Приложение

Приложение

к приказу министерства лесного

хозяйства Красноярского края

от 05.04.2021 г. N 86-742-од

Инструкция по делопроизводству

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности министерства лесного хозяйства Красноярского края (далее - министерство) документов, в том числе в форме электронных документов.

1.2. Положения Инструкции распространяются на порядок работы с обращениями граждан, если иное не установлено иными нормативными правовыми актами, регулирующими рассмотрение обращений граждан.

Организация работы с запросами юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

1.3. Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию и персональные данные, проводится в соответствии с положениями Инструкции с учетом требований законодательства в области защиты конфиденциальной информации и персональных данных.

Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.

1.4. При работе с документами используется государственная межведомственная информационная система электронного документооборота Правительства края и иных органов исполнительной власти края "Енисей-СЭД" (далее - система автоматизированного делопроизводства, Енисей-СЭД).

1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований Инструкции в министерстве осуществляется специалистами отдела организационной и контрольно-аналитической работы, ответственными за ведение делопроизводства (далее - специалисты отдела, отдел).

1.6. В Инструкции используются следующие основные понятия:

адресант - полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот, в том числе электронный документ;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

исполнитель - государственный гражданский служащий министерства, осуществляющий подготовку проекта документа (служебного (делового) письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее);

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых отделом, с указанием сроков их хранения;

подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

руководитель - министр или иное должностное лицо, уполномоченное принимать управленческие решения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями министра, иными государственными гражданскими служащими края, которым переданы отдельные полномочия приказом министерства;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный образ документа - изготовленная с использованием специализированных программно-технических средств аутентичная электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе (аутентичность обеспечивается при оформлении копий правовых актов и регистрации входящего и исходящего документа, изготовленного на бумажном носителе).

Иные понятия используются в значениях, определенных законодательством Российской Федерации и края.

2. Организация делопроизводства

2.1. Прием, обработка и распределение входящей документации

2.1.1. В документообороте министерства выделяются следующие документопотоки:

входящая документация;

исходящая документация;

внутренняя документация.

2.1.2. В министерстве используется смешанная форма организации делопроизводства.

Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется специалистами отдела.

Прием, регистрации и отправка документов, формирование и хранение дел, осуществляется также структурными подразделениями министерства.

2.1.3. Документы доставляются в министерство:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи;

системой автоматизированного делопроизводства;

системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО);

нарочно - физическими лицами, представителями (экспедиторами, курьерами) органов, организаций, учреждений, предприятий.

Документы могут быть переданы при личном приеме.

2.1.4. Прием корреспонденции, доставляемой фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, осуществляется специалистами отдела.

2.1.5. Прием (передача) телеграмм, факсограмм осуществляется с телеграфных и факсимильных аппаратов специалистами отдела, либо специалистами структурных подразделений министерства.

2.1.6. При приеме корреспонденции, доставляемой нарочно, проверяется правильность доставки, комплектность и соответствие номеров документов (пакетов), записанных в реестрах (разносных книгах).

В реестрах (разносных книгах) проставляется дата и подпись лица, принявшего документ, при необходимости - печать.

При отсутствии реестра (разносной книги) дата приема документа, подпись, печать на копиях (вторых экземплярах) принимаемых документов не проставляется, по просьбе лица, доставившего документ, на копиях (вторых экземплярах) проставляется дата приема документа и подпись специалиста отдела, принявшего документ.

2.1.7. Прием (передача) телефонограмм, факсограмм осуществляется исполнителями.

2.1.8. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, соблюдения правил оформления, наличия приложений к документам.

При обнаружении повреждений, отсутствии документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении специалистами отдела регистрируется документ с соответствующими пометками. В дальнейшем исполнитель самостоятельно осуществляет поиск недостающих приложений или уточнение необходимой информации.

В случае согласования возврата документа с руководителем и (или) со структурными подразделениями министерства, к функциям которых относятся вопросы, изложенные в документе, составляется акт приема и первичной обработки документов в течение 3 рабочих дней со дня поступления документов.

В случае возврата документа отправителю акт приема и первичной обработки документов составляется в течение 3 рабочих дней в 2 экземплярах, один из которых хранится в министерстве, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю.

Акт приема и первичной обработки документов составляется в 3 экземплярах, если документ не возвращается отправителю, один из которых остается в отделе, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается вместе с ним по назначению.

Акт приема и первичной обработки документов оформляется в соответствии с приложением N 1.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

2.1.9. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", вскрывается, регистрируется и передается руководителю, в компетенцию которого входит рассмотрение изложенных в корреспонденции вопросов.

2.1.10. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа при большом расхождении между датами регистрации и получения документов;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

2.1.11. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.

Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении N 2.

2.2. Регистрация документов

2.2.1. Регистрация документа - это присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе.

Документы, поступившие от субъектов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы, созданные участниками Енисей-СЭД, на регистрацию принимаются только посредством Енисей-СЭД.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и (или) использования в справочных целях.

Не подлежат регистрации электронные документы, не прошедшие проверку подлинности электронной подписи (за исключением обращений заявителей).

2.2.2. Распределение регистрируемых документов осуществляется исходя из:

распределения обязанностей между руководителями;

положений о структурных подразделениях министерства;

авторства;

срочности исполнения.

2.2.3. Документы регистрируются однократно при поступлении в министерство.

Срочные документы регистрируются и передаются руководителю незамедлительно.

Регистрация документа не должна превышать 3 рабочих дней со дня его поступления в отдел.

2.2.4. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки.

Документы, поступившие от участников Енисей-СЭД, регистрируются специалистами органов исполнительной власти Красноярского края, в которых они созданы в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Внутренние документы". Специалистами отдела министерства осуществляется обработка и распределение документов на рассмотрение руководителям согласно их компетенции.

Документы, поступившие от субъектов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, за исключением обращений заявителей, регистрируются отделом в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Входящие документы".

Обращения заявителей и юридических лиц, рассматриваемые в рамках обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения граждан РФ", регистрируются специалистами отдела в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Обращения граждан".

При регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;

дата документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка о наличии приложений.

Исходящие документы, адресованные участникам Енисей-СЭД, регистрируются специалистами отдела в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Внутренние документы". Исходящие документы, адресованные субъектам, не являющимся участниками Енисей-СЭД, регистрируются отделом в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Исходящие документы".

Основными реквизитами при регистрации исходящей документации являются:

наименование государственного органа, организации - получателя документа;

фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка об исполнителе документа;

отметка о конфиденциальности.

В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов дополняется другими данными.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.

2.2.5. На первом листе входящего регистрируемого документа на бумажном носителе в правом нижнем углу (в случае если угол занят - в правом верхнем углу) проставляется отметка о поступлении документа в министерство.

Отметка о поступлении документа включает в себя:

наименование органа исполнительной власти края;

дату поступления документа;

регистрационный номер документа в пределах календарного года.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

Форма регистрационного штампа приведена в приложении N 3.

2.2.6. Входящий регистрационный номер документа в базе данных "Входящие документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) - 86;

порядковый номер в пределах календарного года.

Входящий регистрационный номер документа в базе данных "Внутренние документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) адресата;

номер (индекс) адресанта;

порядковый номер в пределах календарного года.

Исходящий регистрационный номер в базе данных "Исходящие документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) - 86;

порядковый номер в пределах календарного года, перед которым ставится ноль.

Исходящий регистрационный номер в базе данных "Внутренние документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) адресата;

номер (индекс) адресанта;

порядковый номер в пределах календарного года.

В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме, после чего, в случае регистрации документа на бумажном носителе, они переносятся на документ специалистом отдела, осуществляющим его регистрацию.

2.2.7. При регистрации документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации документа, регистрационному номеру документа) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие:

повторной регистрации одного и того же документа;

зарегистрированных ранее документов по данной теме, в том числе инициативных писем министерства по данному вопросу.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

2.2.8. В случае обнаружения зарегистрированных ранее документов по общей теме поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.2.4-2.2.6 Инструкции; такие документы считаются связанными между собой.

В электронные регистрационные карточки связанных между собой документов вносится отметка об их регистрационных номерах.

В случае поступления документа, идентичного зарегистрированному ранее документу, на вновь поступившем документе под регистрационным штампом проставляется порядковый номер экземпляра поступившего документа, например, "2-й экземпляр".

При этом номером документа является номер зарегистрированного ранее документа, а датой - дата вновь поступившего документа.

2.2.9. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются специалистам отдела для регистрации.

2.3. Отправка исходящей документации

2.3.1. Исходящей документацией являются официальные документы, отправляемые министерством. Документы, не связанные с деятельностью министерства, к отправке не принимаются.

Документы отправляются:

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи;

системой автоматизированного делопроизводства;

системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО);

нарочно.

2.3.2. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:

заполненной электронной регистрационной карточки проекта исходящего документа в соответствии с пунктом 2.2.4. Инструкции;

точных адресов отправки (при отправке документа на бумажном носителе) с обязательным указанием индексов, за исключением постоянных адресатов, указанных в пункте 3.3.1.7. Инструкции;

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки (при отправке документа на бумажном носителе);

необходимого количества экземпляров приложений к документу (при отправке документа на бумажном носителе);

всех необходимых для данного документа приложений и виз: на визовом экземпляре документа (при проведении процедуры согласования документа на бумажном носителе), либо в листе согласования (при проведении процедуры согласования документа посредством системы автоматизированного делопроизводства);

списка рассылки документа;

подписи руководителя;

ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ (при наличии).

Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, направляются средствами электросвязи без дублирования на бумажном носителе.

2.3.3. Исходящая корреспонденция на бумажных носителях сканируется специалистами отдела перед ее отправкой. Отсканированный документ (электронная копия документа) прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства.

2.3.4. Визовый экземпляр исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, остается в министерстве и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел министерства.

2.3.5 Обработка отправляемых документов для отправки по почте включает:

сортировку и вложение в конверты;

указание адресата на конверте;

определение стоимости отправления;

проставление оттиска отправителя;

передачу в отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

2.3.6. Отправка исходящих документов на бумажных носителях через почтовое отделение связи осуществляется в день, следующий за днем регистрации документа.

Максимальный срок для обработки и отправки документов через почтовое отделение связи не должен превышать 3 рабочих дней.

Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется исполнителем документа.

Исполнитель документа определяет вид отправления (почтовое: простое, заказное, заказное с уведомлением, либо нарочно), о чем делает отметку на документе.

2.3.7 Выдача документов на бумажном носителе на руки исполнителю или адресату допускается в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах. Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.

2.3.8. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем, подписавшим документ, либо исполнителем.

Передача текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи осуществляется исполнителями.

2.3.9. При передаче текстов документов посредством электронной почты, факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации в министерстве;

запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой "Для служебного пользования".

Подлинники документов после их передачи посредством электронной почты, факсимильной связи передаются специалистам отдела, либо досылаются адресатам. На визовом экземпляре отправленного документа делается отметка о том, что документ был направлен посредством электронной почты, факсимильной связи.

2.4. Порядок прохождения внутренней документации

2.6.1. Внутренней документацией являются документы, создаваемые в структурных подразделениях министерства на имя руководителей, на начальников структурных подразделений министерства.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.

2.6.2. Внутренние документы передаются на подпись руководителям в соответствии с распределением обязанностей в министерстве или имеющимися поручениями, резолюциями по исполнению документов.

После подписания документы передаются на регистрацию.

2.6.3. Регистрация внутренних документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки в базе данных "Внутренние документы" Енисей-СЭД в порядке, аналогичном регистрации входящих документов в соответствии с пунктом 2.2.4. Инструкции. Документу присваивается регистрационный номер, который включает в себя:

номер (индекс) - 86;

номер (индекс) - 86;

порядковый номер в пределах календарного года.

2.6.4. Передача внутренней документации между руководителями и начальниками структурных подразделений осуществляется через специалистов отдела, о чем делается отметка в электронной регистрационной карточке.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым и продольным расположением реквизитов.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или создаются в виде электронного шаблона.

Электронные шаблоны документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

3.1.2. При подготовке документов министерства используются бланки документов:

бланк приказа;

бланк письма министерства;

бланк письма министра.

Образцы бланков приведены в приложениях N 4-6.

Для оформления исходящей корреспонденции в адрес органов исполнительной власти края, используются бланки писем в одноцветном воспроизведении реквизитов бланка черным цветом, включая герб края.

3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.

3.1.4. Бланки, используемые при подготовке документов, должны применяться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.

3.2. Общие требования по оформлению документов

3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями Инструкции.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

При создании электронного документа используются электронные шаблоны бланков писем в одноцветном воспроизведении реквизитов бланка, включая герб края, черным цветом.

3.2.2. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Документы печатаются:

с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт(1) - для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, размером 12-14 пт - для оформления таблиц;

с использованием 1-2 межстрочных интервалов(2).

Реквизиты документа отделяются друг от друга 1-3 интервалами(3).

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал.

Допускается изменение гарнитур и размеров шрифтов (предпочтительные: Arial N 12, 13, 14, Verdana N 12, 13, Calibri N 14), интервалов и межстрочных интервалов при оформлении документов, а также оформление внутренних документов (заявление, объяснительная записка) от руки.

3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1-1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются, начиная со второго листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.2.5. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, приведен в приложении N 7 к Инструкции.

_________________________

(1)Пт - единица измерения (1/72) дюйма, используемая в текстовом редакторе MS Word для определения величины интервала.

(2)Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце.

(3)Интервал - пустая строка, 12-14 пт, 1-2 межстрочных интервала в зависимости от параметров шрифта, используемого при оформлении документа.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению определенных реквизитов документов:

герб края;

наименование министерства;

должность лица, подписавшего документ;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные о министерстве;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

наименование документа;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись должностного лица;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указание по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности;

отметка "Срочно".

3.3.1.1. Герб края

Изображение герба края помещают на бланках писем министерства в соответствии с Законом края от 12.02.1999 N 5-296 "О гербе Красноярского края", которое может быть выполнено в многоцветном или одноцветном варианте.

3.3.1.2. Наименование министерства

Наименование министерства - автора документа (полное или сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о министерстве.

3.3.1.3. Наименование должности лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланке министра.

Наименование должности лица указывается под наименованием органа исполнительной власти края.

3.3.1.4. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (например, "Приказ", "Протокол", "Акт") включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

Вид документа располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) и печатается прописными буквами.

Наименование вида документа допускается писать слитно или вразрядку, например:

Приказ

Акт

Наименование вида документа указывается на всех видах документов, за исключением деловых (служебных) писем.

3.3.1.5. Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (например, г.Красноярск) указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.

3.3.1.6. Справочные данные о министерстве

Справочные данные о министерстве указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес министерства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, ОГРН, ИНН/КПП.

3.3.1.7. Адресат

Документы адресуют в органы власти, организации, должностным лицам, структурным подразделениям, физическим лицам.

Реквизит "адресат" печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы или справа под реквизитами бланка.

При наличии грифа ограничения доступа к документу "адресат" размещается под ним, например:

Для служебного пользования

Экз. N 1

УФСБ России по Красноярскому краю

Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8-9 см и ограничивается правым полем документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Например:

Федеральное агентство лесного хозяйства

Пятницкая улица, д. 59/19,

Москва, 115184

или

Федеральное агентство лесного хозяйства

Пятницкая улица, д. 59/19,

Москва, 115184

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже, например:

Министру природных ресурсов и экологии

Российской Федерации

Фамилия И.О.

При адресовании в государственный орган, учреждения, организации указывается полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:

Министерство природных ресурсов

и экологии Российской Федерации

или

Минприроды России

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" наименование организации указывается в именительном падеже, ниже - наименование структурного подразделения, например:

Следственный комитет

Российской Федерации

Управление контроля

за следственными органами

При адресовании письма руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, ниже - в дательном падеже - наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы.

Например:

Министерство финансов

Российской Федерации

Директору Департамента

управления делами и контроля

Фамилия И.О.

При адресовании письма специалисту указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения, затем в дательном падеже наименование должности специалиста и ниже - фамилия, инициалы.

Например:

Минсельхоз России

Административный департамент

Главному специалисту

Фамилия И.О.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Например:

Руководителям

подведомственных учреждений

Список рассылки составляется исполнителем.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "адресат" в скобках указывается: "(по списку)".

В одном документе не должно быть более четырех адресатов.

Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается.

Постоянными адресатами являются:

федеральные органы государственной власти;

территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;

органы государственной власти края и иные государственные органы края;

органы местного самоуправления муниципальных образований края.

Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи:

для юридического лица - полное или краткое наименование, для физического лица - фамилия, имя, отчество;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес, например:

Рудакову О.В.

Ленина ул., д.125, кв.12

г.Минусинск

Красноярский край

662600

При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом.

Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.

Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю.

3.3.1.8. Датой документа является:

дата подписания (правовой акт, письмо и другое);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);

дата утверждения (план, отчет и другое).

Дата документа проставляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ, либо специалистами отдела в соответствии с положениями Инструкции.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами.

Дата документа проставляется на документе цифровым, либо словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

год - четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 01.02.2020.

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - словом;

год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.

Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: 11 ноября 2020 года или 11 ноября 2020 г.

Документы, за исключением правовых актов, не являющихся совместными правовыми актами, которые готовятся министерством с другими органами государственной власти, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.

3.3.1.9. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, установленной данной Инструкцией.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно с другими органами государственной власти, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями-авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

3.3.1.10 Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Не рекомендуется включать ее в текст документа.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.

Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.

3.3.1.11. Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением:

документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк);

телеграмм;

приказов министерства индивидуального характера.

Наименование документа должно быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства лесного хозяйства Красноярского края".

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Наименование документа оформляется под реквизитами бланка, может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

3.3.1.12. Текст документа

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и вида документа.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и так далее. В связи с этим он должен быть ясным, по возможности кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа печатается в установленных границах полей через 1 межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2-3 интервалами.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу.

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может быть поделен на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.

Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.

В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире, других знаков, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.

В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" в начале письма над текстом и "С уважением" в заключительной части, перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.

Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности; после запятой наименование должности указывается со строчной буквы. Возможно написание заключительной формулы вежливости руководителем от руки.

Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная форма информации выражается именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы; словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и так далее. Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.

Таблица - форма представления информации (текста), содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Слово "Таблица" печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака "N "). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не указывают.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.

Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.

Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

3.3.1.13. Отметка о наличии приложений

Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

Слово "Приложение" печатается без кавычек от левой границы текстового поля. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение: 1. Заключение на законопроект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Пояснительная записка ... на 2 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:

Приложение: отчет в 2 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом, например:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, N 17-дсп, на 4 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом, например:

Приложение: письмо Роструда от 24.08.2010 N 3770-ТЗ и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), отметка о наличии приложения оформляется следующим образом, например:

Приложение: CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, исполнителем документа указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

На приложениях к документу отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатается от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.

Если приложений несколько, они нумеруются (например, "Приложение N 1", "Приложение N 2"). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение N 2 к приказу министерства лесного хозяйства Красноярского края от 15.09.2020 N ___________

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и другое), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение, например:

Приложение N 1 Утверждено приказом министерства лесного хозяйства Красноярского края от 15.09.2020 N ___________

3.3.1.14. Подпись должностного лица

Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия).

Например:

Министр

подпись

И.О. Фамилия

Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

Министр лесного хозяйства Красноярского края

подпись

И.О. Фамилия

Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись должностного лица" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 интервалами.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Внесение в подписанные документы правок и дополнений не разрешается.

При подписании документов лицом, временно замещающим должность, подпись оформляется с указанием слов "Временно замещающий должность".

При передаче полномочий по подписанию служебных документов и правовых актов должностному лицу органа исполнительной власти края подпись оформляется с указанием фактической должности, инициалов имени и отчества и фамилии лица, которому переданы полномочия.

Внесение в подписанные документы исправлений, правок и дополнений не разрешается.

Если документ подготовлен на бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, производится без указания элементов, имеющихся на бланке.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованиями должностей, например:

Министр лесного хозяйства Красноярского края подпись

И.О. Фамилия

Министр культуры Красноярского края подпись

И.О. Фамилия

При подписании совместного документа бланки писем не используют.

При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Министр лесного хозяйства Красноярского края	подпись	И.О. Фамилия
Главный бухгалтер - начальник отдела	подпись	И.О. Фамилия

В документах, подготовленных совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:

Председатель комиссии	подпись	И.О. Фамилия
Секретарь комиссии	подпись	И.О. Фамилия

В электронном документе, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью, элементы визуализации отметки об усиленной квалифицированной электронной подписи должны располагаться в месте расположения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об усиленной квалифицированной электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга, перекрывать элементы текста документа.

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

3.3.1.15. Гриф утверждения

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова "Утверждаю", полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:

Утверждаю Министр лесного хозяйства Красноярского края Подпись И.О. Фамилия Дата

При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.

При утверждении документа правовым актом, другим документом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден (о, ы, а)", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:

Утверждено протоколом конкурсной комиссии от ... N ...

Слова "Утверждаю", "Утвержден (о, ы, а)" печатаются прописными буквами, после которых двоеточие не ставится. Слово "Утвержден" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены.

Все составные части реквизита размещаются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.

3.3.1.16. Виза

Проекты документов, подготовленные министерством, подлежат согласованию.

Виза согласования проектов документов, оформленных на бумажном носителе, включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой и дату. Лист согласования проектов документов, оформленных в электронном виде в системе электронного автоматизированного делопроизводства, включает наименование должности, расшифровку ФИО визирующего, дату согласования, визу о согласовании.

Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в системе автоматизированного делопроизводства, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (листах), который(ые) подписывается с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагается к проекту документа.

На документе, подлинник которого остается в министерстве (в деле), визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляется из министерства, визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа второго (визового) экземпляра отправляемого документа.

По усмотрению руководителя, подписывающего документ, возможно полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, нормативных правовых актов и приложений к ним и тому подобное) для защиты от возможной замены листов.

Необходимость согласования документа определенным должностным лицом устанавливается руководителем или исполнителем исходя из содержания документа, вида адресата и (или) предусматривается правовыми актами.

Проставление виз согласования документа (например, приказа министерства) осуществляется:

исполнителем (создателем) документа;

руководителем структурного подразделения министерства, ответственным за подготовку документа;

руководителями иных структурных подразделений министерства, чьи полномочия затронуты в документе;

заместителем министра.

3.3.1.17. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.3.1.18. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" (отметка об электронной подписи) и включает: слово "верно" или копия верна", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать, например:

Копия верна

должность

подпись И.О. Фамилия

дата

или

Верно

должность

подпись И.О. Фамилия

дата

Если копия документа состоит из нескольких листов, то она сшивается, нумеруется, на оборотной стороне последнего листа копии документа делается отметка о количестве листов, указывается наименование должности лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения. Подпись должностного лица заверяется печатью.

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Начальники отделов, заместители начальников отдела, руководители секторов заверяют копии документов по компетенции отдела.

3.3.1.19. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается в нижнем углу у левой границы текстового поля лицевой или оборотной стороны последнего листа документа в две строки шрифтом размером 10 пт, например:

Фамилия Имя Отчество 249-00-00

3.3.1.20. Указания по исполнению документа

Результаты рассмотрения документа руководителем оформляются в виде резолюций.

Резолюция - указания по исполнению документа - вносится непосредственно в систему автоматизированного делопроизводства или, в случае поступления документа на бумажном носителе, оформляется на свободном месте рабочего поля документа или на бланке резолюции в формате А4 либо А6 (приложение N 8).

После внесения резолюции в систему автоматизированного делопроизводства исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии документа).

Формат А4 используется при наличии нескольких исполнителей, определенных руководителем, а также объемных и различных по содержанию поручений. Нужный формат резолюции выбирается при ее подготовке в системе автоматизированного делопроизводства.

Указания по исполнению включают: фамилию, инициалы имени и отчества, фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату резолюции, например:

Петрову Н.В.

Прошу подготовить проект ответа

к 15.02.2020.

Подпись

Дата

Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, или ставится отметка - отв.

Например:

Иванову Н.В.,

Сидорову Н.А. (отв.)

Прошу представить предложения 15.02.2020.

Подпись

Дата

3.3.1.21. Отметка о контроле документа

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, в системе автоматизированного делопроизводства или с помощью штампа "Контроль" справа на верхнем поле документа на бумажном носителе.

3.3.1.22. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", включает индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должность лица, оформившего отметку, подпись, дату.

Например:

В дело N 01-18 за 2019 г.

Должность

Подпись

Дата

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа: ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткими сведениями об исполнении.

Рекомендуется проставление отметки о списании "В дело" в верхней части документа на первом листе, за исключением бланка резолюции.

3.3.1.23. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

3.3.1.24. Отметка "Срочно"

При подготовке документов и в процессе работы с документами используется отметка "Срочно".

Отметка "Срочно" проставляется специалистами отдела на документах, в которых указан срок исполнения не более 3 дней, на свободном месте в правом верхнем углу документа на бумажном носителе, либо в системе автоматизированного делопроизводства.

4. Подготовка, оформление и согласование проектов правовых актов министерства

4.1. Подготовка и согласование проектов правовых актов

4.1.1. Министерство в определенных областях (сферах) государственного управления осуществляет правовое регулирование посредством издания в установленном порядке правовых актов (далее - приказов), установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.1.2. Подготовка и согласование проектов правовых актов Правительства края и Губернатора края осуществляется в порядке, установленном Указом Губернатора края от 27.02.2006 N 19-уг "Об утверждении Порядка подготовки и издания правовых актов Губернатора Красноярского края и Правительства Красноярского края, Порядка подготовки и издания распоряжений Администрации Губернатора Красноярского края", инструкцией по делопроизводству, утвержденной Указом Губернатора края от 30.01.2012 N 14-уг, если иное не предусмотрено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.1.3. Подготовка и согласование проектов приказов министерства осуществляется в соответствии с Указом Губернатора края от 01.03.2006 N 24-уг "О Порядке подготовки и издания правовых актов органов исполнительной власти Красноярского края" и данной Инструкцией.

4.1.4. Проекты приказов министерства проходят процедуру согласования. Процедура согласования приказа министерства может осуществляться на бумажном носителе либо в системе автоматизированного делопроизводства.

Процедура согласования может быть последовательной и параллельной.

4.1.5. Последовательное согласование предусматривает поочередное направление проекта приказа должностным лицам, участвующим в согласовании.

4.1.6. Параллельное согласование предусматривает направление идентичных экземпляров проекта приказа одновременно всем должностным лицам, участвующим в согласовании.

4.1.7. Проект приказа может иметь несколько листов согласования.

4.1.8. Согласование приказа оформляется визами в листе согласования в системе автоматизированного делопроизводства либо на бумажном носителе. Виза включает в себя наименование должности, личную подпись визирующего, а также расшифровку подписи с указанием фамилии и инициалов, дату.

Виза проставляется на листе согласования на бумажном носителе к тексту проекта приказа или в нижней части последнего листа проекта приказа. Проект приказа визируется также должностным лицом, осуществляющим его разработку.

Указание в листе согласования на бумажном носителе даты поступления проекта приказа должностному лицу на согласование и даты согласования проекта правового акта должностным лицом является обязательным.

Лист согласование печатается на оборотной стороне последнего листа проекта приказа или на отдельном листе.

Срок подготовки проекта и согласования приказа, как правило, не должен превышать одного месяца.

Согласование проекта приказа одним должностным лицом осуществляется в течение 5 рабочих дней со дня поступления на согласование.

Проект приказа, имеющий срочный характер, согласуется должностным лицом в течение 1 рабочего дня со дня поступления на согласование.

4.1.9. При подготовке проекта приказа в обязательном порядке проводится правовая экспертиза проекта приказа.

При проведении правовой экспертизы проектов приказов нормативного характера, а также при проведении мониторинга применения приказов нормативного характера проводится антикоррупционная экспертиза в соответствии с методикой проведения антикоррупционной экспертизы, утвержденной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта приказа нормативного характера должностное лицо, осуществляющее разработку такого проекта, в день представления проекта приказа нормативного характера на правовую и антикоррупционную экспертизы направляет проект приказа в прокуратуру края, размещает проект приказа нормативного характера на официальном сайте Красноярского края - едином краевом портале "Красноярский край" с указанием срока приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы, а также почтового адреса, адреса электронной почты министерства. Копии поступивших заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы прилагаются к проекту приказа нормативного характера.

4.1.10. Должностное лицо, ответственное за подготовку приказа, обеспечивает:

1) согласование проекта приказа;

2) полноту и точность внесения в единый (итоговый) экземпляр проекта приказа изменений по замечаниям (предложениям);

3) создание электронной регистрационной карточки проекта приказа с заполнением следующих реквизитов:

наименование приказа (заголовок);

фамилия должностного лица, уполномоченного на подписание правового акта;

наименование структурного подразделения министерства, ответственного за подготовку приказа;

фамилия, имя, отчество исполнителя, непосредственно осуществлявшего подготовку текста приказа;

4) размещение текста проекта приказа в виде единого файла в формате MS Word, а также электронных образов документов, прилагаемых к проекту правового акта, в электронной регистрационной карточке проекта приказа;

5) размещение списка рассылки правового акта в формате MS Word

в электронной регистрационной карточке проекта приказа.

4.2. Оформление правовых актов

4.2.1. Проект приказа министерства оформляется на бланках установленного образца на стандартном листе бумаги формата A4.

4.2.2. В состав бланка приказа входят следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти края;

вид документа (приказ).

Реквизиты бланка приказа печатаются при их изготовлении.

4.2.3. Проект приказа печатается шрифтом TimesNewRoman размером 14 пт. Верхнее поле проекта приказа устанавливается границами бланка. Левое поле составляет 3 см, правое - 1-1,5 см, нижнее - 2 см.

При оформлении проекта приказа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см. Порядковый номер на первой странице приказа не проставляется.

4.2.4. Реквизиты "место издания документа", "дата документа", "регистрационный номер документа" в приказах располагаются на одном уровне и отделяются от реквизита "вид документа" 2 интервалами.

Место издания в приказах размещается центрованным способом.

Дата документа размещается у левой границы текстового поля. Дата проставляется после подписания приказа и оформляется цифровым способом.

Регистрационный номер приказа размещается у правой границы текстового поля и состоит из знака N и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания.

4.2.5. Реквизит "наименование документа" (заголовок) в приказах нормативного характера печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа с прописной буквы через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отделяется от реквизита "место издания документа" 2-3 интервалами. Заголовок, состоящий не более чем из пяти строк, не превышающих в длину 8-9 см (28 печатных знаков каждая), размещается у левой границы текстового поля флаговым способом, в случае превышения пяти строк заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом.

Заголовок к приказам индивидуального характера не составляется. 4.1.16. Текст отделяется в приказах нормативного характера

4.2.6. Текст приказа отделяется от реквизита "заголовок", а в приказах индивидуального характера от реквизита "место издания документа" 2-3 интервалами.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "место издания документа", "наименование документа", "текст документа" и "подпись должностного лица" при необходимости размещения текста проекта приказа на одной странице.

Текст печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Выделение в тексте правовых актов отдельных слов, частей текста, фамилий шрифтом более яркой насыщенности, подчеркиванием, курсивом или иным способом не допускается.

Преамбула в приказах нормативного характера завершается словом "Приказываю", которое выделяется прописными буквами, после него ставится двоеточие, и далее излагается основная часть приказа.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

При наличии приложений к приказу в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.2.7. Подпись отделяется от текста 2-3 интервалами.

Подпись в приказах содержит реквизит "подпись должностного лица" и оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.14 Инструкции.

4.2.8. Приложения к приказам оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты, интервалы и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Листы приложения нумеруются самостоятельно. Порядковый номер на первой странице приложения не проставляется.

4.2.9. При указании в тексте приказа ссылки "согласно приложению" на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается, например:

Приложение к приказу министерства лесного хозяйства Красноярского края от "__"_________ 2020 г. N ___

Все составные части реквизита печатаются флаговым способом через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение N 2 к приказу министерства лесного хозяйства Красноярского края от "__"_________ 2020 г. N ___

4.2.10. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через 1 межстрочный интервал. Первое слово заголовка приложения печатается с прописной буквы, заголовок приложения выделяется полужирным шрифтом, отделяется от реквизитов "отметка о наличии приложений" и "текст документа" 2-3 интервалами.

4.2.11. Приложения к проектам приказов должны быть подписаны руководителем структурного подразделения министерства, его подготовившим и (или) осуществлявшим координацию подготовки, либо иным исполнителем.

4.2.12. Совместные приказы министерства с другими органами исполнительной власти края печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти края располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - "Приказ" - располагается центрованным образом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти края, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом исполнительной власти края, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти края располагаются ниже текста на одном уровне.

4.2.13. Образцы оформления приказов министерства приведены в приложении N 9.

4.3. Подписание и регистрация правовых актов

4.3.1. Приказы министерства подлежат подписанию министром.

В случае, когда министр края временно (в связи с болезнью, отпуском или приостановлением полномочий) не может исполнять свои обязанности, а также в случае досрочного прекращения его полномочий, приказы министерства подлежат подписанию заместителем министра края или иным должностным лицом, осуществляющим полномочия по руководству. В случае если министр в соответствии с федеральным законом, законом края передал полномочия по подписанию отдельных приказов министерства заместителю министра или иному государственному гражданскому служащему министерства, такие приказы подлежат подписанию соответствующим государственным гражданским служащим министерства.

4.3.2. Специалисты отдела обеспечивают регистрацию приказов министерства.

Приказы министерства могут регистрироваться специалистами структурных подразделений, осуществляющих подготовку данных приказов.

Приказы министерства по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу и других кадровых приказов.

4.3.3. При регистрации приказов заполняется электронная регистрационная карточка, в которую вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

дата;

регистрационный номер;

наименование приказа (краткое содержание для приказов индивидуального характера);

фамилия руководителя, подписавшего приказ;

наименование структурного подразделения министерства, осуществлявшего подготовку приказа;

фамилия, имя, отчество исполнителя, непосредственно осуществлявшего подготовку проекта приказа;

срок исполнения (при наличии в тексте приказа предписаний индивидуального характера);

источник опубликования (наименование СМИ, дата, номер), если приказ подлежит опубликованию;

количество листов приказа.

В электронную регистрационную карточку могут быть внесены также иные данные, предусмотренные инструкцией по делопроизводству министерства.

4.3.4. Датой регистрации приказа является дата его подписания руководителем.

4.3.5. Приказам по основной деятельности присваивается регистрационный номер, который включает в себя:

номер (индекс) - 86, порядковый номер в пределах одного календарного года, буквенный индекс - "од".

Приказам по государственной экспертизе проектов освоения лесов присваивается буквенный индекс - "э".

Приказам об образовании/разделении лесного участка из состава земель лесного фонда присваивается буквенный индекс - "глр/р".

4.3.6. При регистрации приказа порядковый номер и дата проставляются в электронной регистрационной карточке в автоматическом режиме и переносятся в установленное место на документ.

4.3.7. При регистрации приказа, в тексте которого имеется ссылка об изменении или о признании утратившими силу ранее изданных приказов или их частей, в электронные регистрационные карточки этих приказов вносятся соответствующие отметки о дате и регистрационном номере приказа, которым вносится изменение, или приказ признается утратившим силу.

4.3.8. Специалисты отдела после подписания и регистрации приказа обеспечивают направление копий приказов:

1) на бумажном носителе (при наличии подписанного сопроводительного письма, подготовленного исполнителем приказа):

а) адресатам, не являющимся участниками информационного взаимодействия в системе Енисей-СЭД, определенным исполнителем, непосредственно осуществлявшим подготовку проекта приказа;

б) в Законодательное Собрание края;

в) в прокуратуру края;

г) в газету "Наш Красноярский край" для официального опубликования;

2) в электронном виде:

а) в управление пресс-службы Губернатора и Правительства края для официального опубликования на "Официальном интернет-портале правовой информации Красноярского края" (www.zakon.krskstate.ru);

б) участникам Енисей-СЭД, определенным исполнителем, непосредственно осуществлявшим подготовку проекта приказа, в соответствии со списком рассылки;

в) в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по краю с направлением сведений об источниках их официального опубликования.

4.3.9. Министерство направляет копии приказов, принятых при осуществлении полномочий Российской Федерации, переданных органам государственной власти субъектов Российской Федерации, в федеральные органы исполнительной власти в сроки и порядке, установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

5. Подготовка и оформление деловых (служебных) писем

5.1. Подготовка деловых (служебных) писем

5.1.1. Деловые (служебные) письма готовятся:

как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

5.1.2. Сроки подготовки деловых (служебных) писем устанавливаются руководителем с учетом типовых сроков исполнения документов, установленных законодательством.

Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе или в резолюции.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

имеющие пометку "Срочно", "Незамедлительно" (или аналогичное) - в 3-дневный срок;

имеющие пометку "Оперативно" - в 10-дневный срок;

остальные - в срок не более месяца.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручение подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Подготовка проекта служебного письма с типовым сроком исполнения осуществляется исполнителем в течение 15 дней со дня получения документа на исполнение.

Проекты служебных писем, подготовленные по поручению руководителя, за исключением документов, имеющих пометку "Срочно", "Незамедлительно", представляются руководителю на подписание за 5 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения.

5.1.3. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.

5.1.4. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним адресатом.

Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

5.1.5. В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Министерство лесного хозяйства Красноярского края не возражает...", "Министерство лесного хозяйства Красноярского края предлагает...").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("Приказываем...", "Решили...").

5.1.6. Во вступительной части формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать:

причину возникновения вопроса или его краткую историю;

ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол и тому подобное) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

5.1.7. При подготовке письма в дополнение к ранее направленному следует в тексте письма указывать номер и дату этого письма.

5.1.8. Представляемые на подпись руководителю проекты писем должны иметь визы согласования.

Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма, который оформляется без бланка, либо в электронной карточке листа согласования документа.

Согласование проектов писем осуществляется в срок не более 2-х рабочих дней со дня их поступления, а проектов писем об исполнении поручений и указаний Президента Российской Федерации - не более 1 рабочего дня со дня поступления.

Письма, имеющие срочный характер, визируются в день их поступления на визирование.

Должностное лицо, ответственное за подготовку проекта делового (служебного) письма, обеспечивает согласование проекта документа, с учетом должности лица, которое будет подписывать деловое (служебное) письмо, с:

1) начальниками отделов, в ведении которых находятся вопросы, изложенные в проекте служебного (делового) письма;

2) первым заместителем министра, заместителями министра, исходя из переданных им полномочий.

5.1.9. Направляемые вместе с письмом приложения должны быть подписаны и иметь необходимые для документа реквизиты (кроме документов и приложений к ним, полученных от юридических и физических лиц и пересылаемых (возвращаемых) с данным письмом).

5.1.10. Письма, оформленные на бланках писем министерства, подписываются руководителем.

Подписание служебных писем другими должностными лицами осуществляется на основании правового акта или иного документа (доверенности), подтверждающего право подписания писем.

5.1.11. Письма, направляемые в адрес федеральных министерств, служб, агентств подписываются руководителем, если иное не указано в поручении руководителя.

5.1.12. При направлении письма в один адрес на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр), в случае оформления и согласования письма на бумажном носителе;

два экземпляра приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте письма в случае оформления письма на бумажном носителе.

5.1.13. При направлении писем, идентичных по содержанию, на бумажных носителях не более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

четыре экземпляра письма, оформленные на бланках;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

пять экземпляров приложения к письму при наличии ссылки на них в тексте проекта письма;

список рассылки в случае, если в тексте письма указывается только один адресат.

5.1.14. При направлении писем, идентичных по содержанию, на бумажных носителях более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

один экземпляр письма, оформленный на бланке;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр), который остается в министерстве и где, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное название (например, "Главам муниципальных образований Красноярского края", "По списку" и так далее);

один экземпляр приложения к письму при наличии ссылки на него в тексте письма;

список рассылки.

После подписания письмо копируется исполнителем в количестве экземпляров, указанном в списке рассылки, и на каждом экземпляре копии письма указывается только один адресат.

5.1.15. При принятии руководителем решения о подписании собственноручной подписью каждого экземпляра из идентичных по содержанию писем, направляемых более чем в четыре адреса, на подпись представляются:

письма, оформленные на бланках, в количестве, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки;

один экземпляр письма, оформленный без бланка (визовый экземпляр);

приложения к письму в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, указанных в списке рассылки, при наличии ссылки на него в тексте проекта письма;

список рассылки.

5.1.16. Список рассылки должен содержать точные наименования адресатов, а также их почтовые адреса. Список рассылки подписывается исполнителем, осуществлявшим непосредственную подготовку текста письма, с проставлением даты.

Образец оформления списка рассылки приведен в приложении N 10.

5.2. Оформление деловых (служебных) писем

5.2.1. Письма оформляются на бланках установленной формы.

Расположение реквизитов письма осуществляется в соответствии с разделом 3.3 Инструкции.

5.2.2. Образец оформления письма приведен в приложении N 11.

6. Подготовка и оформление протоколов, поручений, перечней поручений

6.1. Подготовка протоколов

6.1.1. Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных органов, на оперативных и рабочих совещаниях (в случаях - если не составляется перечень поручений, поручение), конференциях и деловых встречах (далее - заседания).

Протокол фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения.

Протокол может в дальнейшем служить основанием для подготовки проекта правового акта.

Протокол заседания составляется в случаях, предусмотренных правовыми актами о создании совещательного органа в министерстве, либо решение о необходимости составления протокола заседания принимает руководитель или иное должностное лицо, которое заседание назначает и проводит.

6.1.2. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний (стенограмм, аудиозаписей) и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и другое).

Протокол ведет назначенное председательствующим лицо или секретарь совещательного органа (далее - ответственный за подготовку протокола).

За содержание записей в протоколе отвечают председательствующий и ответственный за подготовку протокола.

6.1.3. Текст протокола содержит вводную и основную часть.

Во вводной части протокола указываются инициалы имени и отчества, фамилия председателя (председательствующего), присутствующих и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой заседания, содержание вопроса, ход его обсуждения, все мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения, в том числе в протокол может быть включен пункт о возложении контроля на должностное лицо, ответственное за исполнение поручений протокола в целом.

6.1.4. Протокол оформляется в полной или краткой форме. Протокол заседания, как правило, оформляется в полной форме, за исключением случаев, когда председательствующий дает указание об оформлении протокола в краткой форме.

Краткая форма протокола отличается от полного отсутствием в основной части протокола описания хода обсуждения вопроса и высказанных мнений.

6.1.5. Документы, утвержденные на заседаниях, прилагаются к протоколу и должны иметь соответствующий гриф утверждения.

6.1.6. Протокол заседания подписывает председательствующий.

Протокол заседания может быть подписан всеми участниками заседания, а также завизирован выступавшим на заседании лицом, если это предусмотрено правовым актом, определяющим порядок работы совещательного органа, либо такое решение было принято в ходе проведения заседания. Визы проставляются в конце протокола в нижней части листа, ниже реквизита "подпись должностного лица".

6.1.7. Датой протокола является дата события (заседания, совещания).

Специалисты отдела производят регистрацию протоколов, присваивая им регистрационный номер в следующем порядке: индекс "86" - порядковый номер в пределах календарного года - буквенный индекс "пр".

Протоколы заседаний совещательных органов могут регистрироваться секретарем совещательного органа или иным должностным лицом по поручению председателя совещательного органа.

6.1.8. Срок подготовки протокола не должен превышать 3 рабочих дней со дня проведения заседания, если иной срок не установлен в правовом акте, определяющем порядок работы совещательного органа, или председательствующим.

Согласование текста протокола оформляется в письменном виде. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола и оформляется к протоколу в виде приложения.

Допускается согласование протокола с исполнителями посредством факсимильной связи, электронной почты.

6.1.9. Копии протоколов рассылаются организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, сформированным ответственным за подготовку протокола.

6.1.10. Информация о принятых решениях может представляться по указанию председательствующего в организации и должностным лицам в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола - документ, представляющий точную копию части подлинного протокола, относящуюся к тому вопросу повестки заседания, по которому готовится выписка.

Выписка из протокола воспроизводит все обязательные реквизиты протокола, вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка, и текст основной части протокола, отражающий обсуждение вопроса и принятые решения.

Выписку из протокола заседания, оригинал которого хранится в отделе, заверяет начальник отдела.

6.1.11. Контроль за исполнением протокола осуществляет по распоряжению председательствующего ответственное должностное лицо, которое контролирует исполнение поручений протокола в целом.

6.2. Оформление протоколов

6.2.1. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, верхнее - 2 см, нижнее - 2 см.

6.2.2. Обязательными реквизитами протокола являются:

"наименование органа исполнительной власти края" - полное официальное и (или) сокращенное (в скобках) наименование органа исполнительной власти края, печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид документа" ("Протокол") - отделяется от предыдущего реквизита 1 интервалом и печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид заседания" - наименование совещательного органа или вида заседания, указанное в родительном падеже, печатается на следующей строке ниже реквизита "вид документа" полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

"дата документа" - печатается у левой границы текстового поля через 1-2 интервала после реквизита "вид заседания";

"место проведения заседания" - печатается на том же уровне, что и реквизит "дата документа", и располагается центрованным способом;

"регистрационный номер документа" (протокола) - печатается на уровне реквизита "дата документа" и "место проведения заседания" и располагается у правой границы текстового поля, состоит из печатного знака N и порядкового номера протокола (арабскими цифрами) в пределах календарного года, который проставляется специалистом, регистрирующим (оформляющим) протокол. Номера протоколов могут включать буквенные индексы в зависимости от группы протоколов (оперативные совещания, рабочие совещания, протоколы заседаний совещательных органов и так далее).

6.2.3. Вводная часть протокола начинается со слова "Председательствовал", которое печатается полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, отделяется от предыдущего реквизита 1-2 интервалами. Далее (через двоеточие) на том же уровне печатается фамилия, инициалы имени и отчества, должность председательствующего.

Слово "Присутствовали" печатается через 1-2 интервала от должности председательствующего полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии, имена и отчества присутствующих, а справа - наименования их должностей.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, который оформляется в виде приложения к протоколу, например:

Присутствовали: (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, которая содержит перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому вопросу.

Слова "Повестка заседания" печатаются через 1-2 интервала от списка присутствующих у левой границы текстового поля полужирным шрифтом, в конце ставится двоеточие.

Далее ниже с абзацного отступа печатается формулировка вопроса. Вопросы повестки формулируются с предлогом "О" ("Об") с прописной буквы. Также указывается форма представления рассматриваемого вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация), приводятся инициалы имени и отчества, фамилия и должность докладчика. При наличии в повестке заседания нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой.

6.2.4. Текст основной части протокола отделяется от вводной части 1-2 интервалами и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания.

Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали:

Выступили:

Решили:

Слово "Слушали" оформляется у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа указываются: формулировка вопроса (с прописной буквы), фамилия и инициалы имени и отчества докладчика и краткое изложение доклада. Если текст доклада оформляется в виде приложения к протоколу, делается ссылка: "Текст доклада прилагается (приложение N ...)".

Слово "Выступили" оформляется через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа приводятся инициалы имени и отчества, фамилия выступившего (выступивших), при необходимости с указанием наименования должности (наименований должностей). Краткая запись выступления приводится в форме косвенной речи. Если текст выступления оформляется в виде приложения к протоколу, то делается пометка: "Текст выступления прилагается (приложение N ...)".

Слово "Решили" оформляется через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа следует изложение решения (печатается с прописной буквы). Если решение по вопросу повестки заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Текст пунктов решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например: возложить, поручить, организовать и так далее) и формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку.

Затем с абзацного отступа указываются ответственный (ые) за исполнение поручения протокола и срок исполнения.

6.2.5. Подпись председательствующего отделяется от текста основной части протокола 2-3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени и отчества и фамилия).

Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного за подготовку протокола печатаются на лицевой стороне последнего листа протокола в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом размера 10 пт.

6.2.6. Образцы оформления протоколов, выписки из протокола приведены в приложении N 12.

6.3. Подготовка и оформление поручений, перечней поручений

6.3.1. Поручения министра, заместителей министра оформляются в виде отдельного документа в случаях, когда по своему характеру требуют срочного исполнения, а также по итогам рабочих и оперативных совещаний.

6.3.2. Текст поручения содержит следующие реквизиты:

основание поручения;

содержание поручения;

ответственные за выполнение поручения, сроки;

подпись должностного лица, выдавшего поручение;

фамилию, инициалы и должность исполнителя.

6.3.3. Датой поручения является дата его подписания.

Специалисты отдела производят регистрацию поручений, перечней поручений, присваивая им регистрационный номер в следующем порядке: индекс "86" - порядковый номер в пределах календарного года - буквенный индекс "пм".

6.3.4. Поручение рассылается исполнителем или специалистом отдела не позже рабочего дня, следующего за днем его подписания.

6.3.5. Копии поручений рассылаются в соответствии со списком рассылки, сформированным лицом, оформившим данное поручение.

В обязательном порядке в список рассылки поручения включаются должностные лица - ответственные исполнители поручения.

6.3.6. Поручение оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1 - 1,5 см, верхнее - 2 см и нижнее - 2 см.

Образцы оформления поручения, перечня поручений приведены в приложении N 13.

7. Особенности оформления и регистрации отдельных видов документов

7.1. Оформление и регистрация соглашений

7.1.1. Соглашения, заключаемые министром, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

7.1.2. Обязательными реквизитами соглашения, если иное не установлено нормативными правовыми актами Российской Федерации и края, являются:

вид документа;

наименование документа;

дата документа;

место составления (издания) документа;

регистрационный номер документа;

текст документа;

подпись должностного лица;

оттиск печати.

7.1.3. Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с подразделом 3.3 Инструкции, если иное не установлено в нормативных правовых актах Российской Федерации.

7.1.4. Проекты соглашений проходят процедуру согласования.

Процедура согласования может быть последовательной и параллельной.

Последовательное согласование предусматривает поочередное направление проекта договора, соглашения должностным лицам, участвующим в согласовании.

Параллельное согласование предусматривает направление идентичных экземпляров проекта соглашения одновременно всем должностным лицам, участвующим в согласовании.

В случае проведения параллельного согласования лист согласования состоит из нескольких страниц, при этом каждая страница должна содержать идентичные реквизиты:

наименование вида документа;

наименование проекта соглашения;

фамилию, инициалы и наименование должности лица, ответственного за подготовку соглашения.

Согласование проекта соглашения должностными лицами министерства осуществляется путем проставления визы в листе согласования.

Должностное лицо, непосредственно осуществляющее подготовку договора, соглашения, согласовывает его путем проставления визы в листе согласования.

Образец листа согласования приведен в приложении N 14 к Инструкции.

Указание в листе согласования даты поступления проекта соглашения должностному лицу на согласование и даты согласования проекта договора, соглашения должностным лицом является обязательным.

Согласование проекта соглашения, в том числе представленного повторно, одним должностным лицом осуществляется в течение 5 рабочих дней со дня поступления проекта соглашения на согласование.

7.1.5. Соглашения, заключаемые министром, подписываются соответственно министром или иными должностными лицами, которым переданы полномочия по подписанию (заключению) соглашений, в соответствии с федеральными законами, законами и иными нормативными правовыми актами края.

7.1.6. Для подписания соглашения передают в количестве экземпляров, соответствующих числу сторон (участников).

7.1.7. Регистрацию соглашений осуществляют специалисты отдела.

7.1.8. Регистрация соглашений предусматривает заполнение электронной регистрационной карточки в системе автоматизированного делопроизводства.

В электронную регистрационную карточку вносятся основные реквизиты регистрации:

дата регистрации;

дата подписания;

регистрационный номер;

срок действия (при наличии);

наименование договора, соглашения;

фамилия, инициалы имени и отчества должностного лица, подписавшего договор, соглашение;

фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за подготовку и согласование текста соглашения;

наименование других сторон договора, соглашения (субъект Российской Федерации, федеральный орган государственной власти, организация, иное).

В зависимости от характера соглашения и использования информации в электронную регистрационную карточку государственными гражданскими служащими отдела вносятся также иные данные.

7.1.9. Соглашение имеет одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания одной из сторон.

7.1.10. Регистрационным номером соглашения является порядковый номер в пределах календарного года, проставляемый в отделе, и номер, проставляемый иными сторонами договора, соглашения.

Регистрация соглашений происходит с использованием порядковой нумерации в пределах календарного года.

В электронной регистрационной карточке регистрационный номер и дата регистрации проставляются в автоматическом режиме, после чего регистрационный номер переносится в установленное место на договор, соглашение.

7.1.11. Подлинный экземпляр соглашения хранится в отделе. Порядок и сроки хранения соглашений устанавливаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел с учетом сроков действия соглашений, предусмотренных соответствующими пунктами соглашений.

7.1.12. Изменения и дополнения к соглашению оформляются, регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном для соглашений.

7.2. Подготовка и оформление телеграмм

7.2.1. Телеграмма - текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

7.2.2. Отправка телеграмм осуществляется на бланке "простая".

7.2.3. Телеграммы, представляемые на подпись руководителю, согласовываются в порядке, установленном для согласования служебных писем.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа подлинника телеграммы в нижней ее части.

Телеграмма составляется в одном экземпляре.

7.2.4. Телеграммы оформляются в соответствии с требованиями, установленными законодательством.

Телеграммы оформляются на бланках установленной формы с использованием шрифта Arial размером 12 пт.

Напечатанный текст телеграммы должен иметь следующие размеры полей: верхнее поле ограничивается бланком телеграммы, левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, нижнее - 2 см. При необходимости размещения текста на второй странице она оформляется без бланка, и в этом случае верхнее поле составляет 2 см.

7.2.5. В целях единообразного оформления устанавливаются требования к следующим реквизитам телеграммы: "адресат", "ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта", "текст документа", "регистрационный номер документа", "подпись должностного лица", "наименование и адрес отправителя", "отметка об исполнителе".

7.2.6. Текст адреса при оформлении телеграммы на бланке печатается прописными буквами через 1 межстрочный интервал на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа.

В состав адреса входит полный или условный (сокращенный) (присваивается адресату оператором связи) телеграфный адрес органа, учреждения, организации, физического лица.

Полный телеграфный адрес включает в себя почтовый индекс, наименование населенного пункта, наименование соответствующего субъекта Российской Федерации, название улицы, номер дома, номер квартиры - при отправке физическому лицу, наименование организации - при отправке должностному лицу, инициалы имени, отчества и фамилию получателя, например:

652718 Киселевск Кемеровской ул Комарова д 8 кв 12 Петрову П.П.

или

125009 Москва ул Тверская д 11 Министру образования и науки Российской Федерации Фамилия И.О.

При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже.

При направлении телеграмм, идентичных по содержанию, более чем в 4 адреса, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное наименование или используются номера схем отправки телеграмм, включающие установленный перечень адресатов, например:

Главам городских округов и муниципальных районов края

или

По списку

При указании в реквизите "адресат" обобщенного наименования адресатов составляется список рассылки телеграммы с указанием полных или условных (сокращенных) телеграфных адресов, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

7.2.7. Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами и печатается через 1,5-й межстрочный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Текст печатается на лицевой стороне бланка прописными буквами. Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений, и не должен превышать 2 машинописных страниц.

Цифры в телеграмме могут быть указаны знаками цифр либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для адресата, должны быть, как правило, указаны полными словами.

Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобка" указываются либо полными словами, либо сокращенными словами ("тчк", "зпт", "квч", "скб" соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки "вопросительный знак", "плюс", "тире" ("минус"), "дробная черта" указываются либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками "?", "+", "-", "/".

Знаки "восклицательный знак", "номер", "двоеточие" пишутся либо полными словами, либо сокращенными словами ("вскл", "нр", "двтч" соответственно).

Другие знаки указываются полными словами.

7.2.8. Подпись должностного лица отделяется от текста 2-3 интервалами, печатается прописными буквами и оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.14 Инструкции.

7.2.9. Регистрационный номер проставляется при отправке телеграммы после текста, но перед реквизитом "подпись должностного лица". Регистрационный номер состоит из порядкового номера по единой нумерации с начала года.

7.2.10. Фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя, подготовившего текст телеграммы, печатаются на лицевой стороне последнего листа телеграммы шрифтом размера 10 пт.

Реквизит располагается в нижнем углу у левой границы текстового поля.

7.21.11. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

7.2.12. Образец оформления телеграммы приведен в приложении N 15.

8. Контроль за исполнением документов

8.1. Организация контроля за исполнением документов

8.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах, или данных по ним поручений (резолюций).

8.1.2. Контроль за исполнением документов (поручений) включает:

постановку документов (поручений) на контроль;

доведение документов (поручений) до исполнителя;

проверку хода исполнения документов (поручений);

снятие с контроля документов (поручений);

учет и анализ результатов исполнения;

информирование руководителя об исполнении документов.

8.1.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, в том числе:

поручения, содержащиеся в актах Президента Российской Федерации;

поручения, содержащиеся в актах Правительства Российской Федерации и в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;

поручения Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края - заместителей председателя Правительства края, заместителя Губернатора края - первого заместителя руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края;

поручения, содержащиеся в правовых актах Губернатора края, Правительства края;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Президиума Правительства края, Правительства края и иных органов, образованных правовыми актами;

поручения, содержащиеся в протоколах совещаний и перечнях поручений;

поручения, содержащиеся в резолюциях руководителей, данных по депутатским обращениям и запросам, представлениям, требованиям и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты края;

поручения, содержащиеся в резолюциях руководителей, данных по письмам федеральных органов государственной власти, требующих ответа;

поручения, данные по итогам рассмотрения иных документов, которые содержат в резолюции формулировки: "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект" и тому подобное.

8.1.4. В случае если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

8.1.5. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в атематическом режиме посредством системы автоматизированного делопроизводства или с использованием электронной почты.

8.2. Организация работы с документами

8.2.1. Рассмотрение документов руководителями осуществляется, как правило, в день их поступления.

Документы исполнителю передаются, как правило, в день их рассмотрения руководителем.

Документы, по своему характеру требующие срочного исполнения, передаются на рассмотрение руководителю и исполнителю в первоочередном порядке.

8.2.2. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их рассмотрения руководителем передаются в соответствующие структурные подразделения министерства, или остаются в отделе и после их исполнения включаются в дела в соответствии с номенклатурой министерства.

Подлинник документа передается исполнителю, копии документа - соисполнителям.

8.2.3. В случае, когда работа с находящимися на исполнении документами может быть на длительное время приостановлена, либо прекращена (уход в отпуск, отъезд в длительную командировку, освобождение от замещаемой должности государственной гражданской службы и так далее), руководитель, либо исполнитель обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы другому руководителю или исполнителю.

В случае отсутствия такого указания документы передаются в соответствующие структурные подразделения министерства.

Передача документов оформляется по акту.

8.2.4. Указания по исполнению документа фиксируются в форме резолюции.

После утверждения резолюции, назначенные руководителем исполнитель (соисполнители) получают доступ к документу и его регистрационной карточке в системе автоматизированного делопроизводства и организуют работу с документом.

В случае, когда поручение дается двум или нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым (если не указано иное), остальные являются соисполнителями.

Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы, контроля за исполнением документа в целом.

Соисполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное представление исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и так далее).

Документ может иметь несколько резолюций соответственно этапам рассмотрения. При этом последующая резолюция не должна дублировать и противоречить первой.

Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств, имеющих значение для исполнения документа. О рассмотрении документа докладывается руководителю, подписавшему резолюцию, и руководитель имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.

8.2.5. Исполнение поручения завершается в форме:

подготовки проекта документа (правового акта, письма, телеграммы, служебной записки и тому подобное);

проведения совещания и оформления протокола;

устного доклада автору поручения;

составления справки об исполнении документа;

иной формы по решению руководителя.

8.2.6. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю проекта документа, исполнитель осуществляет подготовку проекта документа.

Форма проекта документа должна соответствовать его содержанию и компетенции руководителя, которому представляется на подпись документ.

Проект документа должен быть подготовлен на основе полной и достоверной информации, содержать конкретные результаты исполнения, в необходимых случаях отражать сведения об информировании автора документа.

Проект документа должен отвечать требованиям, установленным данной Инструкцией, иными правовыми актами, и должен быть представлен руководителю на подпись в установленные руководителем или действующим законодательством сроки.

Проект документа прилагается к подлиннику документа, по итогам рассмотрения которого было дано поручение, и передается для принятия окончательного решения руководителю.

8.2.7. В случае если исполнение поручения завершается проведением совещания, на подлиннике документа, либо в карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства, исполнителем делается отметка, например:

Проведено совещание с участием заинтересованных сторон. Подписан протокол от 10 декабря 2010 года N 5 (прилагается). В дело.

дата

подпись

И.О. Фамилия

8.2.8. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю устного доклада, на подлиннике документа либо в карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства, исполнителем делается отметка, например:

О ситуации по долгам заработной платы доложено 02 октября 2020 года первому заместителю Губернатора края - председателю Правительства края Фамилия И.О. устно. В дело.

дата

подпись

И.О. Фамилия

8.2.9. В случае если исполнение поручения завершается составлением справки об исполнении, на подлиннике документа либо в карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства, или на отдельном листе исполнителем кратко излагаются результаты исполнения документа, например:

Вопрос решен в результате разговора по телефону 249-00-00 с начальником отдела по организационным вопросам Купцовым С.Н. На совещании будет присутствовать Сидоров К.М., заместитель начальника отдела. Сидоров К.М. включен в список участников совещания. Прошу документ направить в дело.

дата

подпись

И.О. Фамилия

или

Информация принята к сведению. Дальнейшая подготовка проектов документов будет осуществляться с учетом данных, приведенных в письме.

Прошу документ направить в дело.

дата

подпись

И.О. Фамилия

8.2.10. В ходе исполнения поручения исполнитель может делать отметки на документе либо в карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства:

о дате поступления (если образовался интервал между временем поступления документа в орган исполнительной власти края и временем его получения);

о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и так далее);

о дате и результатах окончательного исполнения.

8.2.11. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:

поручения последующих лет - не реже одного раза в год;

поручения последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

поручения текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

8.2.12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя:

краткие сведения об исполнении в соответствии с пунктами 8.2.6-8.2.9 Инструкции;

слова "В дело";

подпись руководителя, принимающего решение о снятии документа с контроля, (либо утверждение отчета в карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства);

дату принятия решения о снятии документа с контроля и направлении его в дело.

Рекомендуется проставление отметки о списании в дело исполнителем на первом листе документа в левом нижнем углу.

Решение об исполнении документа (направлении в дело документа), не требующего исполнения (направленного в справочных целях, для информации), может быть принято начальником структурного подразделения министерства.

8.2.13. Документ считается исполненным:

после фактического выполнения поручения по существу и представления информации, справок, иных материалов и проектов документов;

после сообщения результатов рассмотрения документа автору документа, другим заинтересованным должностным лицам, органам, учреждениям и организациям;

при отсутствии дополнительных поручений на представленные документы или возврата документа на доработку.

8.2.14. Поручения, данные по письмам федеральных органов государственной власти, требующим ответа, депутатским обращениям и запросам, представлениям, требованиям и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты края, снимаются с контроля автором резолюции.

Поручения, содержащиеся в правовых актах, снимаются с контроля руководителем, на которого возложен контроль за выполнением правового акта в целом (указывается в соответствующем пункте правового акта).

Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний совещательных органов, иных совещаний, считаются исполненными после представления информации о выполнении и снимаются с контроля руководителем, председательствовавшим на соответствующем заседании.

Если по представленным проектам правовых актов, другим документам и материалам руководителем даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

8.3. Сроки исполнения документов

8.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации - для входящей документации, от даты подписания (утверждения) - для внутренней документации, от даты отправки - для исходящей документации.

8.3.2. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены действующим законодательством.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или тексте документа (письма, протокола, правового акта и так далее).

8.3.3. Изменение срока исполнения производится по решению руководителя, установившего первоначальный срок исполнения, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Изменение отражается в системе автоматизированного делопроизводства: проставляется новый срок исполнения, подпись руководителя и дата принятия решения об изменении срока исполнения.

9. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения(1)

9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

9.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

Запрещается разглашение служебной информации ограниченного распространения любым способом. Лица, получившие доступ к документу, содержащему служебную информацию ограниченного распространения, обязаны исключить возможность доступа к нему посторонних лиц и хранить документы с отметкой "Для служебного пользования" в сейфах или надежно запираемых шкафах.

9.3. На документах, а в случае необходимости и на проектах документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "отметка о конфиденциальности" (далее - отметка) "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания.

Кроме отметки "Для служебного пользования" и номера экземпляра документа на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа шрифтом размером 10 пт проставляются:

количество отпечатанных экземпляров;

фамилия, имя, отчество исполнителя;

номер телефона;

9.4. Решение о проставлении на документе отметки "Для служебного пользования" и о снятии с документа пометки "Для служебного пользования" осуществляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ.

Проект ответа на документ, поступивший с отметкой "Для служебного пользования", оформляется с отметкой "Для служебного пользования". Руководитель может принять решение о снятии отметки "Для служебного пользования" путем зачеркивания указанной отметки на проекте документа с проставлением подписи руководителя, даты, а также с указанием должности, фамилии и инициалов.

9.5. Прием, регистрация входящей и исходящей документации, отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется специалистами отдела, а также сотрудником министерства, выполняющим функции режимно-секретного подразделения.

9.6. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с отметкой "Для служебного пользования".

Регистрация документов с отметкой "Для служебного пользования" ведется совместно с другими несекретными документами. При этом в электронной регистрационной карточке проставляется отметка "ДСП".

9.7. Резолюции на документы с отметкой "Для служебного пользования" оформляются на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции в формате А4 либо А6 и должны содержать указание об изготовлении копии документа с отметкой "Для служебного пользования" путем проставления в резолюции номера экземпляра около каждого исполнителя начиная с N 1.

На последующих резолюциях номер поступившего экземпляра не меняется, в случае необходимости изготовления копии документа с отметкой "Для служебного пользования" новый экземпляр нумеруется на резолюции с добавлением к номеру поступившего экземпляра индекса 1, 2, 3 и т.д. через точку.

Все экземпляры входящих и внутренних документов с отметкой "Для служебного пользования", в том числе их копии в соответствии с количеством экземпляров, указанным в резолюции, передаются руководителям или в структурные подразделения под личную подпись в журнале учета через отдел. По окончании работы с входящими и внутренними документами с отметкой "Для служебного пользования" все экземпляры подлежат передаче в отдел, за исключением документов, направленных в органы, учреждения, организации.

Запрещается копировать документы с отметкой "Для служебного пользования" для передачи служащим внутри одного структурного подразделения.

9.8. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в несколько адресатов осуществляется при наличии списка рассылки, оформленного в соответствии с требованиями пунктов 5.1.13-5.1.16 Инструкции, с указанием напротив каждого адресата номера направляемого экземпляра.

Дополнительная рассылка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется с разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ.

9.9. Исполненные документы с отметкой "Для служебного пользования" формируются в отдельное дело в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования".

9.10. Ознакомление с документами и делами, имеющими отметку "Для служебного пользования", находящимися на текущем хранении в органе исполнительной власти края, осуществляется с разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ.

9.11. Снятие отметки "Для служебного пользования" на документах осуществляется путем зачеркивания на подлиннике документа указанной отметки с проставлением подписи руководителя и даты, а также с указанием должности, фамилии и инициалов.

При снятии отметки "Для служебного пользования" на документах, а также в электронных регистрационных карточках делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

______________________

(1)Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажном носителе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями информации и другое).

10. Документальный фонд министерства

10.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

10.1.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, и их передачу в краевое государственное учреждение в сфере архивного дела (далее - краевое учреждение).

10.1.2. В целях установления единой системы формирования дел ежегодно разрабатывается и утверждается номенклатура дел, представляющая собой систематизированный перечень наименований дел, образующихся в органе исполнительной власти края, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки и вопросы деятельности министерства.

10.1.3. Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение N 16).

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из номера структурного подразделения министерства и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела - основная информационная характеристика, обеспечивающая оперативный поиск необходимой информации.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается в заголовке употребление неконкретных формулировок типа "разная переписка", "общая переписка" и тому подобное.

Заголовок дела состоит из ряда элементов. Часть элементов является обязательными, и располагаются они в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (распоряжения, протоколы и так далее);

название адресата (для исходящей документации) или корреспондента (для входящей документации);

краткое содержание документов дела.

При составлении заголовков также следует учитывать следующие требования:

в заголовках дел, содержащих переписку, необходимо указывать, с кем и по какому вопросу она ведется;

в заголовках дел, начинающихся с термина "документы", в конце заголовка в скобках необходимо указывать основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее);

в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению и другое.

10.1.4. Согласованная уполномоченным органом исполнительной власти края в области архивного дела номенклатура дел в последнем квартале текущего года утверждается министром и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается один раз в 5 лет, за исключением случаев существенного изменения полномочий (функций) и структуры министерства.

10.2. Формирование дел

10.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование исполненных документов в дела осуществляется специалистами отдела и (или) структурными подразделениями министерства в случаях, установленных данной инструкцией.

10.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

раздельно группировать документы постоянного и временного срока хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дело только исполненные документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись об их местонахождении;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел;

запрещается включать в дела черновые, неисполненные, неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие возврату;

по объему дело не должно превышать 250 листов.

10.2.3. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов и корреспондентов.

10.2.4. Приказы по основной деятельности включаются в дела отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственным вопросам;

приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения (приказы по личному составу со сроками хранения 50 лет ЭПК помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения 5 лет).

Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми актами, и документы к ним располагаются в хронологическом порядке и по номерам. В зависимости от специфики деятельности совещательного органа протоколы могут группироваться за весь период их работы. Документы к протоколам систематизируются по вопросам, рассматриваемым на заседании.

Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

При наличии служебных документов нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и при условии, что вопросы по ним решены одним документом (например, правовым актом), обращения сначала группируются по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.

Обращения граждан и дополнительные материалы по их рассмотрению группируются в дела в хронологическом порядке, по номерам и (или) с учетом места жительства обратившегося гражданина.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий работников в пределах календарного года.

Документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются в одно дело. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с взаимными ссылками в электронных регистрационных карточках.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Подготовка документов к передаче предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей на оформленные дела.

10.2.5. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, о чем делается отметка в заголовке дела или в графе "Примечание".

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в системе автоматизированного делопроизводства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажных носителях.

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению в соответствии с пунктами 10.4.1 - 10.4.4 Инструкции.

10.3. Оформление и учет дел

10.3.1. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, законченные делопроизводством, должны быть подготовлены к передаче в архив министерства.

Для подготовки к передаче в архив дела подлежат оформлению и описанию.

В зависимости от сроков хранения документов министерства проводится полное или частичное оформление дел.

10.3.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку и переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

составление листа-заверителя дела;

внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела.

10.3.2.1. Подшивка и переплет дела

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола хлопчатобумажными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Если текст документов слишком близко подходит к краю листа, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую он подшивается. Документы большого формата должны быть подшиты за край и сложены так, чтобы их было легко развернуть. Не подлежат подшивке документы, имеющие особую историческую и (или) художественную ценность, а также документы, в результате подшивки которых затрудняется чтение текста, эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело.

Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок, гребеночной и обжимной переплетных машин.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В случае использования при переплете или подшивке дел электродрели, следует учесть, что сверло должно быть диаметром 2-2,5 мм.

Документы порванные, ветхие, пораженные плесенью и грибками, перед подшивкой должны подвергаться реставрации и дезинфекции. Запрещается склеивать порванные листы скотчем и силикатным клеем.

10.3.2.2. Нумерация листов дела

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме титульного листа, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Употребление чернил, шариковых ручек, фломастеров для нумерации листов запрещается.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист (формат A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и тому подобное) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, табуляграммы и тому подобное), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Чистые листы и лист-заверитель не нумеруются.

10.3.2.3. Внутренняя опись документов дела

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, распорядительные документы, протоколы, личные дела, лицевые счета и так далее), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 17).

Внутренняя опись обязательно составляется на документы, которые не могут быть подшиты.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и так далее) эти изменения отражаются в графе "Примечание" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

10.3.2.4. Заверительная надпись дела

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение N 18). Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа запрещается.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности формирования и физического состояния дела:

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

номера листов с наклеенными фотографиями, вырезками из газет и прочее;

номера листов, на которых имеются рисунки, чертежи, диаграммы и прочее;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями (фотографии, буклеты, афиши и прочее) и количество вложенных в них листов;

номера поврежденных листов и тому подобное.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и так далее) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

10.3.3.Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме. Форма обложки приведена в приложении N 19.

На обложке дела указываются: наименование государственного архива (принимающего документы на постоянное хранение), наименование министерства, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование министерства указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое размещается в круглых скобках после полного наименования (при наличии);

наименование структурного подразделения министерства - в соответствии с утвержденной штатной структурой;

индекс дела - проставляется по номенклатуре дел министерства;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел министерства (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другое). В случаях когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Дата дела - указываются крайние даты дела арабскими цифрами: годы заведения и окончания дела.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если в дело включены документы (приложения и тому подобное), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за ... год (ы)".

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола, составляющих дело, или даты утверждения (если протоколы утверждаются).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении дат дела сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца - словом, например: 9 февраля 2017 года

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и передачи дел в архив министерства.

На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

Реквизит "срок хранения дела": на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно", на делах по личному составу - "Хранить 50 лет".

Архивный шифр на обложке дела проставляется в левом нижнем углу чернилами после включения дел в годовые разделы описей дел и после утверждения/согласования годовых разделов сводных описей дел ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждения министром (до этого архивный шифр проставляется карандашом).

10.3.4. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. При частичном оформлении допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

10.3.5. Учет дел ведется в течение календарного года в журнале регистрации дел структурными подразделениями министерства либо в электронной базе системы автоматизированного делопроизводства.

10.3.6. Журнал регистрации дел формируется в начале календарного года на основании номенклатуры дел. Возможно ведение журнала регистрации дел по форме в приложении N 20.

10.3.7. В журнал регистрации дел включается каждый том из состава многотомных дел и сформированные в отдельные тома приложения.

Порядковые номера дел ведутся в журнале регистрации дел в пределах календарного года.

10.3.8. На обложке дела также указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя, и сроки хранения дела.

Номер дела состоит из индекса по номенклатуре дел.

10.3.9. Составление описей дел

Опись дел - основной архивный справочник, раскрывающий состав и содержание дел, закрепляющий их систематизацию внутри фонда и учет.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Описи дел составляются по установленной форме (приложение N 21) и представляются в краевое учреждение через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (в четырех экземплярах) и по личному составу (в трех экземплярах).

Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома) по описи;

индекс дела (тома);

заголовок дела (тома), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

дата дела (тома);

количество листов в деле (томе);

срок хранения дела (для описи по личному составу).

При составлении описи соблюдаются следующие требования:

систематизация дел в описи дел постоянного хранения соответствует их систематизации в номенклатуре дел;

систематизация дел в описи дел по личному составу осуществляется по номинальному признаку (то есть по виду документов) с учетом следующей последовательности: распорядительные акты по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава, личные дела (уволенных), лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками, первый и последующие заголовки единиц хранения должны воспроизводиться полностью;

для дел, состоящих из нескольких томов, каждому тому составляется уточняющий заголовок.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в опись по дате заведения дела. В конце описи дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в описи за ... год, дело N ...", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, включенных в данный раздел описи, первый и последний номера дел раздела описи, а при необходимости оговариваются литерные и пропущенные номера. Итоговая запись подписывается составителем раздела, с указанием его должности и даты составления описи. Если итоговая запись к описи не помещается на одном листе с описательными статьями дел, ее следует размещать на обороте последнего листа описи.

Министерство осуществляет временное хранение документов постоянного срока хранения в течение десяти лет, по истечении данного срока документы передаются в краевое учреждение в сфере архивного дела. Документы передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.

10.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

10.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 22).

10.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2011 года).

10.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего министерства (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

10.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии министерства одновременно).

10.4.5. Согласованные экспертной комиссией министерства акты утверждаются руководителем только после утверждения экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти края в области архивного дела описей дел постоянного хранения.

10.4.6. После утверждения руководителем актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел органа исполнительной власти края проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

10.5. Хранение и использование архивных документов

10.5.1. Документы, образовавшиеся в результате деятельности министерства, после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном действующим законодательством в сфере архивного дела, подлежат обязательной передаче на хранение в краевое учреждение.

Порядок подготовки и передачи дел на постоянное хранение и уничтожение дел, не подлежащих хранению, определяется законодательством Российской Федерации и края в области архивного дела.

Передача документов на постоянное хранение в краевое учреждение оформляется актом приема-передачи дел (приложение N 23).

10.5.2. Архивные дела и документы предоставляются руководителям и исполнителям для работы в помещениях по месту их хранения или во временное пользование под подпись в журнале учета выдачи документов.

Руководители и исполнители несут ответственность за сохранность полученных документов. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

10.5.3. Подлинники приказов министерства для работы вне помещения их хранения не выдаются.

10.5.4. Ознакомление специалистов министерства с архивными документами и делами, имеющими отметку конфиденциальности "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к работе с такими документами.

10.5.5. Копии находящихся на хранении документов предоставляются по письменным запросам.

10.5.6. Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с оставлением в деле копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 1

к Инструкции

по делопроизводству

            Министерство лесного хозяйства Красноярского края

                                Акт

              приема и первичной обработки документов,

            поступивших в министерство лесного хозяйства

                         Красноярского края

дата                                                    N _______________

Составлен: ФИО, наименование должности.

     Основание:  приказ министерства лесного хозяйства Красноярского края

от  ________  N  _____  "Об инструкции по делопроизводству в министерстве

лесного хозяйства Красноярского края".

     При    вскрытии    конверта    11   декабря  2020  года  с  почтовым

идентификатором  N  660  017  40  13  635  2, поступившего в министерство

лесного  хозяйства  Красноярского  края  от  Отдела судебных приставов по

Центральному  району  г. Красноярска на адрес: 660036, ул. Академгородок,

50-а,  г.  Красноярск,  обнаружен оригинал испорченного судебного приказа

по  делу N А33-25992/2018 от 01.10.2018: обстрижена нижняя часть листа на

5,5 см.

     Настоящий акт составлен в трех экземплярах:

     первый экземпляр - направлен в адрес отправителя (корреспондента);

     второй экземпляр - приложен к поступившему документу;

     третий   экземпляр  -  оставлен  в  министерстве  лесного  хозяйства

Красноярского края.

______________________ ________ _____________________,

______________________ ________ _____________________,

______________________ ________ _____________________.

Приложение N 2

к Инструкции

по делопроизводству

Список не подлежащей регистрации корреспонденции

1. Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы, открытки.

2. Приглашения на встречи, конференции и другие мероприятия (без сопроводительных писем).

3. Книги, газеты, журналы, обзоры печати, тематические периодические сборники и другие издания.

4. Рекламные материалы, проспекты.

5. Документы на иностранных языках без перевода.

6. Судебные повестки, определения, решения, постановления Арбитражного суда Красноярского края.

7. Статистические отчеты, бюллетени, сборники, обзоры, формы статистической отчетности, информационные и справочные материалы.

8. Счета, квитанции, сметы, прейскуранты (без сопроводительных писем).

9. Прогнозы погоды.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 3

к Инструкции

по делопроизводству

Форма регистрационного штампа

Министерство лесного хозяйства Красноярского края _______________________________ N _____________________________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 4

к Инструкции

по делопроизводству

Образец бланка приказа

Министерство

лесного хозяйства Красноярского края

Приказ

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 5

к Инструкции

по делопроизводству

Образцы бланков писем

                                                             Министерство

                                     лесного хозяйства Красноярского края

                           Академгородок, д. 50 "а", г Красноярск, 660036

                                                 Телефон: (391) 290 74 10

                                                    Факс: (391) 290-74-25

                                                  E-mail: priem@minles.ru

                                                       ОГРН 1162468093952

                                           ИНН/КПП 2463102814 / 246301001

                                          _______________ N _____________

                                          На N __________________________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 5.1

к Инструкции

по делопроизводству

                                                             Министерство

                                     лесного хозяйства Красноярского края

                           Академгородок, д. 50 "а", г.Красноярск, 660036

                                                 Телефон: (391) 290 74 10

                                                    Факс: (391) 290-74-25

                                                  E-mail: priem@minles.ru

                                                       ОГРН 1162468093952

                                           ИНН/КПП 2463102814 / 246301001

[Место для штампа]

На N ______________________________

                            О чем .......

                           Уважаемый ____!

Должность		И.О. Фамилия
	[Место для подписи]

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 6

к Инструкции

по делопроизводству

                                                             Министерство

                                     лесного хозяйства Красноярского края

                                                                  Министр

                           Академгородок, д. 50 "а", г.Красноярск, 660036

                                                 Телефон: (391) 290-74-10

                                                    Факс: (391) 290-74-25

                                                  E-mail: priem@minles.ru

                                                       ОГРН 1162468093952

                                           ИНН/КПП 2463102814 / 246301001

                                       _______________ N ________________

                                       На N _____________________________

Приложение N 7

к Инструкции

по делопроизводству

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов

1. Входящие документы, поступившие от участников Енисей-СЭД.

2. Исходящие документы, адресованные участникам Енисей-СЭД, за исключением документов, имеющих отметку "Для служебного пользования"

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 8

к Инструкции

по делопроизводству

Образец бланка резолюции

Министерство лесного хозяйства Красноярского края Фамилия И.О. Фамилия И.О. Содержание резолюции Подпись И.О. Фамилия Дата Регистрационный номер Вид документа, наименование организации (должности), дата, регистрационный номер

(Формат А4 или А6) (Формат А6)

Приложение N 9

к Инструкции

по делопроизводству

Образцы оформления приказов

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 10

к Инструкции

по делопроизводству

Образец оформления списка рассылки

                                    Список

                рассылки документа (письма, телеграммы, протокола)

                     от "____" ___________20__ года N ______

Наименование органа, учреждения, организации	Наименование должности, ФИО	Почтовый адрес
Администрация Ачинского района	Главе Ачинского района, Фамилия И.О.
Администрация г.Ачинска	Главе администрации г.Ачинска, Фамилия И.О.
Администрация г.Красноярска	Главе г.Красноярска, Фамилия И.О.
Администрация г.Норильска	Главе администрации г.Норильска, Фамилия И.О.
ЗАО "Ванкорнефть"	Генеральному директору, Фамилия И.О.	Мира пр, г.Красноярск, 660049

Наименование должности подпись         подпись                И.О.Фамилия

дата

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 11

к Инструкции

по делопроизводству

Образец оформления письма

Руководителю аппарата Правительства Красноярского края Фамилия И.О.

                                                             Министерство

                                     лесного хозяйства Красноярского края

                          Академгородок, д. 50 "а", г. Красноярск, 660036

                                                 Телефон: (391) 290-74-10

                                                    Факс: (391) 290-74-25

                                                  E-mail: priem@minles.ru

                                                       ОГРН 1162468093952

                                           ИНН/КПП 2463102814 / 246301001

                                      _______________ N _________________

                                          На N __________________________

                                                     О повестке заседания

                                         Правительства Красноярского края

                             Уважаемый!

     В  связи  с  рассмотрением  проекта  закона  Красноярского  края  "О

государственных  информационных  системах  Красноярского  края" на сессии

Законодательного    Собрания    Красноярского    края    прошу  перенести

рассмотрение  проекта  постановления Правительства Красноярского края "Об

организационных  мерах по созданию региональной системы межведомственного

электронного    взаимодействия    Красноярского    края"    на  заседании

Правительства Красноярского края на более поздний срок.

     Приложение: на 1 л. в 1 экз.

     С уважением,

должность

подпись

И.О. Фамилия

     Фамилия Имя Отчество

     Номер телефона

Приложение N 12

к Инструкции

по делопроизводству

Образец оформления полного протокола

Образец оформления краткого протокола

Приложение N 13

к Инструкции

по делопроизводству

Перечень поручений N

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 14

к Инструкции

по делопроизводству

Образец листа согласования

                             Согласование

_________________________________________________________________________

                    (наименование вида документа)

_________________________________________________________________________

                       (наименование документа)

Разработчик проекта______________________________________________________

                       (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность)

_________________________________________________________________________

Фамилия, инициалы визирующего проект	Наименование должности	Дата поступления на согласование	Замечания, подпись и дата согласования

Приложение N 15

к Инструкции

по делопроизводству

Образец оформления телеграмм

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 16

к Инструкции

по делопроизводству

Форма номенклатуры дел

Номенклатура дел __________N _________ _____________________ (место составления) На _______________ год

Утверждаю министр лесного хозяйства Красноярского края _______________ И.О. Фамилия Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Должность подпись

И.О. Фамилия

     Дата

Согласовано Протокол ЭК министерства лесного хозяйства Красноярского края от ____________N ___

     Итоговая  запись  о  категориях и кол-ве дел, заведенных в _________

году в министерстве лесного хозяйства Красноярского края

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Должность подпись

И.О. Фамилия

     Дата

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 17

к Инструкции

по делопроизводству

                          Внутренняя опись

                    документов дела N _______________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________________ документов,

                    (цифрами и прописью)

количество листов внутренней описи _____________________________________.

                                           (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела

Подпись

И.О. Фамилия

     Дата

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 18

к Инструкции

по делопроизводству

                           Лист-заверитель

                          дела N ___________

     В деле подшито и пронумеровано _____________________________________

________________________________________________________________лист(ов),

               (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов _________________________________________________;

пропущенные номера листов________________________________________________

+ листов внутренней описи ______________________________________________.

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

Подпись

И.О. Фамилия

     Дата

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 19

к Инструкции

по делопроизводству

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения

                              Наименование

                   краевого архивного учреждения

                                                      Наименование органа

                                               исполнительной власти края

                                                     Дело N ___ Том N ___

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                          (Заголовок дела)

_________________________________________________________________________

(Крайние даты)

     На ________ листах

     Хранить __________

Фонд N ______________

Опись N _____________

Дело N ______________

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 20

к Инструкции

по делопроизводству

                            Форма

                  журнала регистрации дел

Дата заведения дела	Номер дела		Заголовок дела	Сдано в архив
	индекс подразделения	порядковый номер дела		номер тома	Количество листов
1	2	3	4	5	6

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 21

к Инструкции

по делопроизводству

                            Опись дел

Министерство лесного хозяйства Красноярского края

Утверждаю Министр лесного хозяйства Красноярского края Подпись И.О. Фамилия Дата

Фонд N Р- ...

Опись N ...

дел постоянного хранения

за ... год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ... (...) дел с N ... по N ... в том числе:

литерные -

пропущенные -

Наименование должности

Подпись

И.О. Фамилия

Согласовано

Протокол ЭК министерства лесного хозяйства Красноярского края

от ____________N ___

Министерство лесного хозяйства Красноярского края

Утверждаю Министр лесного хозяйства Красноярского края Подпись И.О. Фамилия Дата

Фонд N Р- ...

Опись N ...

дел по личному составу

за ... год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ... (...) дел с N ... по N ... в том числе:

литерные -

пропущенные -

Наименование должности

Подпись

И.О. Фамилия

Согласовано

Протокол ЭК министерства лесного хозяйства Красноярского края

от ____________N ___

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 22

к Инструкции

по делопроизводству

Форма акта о выделении документов к уничтожению

Министерство лесного хозяйства Красноярского края Акт ______________ N ___________ ____________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Утверждаю Министр лесного хозяйства Красноярского края подпись И.О. Фамилия Дата

На основании ____________________________________________________________

             (название и выходные данные перечня документов с указанием

                               сроков их хранения)

_________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда

N __________________________________________________________________

                            (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во дел	Сроки хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ______________________________ дел за __________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по

личному составу согласованы с ЭПК__________________________________

                                (наименование архивного учреждения)

(протокол от ___________________________ N ___________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись И.О. Фамилия

Дата

Согласовано

Протокол ЦЭК (ЭК)

от ...N ...

Документы в количестве ___________________________________________ дел,

                                  (цифрами и прописью)

весом _______________________ кг сданы в ______________________________

                                           (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _________ N ___________

Наименование должности специалиста

органа исполнительной власти края,

сдавшего документы                       Подпись             И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности специалиста

органа исполнительной власти

края, внесшего изменения в учетные

документы                                Подпись             И.О. Фамилия

     Дата

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Word

Приложение N 23

к Инструкции

по делопроизводству

Форма акта приема-передачи

Утверждаю                                                       Утверждаю

Руководитель организации,                       Руководитель организации,

передающей документы                                принимающей документы

Подпись Расшифровка подписи                   Подпись Расшифровка подписи

Дата Печать                                                   Дата Печать

                        Акт ___________ N __________

           приема-передачи архивных документов на хранение

_________________________________________________________________________

                        (основание передачи)

_________________________________________________________________________

                  (название передаваемого фонда)

___________________________________________________________________ сдал,

         (название организации, передающей документы)

а__________________________________________________________________принял

          (название организации, принимающей документы)

документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество ед. хр.	Примечания
1	2	3	4	5

Итого принято ___________________________________________________ед. хр.

Передачу произвели:                                     Прием произвели:

Должность Подпись Расшифровка              Должность Подпись Расшифровка

подписи                                                          подписи

Дата                                                                Дата

Фонду присвоен N______

Изменения в учетные документы внесены.

Должность                              Подпись       Расшифровка подписи

Дата