Распоряжение администрации Владимирской области от 31 марта 2021 г. N 240-р "О внесении изменений в распоряжение администрации области от 10.01.2017 N 5-р" (документ утратил силу)

Распоряжение администрации Владимирской области от 31 марта 2021 г. N 240-р
"О внесении изменений в распоряжение администрации области от 10.01.2017 N 5-р"

В соответствии с Законом Владимирской области от 10.12.2001 N 129-ОЗ "О Губернаторе и администрации Владимирской области":

1. Внести в распоряжение администрации области от 10.01.2017 N 5-р "Об инструкции по работе с документами в администрации Владимирской области и иных органах исполнительной власти области" следующие изменения:

1.1. Преамбулу распоряжения изложить в следующей редакции:

"В целях совершенствования работы с документами в администрации области и иных органах исполнительной власти Владимирской области в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, и с учетом отдельных положений приказа Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления":

1.2. В приложении:

1.2.1. Пункт 1.1 изложить в следующей редакции:

"1.1. Инструкция по работе с документами в администрации Владимирской области и иных органах исполнительной власти области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральными законами и с учетом отдельных положений приказа Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления", ГОСТом Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 24.12.2020 N 199, нормативными правовыми актами Владимирской области.".

1.2.2. В абзаце 8 пункта 2.2.4.8.3 слова "- начальник экспертно-аналитического управления администрации области" заменить словами "- директор Департамента регионального развития Владимирской области".

1.2.3. В абзаце 6 пункта 2.2.6 слова "- председателем комитета внутренней политики администрации области;" заменить словами "- директором Департамента региональной политики Владимирской области;".

1.2.4. В пункте 2.3.8:

1.2.4.1. В абзаце 12 слова "- председателем комитета внутренней политики администрации области" заменить словами "- директором Департамента региональной политики Владимирской области".

1.2.4.2. В абзаце 16 слова "- начальником экспертно-аналитического управления в аппарате администрации области" заменить словами "- директором Департамента регионального развития Владимирской области".

1.2.4.3. В абзаце 17 слова "- председателем комитета проектной деятельности администрации области" заменить словами "- директором Департамента регионального развития Владимирской области".

1.2.4.4. Дополнить абзацами 18 - 19 следующего содержания:

"- директором Департамента регионального развития Владимирской области, начальником управления по защите государственной тайны и информации в аппарате администрации области, начальником управления специальных программ в аппарате администрации области по документам, изменяющим структуру и штатное расписание администрации области и органов исполнительной власти области; по реорганизации и ликвидации органов исполнительной власти области и структурных подразделений администрации области;

- председателем комитета государственной и муниципальной службы по документам, изменяющим или определяющим функции и полномочия органов исполнительной власти области и структурных подразделений администрации области;".

1.2.5. В пункте 2.5.3.10 слова "комитетом внутренней политики" заменить словами "Департаментом региональной политики Владимирской области".

1.2.6. В абзаце 2 пункта 2.5.3.11 слова "комитет внутренней политики администрации области" заменить словами "Департамент региональной политики Владимирской области".

1.2.7. Раздел XI изложить в следующей редакции:

"XI. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу на хранение в ГБУ "Государственный архив Владимирской области" в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Федерального архивного агентства и других федеральных органов исполнительной власти.

11.1. Составление номенклатур дел

11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации области, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", Регламентом работы администрации области, положениями о структурных подразделениях администрации области и об органах исполнительной власти области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, документами, образующимися в деятельности администрации области, их видами, составом и содержанием.

11.1.3. В администрации области составляются номенклатуры дел структурных подразделений администрации области (приложение N 21) и сводная номенклатура дел администрации области (приложение N 22).

11.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения администрации области составляется (не позднее 15 ноября текущего года) секретарем подразделения или сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с управлением по документообороту, подписывается руководителем подразделения и представляется в управление по документообороту.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление по документообороту администрации области.

11.1.5. Сводная номенклатура дел составляется управлением по документообороту на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного архива Владимирской области.

11.1.6. Сводная номенклатура дел администрации области подписывается начальником управления по документообороту, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется - ЦЭК) администрации области, с экспертно-проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) Департамента юстиции Владимирской области и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем аппарата. Согласовывается номенклатура дел с ЭПК Департамента юстиции Владимирской области не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре администрации области.

11.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

11.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел управления по документообороту. Второй используется управлением по документообороту в качестве рабочего. Третий применяется ГБУ "Государственный архив Владимирской области".

11.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

11.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации области.

11.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел администрации области являются названия структурных подразделений администрации области. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации области.

11.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации области.

11.1.13. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации области цифрового обозначения структурного подразделения администрации области и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения администрации области. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений администрации области; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федерального архивного агентства (планы, списки, доклады, информации)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с руководителями исполнительных органов местного самоуправления о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы (г. Нижний Новгород) по вопросам подготовки кадров

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Квартальные планы финансовых мероприятий

Квартальные статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с экспертно-проверочной комиссией Департамента юстиции Владимирской области срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2014 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел о передаче дел в другое структурное подразделение администрации области для продолжения и др.

11.1.14. Если в течение года в структурных подразделениях администрации области возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

11.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) (приложение N 23).

11.2. Формирование и оформление дел

11.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2.2. Дела формируются в администрации области централизованно в управлении по документообороту и децентрализовано в структурных подразделениях администрации области.

11.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 2-дневный срок сдаваться исполнителями в управление по документообороту или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации области, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения администрации области или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

11.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением по документообороту.

11.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

11.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается перед документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.2.7. Дела администрации области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками управления по документообороту и соответствующих структурных подразделений администрации области, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем государственного архива Владимирской области.

11.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 24); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 25); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 26); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти области (фондообразователя); наименование структурного подразделения администрации области; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа исполнительной власти области указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения администрации области - записывается название структурного подразделения администрации области в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел администрации области; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел администрации области, согласованной с ЭПК департамента юстиции Владимирской области, дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых документов с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

11.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

11.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются в четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

11.3. Организация оперативного хранения документов

11.3.1. С момента заведения и до передачи в государственный архив Владимирской области дела хранятся по месту их формирования или в хранилище администрации области.

Руководители структурных подразделений администрации области и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в хранилище администрации области.

11.3.2. Выдача дел структурным подразделениям администрации области производится с разрешения начальника управления по документообороту. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под роспись. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение администрации области, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для росписей в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений администрации области на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Губернатора области или руководителя аппарата по актам.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Губернатора области с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.".

1.2.8. В пункте 12.1.4 слова "с архивным департаментом" заменить словами "с Департаментом юстиции Владимирской области".

1.2.9. Пункт 12.1.18 изложить в следующей редакции:

"12.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 28) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК администрации области одновременно. Согласованные ЦЭК администрации области акты утверждаются руководителем аппарата только после утверждения ЭПК Департамента юстиции Владимирской области описей дел постоянного хранения; после этого управление по документообороту имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.".

1.3. На оборотной стороне приложения N 1 слова "Председатель комитета внутренней политики" заменить словами "Директор Департамента региональной политики Владимирской области"; слова "Директор департамента развития предпринимательства, торговли и сферы услуг" заменить словами "Директор Департамента предпринимательства Владимирской области".

1.4. На оборотной стороне приложения N 3 слова "Председатель комитета внутренней политики" заменить словами "Директор Департамента региональной политики Владимирской области".

1.5. Приложение N 6 изложить в редакции согласно приложению N 1

1.6. Приложение N 9 изложить в редакции согласно приложению N 2

1.7. Приложение N 10 дополнить строкой 24 следующего содержания:

Департамент молодежной политики и общественных проектов

ДМПОП

2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя аппарата администрации области.

Губернатор области

В.В. Сипягин

Владимир

31 марта 2021 года

N 240-р