Приказ Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области от 1 марта 2021 г. N 3 "О внесении изменения в приказ Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области от 03.10.2018 N 10" (документ утратил силу)

Приказ Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области от 1 марта 2021 г. N 3
"О внесении изменения в приказ Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области от 03.10.2018 N 10"

ГАРАНТ:

Приказом Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области от 16 марта 2022 г. N 5 настоящий документ признан утратившим силу с 19 марта 2022 г.

В соответствии с Приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях" приказываю:

1. Внести изменение в Проверочный лист (список контрольных вопросов), применяемый Министерством искусства и культурной политики Ульяновской области при проведении плановых проверок соблюдения законодательства Российской Федерации об архивном деле на территории Ульяновской области в отношении государственных архивов и муниципальных архивов (орган или структурное подразделение администрации муниципального района или городского округа, муниципальное учреждение), утверждённый приказом Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области от 03.10.2018 N 10 "Об утверждении проверочных листов (списка контрольных вопросов), используемых Министерством искусства и культурной политики Ульяновской области при проведении плановых проверок соблюдения законодательства Российской Федерации об архивном деле на территории Ульяновской области", изложив его в следующей редакции:

                          "Проверочный лист

   (список контрольных вопросов), применяемый Министерством искусства и

культурной политики Ульяновской области при проведении плановых проверок

   соблюдения законодательства Российской Федерации об архивном деле

  на территории Ульяновской области в отношении государственных архивов

       и муниципальных архивов (орган или структурное подразделение

        администрации муниципального района или городского округа,

                         муниципальное учреждение)

     1. Наименование  органа    государственного    контроля   (надзора):

Министерство искусства и культурной политики Ульяновской области

     2. Наименование юридического    лица   фамилия, имя,   отчество (при

наличии) ________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     3. Место проведения плановой проверки ______________________________

     4. Реквизиты   распоряжения   Министра,    исполняющего  обязанности

Министра о проведении проверки __________________________________________

_________________________________________________________________________

                      (наименование акта, N, дата)

     5. Учётный номер проверки и дата присвоения учётного номера проверки

в ФГИС "Единый реестр проверок" _________________________________________

     6. Перечень вопросов, отражающих содержание основных требований

N	Вопросы, отражающие содержание обязательных требований	Реквизиты нормативных правовых актов, с указанием их структурных единиц, которыми установлены обязательные требования	Ответы на вопросы* (2)
1	2	3	4
1.	Размещается ли архив в здании(ях) и (или) отдельных помещениях здания?	П. 3.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные приказом Федерального архивного агентства от 02 марта 2020 года N 24 (далее - Правила)
2.	Размещается ли архив в специально приспособленном здании (помещениях)?	П. 3.2 Правил
3.	Допускается ли размещение архива в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с сырыми основными, подвалах и помещениях расположенных ниже уровня земли, помещениях с печным отоплением?	П. 3.2 Правил
4.	Проводилась ли в установленном порядке экспертиза здания приспособленного под архив?	П. 3.2 Правил
5.	Обеспечен ли архив помещениями основного назначения?	П. 3.1 Правил
6.	Допускается ли в архивохранилище прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды?	П. 3.3 Правил
7.	Допускается ли применение оборудования и средств хранения архивных документов, а также покрытие стен, полов, потолков собирающие пыль и выделяющие агрессивные химические вещества?	П. 2.1 1.1.2 Правил
8.	Допускается ли размещение архивохранилища вблизи с лабораторными, производственными, бытовыми помещениями и иметь с ними общую вентиляцию?	П. 3.3, 5.12 Правил
9.	Соблюдаются ли требования к высоте архивохранилищ (не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка)1	П. 3.3 Правил
10.	Соблюдается ли в архиве противопожарный режим?	П. 5.1 Правил
11.	Заключен ли договор на охрану архива?	П. 5.3 Правил
12.	Оснащены ли средствами охранной сигнализации архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход, если отсутствует круглосуточный пост охраны?	П. 5.7 Правил
13.	Опечатываются ли архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, а также материальные ценности, аварийные и запасные выходы из здания архива, основной вход, если отсутствует круглосуточный пост охраны?	П. 5.8 Правил
14.	Оборудованы ли архивохранилища дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности?	П. 5.9 Правил
15.	Ведется ли журнал регистрации ключей к замкам помещений архива?	П. 5.9 Правил
16.	Соблюдена ли экземплярность комплектов ключей к помещениям архива? (не менее двух комплектов ключей)	П. 5.9 Правил
17.	Утверждена ли инструкция об охранном режиме архива, устанавливающая порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, получения ключей в службе охраны, сдачи ключей и помещений под охрану?	П. 5.3 Правил
18.	Имеют ли право на доступ в архивохранилище все сотрудники архива и иные лица?	П. 5.5 Правил
19.	Оснащены ли контрольно-измерительными приборами архивохранилища?	П. 5.17 Правил
20.	Соблюдается ли нормативный температурно-влажностный режим? (температура 17-19 °С, относительная влажность воздуха 50-55%)	П. 5.13 Правил
21.	Ведется ли регистрационный журнал показаний контрольно-измерительных приборов?	П. 5.17 Правил
22.	Размещаются ли архивные документы в помещениях с окнами?	П. 5.19 Правил
23.	Размещаются ли архивные документы в помещениях без окон?	П. 5.18 Правил
24.	Обеспечивается ли хранение архивных документов в вентилируемом помещении, обеспечивающим рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды?	П. 5.12, 5.13 Правил
25.	Обеспечивается ли хранение архивных документов в темноте (в переплетах, папках, коробках, конвертах, специально оборудованных шкафах, на металлических стеллажах закрытого типа)?	П. 4.1, 5.18, 6.1 Правил
26.	Применяются ли на окнах в архивохранилище защитные фильтры?	П. 5.19 Правил
27.	Оборудованы ли в архивохранилище лампы накаливания в закрытые плафоны с гладкой наружной поверхностью?	П. 5.19 Правил
28.	Не допускается ли размещение архивных документов на полу, подоконниках?	П. 6.4 Правил
29.	Планируются ли санитарные дни для проведения санитарно-гигиенических работ?	П. 5.22 Правил
30.	Подвергаются ли архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) обязательному энтомологическому и микологическому осмотру с целью обнаружения насекомых и плесневых грибов?	П. 5.23 Правил
31.	Оборудованы ли архивохранилища стеллажами?	П. 4.1 Правил
32.	Обработаны ли деревянные стеллажи, находящиеся в нормальном санитарно- биологическом состоянии, огнезащитным составом?	П. 4.1 Правил
33.	Установлены ли стеллажи и шкафы открытого типа перпендикулярно стенам с оконными проемами в архивохранилище с естественным освещением?	П. 4.2 Правил
34.	Соблюдены ли следующие нормы установки стационарных стеллажей и шкафов в архивохранилищах: - расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см; расстояние между соседними стеллажами (проход) - 75 см; - расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - 75 см; - расстояние между стеной и торцом стеллажа (шкафа, сейфа) (обход) - 45 см; - расстояние между потолком и верхней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) - 50 см; - расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) -15 см; - расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа, сейфа) в цокольных этажах - 30 см; - расстояние от нагревательных и (или) отопительных устройств - 100 см?	П. 4.2 Правил
35.	Размещаются ли архивные документы на бумажной основе на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, коробках, конвертах, связках при условии их упаковки в бумагу)	П. 6.1, 6.2, 6.3 Правил
36.	Утвержден ли руководителем архива план (схема) размещения архивных фондов?	П. 8.1 Правил
37.	Подлежат ли сейфовому хранению с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями единицы хранения содержащие уникальные документы?	П. 8.3 Правил
38.	Все ли помещения архива в которых осуществляется хранение документов, а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) пронумерованы?	П. 4.4 Правил
39.	Пронумерованы ли стеллажи, шкафы и сейфы слева направо от входа?	П. 4.4 Правил
40.	Пронумерованы ли сверху вниз, слева направо полки стеллажей, шкафов и сейфов?	П. 4.4 Правил
41.	Составляются ли постеллажные топографические указатели?	П. 8.4 Правил
42.	Составляются ли пофондовые топографические указатели?	П. 8.4 Правил
43.	Каждое ли первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжено ярлыком?	П. 6.5 Правил
44.	Указывается ли на ярлыках название и номер архивного фонда, номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке?	П. 6.5 Правил
45.	Соблюдены ли сроки плановой цикличной проверки наличия и состояния архивных документов? (в муниципальном архиве - 1 раз в 10 лет; в государственном архиве - не мене одного раза в 23 лет)	П. 10.2 Правил
46.	Фиксируются ли результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов?	П. 10.4 Правил
47.	Проставляется ли по окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку?	П. 10.6 Правил
48.	Создаются ли в архиве учётные документы при помощи ФГИС "Архивный фонд" на основании вносимых в неё данных?	П. 23.1 Правил
49.	Заносятся ли результаты проверки физического состояния архивных документов в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов?	П. 11.9 Правил
50.	Опечатываются ли после проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами?	П. 10.6 Правил
51.	Организуется ли розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, с момента выявления их отсутствия и проводится ли в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях?	П. 10.8 Правил
52.	Составляются ли на архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска?	П. 10.8, приложение N 2 Правил
53.	Представляются ли акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, подробная справка о проведении розыска, акт проверки наличия и состояния архивных документов в Министерство для принятия окончательного решения о снятии с учета архивных документов, не обнаруженных в ходе розыска?	П. 10.9 Правил
54.	Оформляется ли приказом руководителя архива решение о снятии архивных документов, не обнаруженных в ходе розыска, с учета?	П. 13.2 Правил
55.	Оформляется ли в архиве заказ (требование) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов?	П. 14.7 Правил
56.	Осуществляется ли раздельная регистрация выдачи архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища по каждому из них и виду выдачи?	П. 14.8 Правил
57.	Проводится ли выверка книг выдачи архивных документов не реже одного раза в квартал или в полугодие?	П. 14.11 Правил
58.	Осуществляется ли страховое копирование особо ценных документов, при их наличии?	П. 18.1 Правил
59.	Ведется ли в архиве книга учета поступлений документов?	П. 23.2 Правил
60.	Соответствует ли форма книга учета поступлений документов установленной форме?	П. 23.2, приложение N 4 Правил
61.	Соблюдаются ли требования к ведению книги учета поступлений документов?	П. 23.2 Правил
62.	Ведется ли в архиве список фондов?	П. 23.2 Правил
63.	Соответствует ли форма списка фондов установленной форме?	П. 23.2, приложение N 5 Правил
64.	Соблюдаются ли требования к ведению списка фондов?	П. 35.3 Правил
65.	Ведется ли в архиве лист фонда?	П. 23.2 Правил
66.	Соблюдаются ли требования к ведению листа фонда?	П. 23.2 Правил
67.	Имеет ли опись дел, документов, том описи дел, документов лист-заверитель?	П. 23.2, приложения N 6, 7, 8 Правил
68.	Ведется ли в архиве реестр описей дел, документов?	П. 23.2 Правил
69.	Соблюдаются ли требования к ведению дела фонда?	П. 23.2 Правил
70.	Ведется ли в архиве список фондов, содержащих особо ценные документы?	П. 23.3 Правил
71.	Ведется ли в архиве реестр описей особо ценных дел, документов?	П. 23.3 Правил
72.	Имеется ли в архиве список организаций - источников комплектования согласованный и утвержденный в установленном порядке?	Пп. 35.1, 35.6 Правил
73.	Соблюдаются ли требования к ведению наблюдательных дел организаций - источников комплектования архива?	П. 35.9 Правил
74.	Осуществляется ли согласование инструкций по делопроизводству, примерных и индивидуальных номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива?	П. 38.1 Правил
75.	Соблюдаются ли сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в источниках комплектования архива?	ст. 22 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", п. 4.4 Правил
76.	Имеются ли соответствующие действующему законодательству договоры с негосударственными организациями?	П. 2, ст. 23 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", пп. 43.1, 4.4 Правил
77.	Утвержден ли в архиве план-график приема документов Архивного фонда Российской Федерации	П. 37.2 Правил
78.	Оформляется ли акт приема-передачи документов на хранение при приеме архивных документов?	П. 37.8, приложение N 3 Правил
79.	Осуществляет ли архив прием запросов непосредственно в архиве, по электронной почте, с использованием официального сайта, единого портала государственных и муниципальных услуг, по информационно- телекоммуникационным сетям ?	П. 46.2 Правил
80.	Соблюдаются ли сроки исполнения тематических запросов в архиве?	П. 46.6 Правил
81.	Соблюдаются ли сроки исполнения запросов социально-правового характера в архиве?	П. 46.6 Правил
82.	Оформляется ли на бланке архива Архивная справка, содержит ли название ("Архивная справка"), информацию по теме запроса	П. 46.9, приложение N 11 Правил
83.	Приводятся ли в конце архивной справки (архивной выписки) архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для ее составления?	Пп. 46.9, 46.10 Правил
84.	Ведет ли архив раздельный учет форм использования архивных документов, в том числе поступающих запросов на бумажном носителе и (или) в электронном виде?	П. 5.1 Правил
85.	Проставляются ли на обороте каждого листа архивной копии архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа?	П. 46.11 Правил
86.	Расписывается ли получатель архивной справки и архивной выписки на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения?	П. 46.12 Правил
87.	Обеспечивается ли заполнение анкеты пользователя, работающего в читальном зеле, в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации?	П. 2.2 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 1 сентября 2017 года N 143 (далее - Порядок)
88.	Обеспечивается ли заполнение заказа (требования) за получение дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в полном объеме?	П. 4.2.7 Порядка
89.	Обеспечивается ли заполнение листа использования полученных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним (при наличии у них листов использования) в полном объеме?	П. 4.2.10 Порядка
90.	Составляются ли Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных и городских архивов на 1 декабря .... г. и представляются ли в Министерство?	П. 2.6.2, приложение N 6 Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 11 марта 1997 года N 11

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "п. 2.11.1.2" имеется в виду "п. 2.1, п. 11.2"

Отметка юридического лица о получении проверочного листа:

_________________________________________________________________________

                           (Ф.И.О., должность)

"__" ___________ 20__ г.                       __________________________

                                                       (подпись)

Должность, фамилия и инициалы должностного лица Министерства  искусства и

культурной политики Ульяновской области, проводящего плановую  проверку и

заполняющего проверочный лист

_________________________________________________________________________

Дата заполнения листа "__" _____________ 20__ г.   ______________________

                                                         (подпись)

*(2) Указывается: "да", "нет".".

2. Настоящий приказ вступает в силу на следующий день после дня его официального опубликования.

Министр

Е.Е. Сидорова