Приложение. Положение об архиве администрации Урупского муниципального района

Приложение

к постановлению администрации

Урупского муниципального района

от 09.03.2021 N 122

Положение
об архиве администрации Урупского муниципального района

I. Общие положения

1. Положение распространяется на архив администрации Урупского муниципального района (далее - архив администрации Урупского МР) выступающего источником комплектования архивного отдела администрации Урупского муниципального района.

2. Архив администрации Урупского МР создается на правах структурного подразделения, осуществляющего хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации Урупского муниципального района, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации Урупского муниципального района источником комплектования которого выступает администрация Урупского муниципального района.

3. Администрация Урупского муниципального района разрабатывает положение об архиве администрации Урупского МР. Положение об архиве администрации Урупского МР подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению (приказ ФАА от 11.04.18 N 43) с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в архиве администрации Урупского МР.

4. Администрация Урупского муниципального района, выступающее источником комплектования Архивного отдела администрации Урупского муниципального района, согласовывает положение об архиве с уполномоченным органом исполнительной власти КЧР в сфере архивного дела - Управлением КЧР по делам архивов.

5. После согласования, положение об архиве администрации Урупского МР утверждается главой администрации Урупского муниципального района.

6. Архив администрации Урупского муниципального района в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, N 1, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, КЧР в сфере архивного дела, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами Росархива и Управления КЧР по делам архивов.

II. Состав документов архива администрации Урупского муниципального района

Архив администрации Урупского МР хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности администрации Урупского муниципального района;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций-предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) фонд пользования (архива)(при наличии);

д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы архива администрации Урупского МР.

III. Задачи архива администрации Урупского муниципального района

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

6. К задачам архива администрации Урупского МР относятся:

6.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения.

6.2. Комплектование архива администрации Урупского МР документами, образовавшимися в деятельности администрации Урупского муниципального района.

6.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве администрации Урупского МР.

6.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве администрации Урупского МР.

6.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный отдел администрации Урупского муниципального района.

6.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях и своевременной передачей их в архив администрации Урупского муниципального района.

IV. Функции архива администрации Урупского МР

7. Архив администрации Урупского МР осуществляет следующие функции:

7.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации Урупского МР, в соответствии с утвержденным графиком.

7.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве администрации Урупского МР.

7.3. Представляет в архивный отдел администрации Урупского муниципального района учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве администрации Урупского МР документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

7.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив администрации Урупского МР, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности администрации Урупского МР.

7.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии администрации Урупского МР описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии при Управлении КЧР по делам архивов (далее - ЭПК при Управлении КЧР по делам архивов) - описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК при Управлении КЧР по делам архивов - описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК при Управлении КЧР по делам архивов - акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение Главе администрации Урупского муниципального района - описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе: описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК при Управлении КЧР по делам архивов.

7.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивный отдел администрации Урупского муниципального района.

7.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве администрации Урупского МР в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

7.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве администрации Урупского МР.

7.9. Организует информирование руководства и работников администрации Урупского МР о составе и содержании документов архива администрации Урупского МР.

7.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

7.11. Организует выдачу документов и дел во временное пользование.

7.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

7.13. Ведет учет использования документов архива администрации Урупского МР.

7.14. Создает фонд пользования архива администрации Урупского МР и организует его использование.

7.15. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива администрации Урупского МР.

7.16. Участвует в разработке документов администрации Урупского МР по вопросам архивного дела и делопроизводства.

7.17. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства администрации Урупского МР в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам администрации Урупского МР в подготовке документов к передаче в архив администрации Урупского муниципального района.

V. Права архива администрации Урупского МР

8. Архив организации имеет право:

а) представлять главе администрации Урупского МР предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве администрации Урупского МР;

б) запрашивать в структурных подразделениях администрации Урупского МР сведения, необходимые для работы архива администрации Урупского МР;

в) давать рекомендации структурным подразделениям организации по вопросам, относящимся к компетенции архива администрации Урупского муниципального района;

г) информировать структурные подразделения администрации Урупского МР о необходимости передачи документов в архив администрации Урупского муниципального района в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК при Управлении КЧР по делам архивов.