Приложение N 1

Приложение N 1
к постановлению
администрации
города Хабаровска
от 12 марта 2021 г. N 854

Положение
о Центральной экспертной комиссии администрации города Хабаровска
(утв. постановлением администрации города от 12 марта 2021 г. N 854)

1. Общие положения

1.1. Центральная экспертная комиссия администрации города Хабаровска (далее - ЦЭК администрации города) создается в целях:

- организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов постоянного хранения, в том числе на различных носителях и документов по личному составу, образовавшихся в деятельности структурных подразделений администрации города Хабаровска, документы которых включены в сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска, по отбору к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и долговременное хранение в муниципальное казенное учреждение "Хабаровский городской центр хранения документов" и муниципальное казенное учреждение "Центр хранения документов отрасли "Образование" (далее - муниципальные архивные учреждения города Хабаровска);

- осуществления методического руководства и координации деятельности экспертных комиссий (далее - ЭК) и центральных экспертных комиссий (далее - ЦЭК) структурных подразделений администрации города Хабаровска;

- изучения состояния вопросов, связанных с соблюдением действующего законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов в области архивного дела и делопроизводства в структурных подразделениях администрации города Хабаровска и муниципальных учреждениях и предприятиях города.

1.2. ЦЭК администрации города является постоянно действующим совещательным органом администрации города Хабаровска, создается постановлением администрации города Хабаровска.

1.3. Организация деятельности ЦЭК администрации города осуществляется управлением Делами администрации города Хабаровска в лице его структурного подразделения - архивного отдела.

1.4. Председателем ЦЭК администрации города является заместитель Мэра города - управляющий Делами администрации города Хабаровска. Заместителем председателя ЦЭК администрации города назначается начальник архивного отдела управления Делами администрации города Хабаровска. Секретарем ЦЭК администрации города назначается главный специалист архивного отдела управления Делами администрации города Хабаровска.

В состав ЦЭК администрации города входят наиболее квалифицированные сотрудники в области делопроизводства и архивного дела администрации города Хабаровска.

1.5. Председатель осуществляет общее руководство работой ЦЭК администрации города. В отсутствие председателя его функции выполняет заместитель председателя. В отсутствие председателя и заместителя председателя заседание проводит один из членов ЦЭК администрации города.

1.6. Заместитель председателя ЦЭК администрации города организует работу комиссии, готовит план работы на очередной год и отчет о работе ЦЭК администрации города.

1.7. Секретарь ЦЭК администрации города:

- осуществляет ведение делопроизводства и обеспечивает сохранность документов ЦЭК администрации города;

- обеспечивает созыв заседаний ЦЭК администрации города, подготавливает повестки заседаний и списки приглашенных на заседание ЦЭК администрации города;

- организует ознакомление членов ЦЭК администрации города с документами, рассмотрение которых внесено в повестку заседания;

- контролирует прохождение документов, поступивших на рассмотрение ЦЭК администрации города, в установленные сроки;

- осуществляет протоколирование хода заседания ЦЭК администрации города;

- в установленные сроки направляет решения ЦЭК администрации города в структурные подразделения администрации города Хабаровска и муниципальные учреждения и предприятия;

- представляет сведения о количестве документов, рассмотренных на заседаниях ЦЭК администрации города, для составления годового отчета.

1.8. В своей деятельности ЦЭК администрации города руководствуется:

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- законодательством Российской Федерации в сфере делопроизводства и архивного дела, правилами организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях и иными нормативными правовыми актами и Хабаровского края по вопросам организации делопроизводства и архивного дела;

- нормативно-методическими документами уполномоченных органов исполнительной власти Российской Федерации, Хабаровского края и администрации города Хабаровска;

- инструкцией по делопроизводству, сводной номенклатурой дел администрации города Хабаровска;

- настоящим Положением.

2. Задачи ЦЭК администрации города

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении сводной номенклатуры дел и перечня документов постоянного хранения администрации города Хабаровска.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов постоянного хранения и по личному составу, документы которых входят в Сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска, на стадии подготовки их к передаче на постоянное хранение в КГБУ "Государственный архив Хабаровского края" и муниципальные архивные учреждения города Хабаровска.

3. Функции ЦЭК администрации города

ЦЭК администрации города осуществляет следующие функции:

3.1. Организует и координирует работу по подготовке муниципальных правовых актов по вопросам делопроизводства и архивного дела.

3.2. Рассматривает вопросы, связанные с организацией и проведением экспертизы ценности документов постоянного хранения, в том числе на различных носителях, и документов по личному составу структурных подразделений администрации города Хабаровска, документы которых включены в сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска, в том числе:

3.2.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности структурных подразделений администрации города Хабаровска, документы которых включены в сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска, для хранения и уничтожения.

3.2.2. Изучает состояние вопросов, связанных с соблюдением действующего законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов в области архивного дела и делопроизводства в структурных подразделениях администрации города Хабаровска, на основе полученных результатов разрабатывает предложения и рекомендации по совершенствованию вопросов, связанных с обеспечением сохранности документов и организации их в делопроизводстве.

3.2.3. Осуществляет методическое руководство работой ЭК и ЦЭК структурных подразделений администрации города Хабаровска.

3.3. Рассматривает и принимает решение о согласовании:

- описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации структурных подразделений администрации города Хабаровска, документы которых включены в сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска;

- описей дел по личному составу структурных подразделений администрации города Хабаровска, документы которых включены в сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска;

- описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

- перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

- сводной номенклатуры дел администрации города Хабаровска;

- перечня документов постоянного хранения структурных подразделений, документы которых включены в сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска;

- Инструкции по делопроизводству администрации города Хабаровска;

- положения о ЦЭК администрации города;

- положения об архиве администрации города Хабаровска;

- положения об экспертных комиссиях структурных подразделений администрации города Хабаровска, документы которых включены в сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска;

- актов об утрате документов;

- актов о неисправимых повреждениях архивных документов;

- предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на рассмотрение ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края (далее - ЭПМК).

3.4. Обеспечивает представление на утверждение ЭПМК согласованных ЦЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации структурных подразделений администрации города Хабаровска, документы которых включены в сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска.

3.5. Обеспечивает представление на согласование ЭПМК согласованных ЦЭК:

- сводной номенклатуры дел;

- положения о ЦЭК администрации города;

- перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

- актов об утрате документов;

- актов о неисправимых повреждениях архивных документов.

3.6. Обеспечивает представление на согласование научному экспертно-методическому совету КГБУ "Государственный архив Хабаровского края" (далее - НЭМС) согласованных ЦЭК:

- Инструкции по делопроизводству администрации города Хабаровска;

- описей дел по личному составу структурных подразделений администрации города Хабаровска, документы которых включены в Сводную номенклатуру дел администрации города Хабаровска;

- положения об архиве администрации города Хабаровска.

3.7. Организует для сотрудников администрации города Хабаровска и муниципальных учреждений и предприятий семинары-практикумы по вопросам делопроизводства и обеспечения сохранности архивных документов.

4. Права ЦЭК администрации города

ЦЭК администрации города имеет право:

4.1. Давать рекомендации по вопросам делопроизводства и обеспечения сохранности архивных документов структурным подразделениям администрации города Хабаровска и подведомственным муниципальным учреждениям и предприятиям.

4.2. Требовать от структурных подразделений администрации города Хабаровска и подведомственных муниципальных учреждений и предприятий соблюдения нормативов по оформлению и предоставлению документов на рассмотрение ЦЭК администрации города, возвращать на доработку некачественно подготовленные документы.

4.3. Заслушивать на заседаниях ЦЭК администрации города информацию представителей структурных подразделений администрации города Хабаровска и подведомственных муниципальных учреждений и предприятий по вопросам делопроизводства и обеспечения сохранности архивных документов.

4.4. Запрашивать от структурных подразделений администрации города Хабаровска и подведомственных муниципальных учреждений и предприятий:

- информацию о выполнении муниципальных правовых актов в области архивного дела и делопроизводства, решений ЦЭК администрации города;

- отчеты о выполнении планов работы ЭК и ЦЭК структурных подразделений администрации города Хабаровска;

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного, долговременного хранения и по личному составу.

4.5. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений администрации города Хабаровска, представителей комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, государственного архива Хабаровского края, сторонних организаций.

4.6. Информировать Мэра города Хабаровска по вопросам, относящимся к компетенции ЦЭК администрации города.

4.7. В установленном порядке представлять администрацию города Хабаровска на заседаниях ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края и НЭМС государственного архива Хабаровского края.

5. Организация работы ЦЭК администрации города

5.1. ЦЭК администрации города работает в соответствии с годовым планом, утвержденным председателем ЦЭК администрации города.

При составлении годового плана работы ЦЭК администрации города учитываются годовые планы развития архивного дела в городе Хабаровске, государственного архива Хабаровского края, предложения членов ЦЭК администрации города.

Предложения в годовой план работы ЦЭК администрации города представляются ежегодно до 01 ноября.

План работы ЦЭК администрации города ежегодно представляется на утверждение председателю ЦЭК администрации города до 05 ноября.

Годовые планы и отчеты о деятельности ЦЭК администрации города представляются в государственный архив Хабаровского края до 10 ноября.

5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК администрации города, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже, чем 2 раза в год.

5.3. Заседания ЦЭК администрации города и принятые на нем решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

Право решающего голоса имеют только члены ЦЭК администрации города. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют.

Решение принимается по каждому вопросу отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЦЭК администрации города. При равенстве голосов спорные вопросы разрешаются председателем ЦЭК администрации города.

5.4. ЦЭК администрации города имеет простую печать установленного образца. Печать проставляется на грифах согласования рассмотренных документов.

5.5. ЦЭК администрации города может иметь общий бланк и бланк письма для оформления документов.

5.6. В деятельности ЦЭК администрации города могут создаваться следующие виды документов: протоколы, решения, акты, справки, информации.

5.7. Заседания ЦЭК администрации города протоколируются. Протоколы подписывает секретарь и заместитель председателя, утверждает председатель ЦЭК администрации города. Особые мнения членов ЦЭК администрации города отражаются в протоколе или прилагаются к нему.

5.8. Протоколы ЦЭК администрации города печатаются в одном экземпляре и оформляются в течение 3 рабочих дней.

5.9. По результатам итогового заседания ЦЭК администрации города выносится решение. Решение подписывает секретарь и заместитель председателя, утверждает председатель ЦЭК администрации города.

Решения ЦЭК администрации города печатаются в одном экземпляре и оформляются в течение 6 рабочих дней.

5.10. Снятие или продление сроков контроля осуществляется на заседаниях ЦЭК администрации города.

6. Взаимоотношения и связи

ЦЭК администрации города для решения стоящих перед ней задач взаимодействует с ЭПМК, НЭМС, экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного отдела управления Делами администрации города Хабаровска, ЭК и ЦЭК структурных подразделений администрации города Хабаровска.