Приложение N 1. Положение об организации проектной деятельности

Приложение N 1
к постановлению
администрации
Ковровского района
от 4 февраля 2020 г. N 34

Положение
об организации проектной деятельности

1. Общие положения

1.1. Положение об организации проектной деятельности (далее - Положение) определяет принципы и порядок организации проектной деятельности в администрации Ковровского муниципального района.

1.2. Положение распространяется на проекты, реализуемые в органах исполнительной власти области (далее - ОИВ) с участием администрации Ковровского муниципального района.

1.3. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение цели и уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений;

жизненный цикл проекта - набор обязательных последовательных этапов реализации проекта: инициирование проекта, планирование проекта, реализация проекта, закрытие проекта;

проектная деятельность - деятельность, осуществляемая на всех этапах жизненного цикла проекта;

приостановление проекта - временное прекращение реализации мероприятий проекта с возможностью последующего возобновления их выполнения;

управление проектом - деятельность, связанная с планированием, организацией и контролем над использованием трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов, выделенных для реализации проекта;

проектная документация - предложение по проекту, паспорт проекта, сводный план проекта, итоговый отчет по проекту;

этап реализации проекта - ограниченный во времени набор мероприятий проекта, объединенный с целью достижения основного результата выделенной (обособленной) части проекта;

мероприятие проекта - имеющий сроки начала и окончания комплекс связанных действий, выполняемых для достижения результата проекта;

блок мероприятий проекта - часть проекта, объединяющая несколько мероприятий проекта с целью достижения цели проекта;

результат проекта - измеримое выражение социальных, экономических и иных эффектов, полученных в результате реализации проекта;

контрольная точка проекта - значимое событие проекта, отражающее получение измеримых результатов проекта и имеющее срок окончания;

бюджет проекта - сумма финансовых средств, необходимых для реализации проекта;

мониторинг проектной деятельности - систематический сбор информации и ее анализ с целью прогнозирования и оценки хода реализации проекта.

1.4. Уполномоченным органом по вопросам внедрения проектной деятельности в администрации Ковровского района является управление экономики, имущественных и земельных отношений администрации Ковровского района (далее именуется уполномоченный орган).

1.5. Реализации в соответствии с настоящим Положением подлежат проекты, направленные на достижение целей и задач, определенных в документах стратегического планирования муниципального района и (или) нормативных правовых актах муниципального района, и проекты, инициируемые в соответствии с поручениями главы администрации Ковровского района.

1.6. Настоящее Положение распространяется на проекты, реализуемые администрацией Ковровского района с участием подведомственных организаций и хозяйствующих субъектов с использованием средств муниципального, областного, федерального бюджетов, а также на проекты, реализуемые за счет внебюджетных источников финансирования с участием в них администрации Ковровского района.

1.7. Факторами, свидетельствующими о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, являются:

нацеленность проекта на достижение уникального результата на территории муниципального района;

необходимость при реализации проекта без применения проектной деятельности внесения изменений в деятельность администрации Ковровского района (организационной структуры, процессов управления);

необходимость интеграции нормативных, контрольных и финансовых (бюджетных, внебюджетных) инструментов для реализации проекта;

необходимость организации для реализации проекта эффективного внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия, а также взаимодействия с хозяйствующими субъектами, которых планируется привлечь для реализации проекта.

1.8. Проектная деятельность в администрации Ковровского района состоит из следующих процессов: инициирование проекта, планирование проекта, реализация проекта, закрытие проекта, приостановление проекта, мониторинг проектной деятельности и контроль над реализацией проекта.

1.9. Функциональная структура системы управления проектной деятельностью включает в себя:

а) постоянные органы управления проектной деятельностью:

Управляющий совет по реализации приоритетных проектов при администрации Ковровского муниципального района Владимирской области (далее - Управляющий совет);

проектный офис муниципального образования Ковровский район (далее - проектный офис);

б) временный орган управления проектной деятельностью - команда проекта, в которую входят:

группа управления проектом, состоящая из куратора проекта и руководителя проекта;

рабочая группа проекта, состоящая из администратора проекта, специалистов, ответственных за реализацию блоков мероприятий проекта, специалистов, ответственных за реализацию входящих в блоки мероприятий проекта отдельных мероприятий проекта.

1.10. Функции органов управления проектной деятельностью и лиц, входящих в состав группы управления проектом и рабочей группы проекта, определяются настоящим Положением и функциональной структурой системы управления проектной деятельностью в администрации Ковровского района.

2. Инициирование проекта

2.1. Началом этапа инициирования проекта является направление инициатором проекта предложения по проекту в проектный офис.

2.2. Предложения по проектам инициируются администрацией Ковровского района, органами местного самоуправления поселений, входящих в состав Ковровского района.

2.3. Предложение по проекту должно содержать следующие сведения о проекте:

наименование проекта;

цель проекта;

примерное местонахождение земельного участка, на котором предполагается реализация проекта (при необходимости);

бюджет проекта и источники его финансирования (при необходимости);

основные мероприятия, необходимые для реализации проекта;

результат проекта;

факторы, свидетельствующие о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности;

предполагаемые федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти Владимирской области, органы местного самоуправления, должностные лица, хозяйствующие субъекты, специалисты в определенной сфере деятельности, участие которых, по мнению инициатора проекта, необходимо для реализации проекта;

предполагаемый куратор проекта;

предполагаемый руководитель проекта;

иные сведения, касающиеся реализации проекта.

Форма предложения по проекту и требования к подготовке предложения по проекту утверждаются постановлением администрации Ковровского района.

2.4. Проектный офис в течение 10 рабочих дней со дня получения предложения по проекту:

1) осуществляет регистрацию предложения по проекту;

2) осуществляет рассмотрение предложения по проекту на предмет наличия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, а также осуществляет проверку предложения по проекту на соответствие утвержденной форме и требованиям к его подготовке;

3) в случае отсутствия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, отклоняет предложение по проекту и уведомляет инициатора проекта об отклонении предложения по проекту с указанием причин;

4) в случае несоответствия предложения по проекту утвержденным форме и (или) требованиям к его подготовке направляет предложение по проекту инициатору проекта на доработку;

5) в случае наличия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, и соответствия предложения по проекту утвержденным форме и требованиям к его подготовке направляет предложение по проекту на согласование:

в федеральные органы исполнительной власти, к сфере деятельности которых относится решение вопросов, связанных с реализацией проекта (далее - согласующие органы), - для согласования в части целесообразности реализации проекта на территории муниципального района;

в хозяйствующие субъекты, указанные в предложении по проекту, а также в хозяйствующие субъекты, к сфере деятельности которых относится решение вопросов, связанных с реализацией проекта, - для согласования в части участия в реализации проекта работников хозяйствующего субъекта.

2.5. Руководители структурных подразделений администрации Ковровского района, к сферам деятельности которых относится проект, а также согласующие органы в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты поступления к ним предложения по проекту:

1) рассматривают предложение по проекту;

2) по результатам рассмотрения направляют в проектный офис заключение, которое должно содержать:

выводы о целесообразности реализации проекта на территории муниципального района (далее - выводы о целесообразности реализации проекта) с предложениями по кандидатурам для включения в предполагаемый состав рабочей группы проекта и при наличии замечания к предложению по проекту с мотивированным обоснованием (далее - замечания) либо выводы о нецелесообразности реализации проекта на территории Ковровского района (далее - выводы о нецелесообразности реализации проекта) с мотивированным обоснованием.

К выводам о нецелесообразности реализации проекта могут прилагаться замечания.

2.6. При наличии в заключении выводов о целесообразности реализации проекта и при отсутствии замечаний проектный офис на следующий рабочий день с даты поступления заключения направляет его на рассмотрение Управляющему совету с приложением презентации.

Требования к форме презентации проекта утверждаются постановлением администрации Ковровского района.

2.7. Управляющий совет в течение 20 рабочих дней с даты поступления предложения по проекту рассматривает его и принимает одно из следующих решений:

об открытии проекта, подготовке паспорта проекта с учетом рекомендаций Управляющего совета (при наличии) и утверждении состава группы управления проектом;

об отклонении проекта.

Решение об отклонении проекта принимается Управляющим советом в случае, если цели и задачи проекта не соответствуют целям и задачам, указанным в пункте 1.4 Положения.

2.8. Решение об открытии проекта направляется в проектный офис на следующий рабочий день после принятия соответствующего решения.

2.9. Цель проекта после принятия решения об открытии проекта не подлежит изменению на протяжении всего жизненного цикла проекта.

2.10. Группа управления проектом совместно с инициатором проекта и проектным офисом в срок, не превышающий 30 рабочих дней со дня принятия решения об открытии проекта, обеспечивает подготовку паспорта проекта.

Форма паспорта проекта и требования к его подготовке утверждаются постановлением администрации Ковровского района.

2.11. Паспорт проекта утверждается председателем Управляющего совета.

2.12. Виза об утверждении паспорта проекта является основанием для включения предлагаемого проекта в перечень проектов, реализуемых на территории муниципального района.

2.13. При отсутствии утвержденного паспорта проекта более 60 рабочих дней со дня принятия решения об открытии проекта проектным офисом обеспечивается закрытие проекта.

2.14. С даты утверждения паспорта проекта завершается этап инициирования проекта и начинается этап планирования проекта. Подготовка паспорта проекта.

3. Планирование проекта

3.1. Началом этапа планирования проекта является формирование группой управления проектом рабочей группы проекта.

3.2. Рабочая группа проекта совместно с проектным офисом осуществляет подготовку сводного плана проекта на основе утвержденного паспорта проекта.

Форма сводного плана проекта и требования к его подготовке утверждаются постановлением администрации Ковровского района.

Подготовка и согласование сводного плана проекта осуществляются не позднее 30 рабочих дней со дня утверждения паспорта проекта.

3.3. На этапе планирования проекта производится разделение проекта на мероприятия и выделение контрольных точек проекта.

Контрольная точка проекта - значимое событие проекта или процесса, отражающее получение измеримых результатов и имеющее только срок окончания.

Целесообразно выделять не менее 1 контрольной точки в месяц по каждой группе взаимосвязанных мероприятий.

3.4. Сводный план проекта должен предусматривать календарный план-график проведения мероприятий проекта (далее - план-график), бюджет проекта (при наличии), риски проекта.

3.5. Подготовленный сводный план проекта подписывается руководителем проекта и представляется им на согласование куратору проекта, в проектный офис.

Условием согласования сводного плана проекта проектным офисом является соответствие сводного плана проекта утвержденным форме и требованиям к подготовке сводного плана.

3.6. Согласованный сводный план проекта утверждается председателем Управляющего совета в течение пяти рабочих дней с даты согласования его с проектным офисом.

3.7. С даты утверждения сводного плана проекта завершается этап планирования проекта и начинается этап реализации проекта.

4. Реализация проекта

4.1. Этап реализации проекта состоит из следующих стадий:

выполнение мероприятий проекта в соответствии с планом-графиком;

внесение изменений в проект (при необходимости).

4.2. Выполнение мероприятий проекта в соответствии с планом-графиком организует руководитель проекта.

4.3. Рабочая группа проекта под управлением руководителя проекта осуществляет выполнение мероприятий проекта в соответствии с планом-графиком и обеспечивает размещение документов, подтверждающих выполнение мероприятий проекта.

4.4. Стадия внесения изменений в проект включает в себя внесение изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта.

4.4.1. Основаниями для внесения изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта являются установленные в ходе реализации проекта членами рабочей группы проекта:

отклонения фактических показателей выполнения мероприятий проекта, достигнутых в ходе реализации проекта (далее - фактические показатели), от плановых показателей, предусмотренных планом-графиком и паспортом проекта (далее - плановые показатели);

необходимость совершения опережающих действий с целью предупреждения возникновения возможных (ожидаемых) отклонений фактических показателей от плановых показателей.

4.4.2. Для внесения изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта рабочая группа проекта готовит ведомость изменений проекта, которая подписывается руководителем проекта и согласовывается куратором проекта.

Согласованная ведомость изменений проекта подлежит согласованию проектным офисом.

Обязательным условием согласования ведомости изменений проекта проектным офисом является соответствие ведомости изменений проекта форме и требованиям к подготовке ведомости изменений проекта, утвержденным постановлением администрации Ковровского района.

Согласованная ведомость изменений проекта предоставляется проектным офисом на утверждение председателю Управляющего совета.

Утвержденная ведомость изменений проекта является неотъемлемой частью сводного плана проекта и (или) паспорта проекта, в который вносятся изменения.

4.5. В случае, если внесение изменений в проект повлекло включение в план-график новых мероприятий проекта и (или) детализацию мероприятий проекта, включенных в план-график, руководитель проекта при необходимости принимает меры к изменению состава рабочей группы проекта.

4.6. Этап реализации проекта завершается после выполнения всех мероприятий проекта и получения всех результатов проекта, предусмотренных сводным планом проекта и паспортом проекта.

5. Закрытие проекта

5.1. Началом этапа закрытия проекта является подготовка командой проекта совместно с проектным офисом итогового отчета по проекту.

Подготовка и согласование итогового отчета по проекту осуществляется не позднее 15 рабочих дней с даты выполнения последнего мероприятия проекта в соответствии со сводным планом проекта.

5.2. Итоговый отчет по проекту готовится в соответствии с формой и требованиями по подготовке итогового отчета по проекту, утвержденными постановлением администрации Ковровского района, и должен содержать следующую информацию:

1) о достижении результатов проекта, цели проекта;

2) об использовании выделенных для реализации проекта ресурсов;

3) о факторах, повлиявших на реализацию проекта;

4) о статусе реализации проекта:

"проект реализован успешно без отклонений" - в случае, если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, выполнены требования к результатам проекта, отсутствуют отклонения по срокам выполнения работ и использованию бюджета проекта;

"проект реализован успешно с незначительными отклонениями" - в случае если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, но имеются отклонения по одному из условий: выполнение требований к результату проекта или соблюдение сроков проекта или бюджета проекта;

"проект реализован успешно со значительными отклонениями" - в случае если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, но имеются отклонения по двум условиям: выполнение требований к результату проекта или соблюдение сроков проекта или бюджета проекта;

"проект не реализован, ресурсы не использованы" - в случае если цель проекта не достигнута, все ресурсы не использованы;

"проект не реализован, ресурсы использованы" - в случае если цель проекта не достигнута, часть ресурсов или все ресурсы использованы.

5.3. Подготовленный итоговый отчет по проекту подписывается руководителем проекта и представляется на согласование куратору проекта и в проектный офис.

5.4. Согласованный итоговый отчет по проекту с приложением презентации не позднее трех рабочих дней со дня согласования направляется проектным офисом на рассмотрение проектного офиса.

Управляющий совет в течение 20 рабочих дней с даты поступления согласованного итогового отчета принимает решение о закрытии проекта с соответствующим статусом реализации проекта и утверждении итогового отчета по проекту.

5.5. Решение о закрытии проекта является основанием для расформирования команды проекта.

Руководитель проекта в течение 10 рабочих дней с даты принятия решения о закрытии проекта направляет по основному месту работы членов рабочей группы информацию за подписью куратора проекта об итогах их работы с целью рассмотрения возможности применения к членам рабочей группы мер поощрения в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

6. Приостановление проекта

6.1. Приостановление проекта возможно на этапах планирования или реализации проекта.

6.2. Решение о приостановлении проекта принимается группой управления проектом и оформляется протоколом.

6.3. Руководитель проекта в день принятия решения о приостановлении проекта направляет указанное решение в проектный офис.

Проектный офис не позднее пяти рабочих дней со дня получения решения о приостановлении проекта представляет указанное решение на согласование председателю Управляющего совета.

Проект считается приостановленным в случае согласования его приостановления председателем Управляющего совета.

6.4. Решение о возобновлении проекта принимается группой управления проектом и оформляется протоколом.

6.5. Руководитель проекта в день принятия решения о возобновлении проекта направляет указанное решение в проектный офис.

Решение о возобновлении проекта согласовывается председателем Управляющего совета не позднее пяти рабочих дней со дня его получения.

Проект считается возобновленным в случае согласования его возобновления председателем Управляющего совета.

7. Мониторинг проектной деятельности и контроль над реализацией проекта

7.1. Мониторинг проектной деятельности (далее - мониторинг) осуществляется проектным офисом.

7.2. Мониторинг осуществляется на основании следующих документов:

проектной документации;

документов, касающихся формирования команд проектов;

протоколов Управляющего совета, групп управления проектами, рабочих групп проектов;

отчетных документов, подтверждающих выполнение мероприятий проектов по контрольным точкам проектов.

7.3. Мониторинг включает анализ соответствия фактических показателей плановым показателям, а также анализ хода реализации проектов на основании информации, содержащейся в отчетах о результатах мониторинга, и документах, указанных в пункте 7.2 Положения.

По итогам мониторинга проектным офисом оформляется отчет о ходе реализации проекта (далее - отчет о результатах мониторинга).

7.4. В целях проверки достоверности информации, содержащейся в отчетах о результатах мониторинга, проектный офис вправе с привлечением руководителя проекта и (или) членов рабочей группы проекта осуществлять выездные мероприятия.

Проектным офисом по итогам выездного мероприятия оформляется протокол о ходе реализации проекта.

7.5. Проектный офис на основании данных, полученных в результате мониторинга, при необходимости представляет Управляющему совету заключения и рекомендации по итогам мониторинга.

7.6. Контроль над реализацией проекта представляет собой проверку соответствия выполненных мероприятий проекта и фактически полученных результатов проекта сводному плану проекта и паспорту проекта.

7.7. Контроль над реализацией проекта осуществляется на двух уровнях:

на первом уровне - руководителем проекта и администратором проекта;

на втором уровне - проектным офисом в отношении всех проектов.

7.8. Контроль над реализацией проекта осуществляется на основании следующих документов:

документов, указанных в пункте 7.2 Положения;

отчетов о результатах мониторинга;

отчетов о ходе реализации проекта;

протоколов о ходе реализации проекта.

7.9. На первом уровне контроля над реализацией проекта осуществляется анализ соответствия фактических показателей плановым показателям, по итогам которого оформляется отчет о результатах контроля над реализацией проекта.

На втором уровне контроля над реализацией проекта осуществляется проверка хода реализации проекта, по итогам которой проектным офисом оформляется протокол о результатах проверки хода реализации проекта.

7.10. В случае, если по результатам мониторинга и контроля над реализацией проекта выявлены отклонения фактических показателей от плановых показателей, проектный офис направляет группе управления проектом уведомление о внесении изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта.

7.11. Внесение изменений в сводный план проекта и (или) паспорт проекта осуществляется в порядке, предусмотренном подпунктом 4.4.2 пункта 4.4 Положения.