Приложение. Положение об архивном секторе администрации отдела делопроизводства и контроля управления делами Администрации города Ноябрьска

Приложение
Утверждено постановлением
Администрации города Ноябрьска
от 26 марта 2021 г. N П-469

Положение
об архивном секторе администрации отдела делопроизводства и контроля управления делами Администрации города Ноябрьска

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об архивном секторе администрации отдела делопроизводства и контроля управления делами Администрации города Ноябрьска (далее - Положение) разработано в соответствии с примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42.

1.2. Архивный сектор администрации отдела делопроизводства и контроля управления делами Администрации города Ноябрьска (далее - архивный сектор) создается на правах структурного подразделения в составе отдела делопроизводства и контроля управления делами Администрации города Ноябрьска, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации города Ноябрьска, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации города Ноябрьска (далее - муниципальный архив).

1.3. Архивный сектор в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, Уставом (Основным законом) Ямало-Ненецкого автономного округа, законами Ямало-Ненецкого автономного округа, иными нормативными правовыми актами Ямало-Ненецкого автономного округа в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, Уставом муниципального образования город Ноябрьск и иными муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления муниципального образования город Ноябрьск, а также Положением.

1.4. Состав документов Архивного фонда Администрации города Ноябрьска:

1) документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Администрации города Ноябрьска;

2) справочно-поисковые средства (описи дел, исторические справки) к документам и учетные документы (журналы, реестры) архивного сектора.

1.5. Основные задачи архивного сектора:

1) организация хранения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации города Ноябрьска;

2) комплектование архивного сектора документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшимися в деятельности Администрации города Ноябрьска;

3) учет документов постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, находящихся на хранении в архивном секторе;

4) использование документов постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, находящихся на хранении в архивном секторе;

5) подготовка и своевременная передача документов постоянного срока хранения в муниципальный архив;

6) методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Администрации города Ноябрьска (далее - структурные подразделения).

2. Функции архивного сектора

Архивный сектор осуществляет следующие функции:

2.1. организует прием документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации города Ноябрьска, в соответствии с утвержденным графиком;

2.2. ведет учет документов постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, находящихся на хранении в архивном секторе;

2.3. представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архивном секторе документов постоянного срока хранения и документов по личному составу;

2.4. систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архивный сектор, образовавшиеся в результате осуществления деятельности Администрации города Ноябрьска;

2.5. осуществляет подготовку и представляет:

1) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации города Ноябрьска номенклатуру дел Администрации города Ноябрьска, описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

2) в муниципальный архив для составления заключения и направления на согласование экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа (далее - ЭПК) номенклатуру дел Администрации города Ноябрьска;

3) в муниципальный архив для составления заключения и направления на утверждение ЭПК описи дел постоянного хранения;

4) в муниципальный архив для составления заключения и направления на согласование ЭПК описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу;

5) в муниципальный архив для направления на согласование ЭПК акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

6) на утверждение Главе города Ноябрьска номенклатуру дел Администрации города Ноябрьска, описи дел постоянного хранения, описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК;

2.6. организует передачу документов постоянного срока хранения в муниципальный архив;

2.7. организует и проводит экспертизу ценности документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, находящихся на хранении в архивном секторе, с целью отбора документов, представляющих научную, историческую и практическую ценность, а также выявления документов, не подлежащих хранению;

2.8. проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся в архивном секторе;

2.9. организует информирование о составе и содержании документов архивного сектора;

2.10. информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов;

2.11. организует выдачу документов и дел, находящихся на хранении в архивном секторе, для работы во временное пользование;

2.12. исполняет запросы пользователей посредством выдачи архивных копий и архивных выписок документов постоянного срока хранения;

2.13. по запросам руководителей структурных подразделений Администрации города Ноябрьска, направленным в адрес Главы города Ноябрьска, выдает дела из архива для исполнения запросов социально-правового характера;

2.14. ведет учет использования документов архивного сектора;

2.15. осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архивного сектора;

2.16. участвует в разработке документов Администрации города Ноябрьска по вопросам архивного дела и делопроизводства;

2.17. оказывает методическую помощь структурным подразделениям Администрации города Ноябрьска (далее - структурные подразделения) в подготовке документов постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи на хранение в архивный сектор.

3. Права архивного сектора

Архивный сектор для реализации возложенных на него функций имеет право:

3.1. представлять Главе города Ноябрьска предложения о совершенствовании организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архивном секторе;

3.2. запрашивать в структурных подразделениях сведения, необходимые для работы архивного сектора;

3.3. давать рекомендации структурным подразделениям по вопросам, относящимся к компетенции архивного сектора;

3.4. информировать структурные подразделения о необходимости передачи документов в архивный сектор;

3.5. принимать участие в заседании экспертной комиссии Администрации города Ноябрьска.

4. Руководство и организация работы архивного сектора

4.1. Общее руководство архивным сектором осуществляет начальник отдела делопроизводства и контроля управления делами Администрации города Ноябрьска (далее - начальник отдела). Непосредственное руководство архивным сектором осуществляет заведующий архивным сектором администрации отдела делопроизводства и контроля управления делами Администрации города Ноябрьска (далее - заведующий архивным сектором).

4.2. Заведующий архивным сектором назначается на должность и освобождается от должности на основании распоряжения Администрации города Ноябрьска.

4.3. Заведующий архивным сектором непосредственно подчиняется начальнику отдела.

4.4. Заведующий архивным сектором:

1) осуществляет руководство работой архивного сектора, обеспечивает решение возложенных на архивный сектор задач;

2) несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный сектор задач и функций;

3) поручает задания методисту 1 категории архивного сектора администрации отдела делопроизводства и контроля управления делами Администрации города Ноябрьска, координирует его работу, осуществляет контроль за надлежащим исполнением им своих должностных обязанностей;

4) представляет начальнику отдела необходимую информацию о работе архивного сектора, аналитические и справочные материалы;

5) осуществляет иные полномочия в соответствии с муниципальными правовыми актами муниципального образования город Ноябрьск.

5. Взаимодействие архивного сектора с другими структурными подразделениями

С целью реализации выполнения возложенных задач на архивный сектор осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями, не обладающими правами юридического лица, включенными в номенклатуру дел Администрации города Ноябрьска.

6. Прекращение деятельности архивного сектора

Прекращение деятельности архивного сектора осуществляется в соответствии с муниципальным правовым актом, принятым в установленном порядке.