Приложение N 1. Положение об организации проектной деятельности и внедрении системы менеджмента качества в Федеральной службе государственной статистики

Приложение N 1
к приказу Росстата
от 09.03.2021 N 127

Положение
об организации проектной деятельности и внедрении системы менеджмента качества в Федеральной службе государственной статистики

I. Общие положения

1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации проектной деятельности в Федеральной службе государственной статистики (Росстат) (далее - Положение).

Инициирование, подготовка, реализация и завершение проектов Росстата осуществляются в соответствии с настоящим Положением.

2. Управление ведомственными проектами Росстата (далее - ведомственные проекты), в том числе мониторинг ведомственных проектов и взаимодействие между участниками ведомственного проекта, осуществляется с использованием автоматизированной информационной системы проектной деятельности.

До ввода в эксплуатацию автоматизированной информационной системы проектной деятельности формирование, согласование (одобрение), утверждение и представление информации и документов, разрабатываемых при осуществлении проектной деятельности в Росстате, осуществляется в соответствии с положениями инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики.

Все понятия в настоящем Положении используются в значении, определенном постановлением Правительства Российской Федерации от 31 октября 2018 г. N 1288 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации" (далее - Постановление N 1288) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, N 45, ст. 6947; 2019, N 2, ст. 191).

3. В целях осуществления проектной деятельности в Росстате формируются органы управления проектной деятельностью.

Функции органов управления проектной деятельностью определены Функциональной структурой проектной деятельности в Росстате (приложение N 2 к приказу Росстата от 9 марта 2021 г. N 127).

Организационная структура системы управления проектной деятельностью Росстата включает в себя:

1) постоянные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

координационный орган проектной деятельности Росстата (далее - Координационный орган);

проектный офис Росстата (далее - Проектный офис);

2) временные органы управления проектной деятельностью, к которым относятся:

кураторы проектов;

заказчики проектов;

руководители проектов;

проектные менеджеры;

администраторы проектов;

рабочие группы (команды) проектов;

рабочие группы по разработке и согласованию проектов нормативных правовых актов Росстата и иных документов;

исполнители и соисполнители проекта.

II. Формирование портфеля и реестра проектов Росстата

4. Портфель проектов Росстата включает проекты, направленные на повышение эффективности процессов производства статистической информации, в том числе путем оптимизации внутренних процессов.

5. Проектный офис формирует портфель проектов Росстата по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению в соответствии с предложениями Координационного органа.

6. В срок до 1 февраля года, следующего за отчетным, Проектным офисом подготавливается ежегодный сводный отчет о ходе реализации портфеля проектов Росстата (далее - ежегодный сводный отчет), который публикуется на официальном сайте Росстата в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - официальный сайт Росстата) после его утверждения Координационным органом.

7. Для проведения анализа выполненных проектов и соблюдения преемственности проектов Проектный офис ведет реестр всех проектов Росстата, как реализуемых, так и выполненных, по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению.

III. Критерии определения Проектов

8. Проект должен удовлетворять следующим критериям:

1) наличие измеримых ожидаемых результатов, достигаемых при реализации проекта, соответствующих стратегическим целям Росстата;

2) для достижения ожидаемых результатов необходимо создание рабочих групп из сотрудников Росстата с отвлечением от основной деятельности и/или выделения дополнительных бюджетных средств;

3) срок достижения ожидаемых результатов должен быть не менее 3 месяцев.

IV. Инициирование ведомственных проектов

9. Ведомственные проекты инициируются руководителем Росстата, заместителями руководителя Росстата, структурными подразделениями Росстата, территориальными органами Росстата, подведомственными организациями Росстата, Проектным офисом.

Для инициирования ведомственных проектов Проектным офисом проводятся проектные сессии с участием руководства Росстата, сотрудников структурных подразделений, территориальных органов Росстата и подведомственных организаций. Инициатором проекта в этом случае выступает Проектный офис.

Инициаторы направляют документы об открытии проектов в Проектный офис на адрес электронной почты umsh@gks.ru или на адрес электронной почты руководителя Проектного офиса.

10. При инициировании ведомственных проектов документы об открытии проектов подготавливаются на основании соответствующих методических рекомендаций.

11. Документы об открытии проектов, подаваемые для инициирования ведомственных проектов, включают в себя:

наименование ведомственного проекта;

краткое описание идеи ведомственного проекта;

основание для инициирования;

цели и показатели, на достижение которых направлен ведомственный проект;

задачи и результаты, обеспечивающие достижение целей и показателей ведомственного проекта;

оценка сроков реализации ведомственного проекта;

критерии успеха проекта;

информацию о предполагаемом составе Рабочей группы ведомственного проекта;

информацию о кураторе ведомственного проекта и руководителе ведомственного проекта;

возможные риски;

иные сведения.

Документы об открытии проектов включают в себя паспорт проекта, план мероприятий проекта и иные документы согласно методическим рекомендациям, разработанными и утвержденными в соответствии с Функциональной структурой проектной деятельности в Росстате (приложение N 2 к приказу Росстата от 09 марта 2021 г. N 127).

12. Инициатор направляет документы об открытии проекта в Проектный офис.

13. В течение 10 рабочих дней после поступления документов об открытии проекта Проектный офис проверяет оформление документов на соответствие требованиям данного Положения.

В случае выявления несоответствий Проектный офис направляет инициатору рекомендации по устранению несоответствий.

Если в документах об открытии проекта нет несоответствий, Проектный офис представляет их на рассмотрение на ближайшем заседании Координационного органа Росстата.

14. Согласованные документы об открытии ведомственных проектов выносятся на заседание Координационного органа Росстата для принятия решения об их утверждении.

Документы об открытии проекта согласовываются в соответствии с методическими рекомендациями.

15. Координационный орган Росстата имеет право отказать в инициации проекта в случаях:

несоответствия параметров будущего проекта, представленных в пакете документов об открытии проекта, критериям определения проектов данного Положения (Раздел III);

невозможности или несвоевременности реализации проекта.

При невозможности или несвоевременности реализации проекта Координационный орган Росстата информирует инициатора о принятом решении по электронной почте.

V. Мониторинг реализации ведомственных проектов

16. Мониторинг реализации ведомственных проектов представляет собой систему мероприятий по измерению фактических параметров ведомственных проектов, расчету отклонения фактических параметров от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода их реализации, принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий, а также фиксации этих сведений в отчетности по ведомственным проектам.

17. Мониторинг реализации ведомственных проектов проводится в отношении паспорта и плана мероприятий ведомственных проектов, начинается с момента принятия решения о старте соответствующих проектов и завершается в момент принятия решения об их завершении.

18. Мониторинг ведомственных проектов осуществляется Проектным офисом. Результатом мониторинга является отчет о статусе реализуемых проектов (выполненные мероприятия, отставания, причины отставаний, проблемные вопросы, корректирующие действия), который доводится до руководителя Координационного органа и публикуется на информационном корпоративном портале (интранет-портале) Росстата.

19. Принятие решений по проблемным вопросам, выявленным на основании мониторинга, осуществляется на совещаниях Координационного органа Росстата.

20. Совещания Координационного органа проводятся по мере необходимости (при наличии утвержденной повестки совещания председателем Координационного органа) очно или с применением средств конференц-связи с привлечением представителей заинтересованных управлений центрального аппарата Росстата, территориальных органов Росстата и сторонних экспертов (по согласованию).

21. Проектный офис Росстата готовит повестку совещания.

22. В повестку совещания включается:

1) статус реализуемых проектов (выполненные мероприятия, отставания, причины отставаний, корректирующие действия);

2) перечни проблемных вопросов, требующие решения Координационного органа Росстата.

23. Статус проектов к совещанию готовят руководители проектов в соответствии с методическими рекомендациями.

24. Рабочая группа ведомственного проекта по мере достижения плановых сроков контрольных точек и мероприятий планов ведомственных проектов представляет информацию об их реализации, а также иную информацию о реализации ведомственного проекта, необходимую для формирования отчета о ходе реализации ведомственного проекта.

25. Перечни проблемных вопросов подготавливаются руководителями проектов. Координационным органом рассматриваются только те проблемные вопросы, которые участники команды проектов не смогли решить самостоятельно.

26. На заседании Координационного органа информацию о ходе реализации ведомственного проекта докладывает куратор или, по решению куратора, руководитель проекта.

27. Результатом проведенных совещаний Координационного органа являются протоколы, рекомендации, замечания, предложения, проекты приказов и иных документов, направляемые руководителю Росстата, заместителям руководителя и начальникам управлений центрального аппарата, а также руководителям территориальных органов Росстата.

28. Сведения, содержащиеся в отчете по ведомственному проекту, используются для:

оценки эффективности деятельности участников ведомственных проектов, а также при подготовке предложений по размеру материального стимулирования участников ведомственных проектов из числа работников Росстата;

определения необходимости внесения изменений в ведомственный проект, его планового или досрочного завершения.

VI. Завершение ведомственного проекта

29. Завершение ведомственных проектов может быть плановым и досрочным.

30. Проект решения проектного комитета о плановом завершении ведомственного проекта подготавливается руководителем проекта и рассматривается Координационным органом Росстата.

31. В ходе реализации ведомственного проекта руководитель Росстата, Координационный орган, куратор или руководитель проекта может инициировать процедуру досрочного завершения ведомственного проекта, предполагающую его приостановление или прекращение.

32. Приостановление ведомственного проекта означает его досрочное завершение с возможностью последующего возобновления. Прекращение ведомственного проекта означает его досрочное завершение без возможности возобновления.

33. Решение о прекращении или приостановлении ведомственного проекта может быть принято Координационным органом.

34. Руководитель ведомственного проекта уведомляет о принятом решении Проектный офис.

35. К проекту решения Координационного органа о завершении ведомственного проекта прилагается итоговый отчет о реализации ведомственного проекта, подготовленный с учетом методических рекомендаций.

36. Итоговый отчет подготавливается руководителем проекта и подлежит согласованию с Проектным офисом и куратором.

37. Руководитель проекта выносит согласованный итоговый отчет о реализации ведомственного проекта на ближайшее совещание Координационного органа.

38. По итогам рассмотрения итогового отчета Координационный орган принимает решение о его утверждении или необходимости доработки.

39. Ведомственный проект считается прекращенным с даты его исключения из реестра проектов Росстата координационным органом Росстата.

40. После завершения ведомственного проекта полученный результат(ы) и/или конечный продукт(ы) проекта решением Координационного органа передаются в подразделения Росстата (структурные подразделения центрального аппарата Росстата, территориальные органы Росстата, подведомственные организации Росстата) для использования, поддержания и/или сопровождения в рамках операционной деятельности.

VII. Реализация и управление изменениями ведомственного проекта

41. В ходе реализации ведомственного проекта в паспорт и/или план мероприятий могут вноситься изменения в соответствии со схемой управления изменениями ведомственных проектов, представленной в приложении N 2 к настоящему Положению.

42. Изменения осуществляются посредством подготовки новой редакции паспорта и/или плана мероприятий ведомственного проекта с подготовкой соответствующего запроса об изменении ведомственного проекта с учетом методических рекомендаций.

VIII. Разработка и согласование проектов нормативных правовых актов Росстата и иных документов, разрабатываемых в рамках реализации ведомственных проектов

43. В целях ускорения разработки и согласования проектов нормативных правовых актов Росстата, а также иных документов, разрабатываемых в рамках реализации ведомственных проектов, куратор имеет право формировать рабочие группы по разработке и согласованию проектов нормативных правовых актов Росстата и иных документов, подготавливаемых в рамках реализации ведомственных проектов, из числа руководителей (заместителей руководителя) соответствующих структурных подразделений Росстата или лиц, временно исполняющих их обязанности (далее - рабочая группа).

44. Одобрение проектов нормативных правовых актов Росстата, а также иных документов, разрабатываемых в рамках реализации ведомственных проектов, осуществляется единогласно участниками соответствующей рабочей группы очно либо в режиме видеоконференции.

Решение об одобрении проекта нормативного правового акта Росстата, а также иных документов отражается в протоколе заседания рабочей группы, на котором присутствовали руководители соответствующих структурных подразделений Росстата (их заместители) или лица, временно исполняющие их обязанности.

При наличии неурегулированных разногласий в ходе согласования проекта нормативного правового акта Росстата и иных документов, подготавливаемых в рамках реализации ведомственных проектов, формируется таблица разногласий. Разногласия рассматриваются Координационным органом, который принимает решение об одобрении либо о доработке проекта нормативного правового акта Росстата или иного документа.

45. Снятие разногласий производится путем ознакомления сторон с решением Координационного органа.

46. Установленный настоящим разделом порядок не распространяется на проведение правовой и/или антикоррупционной экспертиз проектов нормативных правовых актов Росстата и иных документов Управлением правового обеспечения. При этом куратором может быть предложен сокращенный до трех рабочих дней срок проведения соответствующих экспертиз.

Если по итогам проведения указанных экспертиз выявлено, что одобренный рабочей группой проект нормативного правового акта Росстата или иного документа противоречит действующему законодательству и/или содержит коррупциогенные факторы, то проект соответствующего акта или документа возвращается на доработку рабочей группой с участием представителя Управления правового обеспечения.