Приложение N 1. Положение по управлению проектами в Администрации Елизовского муниципального района

Приложение N 1
к постановлению Администрации
Елизовского муниципального района
от 26.01.2021 N 57

Положение
по управлению проектами в Администрации Елизовского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение по управлению проектами в Администрации Елизовского муниципального района (далее - Положение) определяет цели, порядок и принципы управления проектами в Администрации Елизовского муниципального района (далее - Администрация).

1.2. Настоящее Положение применяется для управления проектами, направленными на реализацию достижения:

- региональных целей развития Камчатского края до 2030 года;

- муниципальных целей развития Елизовского района, определенных документами стратегического планирования.

1.3. Настоящее Положение распространяется на проекты, реализуемые в муниципальном районе, с использованием бюджетных средств, а также на проекты, реализуемые за счет внебюджетных источников финансирования с участием в них муниципального района, подведомственных организаций и организаций, учредителем которых выступает муниципальный район (далее - хозяйствующие субъекты).

2. Понятия и определения

2.1. Проект - комплекс взаимосвязанных работ, направленных на достижение запланированной цели и имеющих однократный, неповторяющийся характер.

2.2. Процесс - устойчивая совокупность периодически повторяющихся действий, выполняемых для достижения определенного результата, в рамках исполнения должностных обязанностей.

2.3. Управление проектом - планирование, организация и контроль временных, трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов (на всех этапах жизненного цикла проекта), направленных на достижение цели проекта.

2.4. Цель проекта - запланированное желаемое состояние объекта управления, для достижения которого осуществляется проект. Цель проекта должна:

- отражать ожидаемый социально-экономический полезный эффект от реализации проекта;

- иметь измеримые количественные показатели и сроки достижения;

- быть достижимой в реальных условиях, в которых осуществляется проект;

- полностью находиться в сфере ответственности и влияния исполнителя проекта.

2.5. Результат проекта - измеримое выражение социальных, экономических, интеллектуальных и иных эффектов, полученных в результате реализации проекта.

2.6. Инициатор проекта - физическое лицо или юридическое лицо, которое выступает с обоснованием необходимости и возможности реализации проекта и является получателем результата проекта.

2.7. Функциональный заказчик - организация, бюджетное учреждение, являющееся потенциальным потребителем результатов проекта и предъявляющая к планируемым результатам проекта функциональные требования.

2.8. Совет при главе Елизовского муниципального района по проектному управлению (далее - Совет) - совещательно-консультационный орган по экспертному рассмотрению проектов, созданный в Администрации.

2.9. Муниципальный проектный офис - организационная структура без образования отдельного структурного подразделения, обеспечивающая методическое сопровождение, координацию, контроль и мониторинг проектов в рамках системы компьютерных, коммуникационных и информационных технологий и отработанных стандартов осуществления деятельности и коммуникаций.

2.10. Куратор проекта - высшее должностное лицо, представляющее интересы Администрации в отношениях со всеми участниками проекта.

2.11. Руководитель проекта - уполномоченное куратором проекта лицо, наделенное полномочиями по управлению проектом и ответственное за его разработку и реализацию в соответствии с требованиями к результату проекта.

2.12. Рабочая группа проекта - группа лиц, выполняющих работы проекта. В рабочую группу проекта входят:

- ответственный за блок работ проекта - лицо, определенное руководителем проекта как ответственное за управление работами в рамках блока работ и несущее ответственность за достижение промежуточных результатов проекта, получаемых в ходе непосредственного выполнения работ, входящих в данный блок работ проекта;

- исполнители процессов проекта - лица, непосредственно выполняющие работы проекта, в том числе финансово-экономического и правового характера;

- администратор проекта - лицо, назначаемое при необходимости руководителем проекта, ответственное за организацию и поддержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) между участниками проекта, делопроизводство, формирование и хранение архива документов проекта.

3. Цели и принципы

3.1. Основными целями внедрения элементов проектного и процессного управления являются следующие:

- обеспечение достижения планируемых результатов работы Администрации;

- повышение эффективности бюджетных расходов;

- повышение качества принимаемых управленческих решений;

- повышение эффективности внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия, а также взаимодействия с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) по муниципальным контрактам;

- снижение числа жалоб;

- повышение качества планирования;

- повышение прозрачности деятельности Администрации;

- повышение управляемости процессом;

- распределение персональной ответственности;

- получение измеримого конечного результата на конкретную дату.

3.2. Основными принципами внедрения элементов проектного и процессного управления являются следующие:

- принцип разделения деятельности Администрации на проектную и процессную;

- принцип детализации функций структурного подразделения Администрации до функций должностных лиц структурного подразделения Администрации;

- принцип учета индивидуального вклада каждого сотрудника в работу Администрации;

- принцип каскадирования ключевых показателей эффективности работы Администрации до структурных подразделений и должностных лиц;

- принцип зависимости оплаты труда работника от степени достижения им ключевых показателей эффективности.

4. Порядок управления проектами

4.1. Управление проектами в Администрации состоит из четырех этапов жизненного цикла проекта:

1) инициация проекта;

2) планирование проекта;

3) реализация проекта;

4) закрытие проекта;

4.2. Этап инициации проекта.

4.2.1. Началом этапа инициации проекта является проектное предложение по вопросу открытия проекта, которое направляется инициатором проекта в Муниципальный проектный офис в письменном и электронном виде согласно приложению 1 к настоящему Положению.

Инициатор проекта может выступать с предложением об открытии проекта, как по собственной инициативе, так и в связи с исполнением своих должностных обязанностей или поручений вышестоящего руководства.

4.2.2. Муниципальный проектный офис в течение 3 рабочих дней регистрирует проектное предложение.

Работы, предлагаемые инициатором проекта для выполнения в форме проекта и выполненные по сроку более чем на 50 процентов, не оформляются в виде проектов.

Проекты, инициированные резолюцией или поручением Правительства Камчатского края или утвержденные нормативными правовыми актами Камчатского края, а также рассмотренные и одобренные на оперативных совещаниях с участием членов Правительства Камчатского края по рассмотрению текущих вопросов, регистрируются без наличия проектного предложения.

4.2.3. Муниципальный проектный офис направляет в Совет мотивированное заключение на проектное предложение, в виде пояснительной записки и критериев оценки качества подготовки и полноты содержания предложения по проекту по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению.

4.2.4. Совет определяет целесообразность открытия и реализации проекта в соответствии с идеей, изложенной в проектном предложении.

При нецелесообразности открытия и реализации проекта в соответствии с идеей, изложенной в проектном предложении, Муниципальный проектный офис направляет инициатору проектного предложения обоснованный отказ в открытии проекта.

4.2.5. В случае принятия решения о целесообразности открытия и реализации проекта, куратор проекта по согласованию с Советом, назначает руководителя и администратора проекта; закрепляет за руководителем проекта персональную ответственность за достижение цели проекта, эффективное использование выделенных ресурсов, материально-техническое обеспечение и организацию документооборота по проекту.

4.2.6. Руководитель проекта совместно с инициатором проекта определяет цель проекта, ожидаемые результаты, требования к результату; куратор совместно с руководителем определяет ограничения проекта.

4.2.7. Руководитель проекта совместно с инициатором проекта подготавливает паспорт проекта по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению, пояснительную записку, раскрывающую основные положения проекта, и вносит пакет документов на согласование в Муниципальный проектный офис.

4.2.8. Паспорт проекта рассматривается Муниципальным проектным офисом на соответствие критериям оценки качества подготовки и полноты содержания паспорта проекта по форме согласно приложению 4 к настоящему Положению. По итогам рассмотрения Муниципальный проектный офис принимает одно из следующих решений:

1) направить паспорт проекта на рассмотрение Совета;

2) направить паспорт проекта на доработку. В этом случае инициатор предложения по вопросу открытия проекта в течение 10 рабочих дней обеспечивает доработку и согласование паспорта проекта и вносит его на согласование в Муниципальный проектный офис.

4.2.9. Паспорт проекта рассматривается Советом, который принимает одно из следующих решений:

1) утвердить паспорт проекта;

2) в случае принятия решения об отнесении проекта к "приоритетным", направить паспорт проекта в Региональный Проектный офис Камчатского края;

3) направить паспорт проекта на доработку. В этом случае инициатор предложения по вопросу открытия проекта с участием заинтересованных лиц в течение 10 рабочих дней обеспечивает доработку и согласование паспорта проекта и выносит его на очередное заседание Совета.

4.2.10. Подлежат открытию проекты, соответствующие целевым показателям, характеризующим достижение региональных и муниципальных целей к 2030 году.

4.2.11. Цель проекта, утвержденная в паспорте проекта, не подлежит изменению на протяжении всех этапов жизненного цикла проекта.

4.2.12. При отсутствии утвержденного паспорта проекта более двух месяцев с момента поступления в Муниципальный проектный офис инициативной заявки по вопросу открытия проекта проект подлежит закрытию.

Проекты, инициированные резолюцией или поручением Губернатора Камчатского края, Правительства Камчатского края, также утвержденные нормативными правовыми актами Камчатского края, подлежат закрытию после их реализации или отказа от реализации в случае согласия вышеперечисленных лиц, давших соответствующее поручение или резолюцию по разработке и реализации проектов, или внесения изменений, предусматривающих исключение данных проектов, в соответствующие нормативные правовые акты Камчатского края.

4.2.13. Этап инициации проекта завершается утверждением паспорта проекта Советом.

4.3. Этап планирования проекта.

4.3.1. Началом этапа планирования проекта является наличие утвержденного паспорта проекта на региональном уровне.

4.3.2. Руководитель проекта уточняет состав рабочей группы, требования к специалистам, участие которых необходимо для качественного и своевременного выполнения работ проекта. При планировании работ проекта могут выделяться процессы проекта, обеспечивающие его реализацию.

4.3.3. Руководитель проекта осуществляет подбор специалистов в рабочую группу проекта.

При подборе членов рабочей группы руководитель проекта может направить запрос за подписью Главы муниципального района о включении сотрудников Администрации, подведомственных бюджетных учреждений Администрации в рабочую группу проекта с указанием работ, которые планируется закрепить за ними, в адрес их руководителей по основному месту работы.

Руководитель проекта для выполнения работ проекта, в соответствии с основными документами проекта по согласованию с куратором может вносить предложения о привлечении отдельных юридических и физических лиц для выполнения работ и оказания услуг в установленном действующим законодательством порядке.

4.3.4. Руководитель проекта после принятия решения об утверждении объемов и источников финансирования проекта совместно с рабочей группой в срок, не превышающий 30 дней с момента утверждения, представляет сводный план проекта.

Сводный план проекта включает в себя:

- информацию о составе рабочей группы;

- план управления заинтересованными сторонами;

- план управления коммуникациями;

- план проекта по контрольным точкам;

- иерархическую структуру работ;

- план финансового обеспечения проекта;

- план управления рисками;

- план управления интеграцией (изменений);

- прочую документацию, необходимую для реализации проекта с учетом его специфики.

4.3.5. Объемы и источники финансирования проектов, реализуемых хозяйствующими субъектами совместно с муниципальным районом, определяются муниципальным районом совместно с другими заинтересованными в реализации проекта сторонами. Привлечение бюджетных средств в проекты, а также бюджетное финансирование проектов, реализуемых муниципальным районом самостоятельно, определяются Главой муниципального района на основании решения Совета о целесообразности их реализации в пределах средств, предусмотренных в Решении о бюджете Елизовского муниципального района на соответствующий год.

Во всех случаях критерием привлечения бюджетных средств является утверждение соответствующих объемов расходов в бюджете Елизовского муниципального района на соответствующий финансовый год.

4.3.6. Сводный план проекта согласовывается с куратором, руководителем проекта и вносится на согласование в Муниципальный проектный офис.

Сводный план проекта рассматривается Муниципальным проектным офисом, который принимает одно из следующих решений:

1) направить сводный план проекта на рассмотрение Совета;

2) направить сводный план проекта на доработку. В этом случае руководитель проекта совместно с рабочей группой в течение 5 рабочих дней обеспечивает доработку и согласование сводного плана проекта и выносит его на очередное заседание Совета.

4.3.7. Сводный план проекта рассматривается Советом, который принимает одно из следующих решений:

1) утвердить сводный план проекта;

2) направить сводный план проекта на доработку. В этом случае руководитель проекта совместно с рабочей группой в течение 10 рабочих дней обеспечивает доработку и согласование сводного плана проекта и выносит его на очередное заседание Совета.

4.3.8. Этап планирования проекта завершается утверждением сводного плана проекта Советом.

4.4. Этап реализации проекта.

4.4.1. Реализация проекта осуществляется в соответствии со сводным планом проекта и рабочим планом проекта, разрабатываемым руководителем проекта на основе сводного плана проекта.

Этап реализации проекта состоит из следующих стадий:

- выполнение работ;

- контроль;

- мониторинг;

- внесений изменений.

4.4.2. На стадии выполнения работ, определенных в сводном плане проекта (рабочем плане проекта), руководитель проекта организует работу рабочей группы, направленную на достижение цели проекта.

Финансирование проекта из бюджетных средств осуществляется при наличии утвержденного паспорта и сводного плана проекта.

Рабочая группа проекта под управлением руководителя проекта осуществляет выполнение работ согласно сводному плану проекта (рабочему плану проекта), с документальной фиксацией результатов выполненных работ.

4.4.3. Стадия контроля проекта начинается с момента утверждения паспорта проекта и сводного плана проекта, осуществляется на протяжении всего периода реализации проекта и завершается в момент принятия решения о закрытии проекта.

Стадия контроля представляет собой проверку соответствия выполненных работ и полученных результатов по проекту и осуществляется на двух уровнях:

1) на первом уровне руководителем и администратором проекта осуществляется:

- анализ полноты сводного плана проекта (рабочего плана проекта);

- контроль исполнения проектной документации;

- оценка соответствия фактического исполнения бюджета;

- сроков выполнения плановых объемов работ;

Руководитель проекта определяет периодичность выездных проверок (при необходимости).

2) на втором уровне лицом, уполномоченным руководителем проекта, осуществляется выездная проверка его реализации (при необходимости).

Полученные на стадии контроля проектов результаты документируются и служат основанием для внесения изменений в проектную документацию и привлечения лиц, допустивших отклонения, к ответственности в порядке, установленном действующим законодательством.

4.4.4. Стадия мониторинга реализации проекта представляет собой систему мероприятий:

- измерение фактических параметров проекта;

- расчет отклонения фактических параметров проекта от плановых;

- анализ причин отклонений;

- прогнозирование хода реализации проекта;

- принятие управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

4.4.4.1. Мониторинг реализации проектов проводится в отношении:

а) паспорта проекта;

б) сводного плана проекта;

в) рабочего плана проекта.

4.4.4.2. Мониторинг реализации проектов осуществляют:

1) руководитель проекта - в отношении рабочего плана проекта и включенных в него мероприятий по корректирующим воздействиям, поручениям Губернатора Камчатского края, Правительства Камчатского края, утвержденных нормативно правовых актов Камчатского края, Совета, Муниципального проектного офиса в рамках реализации проекта;

2) Совет - в отношении сводного плана проекта, поручениям Губернатора Камчатского края, Правительства Камчатского края, утвержденных нормативно правовых актов Камчатского края в рамках реализации проекта;

3) Муниципальный проектный офис - в отношении паспортов, сводных планов, рабочих планов проекта в рамках реализации проекта.

4.4.4.3. Подготовка, согласование и представление отчетности в рамках проекта организуются в соответствии с планом управления проектом.

4.4.4.4. Руководитель проекта ежемесячно, не позднее последнего рабочего дня отчетного месяца, представляет данные мониторинга реализации проекта в Муниципальный проектный офис в части реализации паспорта проекта, сводного плана проекта, поручений Губернатора Камчатского края, Правительства Камчатского края, утвержденных нормативно правовых актов Камчатского края в рамках реализации проекта.

4.4.4.5. Муниципальный проектный офис анализирует представленную информацию о ходе реализации проектов, при необходимости инициирует рассмотрение соответствующих вопросов на заседаниях Совета.

4.4.4.6. Данные мониторинга реализации проекта рассматриваются на заседаниях Совета.

Информацию о ходе реализации проекта докладывает руководитель проекта. В случае выявления рисков реализации проектов, требующих внесения изменений в паспорт и (или) сводный план проекта, дополнительно к информации о ходе реализации проекта докладывается информация о принятых мерах и (или) представляются соответствующие предложения о мероприятиях по корректирующим воздействиям.

В рамках указанных заседаний могут приниматься решения о проведении оценок и иных контрольных мероприятий проекта или иные решения в отношении проектов.

4.4.4.7. Данные мониторинга реализации проектов к заседаниям Совета представляются Муниципальным проектным офисом.

4.4.4.8. Мониторинг реализации проекта проводится, начиная с принятия решения об утверждении паспорта проекта, и завершается в момент принятия решения о его закрытии.

4.4.5. Стадия внесения изменений в проект осуществляется за счет, корректирующих действий в ходе реализации проекта по сводному плану проекта в результате дополнительного планирования работ по проекту.

Стадия внесения изменений в проект не осуществляется в случае полного соответствия фактических результатов исполнения проекта плановым, за исключением случаев, когда должны быть предприняты опережающие и (или) предупреждающие действия для устранения возможных (ожидаемых) отклонений.

При возникновении отклонений, влияние которых на проект устранить невозможно, руководитель проекта инициирует меры по внесению соответствующих изменений в документы проекта.

Стадия внесения изменений в проект прорабатывается руководителем проекта при участии рабочей группы проекта:

- решение об изменении способа достижения цели проекта, результата и требований к результату, конечных сроков реализации, бюджета в пределах утвержденных лимитов и его источников финансирования, принимается куратором проекта по согласованию с Советом, Губернатором Камчатского края и (или) Правительством Камчатского края;

- изменения, вносимые в сводный план проекта в рамках утвержденных сроков выполнения блоков работ, а также утвержденного бюджета проекта, принимаются решением руководителя проекта по согласованию с куратором проекта и Советом.

В случае включения новых работ в сводный план проекта или детализации существующих работ руководитель проекта при необходимости инициирует изменение состава рабочей группы в ходе реализации проекта. Основанием исключения специалиста из рабочей группы являются неоднократные отклонения при выполнении работ проекта.

Итоговым документом стадии внесения изменений в проект является ведомость изменений, утверждающая решение о внесении изменений в паспорт и (или) сводный план проекта.

4.4.6. Этап реализации проекта завершается после выполнения всех работ и получения всех результатов, предусмотренных сводным планом проекта.

4.5. Этап закрытия проекта.

Этап закрытия проекта включает одно из следующих действий:

- завершение проекта;

- приостановление проекта.

4.5.1. Началом завершения проекта является подготовка итогового отчета о реализации проекта, в котором руководитель проекта информирует куратора проекта о достижении цели проекта, использовании выделенных ресурсов, факторах, повлиявших на реализацию проекта. Итоговый отчет о закрытии проекта направляется в Муниципальный проектный офис.

Муниципальный проектный офис готовит сводный итоговый отчет о реализации проекта и направляет в Совет для утверждения.

4.5.2. Совет утверждает итоговый отчет по проекту и принимает решение о закрытии проекта с учетом достижения целей и результатов проекта.

4.5.3. В случае возникновения неустранимых условий в ходе разработки и реализации проекта, при которых его реализация не может быть начата или продолжена, руководитель проекта инициирует приостановление проекта.

Приостановление проекта означает досрочное прекращение работ по его разработке и реализации с возможностью последующего возобновления.

Приостановление проекта, в котором выполнены все работы, утвержденные проектной документацией, невозможно.

4.5.4. Решение о приостановлении проекта в ходе его реализации принимает руководитель проекта по согласованию с куратором проекта и Советом.

По проектам, инициированным в рамках поручений Правительства Камчатского края или утвержденным нормативными правовыми актами Камчатского края, а также рассмотренным и одобренным на оперативных совещаниях с участием членов Правительства Камчатского края по рассмотрению текущих вопросов, приостановление проектов осуществляется по согласованию с Губернатором Камчатского края и (или) Правительством Камчатского края, которые дали соответствующие поручения.

4.5.5. Возобновление проекта осуществляется по инициативе руководителя проекта по согласованию с куратором проекта и Советом. При возобновлении проекта в него должны быть внесены изменения согласно пункту 4.3.5 настоящего Положения.