Раздел II. Прием, первичная обработка и регистрация письменных обращений граждан

Раздел II. Прием, первичная обработка и регистрация письменных
обращений граждан

1. Обращение, направленное в адрес Главы города, высшего должностного лица Администрации города, руководителя структурного подразделения Администрации города, может быть доставлено лично заявителем, через представителя, почтовым отправлением, посредством электронной почты, а также через Виртуальную приемную.

С целью обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке сведений, касающихся частной жизни заявителя и его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, согласно Федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", работник Администрации города, ее структурного подразделения (на чей служебный адрес электронной почты поступило обращение) в обязательном порядке должен проинформировать заявителя при помощи направления на его адрес электронной почты сообщения о необходимости направления электронных обращений непосредственно через Виртуальную приемную или на адрес электронной почты Администрации города.

2. Обращения, поступившие в адрес Главы города, высших должностных лиц Администрации города, руководителей структурных подразделений Администрации города, подлежат обязательному рассмотрению.

Заявитель в своем обращении в обязательном порядке указывает наименование органа местного самоуправления либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, в чей адрес направляется обращение, а также свою фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес и/или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации или продлении срока обращения, излагает суть предложения, заявления, жалобы, ставит личную подпись и дату (в письменном обращении).

В случае необходимости, в подтверждение своих доводов, заявитель прилагает к обращению документы и материалы либо их копии.

3. Если к письменному обращению прилагаются подлинные документы, удостоверяющие личность заявителя (паспорт, свидетельство, удостоверение и другие документы), специалисты отдела, специалисты учреждения или ответственные лица СПА копируют и возвращают оригиналы документов лично заявителю. В случае если заявитель прислал конверт с приклеенными на него знаками почтовой оплаты и подписанным адресом, конверт может быть использован для отправления ответа.

4. Регистрация обращения осуществляется в течение трех дней с момента его поступления в Администрацию города или ее структурные подразделения специалистами отдела, специалистами учреждения или ответственными лицами СПА в СЭД:

4.1. Специалисты отдела, специалисты учреждения или ответственные лица СПА при регистрации обращения проверяют правильность его адресования, выявляют поставленные в обращении вопросы, определяют тематику и тип, проверяют историю обращения на повторность, при необходимости сопоставляют с находящейся в архиве перепиской, заносят обращение с приложенными документами, а также информацию об обращении в СЭД с присвоением регистрационного номера, одновременно вводят аннотацию обращения, составляют карточку обращения.

4.2. В карточке обращения указывается фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, его адрес и дополнительные сведения, указанные заявителем в обращении. Если письмо подписывается двумя или более авторами, то регистрируется автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива, с обязательным указанием фамилии, инициалов и адреса одного из заявителей, для направления ответа.

4.3. Определяется форма поступления обращения (письменная, в форме электронного документа).

4.4. Указывается срок по документу.

4.5. Отмечается канал поступления обращения: если обращение перенаправлено, а также в случае направления запроса по обращению, указываются данные отправителя (Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Аппарат Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, Правительство Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и другое), проставляется дата и исходящий номер сопроводительного письма к обращению.

4.6. Определяется кратность поступления (первичное, повторное) обращения.

4.7. Определяется вид каждого обращения: предложение, заявление, жалоба.

4.8. Определяется тема и код вопроса в соответствии с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан.

4.9. При поступлении повторного обращения к нему приобщаются копии документов по предыдущему обращению, в СЭД создается связь с первоначальной карточкой обращения, определяется тип связи.

5. Выявляются обращения, для которых предусмотрен отдельный порядок рассмотрения. Данные обращения подлежат регистрации и рассмотрению в установленном законодательством порядке:

5.1. Анонимное обращение принимается, регистрируется и передается на рассмотрение должностному лицу. По итогам рассмотрения обращения ответственный исполнитель в письменном виде подготавливает информацию о результатах рассмотрения анонимного обращения в адрес заявителя с указанием имеющихся контактных данных. В случае их отсутствия в графе адресата указывается "Аноним". Информация не подлежит отправке заявителю, вносится в карточку обращения СЭД, документ снимается с контроля.

5.2. Анонимное обращение, в котором содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит регистрации, рассмотрению и направлению с сопроводительным письмом в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

5.3. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, регистрируется и в течение семи календарных дней со дня его регистрации возвращается заявителю, направившему обращение с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

5.4. Обращение с вопросом, ответ на который не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, регистрируется, рассматривается в установленном законодательством порядке, заявителю направляется информация о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

5.5. Обращение, содержащее вопросы, на которые заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу, а также по которым была прекращена переписка, с решением списать обращение в дело рассматривается в соответствии с разделом III настоящего порядка.

5.6. Обращение, текст которого не поддается прочтению или не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, а также обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи подлежит регистрации, но не подлежит направлению на рассмотрение в соответствии с компетенцией. Заявителю подготавливается и направляется письмо (уведомление) за подписью должностного лица об отказе в рассмотрении обращения и направлении ответа, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, специалистами отдела, специалистами учреждения или ответственными лицами СПА, в течение семи календарных дней со дня регистрации отдельного обращения.

5.7. В случае поступления в Администрацию города и ее структурные подразделения обращения (заявления) о предоставлении муниципальной услуги способами, не установленными административным регламентом предоставления данной услуги, то в течение семи календарных дней со дня регистрации исполнителем подготавливается заявителю информация, за подписью должностного лица, с разъяснением установленного порядка и способов подачи заявления о предоставлении муниципальной услуги.

6. На зарегистрированном обращении в правом нижнем углу первой страницы проставляется универсальный штрихкод (штамп) с датой и номером входящего документа. В случае если место, предназначенное для штрихкода (штампа), занято текстом письма, штрихкод (штамп) может быть поставлен в ином месте, обеспечивающим его прочтение.

7. На карточках обращений, поступивших в виде запроса из федеральных органов государственной власти, органов исполнительной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, проставляется штамп "Контроль".

В случае если в поручении указан сокращенный срок рассмотрения обращения, проставляется штамп "Особый контроль". Образцы штампов приводятся в приложении 1 к настоящему порядку.