Приложение. Изменения в Положение об отделе делопроизводства и контроля управления делами Администрации города Ноябрьска, утвержденное постановлением Администрации города Ноябрьска от 20.09.2017 N П-687

Приложение
к постановлению Администрации
города Ноябрьска
от 22 марта 2021 г. N П-430

Изменения
в Положение об отделе делопроизводства и контроля управления делами Администрации города Ноябрьска, утвержденное постановлением Администрации города Ноябрьска от 20.09.2017 N П-687

1. В разделе 1:

1) пункт 1.3 дополнить вторым абзацем следующего содержания:

"1.3. В состав отдела входит архивный сектор администрации отдела делопроизводства и контроля управления делами Администрации города Ноябрьска (далее - архивный сектор).";

2) пункт 1.6 изложить в следующей редакции:

"1.6. Основные задачи отдела:

1) организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в Администрации города Ноябрьска (далее - Администрация);

2) обеспечение опубликования в официальных средствах массовой информации правовых актов Администрации и контроль за своевременностью опубликования средствами массовой информации указанных документов;

3) организация хранения, комплектования, учёта и использования документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации города Ноябрьска, а также передача документов постоянного срока хранения в отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации (далее - муниципальный архив).

2. Раздел 2 изложить в следующей редакции:

"II. Функции отдела

Отдел в целях реализации возложенных на него задач осуществляет следующие функции:

2.1. организацию работы с документами, поступающими в адрес Главы города Ноябрьска, и с документами за подписью Главы города Ноябрьска, а также заместителей Главы Администрации, предусматривающими снятие с контроля;

2.2. обеспечение непрерывности документооборота, соблюдения четкого порядка движения, хранения и поиска документов;

2.3. обеспечение функционирования в Администрации и структурных подразделениях Администрации, обладающих правами юридического лица, единой системы делопроизводства;

2.4. проведение работы по совершенствованию форм и методов делопроизводства на основе применения современной электронно-вычислительной, копировально-множительной техники;

2.5. обеспечение своевременного прохождения документов в Администрации, в случае необходимости - постановку их на контроль;

2.6. составление отчетов о прохождении документов в рамках программного обеспечения деятельности отдела, анализ общего состояния документооборота;

2.7. обеспечение контроля исполнения документов ответственным исполнителем на основании утвержденного Порядка организации контроля исполнения документов в Администрации;

2.8. обеспечение своевременного доведения до исполнителей поручений Главы города Ноябрьска, заместителей Главы Администрации посредством системы электронного документооборота и делопроизводства, налагаемых в виде резолюций и поручений с рабочих совещаний, постановку их на контроль;

2.9. проверку правильности оформления на предмет наличия орфографических, пунктуационных и технических ошибок в проектах муниципальных правовых актов (далее - МПА), письмах за подписью Главы города Ноябрьска;

2.10. проверку на предмет наличия стилистических, орфографических и пунктуационных ошибок в проектах решений Городской Думы муниципального образования город Ноябрьск, разработанных Администрацией;

2.11. передачу МПА на подпись Главе города Ноябрьска и заместителям Главы Администрации, писем Главе города Ноябрьска, их регистрацию;

2.12. отправку электронных копий МПА согласно рассылке в системе электронного документооборота и делопроизводства в Администрации;

2.13. тиражирование служебных документов, связанных с обеспечением деятельности Главы города Ноябрьска;

2.14. передачу документов для опубликования в официальных средствах массовой информации правовых актов Администрации;

2.15. обеспечение контроля за своевременностью опубликования средствами массовой информации указанных документов;

2.16. прием телетайпограмм, факсограмм и документов, поступивших по электронной почте в адрес Главы города Ноябрьска, отправку телетайпограмм, факсограмм, передаваемых от лица Главы города Ноябрьска;

2.17. обеспечение выполнения заданий по доставке корреспонденции за подписью Главы города Ноябрьска, заместителей Главы Администрации, управляющего делами, руководителей структурных подразделений не обладающими правами юридического лица;

2.18. формирование номенклатуры дел Администрации, отдела;

2.19. формирование описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу;

2.20. подготовку актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов;

2.21. организация приема документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации, в соответствии с утвержденным графиком;

2.22. ведение учета документов постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, находящихся на хранении;

2.23. организация передачи документов постоянного срока хранения в муниципальный архив;

2.24. проведение мероприятий по обеспечению сохранности документов, находящихся в архивном секторе администрации отдела делопроизводства и контроля Администрации города Ноябрьска (далее - архивный сектор);

2.25. информирование о составе и содержании документов архивного сектора;

2.26. информирование пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

2.27. методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Администрации;

2.28. проведение работы по определению типов наименований, эскизов и необходимого количества бланков с изображением герба муниципального образования город Ноябрьск, установлению их нумерации, учет выдачи, хранение пронумерованных бланков с изображением герба муниципального образования город Ноябрьск;

2.29. организация работы по созданию условий для участия организаций, предприятий, индивидуальных предпринимателей муниципального образования город Ноябрьска в осуществлении вопросов местного значения посредством обращения в органы местного самоуправления;

2.30. информационно-аналитическое и методическое обеспечение деятельности Администрации в области делопроизводства и архивного дела;

2.31. изучение практики работы отделов делопроизводства других муниципальных образований с целью обеспечения применения их опыта работы, принятие мер к повышению квалификации сотрудников отдела.".

3. Пункт 4.2 изложить в следующей редакции:

"4.2. На период временного отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет один из ведущих документоведов отдела или заведующий архивным сектором администрации на основании распоряжения Администрации.".

4. В пункте 4.3:

1) подпункт 4.3.1 пункта 4.3 после слова "отдела" дополнить словами ", в том числе архивным сектором,";

2) подпункт 4.3.3 пункта 4.3 после слова "отдела" дополнить словами ", архивного сектора";

3) подпункт 4.3.4 пункта 4.3 после слова "отдела" дополнить словами ", архивного сектора;";

4) подпункт 4.3.5 пункта 4.3 после слова "отдела" дополнить словами ", архивного сектора;".

5) подпункт 4.3.6 пункта 4.3 после слов "Положение об отделе" дополнить словами ", Положение об архивном секторе;";

6) подпункт 4.3.7 пункта 4.3 после слова "отдела" дополнить словами ", архивного сектора;".