Раздел VIII. Рассмотрение обращения, подготовка и оформление ответа заявителю

Раздел VIII. Рассмотрение обращения, подготовка и оформление
ответа заявителю

1. Исполнитель при рассмотрении обращения обязан:

- внимательно разобраться по существу заданного вопроса. При необходимости затребовать нужные документы, направить специалистов на места для проверки, принять иные меры для объективного и всестороннего рассмотрения поставленных в обращении вопросов;

- принимать обоснованные решения по обращению заявителя, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;

- систематически анализировать обращения с целью устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, общественных объединений, в том числе юридических лиц;

- соблюдать сроки рассмотрения и направления ответа по существу поставленных в обращении вопросов в соответствии с действующим законодательством.

2. Исполнитель, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

3. После рассмотрения обращения, поступившего на имя Главы города или высшего должностного лица Администрации города, основной исполнитель готовит проект ответа (уведомление о перенаправлении обращения по компетенции, ответ на запрос) за подписью высшего должностного лица Администрации города в курируемой сфере на бланке установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города, с согласованием руководителя структурного подразделения и передает специалистам отдела.

Специалисты отдела передают на подпись высшему должностному лицу, подписанный ответ регистрируют в СЭД и направляют заявителю (вышестоящему органу в случае запроса).

4. В случае если обращение (запрос) поручено для рассмотрения нескольким должностным лицам, основной исполнитель готовит проект ответа (уведомление о перенаправлении обращения по компетенции, ответ на запрос) за подписью высшего должностного лица Администрации города, указанного в резолюции первым, с согласованием остальных высших должностных лиц Администрации города.

5. В ответе четко и последовательно должны излагаться исчерпывающие разъяснения на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении сведений о нарушении прав гражданина, изложенных в его обращении, в ответе следует указать, какие меры приняты по устранению выявленных нарушений.

6. Ответ на коллективное обращение направляется в адрес заявителя, указанного в обращении первым, или заявителю, в адрес которого просят направить ответ. В ответе на коллективное обращение в реквизите "Адресат" указывается формулировка "Для уведомления остальных заявителей".

7. Ответ на обращение (уведомление о перенаправлении обращения по компетенции, ответ на запрос), поступившее на имя руководителя структурного подразделения, готовит основной исполнитель с согласованием начальника отдела структурного подразделения, подписывает руководитель структурного подразделения, заместитель руководителя структурного подразделения или ответственное лицо, исполняющее обязанности руководителя структурного подразделения. Регистрацию и направление ответа за подписью руководителя структурного подразделения осуществляют специалисты учреждения или ответственные лица СПА.

8. Ответ на запрос в адрес руководителей федеральных органов государственной власти, Думы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Думы города Сургута и руководителей органов местного самоуправления подписывает Глава города, в случае его отсутствия - исполняющий обязанности главы Администрации города, предварительно согласованный с высшим должностным лицом, по направлению деятельности.

9. Запросы, направленные в адрес Администрации города и ее структурных подразделений, не подлежат перенаправлению по компетенции в иные государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам.

В случае если рассмотрение запроса по обращению заявителя не входит в компетенцию Администрации города или должностного лица, то исполнитель подготавливает ответ (проект ответа) в тот орган или тому должностному лицу, которое направило запрос, с соответствующими разъяснениями об отсутствии запрошенных для обращения документов, материалов и информации, в течение 15 календарных дней или в возможно короткие сроки.

10. Специалисты отдела, специалисты учреждения, ответственные лица СПА осуществляют проверку качества оформления проектов ответов, представляемых на подпись должностным лицам, ответственным за рассмотрение обращения, на предмет их соответствия правилам и нормам делопроизводства.

11. Ответы, подготовленные с нарушением требований настоящего порядка и Инструкции по делопроизводству в Администрации города, возвращаются специалистами отдела, специалистами учреждения, ответственными лицами СПА исполнителю для доработки.

12. Ответ на обращение, поступившее в Администрацию города и ее структурные подразделения в форме электронного документа, направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении. Ответ на обращение, поступившее в Администрацию города в письменной форме, направляется заказным письмом по почтовому адресу, указанному в обращении, в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.

В случае если в электронном обращении заявитель указал почтовый адрес для получения ответа, то ответ дополнительно направляется в письменной форме на почтовый адрес, указанный заявителем в обращении.

В случае если в письменном обращении заявитель указал адрес электронной почты для получения ответа, то ответ дополнительно направляется в форме электронного документа на адрес электронной почты, указанный заявителем в обращении.

На обращение, поступившее в Администрацию города и ее структурные подразделения, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований части 2 статьи 6 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" на официальном портале Администрации города. Заявителю, направившему обращение, в течение семи календарных дней сообщается адрес официального портала Администрации города, на котором размещен ответ.

13. Ответы на обращения, поступившие в Администрацию города и содержащие жалобу на решение или действие (бездействие) должностного лица Администрации города, подписывает Глава города, в его отсутствие - должностное лицо, его замещающее.

14. К ответу на обращение прилагается памятка о способах выражения мнения заявителя. Образец памятки приводится в приложении 4 к настоящему порядку.

15. Если на обращение дается промежуточный ответ, в нем указывается срок подготовки окончательного ответа.

16. В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города ответ заявителю должен включать в себя следующие реквизиты:

16.1. "Адресат". В реквизите "Адресат" указывается фамилия, инициалы заявителя и адрес:

- почтовый (в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи), при поступлении письменного обращения;

- адрес электронной почты, при поступлении электронного обращения;

- почтовый адрес и адрес электронной почты, при поступлении обращения с указанием двух адресов в своем обращении.

16.2. "Текст ответа":

- обращение к заявителю по имени и отчеству (последнее - при наличии);

- текст письма.

16.3. "Подпись": полное наименование должности, инициалы (имя, отчество), фамилия, личная подпись Главы города, в случае его отсутствия - исполняющего обязанности главы Администрации города, должностных лиц Администрации города, руководителей структурных подразделений Администрации города.

16.4. "Отметка об исполнителе": фамилия, имя, отчество (полностью), номер служебного телефона с указанием кода города. В случае подготовки ответа несколькими исполнителями первым указывается основной исполнитель, подготовивший сводный ответ (проект ответа).

16.5. "Регистрационный номер и дата".

17. Ответственность за качество, своевременность, объективность и полноту рассмотрения обращения, оформление проекта ответа, предоставляемого на подпись должностному лицу, соответствие правилам и нормам русского языка, требованиям настоящего порядка и Инструкции по делопроизводству в Администрации города несет непосредственный исполнитель документа и руководитель структурного подразделения Администрации города.