения губернатора области".

1.2. В разделе 2 "Порядок подготовки отдельных видов документов":

1.2.1. В подразделе 2.1 "Порядок подготовки проектов законов области":

- в абзаце восьмом пункта 2.1.2, абзаце первом пункта 2.1.6 слова "финансовым управлением" заменить словами "департаментом финансов";

- в абзаце седьмом пункта 2.1.4, пункте 2.1.11 слова "организационного управления" заменить словами "управления контроля и документационного обеспечения губернатора области".

1.2.2. В подразделе 2.3 "Порядок подготовки проектов постановлений и распоряжений губернатора области, проектов распоряжений правительства области":

- в пунктах 2.3.5, 2.3.9, 2.3.10, 2.3.12 и 2.3.14 слова "организационное управление" в соответствующих падежах заменить словами "управление контроля и документационного обеспечения губернатора области" в соответствующих падежах;

- пункт 2.3.6 изложить в следующей редакции:

"2.3.6. Проекты постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области визируются:

- руководителем структурного подразделения аппарата или органа исполнительной власти области, подготовившего проект;

- первым заместителем председателя правительства области или заместителем председателя правительства области, курирующим соответствующее структурное подразделение аппарата или орган исполнительной власти области;

- вице-губернатором области;

- начальником юридического управления;

- начальником отдела делопроизводства;

- начальником отдела лингвистической экспертизы.

Проекты постановлений губернатора области также подлежат обязательному визированию начальником управления контроля и документационного обеспечения губернатора области.

Проекты постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области согласовываются с руководителями структурных подразделений аппарата и органов исполнительной власти области, которым в соответствующем проекте предусматриваются задания или поручения, а также интересы которых затрагивает соответствующий проект.

Проекты постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области, содержащие вопросы распределения зданий и помещений, находящихся в областной собственности, согласовываются с начальником департамента по управлению государственным имуществом области.

Проекты постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области, касающиеся финансовых вопросов, согласовываются с департаментом финансов правительства области.

Проекты постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области, затрагивающие вопросы предпринимательской и инвестиционной деятельности, подлежат согласованию с департаментом экономики правительства области в части определения необходимости проведения процедуры оценки регулирующего воздействия. Кроме того, проекты постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области, затрагивающие вопросы предпринимательской деятельности, подлежат согласованию с Уполномоченным по защите прав предпринимателей в области.

Проекты распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области по личному составу согласовываются с первым заместителем руководителя аппарата.

В случае разногласий, возникших при визировании и согласовании проектов постановлений и распоряжений губернатора области, распоряжений правительства области, руководители структурных подразделений аппарата и органов исполнительной власти области, подготовивших данные проекты, в течение 3 рабочих дней инициируют проведение совещания с целью выработки единой позиции коллегиально.

При включении представителя структурного подразделения аппарата, органа исполнительной власти области, территориального органа федерального органа исполнительной власти в состав коллегиального органа, утверждаемого проектом постановления или распоряжения губернатора области, распоряжения правительства области, согласование о включении в коллегиальный орган осуществляется посредством письменного согласования разработчиком проекта постановления или распоряжения губернатора области, распоряжения правительства области с соответствующим органом или проставления грифа согласования документа в листе согласования.";

- абзац первый пункта 2.3.11 изложить в следующей редакции:

"2.3.11. В указатель рассылки в качестве адресатов обязательно включаются юридическое управление, департамент цифрового развития и связи, главный федеральный инспектор по области и Законодательное Собрание области (за исключением копий распоряжений губернатора области по личному составу, а также по вопросам проведения и организации служебных проверок и подведения их итогов), а также при рассылке постановлений и распоряжений губернатора области и распоряжений правительства области, требующих постоянного контроля за их исполнением, - управление контроля и документационного обеспечения губернатора области (приложение N 2).".

1.2.3. В пунктах 2.5.1 - 2.5.3 подраздела 2.5 "Подготовка служебных писем" слова "организационное управление" в соответствующих падежах заменить словами "управление контроля и документационного обеспечения губернатора области" в соответствующих падежах.

1.3. В разделе 3 "Организация документооборота и исполнение документов":

1.3.1. В подразделе 3.1 "Прием, учет, регистрация и рассмотрение входящей корреспонденции":

- пункт 3.1.2 изложить в следующей редакции:

"3.1.2. Корреспонденция, адресованная руководителям правительства области, принимается в отделе делопроизводства управления контроля и документационного обеспечения губернатора области, учитывается и регистрируется с использованием средств СЭД правительства области.

Корреспонденция, адресованная руководителям правительства области, поступившая посредством фельдъегерской связи в нерабочее время, выходные и праздничные дни, принимается ответственным дежурным правительства области и передается в отдел делопроизводства управления контроля и документационного обеспечения губернатора области для регистрации в первый рабочий день.

Ответственный дежурный правительства области осуществляет прием корреспонденции и передачу ее адресату в порядке, предусмотренном пунктами 3.1.5 и 3.1.6 настоящей Инструкции.

Обращения, предложения, заявления и жалобы граждан (далее - обращения граждан) передаются в управление по работе с обращениями граждан аппарата и регистрируются в установленном порядке без предварительного рассмотрения и регистрации их в отделе делопроизводства управления контроля и документационного обеспечения губернатора области.

Перечни поручений Президента Российской Федерации, решения Совета при полномочном представителе Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, письма Правительства Российской Федерации и аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе во исполнение поручений Президента Российской Федерации регистрируются в отделе делопроизводства управления контроля и документационного обеспечения губернатора области и в течение одного рабочего дня со дня их получения передаются в отдел контроля управления контроля и документационного обеспечения губернатора области.".

- в пунктах 3.1.3, 3.1.7 - 3.1.9, 3.1.12, 3.1.13 слова "организационное управление" в соответствующих падежах заменить словами "управление контроля и документационного обеспечения губернатора области" в соответствующих падежах;

- пункт 3.1.5 изложить в следующей редакции:

"3.1.5. Регистрация входящих документов осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем их поступления в отдел делопроизводства управления контроля и документационного обеспечения губернатора области, с использованием средств СЭД правительства области путем заполнения регистрационной карточки документа. При регистрации к регистрационной карточке документа в обязательном порядке прикрепляется документ в электронном виде.

Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, не сканируются, к регистрационной карточке документа в электронном виде не прикрепляются.

В регистрационную карточку документа вносятся все необходимые данные о документе. Имеющиеся приложения регистрируются вместе с документом и прикрепляются к регистрационной карточке соответствующего документа. Если в поступившем документе содержится ссылка на другие документы или документ является повторным, в регистрационные карточки связанных между собой документов вносятся отметки об их регистрационных номерах.

В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты регистрации документа и его регистрационного номера. Отметка должна проставляться в свободной от текста части документа.

Конверт, в котором была прислана корреспонденция, сохраняется и прилагается к документу в том случае, когда только по нему можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа (по почтовому штемпелю). Во всех остальных случаях конверты уничтожаются. Имеющиеся приложения в развернутом виде прикрепляются к основному документу.

Конверты с надписью "Вручить немедленно" вскрываются, регистрируются и передаются на рассмотрение губернатору области, а в его отсутствие - вице-губернатору области.

Телеграммы, факсимильные сообщения и документы, поступившие по электронной почте, регистрируются с использованием средств СЭД правительства области или при отсутствии системы электронного документооборота - в журналах аналогично документам, поступившим на бумажном носителе.

Факсимильные сообщения на иностранных языках доставляются адресатам без перевода.

Все поступившие в нерабочее время документы передаются на регистрацию в отдел делопроизводства управления контроля и документационного обеспечения губернатора области в первый рабочий день.

Входящая корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства управления контроля и документационного обеспечения губернатора области до 15 часов, регистрируется, распределяется по папкам и передается руководителям правительства области в день ее поступления; поступившая позже 15 часов передается руководителям правительства области на следующий рабочий день. Срочные документы и телеграммы регистрируются и передаются незамедлительно. Срочные документы, предполагающие личное участие губернатора области в каких-либо мероприятиях, а также документы, поступившие посредством фельдъегерской связи, передаются на рассмотрение губернатору области через советника губернатора области, а в период его отсутствия - начальника управления протокола и организационного обеспечения деятельности аппарата. В период временного отсутствия губернатора области срочные документы, предполагающие личное участие губернатора области в каких-либо мероприятиях, а также документы, поступившие посредством фельдъегерской связи, передаются на рассмотрение лицу, исполняющему обязанности губернатора области, через сотрудника, выполняющего функции по обеспечению деятельности лица, исполняющего обязанности губернатора области.";

- пункты 3.1.10 и 3.1.11 изложить в следующей редакции:

"3.1.10. Документы после их рассмотрения руководителями правительства области незамедлительно передаются в отдел делопроизводства управления контроля и документационного обеспечения губернатора области сотрудниками соответствующих приемных.

Сотрудники отдела делопроизводства управления контроля и документационного обеспечения губернатора области вносят в регистрационную карточку документа фамилию исполнителя согласно резолюции, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа.

Далее электронный документ с резолюцией не позднее рабочего дня, следующего за днем его рассмотрения руководителем правительства области, передается с использованием средств СЭД правительства области на исполнение должностным лицам, указанным в резолюции.

Электронный документ должен содержать реквизиты, позволяющие идентифицировать документ, а также номер и дату его регистрации и ЭП лица, направившего электронный документ.

Запрещается передавать по электронной почте и с использованием средств СЭД правительства области документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну. Документы с пометкой "Для служебного пользования" запрещается передавать по электронной почте.

Пересылка информации и требование о представлении информации по открытым сетям (информационно-телекоммуникационной сети "Интернет") не допускаются.

Документы с резолюцией "Ознакомить" направляются в виде электронной копии. После получения уведомления о прочтении документа в регистрационную карточку документа вносится информация о дате и времени прочтения документа, копия уведомления прикрепляется к регистрационной карточке документа.

При невозможности направления электронной копии документа на первой странице бумажного экземпляра документа, подлежащего возврату в отдел делопроизводства управления контроля и документационного обеспечения губернатора области, ставится штамп "Подлежит возврату".

Электронные копии документов с грифом "Контроль" в обязательном порядке направляются в управление контроля и документационного обеспечения губернатора области.

3.1.11. Регистрация перечней поручений Президента Российской Федерации, решений Совета при полномочном представителе Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, писем Правительства Российской Федерации и аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе во исполнение поручений Президента Российской Федерации осуществляется в отделе делопроизводства управления контроля и документационного обеспечения губернатора области с использованием средств СЭД правительства области. Текст данной корреспонденции прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа.

После регистрации перечни поручений Президента Российской Федерации, решения Совета при полномочном представителе Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, письма Правительства Российской Федерации и аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе во исполнение поручений Президента Российской Федерации, а также документы, контроль исполнения которых осуществляет отдел контроля управления контроля и документационного обеспечения губернатора области, передаются с использованием средств СЭД правительства области в управление контроля и документационного обеспечения губернатора области.".

1.3.2. В подразделе 3.2 "Сроки и порядок контроля исполнения документов":

- пункт 3.2.6 изложить в следующей редакции:

"3.2.6. Основная задача организации контроля исполнения документов в аппарате и органах исполнительной власти области - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

В аппарате и органах исполнительной власти области контролю подлежат:

- поручения Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации (организацию контроля обеспечивает управление контроля и документационного обеспечения губернатора области), поручения полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе (организацию контроля обеспечивает управление контроля и документационного обеспечения губернатора области), законы области, акты губернатора области, акты правительства области, постановления Законодательного Собрания области, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, законы Российской Федерации и другие распорядительные акты федерального уровня, поручения губернатора области (организацию контроля обеспечивает управление контроля и документационного обеспечения губернатора области);

- служебные письма, телеграммы (постановку на контроль и анализ состояния исполнительской дисциплины обеспечивает управление контроля и документационного обеспечения губернатора области, предварительную проверку и регулирование хода исполнения обеспечивает исполнитель (ответственный исполнитель);

- обращения граждан (организацию контроля обеспечивает управление по работе с обращениями граждан аппарата).

Постановка на контроль входящей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства управления контроля и документационного обеспечения губернатора области на основании контрольных резолюций руководителей правительства области.";

- абзац второй пункта 3.2.11 изложить в следующей редакции:

"Информация об исполнении документа, контроль исполнения которого обеспечивает управление контроля и документационного обеспечения губернатора области, согласовывается с управлением контроля и документационного обеспечения губернатора области, после чего в обязательном порядке данный документ передается в отдел делопроизводства управления контроля и документационного обеспечения губернатора области для закрытия и списания "В дело".";

- в пункте 3.2.12 слова "организационного управления" заменить словами "управления контроля и документационного обеспечения губернатора области".

1.3.3. В пунктах 3.3.1 - 3.3.8, 3.3.10 - 3.3.14 подраздела 3.3 "Регистрация и отправка исходящих документов" слова "организационного управления" заменить словами "управления контроля и документационного обеспечения губернатора области".

1.3.4. В пункте 3.4.8 подраздела 3.4 "Отправка исходящих документов с использованием средств факсимильной связи и по электронной почте" слова "организационного управления" заменить словами "управления контроля и документационного обеспечения губернатора области".

1.4. В разделе 4 "Техническое обеспечение работы с документами":

1.4.1. В пункте 4.1.2 подраздела 4.1 "Организация копировально-множительных работ" слова "организационного управления" заменить словами "управления контроля и документационного обеспечения губернатора области".

1.4.2. В пунктах 4.3.2, 4.3.4 подраздела 4.3 "Порядок учета, хранения, использования и списания номерных бланков" слова "организационного управления" заменить словами "управления контроля и документационного обеспечения губернатора области".

1.5. В разделе 5 "Организация работы с документами в делопроизводстве":

1.5.1. В подразделе 5.1 "Составление номенклатуры дел":

- пункт 5.1.3 изложить в следующей редакции:

"5.1.3. Сводная номенклатура дел аппарата составляется управлением контроля и документационного обеспечения губернатора области на основе номенклатур дел структурных подразделений аппарата при методической помощи государственного архива области.

Сводная номенклатура дел аппарата утверждается вице-губернатором области, номенклатуры дел органов исполнительной власти области - руководителями соответствующих органов после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) при департаменте культуры правительства области.

Вновь созданные (образованные) структурные подразделения аппарата, органы исполнительной власти области обязаны в месячный срок с даты создания разработать номенклатуры дел.";

- в пункте 5.1.5 слова "организационное управление" в соответствующих падежах заменить словами "управление контроля и документационного обеспечения губернатора области" в соответствующих падежах;

- в пункте 5.1.6 слова "управлении культуры" заменить словами "департаменте культуры".

1.5.2. В пункте 5.2.4 подраздела 5.2 "Формирование дел" слова "организационным управлением" заменить словами "управлением контроля и документационного обеспечения губернатора области".

1.5.3. В пункте 5.3.5 подраздела 5.3 "Экспертиза ценности документов" слова "управлении культуры" заменить словами "департаменте культуры".

1.5.4. В пункте 5.4.4 подраздела 5.4 "Оформление дел" слова "управлении культуры" заменить словами "департаменте культуры".

1.5.5. В подразделе 5.5 "Составление описей дел":

- пункт 5.5.3 изложить в следующей редакции:

"5.5.3. Годовой раздел описи дел постоянного хранения, предназначенных для передачи в государственный архив области, подлежит утверждению ЭПМК при департаменте культуры правительства области через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.";

- абзац шестой пункта 5.5.6 исключить;

- в пункте 5.5.8:

слова "управлении культуры" заменить словами "департаменте культуры";

в абзаце втором слово "утверждение" заменить словом "согласование".

1.6. В приложении N 1:

- в пункте 13 слова "организационное управление аппарата губернатора и правительства Еврейской автономной области" заменить словами "управление контроля и документационного обеспечения губернатора области".

1.7. Приложения N 5, 6 изложить в следующей редакции:

"Приложение N 5

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате губернатора и правительства

Еврейской автономной области и органах

исполнительной власти области, формируемых

правительством Еврейской автономной области

Образец оформления номенклатуры дел

Департамент образования Еврейской автономной области НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на __________ год

УТВЕРЖДАЮ Начальник департамента образования Еврейской автономной области _____________ И.О. Фамилия Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
	01. Руководство
01-01	Законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации (копии)		До минования надобности ст. 1 ТП

Специалист 1 разряда

Личная подпись

И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК департамента образования Еврейской автономной области _________________ N _____

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПМК при департаменте культуры правительства Еврейской автономной области _________________ N _____

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в департаменте образования области:

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Специалист 1 разряда

Личная подпись

И.О. Фамилия

_____________

Итоговые сведения переданы в архив.

Специалист 1 разряда

Личная подпись

И.О. Фамилия

_____________

Приложение N 6

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате губернатора и правительства

Еврейской автономной области и органах

исполнительной власти области, формируемых

правительством Еврейской автономной области

Образец оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Департамент образования Еврейской автономной области АКТ 25.03.2021 N 1 г. Биробиджан о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ Начальник департамента образования Еврейской автономной области ____________ И.О. Фамилия Дата

На основании номенклатуры дел департамента образования Еврейской автономной области, согласованной с экспертно-проверочной методической комиссией при департаменте культуры правительства Еврейской автономной области (протокол от 20.03.2021 N 3), отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы:

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Дата дела или крайние даты дел	Коли-чество дел	Срок хранения дела и номера статей по перечню	При-меча-ние
1	2	3	4	5	6
1	Законы Еврейской автономной области, постановления и распоряжения правительства Еврейской автономной области, постановления и распоряжения губернатора Еврейской автономной области, присланные для сведения	2017, 2018 гг.	3	До минования надобности ст. 1б
2	...

Итого: 30 (тридцать) дел за 2017, 2018 годы.

Описи дел постоянного хранения за 2017, 2018 годы утверждены, описи дел по личному составу согласованы с экспертно-проверочной методической комиссией при департаменте культуры правительства Еврейской автономной области (протокол от 20.03.2021 N 3).

Главный специалист-эксперт

Личная подпись

И.О. Фамилия

23.03.2021

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии

департамента образования

Еврейской автономной области

от _____________ N ________

Документы в количестве __________________________________ дел

                               (цифрами и прописью)

сданы на уничтожение по приемо-сдаточной накладной от ______ N __

__________________________________________________________

(должность работника, сдавшего документы, подпись, И.О. Фамилия)

Главный специалист-эксперт

Личная подпись

И.О. Фамилия

29.03.2021".

1.8. Приложения N 9, 10 изложить в следующей редакции:

"Приложение N 9

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате губернатора и правительства

Еврейской автономной области и органах

исполнительной власти области, формируемых

правительством Еврейской автономной области

Образец оформления титульного листа дела

Департамент образования Еврейской автономной области
г. Биробиджан

ДЕЛО N 04-05

Штатное расписание департамента образования Еврейской автономной области на 2011 год и документы к нему

На 30 листах

Хранить постоянно

Приложение N 10

к Инструкции по делопроизводству

в аппарате губернатора и правительства

Еврейской автономной области и органах

исполнительной власти области, формируемых

правительством Еврейской автономной области

Образец оформления описи дел постоянного хранения

ФОНД N ОПИСЬ N 1 дел постоянного хранения департамента образования Еврейской автономной области за 2018 год

УТВЕРЖДАЮ Начальник департамента образования Еврейской автономной области _____________ И.О. Фамилия Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Дата дела	Количество листов в деле	Примечание
1	2	3	4	5	6
133	01-03	Протокол заседания аттестационной комиссии (N 1)	24 апреля 2018 г.	78
...

В данный раздел описи внесено 20 (двадцать) дел с N 133 по N 152.

Главный специалист-эксперт

Личная подпись

И.О. Фамилия

15.03.2021

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПМК при департаменте культуры правительства Еврейской автономной области ________________ N _____

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК департамента образования Еврейской автономной области _________________ N _____".

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Вице-губернатор области

Д.Ф. Братыненко