Приложение 2

Положение
о республиканском конкурсе "Лучший архив коммерческой организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива Республики Татарстан"
(утв. постановлением КМ РТ от 1 октября 2018 г. N 889 (в редакции постановления КМ РТ от 24 марта 2021 г. N 164))

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет общие правила проведения республиканского конкурса "Лучший архив коммерческой организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива Республики Татарстан" (далее - конкурс) и механизм предоставления грантов в форме субсидий из бюджета Республики Татарстан победителям конкурса (далее - гранты).

1.2. Организация проведения конкурса осуществляется Государственным комитетом Республики Татарстан по архивному делу.

1.3. Государственный комитет Республики Татарстан по архивному делу осуществляет функции главного распорядителя бюджетных средств, до которого в соответствии с бюджетным законодательством как до получателя бюджетных средств доведены в установленном порядке лимиты бюджетных обязательств на предоставление субсидий на соответствующий финансовый год и плановый период (далее - уполномоченный орган).

1.4. Сведения о субсидии размещаются на едином портале бюджетной системы Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - единый портал) в разделе "Бюджет".

2. Основные цели, задачи и принципы проведения конкурса

2.1. Основными целями проведения конкурса являются распространение передового опыта архивов коммерческих организаций - источников комплектования государственных, муниципальных архивов Республики Татарстан, стимулирование внедрения передовых технологий хранения, учета, комплектования и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, организации выставочной деятельности и развития архивной отрасли.

2.2. Основными задачами проведения конкурса являются:

привлечение внимания и формирование интереса общественности к проблемам архивного дела в части обеспечения сохранности архивных документов, отбора и подготовки их к передаче на государственное и муниципальное хранение на территории Республики Татарстан;

разработка и реализация мер по повышению уровня хранения и качества архивных фондов архивов коммерческих организаций;

совершенствование профессиональных навыков работников документационных и архивных служб.

2.3. Работа по организации и проведению конкурса основывается на принципах:

публичности и открытости;

равенства прав заявителей на участие в конкурсе;

конкурсной основы рассмотрения заявок.

2.4. Гранты предоставляются в форме субсидии в целях реализации проектов по следующим направлениям:

2.4.1. Обеспечение нормативных условий хранения, в том числе:

оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов (передвижные и стационарные архивные стеллажи);

создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов (оборудование искусственной вентиляцией и (или) системой кондиционирования, обеспечивающей рециркуляцию воздуха и стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечающей современным требованиям компактности и экономичности; централизованной автоматической системой обеспечения соблюдения температурно-влажностного режима в помещениях архива организации; закупка архивных коробов из бескислотного влагостойкого картона, оборудования для подшивки архивных документов, оборудования для проведения обеспыливания, дезинфекции архивных документов; проведение ремонта помещений архива организации);

соблюдение противопожарного режима (установка систем автоматического пожаротушения);

соблюдение охранного режима (установка дверей с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенных замками повышенной секретности, оборудование окон помещений архивов, находящихся на первых этажах, запирающимися решетками; установка систем видеонаблюдения).

2.4.2. Проведение информатизации архива организации, в том числе:

приобретение оборудования для оцифровки архивных документов;

приобретение технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

2.4.3. Использование архивных документов, в том числе:

разработка концепций и создание выставочных экспозиций;

приобретение выставочного оборудования: выставочных стендов, мультимедийного оборудования;

оборудование читального зала: мебель, компьютерная и копировально-множительная техника;

создание интерактивного образовательного проекта среди различных возрастных групп на основе архивных документов.

2.5. Результатом предоставления гранта является достижение следующих показателей:

соответствие архива организации нормативным требованиям;

увеличение доли оцифрованных архивных документов архива организации;

увеличение доли открытого доступа к востребованным архивным документам организации;

увеличение доступности архивных документов организации для поиска, исследований и изучения;

увеличение количества мероприятий, проведенных организацией и направленных на популяризацию документального наследия Республики Татарстан.

3. Порядок проведения конкурса

3.1. Заявки на участие в конкурсе принимаются от коммерческих организаций Республики Татарстан - источников комплектования государственного и муниципальных архивов Республики Татарстан (далее - заявители), в которых созданы архивы, осуществляющие комплектование, хранение, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

3.2. Конкурс проводится в два этапа:

первый - отбор и формирование рейтинга заявок на основе представленной документации и предзащиты проектов;

второй - защита проектов и определение победителей конкурса.

Сроки проведения этапов конкурса определяются приказом уполномоченного органа.

3.3. Уполномоченный орган в четырехдневный срок, исчисляемый в рабочих днях, со дня издания приказа о проведении конкурса размещает на едином портале и на своем официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (http://arhiv.tatarstan.ru/) (далее - официальный сайт) следующую информацию:

сроки проведения отбора (дата и время начала (окончания) подачи (приема) заявок участников конкурса), а также информацию о возможности проведения нескольких этапов отбора с указанием сроков (порядка) их проведения;

наименование, место нахождения, почтовый адрес, адрес электронной почты уполномоченного органа;

результаты отбора, которые размещаются не позднее 14-го календарного дня, следующего за днем определения победителей отбора;

результаты предоставления гранта в соответствии с пунктом 2.5 настоящего Положения;

доменное имя, и (или) сетевой адрес, и (или) указатель страниц сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на котором обеспечивается проведение конкурса;

требования к участникам отбора в соответствии с пунктом 3.5 настоящего Положения и перечень документов, представляемых участниками конкурса для подтверждения их соответствия указанным требованиям;

порядок подачи заявок участниками конкурса и требования, предъявляемые к форме и содержанию заявок, подаваемых участниками конкурса, в соответствии с пунктом 3.4 настоящего Положения;

порядок отзыва заявок участников конкурса, порядок возврата заявок участников конкурса, определяющий в том числе основания для возврата заявок участников конкурса, порядок внесения изменений в заявки участников конкурса;

правила рассмотрения и оценки заявок участников конкурса в соответствии с пунктами 3.6-3.16 настоящего Положения;

порядок предоставления участникам конкурса разъяснений положений объявления о проведении конкурса, дата начала и окончания срока такого предоставления;

срок, в течение которого победитель (победители) конкурса должен подписать соглашение о предоставлении субсидии (далее - соглашение);

условия признания победителя (победителей) конкурса уклонившимся от заключения соглашения.

Прием заявок осуществляется в течение 30 календарных дней, следующих за днем размещения объявления о начале отбора на официальном сайте.

Участник вправе изменить или отозвать заявку на участие в конкурсе до истечения срока подачи заявок. Изменение заявки не предполагает отзыв участником заявки на участие в конкурсе. Изменение заявки - это дополнение или уточнение сведений в поданных документах.

Участник, отозвавший свою заявку, вправе заявиться на конкурс вновь до истечения срока подачи заявок.

Возврат заявки осуществляется только участникам, отозвавшим свою заявку, в день приема заявления об отзыве.

Участникам, заявившим изменить свою заявку, первоначально поданная заявка не возвращается. Новая заявка регистрируется повторно с пометкой "повторно".

3.4. Для участия в конкурсе в уполномоченный орган представляется следующий комплект документов:

сопроводительное письмо, подписанное руководителем заявителя;

заявка на участие в конкурсе по форме, утвержденной уполномоченным органом;

анкета по форме, утвержденной уполномоченным органом;

паспорта архива заявителя по состоянию на 01.12.2017 согласно приложениям 4, 4а, 4б к Регламенту государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденному приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. N 11;

фотоматериалы и (или) видеоматериалы о деятельности архива заявителя;

копии учредительных документов заявителя, а также документов о внесении изменений в них;

копия свидетельства о государственной регистрации заявителя или копия листа записи Единого государственного реестра юридических лиц;

копия свидетельства о постановке заявителя на учет в налоговом органе;

документы, подтверждающие отсутствие неисполненных обязанностей по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов, процентов, подлежащих уплате в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, по состоянию на дату, предшествующую дате подачи заявки на участие в конкурсе не более чем на один месяц;

копия документа, подтверждающего полномочия руководителя заявителя;

согласие на публикацию (размещение) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" информации об участнике конкурса, о подаваемой участником конкурса заявке, иной информации об участнике конкурса, связанной с соответствующим конкурсом;

описание проекта по форме, утвержденной уполномоченным органом;

опись представленных документов.

В случае непредставления заявителем документов, указанных в абзацах восьмом - десятом настоящего пункта, уполномоченный орган запрашивает указанные документы в порядке межведомственного информационного взаимодействия.

Комплект документов заявитель представляет в уполномоченный орган на бумажном носителе, нарочно либо почтовым отправлением по адресу: 420107, г. Казань, ул. Ново-Песочная, д. 44. В случае наличия в проекте аудио- и видеоматериалов они могут быть представлены нарочно, почтовым отправлением либо направлены по электронной почте по адресу, указанному в приказе уполномоченного органа о проведении конкурса, в день представления в уполномоченный орган заявки.

Уполномоченный орган вправе запросить разъяснения и пояснения у заявителя по представленным документам.

3.5. Участники конкурса должны соответствовать следующим требованиям на 1 число месяца, предшествующего месяцу, в котором планируется проведение конкурса:

не имеют неисполненной обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов, процентов, подлежащих уплате в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах;

не имеют просроченной задолженности по возврату в бюджет Республики Татарстан субсидий, бюджетных инвестиций, предоставленных в том числе в соответствии с иными правовыми актами, и иной просроченной задолженности перед бюджетом Республики Татарстан;

не находятся в процессе реорганизации, ликвидации, в отношении их не введена процедура банкротства, их деятельность не приостановлена в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;

в реестре дисквалифицированных лиц отсутствуют сведения о дисквалифицированных руководителе, членах коллегиального исполнительного органа, лице, исполняющем функции единоличного исполнительного органа, или главном бухгалтере;

не являются иностранными юридическими лицами, а также российскими юридическими лицами, в уставном (складочном) капитале которых доля участия иностранных юридических лиц, местом регистрации которых является государство или территория, включенные в утвержденный Министерством финансов Российской Федерации перечень государств и территорий, предоставляющих льготный налоговый режим налогообложения и (или) не предусматривающих раскрытия и предоставления информации при проведении финансовых операций (офшорные зоны), в совокупности превышает 50 процентов;

не являются получателями средств из бюджета Республики Татарстан на основании иных нормативных правовых актов на цели, указанные в настоящем Положении.

3.6. Прием и регистрация заявки осуществляются уполномоченным органом в день ее поступления.

Участник конкурса вправе направить запрос о даче разъяснений положений объявления о проведении отбора, даты начала и окончания срока приема, регистрации заявки. Запросы, поступившие позднее, чем за пять рабочих дней до окончания подачи заявок на конкурс, не рассматриваются.

В течение двух рабочих дней со дня поступления указанного запроса уполномоченный орган направляет в письменной или электронной форме разъяснения положений объявления о проведении отбора.

3.7. Заявка, поступившая в уполномоченный орган после окончания срока приема заявок, не рассматривается.

3.8. Один участник вправе представить не более одной заявки на участие в конкурсе, при этом по результатам конкурса одной организации может быть предоставлен грант на осуществление только одного проекта.

3.9. Уполномоченный орган в течение семи рабочих дней со дня окончания приема заявок принимает решение о допуске либо об отклонении заявки на участие в конкурсе, которое подписывается председателем уполномоченного органа.

Информирование заявителя о допуске или об отклонении заявки на участие в конкурсе осуществляется уполномоченным органом в течение четырех рабочих дней со дня принятия соответствующего решения путем размещения решения уполномоченного органа на его официальном сайте. При отклонении заявки указывается причина отклонения.

3.10. Основаниями для принятия решения об отклонении заявки на участие в конкурсе являются:

подача участником конкурса заявки после даты и (или) времени, определенных для подачи заявок;

подача двух или более заявок на участие в конкурсе;

недостоверность представленной участником конкурса информации, в том числе информации о месте нахождения и адресе юридического лица;

несоответствие заявки требованиям пунктов 3.1 и 3.4 настоящего Положения;

несоответствие участника конкурса требованиям, установленным пунктом 3.5 настоящего Положения.

3.11. В целях проведения первого этапа конкурса, для анализа, оценки и сопоставления допущенных на конкурс заявок в соответствии с критериями, установленными пунктом 3.12 настоящего Положения, формируется и утверждается приказом уполномоченного органа состав экспертной группы, в которую входят специалисты архивного дела, представители общественности (далее - экспертная группа).

3.12. Определение участников второго этапа конкурса осуществляется экспертной группой путем:

3.12.1. Оценки представленных документов, указанных в пункте 3.4 настоящего Положения, и архивов заявителей с выездом на место по пятибалльной системе с занесением результатов оценки от 0 до 5 баллов в табель оценки в соответствии со следующими критериями:

показатели нормативной и структурной организации деятельности архива организации, оснащенности архива организации;

показатели комплектования архива документальным фондом организации;

показатели учета и обеспечения сохранности документов;

показатели использования хранящихся в архиве документов;

показатели подготовки и передачи документов, относящихся к Архивному фонду Республики Татарстан, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными законодательством об архивном деле.

Значения показателей критериев конкурсного отбора устанавливаются приказом уполномоченного органа.

3.12.2. Оценки представленных проектов (предзащита проектов) по пятибалльной системе с занесением результатов оценки от 0 до 5 баллов в табель оценки в соответствии со следующими критериями:

соответствие проекта целям и задачам проведения конкурса;

актуальность задач, на решение которых направлен проект;

наличие мероприятий, предложенных заявителем для реализации целей и задач конкурса.

Значения показателей критериев конкурсного отбора устанавливаются уполномоченным органом.

3.12.3. Выведения итоговой оценки первого этапа конкурса как суммы баллов, определенных экспертной группой по каждой позиции критериев в соответствии с пунктом 3.12 настоящего Положения.

3.13. Для участия во втором этапе конкурса допускаются заявители, занявшие места с 1 по 10 по суммарному показателю результатов оценки.

3.14. Допущенные на конкурс заявки рассматриваются экспертной группой в 14-дневный срок, исчисляемый в рабочих днях, со дня принятия уполномоченным органом решения о допуске заявителей к участию в конкурсе.

3.15. По итогам работы экспертной группы оформляется заключение о допуске к участию во втором этапе конкурса, которое подписывается всеми членами экспертной группы, принимавшими участие в заседании, и утверждается председателем экспертной группы в четырехдневный срок, исчисляемый в рабочих днях, со дня окончания срока рассмотрения поданных заявок, указанного в пункте 3.14 настоящего Положения.

3.16. Заключение экспертной группы должно содержать следующую информацию:

результаты анализа и оценки заявок, допущенных к участию во втором этапе конкурса, с указанием рейтинга;

список участников, заявки которых допускаются к участию во втором этапе конкурса.

3.17. Заключение экспертной группы представляется в конкурсную комиссию республиканских конкурсов "Лучший архив некоммерческой организации и органа публичной власти - источника комплектования государственного (муниципального) архива Республики Татарстан" и "Лучший архив коммерческой организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива Республики Татарстан", состав которой утверждается постановлением Кабинета Министров Республики Татарстан (далее - конкурсная комиссия). Заключение экспертной группы публикуется на официальном сайте уполномоченного органа в день его утверждения.

3.18. Информирование заявителей, не допущенных к участию во втором этапе конкурса, осуществляется уполномоченным органом путем направления уведомления в электронной форме по адресу электронной почты, указанному в заявке, в четырехдневный срок, исчисляемый в рабочих днях, со дня утверждения заключения экспертной группы по итогам рассмотрения заявок, поданных на конкурс.

3.19. Проведение конкурсного отбора на втором этапе конкурса возложено на конкурсную комиссию.

3.20. На втором этапе конкурса на заседании конкурсной комиссии проводится очная защита проектов его участников, допущенных ко второму этапу конкурса.

Информация о месте и графике проведения защиты проектов заявителей размещается уполномоченным органом на своем официальном сайте в течение пяти рабочих дней со дня представления в конкурсную комиссию заключения экспертной группы.

3.21. Оценка проектов второго этапа конкурса осуществляется членами конкурсной комиссии методом экспертной оценки по 10-балльной системе с занесением результатов оценки от 0 до 10 баллов в табель оценки в соответствии со следующими критериями:

программно-целевой подход к реализации мероприятий;

оригинальность проектной идеи, полнота отражения идеи, в том числе с применением новых технологий, аудио- и видеоматериалов, способствующих реализации поставленных задач;

обоснованность расходов на реализацию проекта;

перспективность дальнейшего развития проекта;

методическая разработанность проекта, возможность тиражирования проекта.

3.22. Итоговая оценка второго этапа конкурса определяется конкурсной комиссией как сумма баллов по каждому критерию второго этапа.

3.23. Заседание конкурсной комиссии считается правомочным, если на нем присутствовали не менее двух третей его членов.

3.24. Члены конкурсной комиссии участвуют на заседаниях без права замены.

3.25. При отсутствии председателя конкурсной комиссии его обязанности возлагаются на заместителя председателя конкурсной комиссии.

3.26. Решение конкурсной комиссии считается принятым, если за него проголосовали путем открытого голосования более 50 процентов присутствующих на заседании членов конкурсной комиссии. В случае равенства голосов голос председательствующего на заседании является решающим.

При несогласии с принятым решением член конкурсной комиссии вправе в письменной форме изложить свое особое мнение по рассматриваемым вопросам, которое оглашается на заседании и приобщается к протоколу.

3.27. По итогам заседания конкурсной комиссии оформляется протокол, который подписывают члены конкурсной комиссии, присутствовавшие на заседании, и утверждает председатель конкурсной комиссии либо его заместитель, председательствовавший на заседании, в пятидневный срок, исчисляемый в рабочих днях, со дня проведения заседания конкурсной комиссии. В случае наличия особого мнения члена конкурсной комиссии данное мнение также заносится в протокол заседания конкурсной комиссии.

3.28. Список победителей конкурса в четырехдневный срок, исчисляемый в рабочих днях, со дня утверждения протокола заседания конкурсной комиссии размещается уполномоченным органом на своем официальном сайте.

3.29. Уполномоченный орган рассматривает протокол заседания конкурсной комиссии и принимает решение о предоставлении грантов победителям конкурса в 30-дневный срок, исчисляемый в рабочих днях, со дня утверждения указанного протокола. Решение конкурсной комиссии оформляется в форме протокола.

4. Порядок предоставления грантов

4.1. Грант имеет целевое назначение и не может быть использован получателем гранта на цели или проекты, не предусмотренные пунктом 2.4 настоящего Положения.

4.2. Основания для отказа получателю гранта в предоставлении гранта:

несоответствие представленных получателем гранта документов требованиям, указанным в пункте 3.5 настоящего Положения, или непредставление (представление не в полном объеме) документов, указанных в пункте 3.4 настоящего Положения;

установление факта недостоверности представленной получателем гранта информации.

4.3. Предоставление гранта осуществляется на основании соглашения, заключенного между уполномоченным органом и победителем конкурса, в отношении которого принято решение о предоставлении гранта. Соглашение заключается в пятидневный срок, исчисляемый в рабочих днях, со дня принятия решения о предоставлении гранта в соответствии с типовой формой, утвержденной Министерством финансов Республики Татарстан.

4.4. В соглашении предусматриваются:

размер гранта с указанием информации, обосновывающей ее размер (формулы расчета и порядок их применения, нормативы затрат, статистические данные и иная информация исходя из результатов предоставления гранта), а также ее целевое назначение;

значение результата предоставления гранта;

порядок перечисления гранта;

условие о согласовании новых условий соглашения или о расторжении соглашения при недостижении согласия по новым условиям в случае уменьшения уполномоченному органу ранее доведенных лимитов бюджетных обязательств, указанных в пункте 1.3 настоящего Положения, приводящего к невозможности предоставления гранта в размере, определенном в соглашении;

результаты предоставления гранта в соответствии с пунктом 2.5 настоящего Положения, достигнутые до 1 февраля года, следующего за годом предоставления гранта;

сроки (периодичность) перечисления гранта с учетом положений, установленных бюджетным законодательством Российской Федерации;

счета, на которые перечисляется грант, с учетом положений, установленных бюджетным законодательством Российской Федерации;

сроки представления отчетности о достижении результата предоставления гранта, сроки и формы представления получателем гранта дополнительной отчетности;

случаи возврата в текущем финансовом году получателем гранта остатков гранта, не использованных в отчетном финансовом году;

условие, предусматривающее возможность осуществления расходов, источником финансового обеспечения которых являются не использованные в отчетном финансовом году остатки гранта, при принятии уполномоченным органом по согласованию с Министерством финансов Республики Татарстан решения о наличии потребности в их использовании;

согласие получателя гранта и лиц, являющихся поставщиками (подрядчиками, исполнителями) по договорам (соглашениям), заключенным в целях исполнения обязательств по договорам (соглашениям) о предоставлении гранта, на осуществление уполномоченным органом и Министерством финансов Республики Татарстан проверок соблюдения получателем гранта условий, целей и порядка ее предоставления;

запрет приобретения за счет полученных средств иностранной валюты, за исключением операций, осуществляемых в соответствии с валютным законодательством Российской Федерации при закупке (поставке) высокотехнологичного импортного оборудования, сырья и комплектующих изделий;

положения о соблюдении получателем гранта условий настоящего Положения и заключаемого соглашения.

4.5. При необходимости уполномоченный орган заключает с получателем гранта дополнительное соглашение к соглашению, в том числе дополнительное соглашение о расторжении соглашения, в соответствии с типовой формой, установленной Министерством финансов Республики Татарстан.

4.6. Уполномоченный орган перечисляет грант на расчетный счет получателя гранта, открытый в российской кредитной организации, единовременно, в 30-дневный срок, исчисляемый в рабочих днях, со дня заключения соглашения.

5. Порядок представления отчетов и возврата грантов

5.1. Получатели гранта представляют в уполномоченный орган отчет о достижении значений результата предоставления гранта по форме, определенной типовой формой соглашения, установленной Министерством финансов Республики Татарстан, до 1 февраля года, следующего за годом предоставления гранта.

5.2. Уполномоченный орган и Министерство финансов Республики Татарстан осуществляют обязательную проверку соблюдения условий, целей и порядка предоставления гранта получателям гранта в соответствии с законодательством.

5.3. Грант подлежит возврату в бюджет Республики Татарстан в 30-дневный срок, исчисляемый в рабочих днях, со дня получения соответствующего требования уполномоченного органа в случаях:

нарушения получателем гранта условий, установленных при предоставлении гранта, выявленного в том числе по фактам проверок, проведенных уполномоченным органом и Министерством финансов Республики Татарстан;

представления получателем гранта недостоверных (неполных) сведений и документов для получения гранта;

непредставления отчета о достижении значений результата предоставления гранта в установленный срок;

нецелевого использования средств гранта;

недостижения значений результата предоставления гранта.

5.4. В случаях, предусмотренных соглашением, остатки гранта, не использованные в отчетном финансовом году, подлежат возврату получателем гранта в доход бюджета Республики Татарстан до 1 февраля года, следующего за отчетным.

5.5. При нарушении получателем гранта сроков возврата гранта, указанных в пунктах 5.3 и 5.4 настоящего Положения, уполномоченный орган в семидневный срок, исчисляемый в рабочих днях, со дня истечения срока возврата гранта принимает меры по взысканию указанных средств в бюджет Республики Татарстан в установленном порядке.

5.6. Контроль за целевым и эффективным использованием грантов осуществляется уполномоченным органом в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.