Приложение. Методические рекомендации по подготовке сметы проекта в составе заявки на участие в конкурсе на предоставление грантов Главы Республики Коми на развитие гражданского общества

Утверждены
приказом Министерства экономического
развития и промышленности
Республики Коми
от "13" апреля 2021 г. N 163
(приложение)

Методические рекомендации
по подготовке сметы проекта в составе заявки на участие в конкурсе на предоставление грантов Главы Республики Коми на развитие гражданского общества

С изменениями и дополнениями от:

17 февраля 2022 г.

1. Общие принципы составления сметы

Информация об изменениях:

Пункт 1.1 изменен с 17 февраля 2022 г. - Приказ Министерства экономического развития и промышленности Республики Коми от 17 февраля 2022 г. N 39

См. предыдущую редакцию

1.1. Настоящие рекомендации направлены для оказания методической помощи социально ориентированным некоммерческим организациям для корректного составления сметы проекта в составе заявки на участие в конкурсе на предоставление грантов Главы Республики Коми на развитие гражданского общества.

1.2. По большинству заявок, не прошедших конкурсный отбор в предыдущих конкурсах, эксперты давали замечания в части сметы проекта.

К числу типовых причин, вследствие которых заявки на участие в конкурсе получали невысокий рейтинг, молено отнести:

отсутствие корректных комментариев (обоснований) к указанным расходам (комментарии либо практически не были заполнены, либо содержали общие фразы; из комментариев было сложно определить с какими мероприятиями календарного плана проекта связаны данные расходы, почему их необходимо произвести, как рассчитана стоимость, что входит в эти расходы);

завышенную запрашиваемую сумму гранта, не совсем соотносимую с заявленными результатами и масштабом проекта (заявленный проект возможно было реализовать и за меньшую сумму гранта, завышение запрашиваемых сумм по отдельным статьям и направлениям расходов);

несоответствие сметы календарному плану проекта (например, в смете были предусмотрены расходы на мероприятия, не соответствующие календарному плану и количеству участников того или иного мероприятия, или расходы на аренду помещения и оплату труда персонала проекта по периодам частично не совпадали со сроками проведения мероприятий по календарному плану).

1.3. Смета должна строго соответствовать содержательной части проекта. При изменении содержательной части проекта следует проверить смету на необходимость корректировок.

1.4. Смета проекта должна отвечать требованиям реалистичности, обоснованности, прозрачности, целевого использования, эффективности и полноты.

1.5. При оценке сметы проекта эксперты руководствуются следующими критериями:

соотношением планируемых расходов на реализацию мероприятий проекта и его ожидаемых результатов, адекватностью, измеримостью и достижимостью таких результатов;

реалистичностью сметы проекта и обоснованностью планируемых расходов на реализацию проекта;

собственным вкладом Заявителя и дополнительными ресурсами, привлекаемыми на реализацию проекта, перспективами его дальнейшего развития.

1.6. Оплату услуг сторонних организаций и индивидуальных предпринимателей за счет средств гранта следует планировать в размере не более 20% от запрашиваемого размера гранта. В указанную величину не включаются офисные расходы, аренда помещений, иного имущества, расходы на проезд, проживание, питание в составе командировочных расходов и расходов на проведение мероприятий проекта.

Информация об изменениях:

Пункт 1.7 изменен с 17 февраля 2022 г. - Приказ Министерства экономического развития и промышленности Республики Коми от 17 февраля 2022 г. N 39

См. предыдущую редакцию

1.7. Софинансирование указывается только в части софинансирования представляемого на конкурс проекта (не должно включать финансирование всей текущей деятельности организации, например, аренды всего помещения, используемого для размещения всего персонала организации).

Софинансирование (собственный вклад) включает целевые денежные поступления, источником которых не являются средства консолидированного бюджета Республики Коми, денежную оценку используемого имущества, имущественных прав, безвозмездно полученных работ и выполненных услуг, труда добровольцев.

1.8. Не допускается осуществление за счет гранта следующих расходов:

расходов, непосредственно не связанных с реализацией проекта;

расходов на приобретение недвижимого имущества (включая земельные участки), капитальное строительство новых зданий, текущий капитальный ремонт арендуемых помещений;

расходов на приобретение алкогольной и табачной продукции, а также товаров, которые являются предметами роскоши;

расходов, предусматривающих финансирование политических партий, кампаний и акций, подготовку и проведение митингов, демонстраций, пикетирований;

расходов на погашение задолженности организации; расходов на уплату штрафов, пеней;

расходов, связанных с осуществлением предпринимательской деятельности и оказанием финансовой помощи коммерческим организациям, единственным учредителем которых является некоммерческая организация, а также всех видов помощи иным коммерческим организациям;

расходов, связанных с приобретением иностранной валюты, за исключением операций, осуществляемых в соответствии с валютным законодательством Российской Федерации при закупке (поставке) высокотехнологичного импортного оборудования, сырья и комплектующих изделий, а также связанных с достижением целей предоставления грантов, определенных настоящим Положением;

расходов на приобретение путевок, фундаментальные научные исследования, на создание новых памятников, монументов, на издание рукописей (при фактическом отсутствии иной деятельности по проекту).

Обращаем внимание, что при составлении сметы проекта и использовании гранта необходимо руководствоваться принципом экономного и результативного расходования полученных средств.

Рекомендуется минимизировать оплату оборудования, иного имущества, услуг (кроме услуг, связанных с командировками) за наличный расчет или с использованием банковских карт работников. Такие формы расчетов могут быть признаны допустимыми лишь в крайних случаях. Например, необходимо срочно закупить расходные материалы, канцелярские товары, продукты питания для кофе-брейка, оплатить оперативно оказываемые услуги. Рекомендуемый максимальный лимит для таких операций - 10 тысяч рублей.

Категорически не рекомендуется планировать при составлении сметы проекта оплату за счет гранта услуг, являющихся, по сути, посредническими, например, услуги по размещению в гостиницах, по привлечению специалистов, по организации перевозки пассажиров и т.д.

Допускается работа с общеизвестными операторами, оказывающими услуги по оформлению проездных документов и бронированию мест проживания.

Информация об изменениях:

Раздел 2 изменен с 17 февраля 2022 г. - Приказ Министерства экономического развития и промышленности Республики Коми от 17 февраля 2022 г. N 39

См. предыдущую редакцию

2. Комментарии к отдельным статьям сметы

При заполнении таблиц раздела "Смета" на портале "Гранты Главы Республики Коми для СОНКО" https://sonko.rkomi.ru/ во всех статьях сметы проекта софинансирование (при его наличии) указывается в объеме, соответствующем заполняемому разделу. Если софинансирование по статье (разделу) отсутствует - необходимо указать "0". Общую стоимость и запрашиваемую сумму в каждой строке таблицы информационная система портала считает автоматически.

2.1. Оплата труда штатных работников, работников по срочным трудовым договорам и добровольцам

Планирование сметы по данной статье ведется в разрезе каждой должности. В смете указываются расходы на оплату труда только в части заработной платы, которая выплачивается сотруднику за работу по заявляемому проекту.

Должность	Заработная плата в месяц (в рублях, включая НДФЛ)	Количество месяцев	Софинансирование обеспечивается трудом добровольцев	Общая стоимость	Софинансирование (за весь период, в рублях)	Запрашиваемая сумма	Комментарий
Указывается должность работника	Указывается заработная плата в месяц (в рублях, включая НДФЛ)	Количество месяцев, соответственно занятости работника в проекте	Если софинансирование обеспечивается трудом добровольцев необходимо поставить отметку "V", если нет, то необходимо убрать отметку " "	Вычисляется автомат и чески по формуле <Столбец 2> * <Столбец 3>	Указывается абсолютный показатель за весь период по данной должности	Вычисляется автоматически по формуле <Столбец 5> - <Столбец 6>	Следует кратко описать основной функционал работника

2.2. Выплаты физическим лицам (за исключением индивидуальных предпринимателей) за оказание ими услуг (выполнение работ) по гражданско-правовым договорам, договорам оказания услуг (выполнения работ) и добровольцам

Функция в проекте или содержание услуг (работ)	Вознаграждение по одному договору (в рублях, включая НДФЛ)	Количество договоров	Софинансирование обеспечивается трудом добровольцев	Общая стоимость	Софинансирование (за весь период, в рублях)	Запрашиваемая сумма	Комментарий
Указывается тип специалиста и (или) конкретный вид услуги (например, юридические консультации или консультации психолог, услуги режиссера, бухгалтера, водителя и т. п.)	Указывается вознаграждение по одному договору (в рублях, включая НДФЛ)	В штуках	Если софинансирование обеспечивается трудом добровольцев необходимо поставить отметку "V ", если нет, то необходимо убрать отметку " "	Вычисляется автоматически по формуле <Столбец 2> * <Столбец 3>	Указывается абсолютный показатель за весь период по всем договорам указанного типа	Вычисляется автоматически по формуле <Столбец 5> - <Столбец 6>	Следует кратко описать назначение заказываемых услуг (выполнение работ) в привязке к конкретным задачам проекта, рекомендуется сделать детальный расчет с обоснованием стоимости услуг специалистов

2.3. Страховые взносы

Наименование	Общая сумма (в рублях)	Софинансирование (за весь период, в рублях)	Запрашиваемая сумма
Страховые взносы с выплат штатным работникам				Вычисляется автоматически. Необходимо нажать на "/" редактор строки, далее "рассчитать"
Страховые взносы с выплат физическим лицам по гражданско-правовым договорам				Вычисляется автоматически. Необходимо нажать на "/" редактор строки, далее "рассчитать"

Для организаций, не имеющих право на применение пониженных тарифов по страховым взносам, в расчете используются следующие тарифы:

30,2% для расчета страховых взносов с сумм всех расходов на оплату труда по трудовым договорам;

27,1% для расчета страховых взносов с вознаграждений по гражданско-правовым договорам, в которых обязанность организации осуществлять страхование от несчастных случаев и профзаболеваний в гражданско-правовом договоре не предусмотрена.

Для организаций, имеющих право на применение пониженных тарифов по страховым взносам, рекомендуется использовать в расчете:

20,2% для расчета страховых взносов с сумм всех расходов на оплату труда по трудовым договорам;

20% для расчета страховых взносов с вознаграждений по гражданско-правовым договорам, в которых обязанность организации осуществлять страхование от несчастных случаев и профзаболеваний в гражданско-правовом договоре не предусмотрена.

Основанием для применения пониженных тарифов является принадлежность организации к одной из двух категорий:

благотворительные организации, применяющие упрощенную систему налогообложения;

некоммерческие организации, применяющие упрощенную систему налогообложения и работающие в области социального обслуживания граждан, научных исследований и разработок, образования, здравоохранения, культуры и искусства (деятельность театров, библиотек, музеев и архивов) и массового спорта (за исключением профессионального), при условии, что не менее 70% их годовых поступлений приходится на данные виды деятельности.

2.4. Командировочные расходы

Данная статья подразумевает командировочные расходы сотрудников проекта, работающих по трудовым договорам, а также аналогичные расходы по гражданско-правовым договорам, связанные непосредственно с мероприятиями в календарном плане.

Поездки должны быть экономически обоснованы. Зачастую эффективнее воспользоваться современными инструментами получения, предоставления и обмена информацией (интернет-конференциями, вебинарами и т.п.).

Цель поездки и место назначения (если оно определено)	Расходы на одного работника (в рублях)	Количество работников	Общая стоимость	Софинансирование (за весь период, в рублях)	Запрашиваемая сумма	Комментарий
Указывается цель поездки и место (например, организация и участие в семинаре в г. Сыктывкаре)	Указывается общий размер на одного человека в данной поездке	Указывается количество человек	Вычисляется автоматически по формуле <Столбец 2> * <Столбец 3>	Указывается абсолютный показатель за весь период по данной строке	Вычисляется автоматически по формуле <Столбец 4> - <Столбец 5>	Указывается подробная (детальная) разбивка общего размера, указанного на одного человека в столбце 2: стоимость билетов туда и обратно, стоимость проживания за весь период командировки, размер суточных, кроме того, следует пояснить назначение данной поездки в контексте решения конкретных задач

2.5. Офисные расходы (коммунальные услуги, услуги связи, почтовые услуги, приобретение офисной организационной техники и программного обеспечения, канцтовары и расходные материалы)

Наименование расходов	Стоимость единицы (в рублях)	Количество, единиц	Общая стоимость	Софинансирование (за весь период, в рублях)	Запрашиваемая сумма	Комментарий
Коммунальные услуги (освещенные, отопление водоснабжение, электроснабжение, канализацию и оплату других эксплуатационных и коммунальных услуг в части площадей, указанных помещений, используемой для реализации проекта	Указывается удельный показатель	Количество месяцев использования помещения в проекте	Вычисляется автоматически по формуле <Столбец 2> * <Столбец 3>	Указывается абсолютный показатель за весь период по данной строке	Вычисляется автоматически по формуле <Столбец 4> - <Столбец 5>	Указать количество метров помещения, используемого в проекте, и его расположение
Услуги связи организации	-//-	Количество месяцев	-//-	-//-	-//-	Пояснить необходимость в привязке к решаемым задачам
Почтовые услуги	-//-	Количество месяцев	-//-	-//-	-//-	Пояснить объем в привязке к задачам проекта
Канцтовары и расходные материалы	-//-	-//-	-//-	-//-	-//-	-//-
Офисная организационная техника (компьютер, многофункциональные устройство, камера, фотоаппарат, принтер, сканер, и другое компьютерное оборудование) и программное обеспечение (рекомендуется раскрыть подробный перечень оборудования и программного обеспечения, что облегчит указание стоимости)	-//-	Количество оборудования программного обеспечения по каждой позиции	-//-	-//-	-//-	-//-

2.6. Приобретение техники, оборудования, инвентаря, мебели, стройматериалов, товаров и сопутствующие расходы

В данной статье расходов указываются необходимые для реализации проекта узкоспециализированное оборудование техника, инвентарь и т.п., не входящие в перечень офисных расходов. При планировании данной статьи допустима группировка однотипных единиц закупки.

В комментарии укажите производителя и точную модель оборудования, а также дайте ссылку на конкретный товар или аналогичный ему. Необходимо к заявке приложить не менее 2-х коммерческих предложений по запросу стоимости товара.

Если реализация проекта требует использования дорогостоящего оборудования, необходимо рассмотреть вариант аренды в качестве альтернативы.

Наименование расходов	Стоимость единицы (в рублях)	Количество, единиц	Общая стоимость	Софинансирование (за весь период, в рублях)	Запрашиваемая сумма	Комментарий
Указывается наименование приобретаемого оборудования, товара и т.д.	Удельный показатель для каждой однотипной группы оборудования	Количество единиц	Вычисляется автоматически по формуле <Столбец 2> * <Столбец 3>	Указывается абсолютный показатель за весь период по данной строке	Вычисляется автоматически по формуле <Столбец 4> - <Столбец 5>	Кратко пояснить назначение и необходимость данного оборудования для решения задач проекта

2.7. Разработка и поддержка сайтов, информационных систем и иные аналогичные расходы

По данной статье расходов эксперты будут оценивать объем средств, запрашиваемых организацией на разработку, реконструкцию и продвижение сайта, на обоснованность и реалистичность достижения цели проекта. Необходимо к заявке приложить не менее 2-х коммерческих предложений по запросу стоимости данных работ, услуг.

Наименование расходов	Стоимость единицы (в рублях)	Количество, единиц	Общая стоимость	Софинансирование (за весь период, в рублях)	Запрашиваемая сумма	Комментарий
Разработка сайта	Указывается удельный или абсолютный показатель	В случае удельного показателя указывается количество, при наличии общей цифры указывается "1"	Вычисляется автоматически по формуле <Столбец 2> * <Столбец 3>	Указывается абсолютный показатель за весь период по данной строке	Вычисляется автоматически по формуле <Столбец 4> - <Столбец 5>	Кратко пояснить технические параметры для возможности экспертам оценить стоимость работ
Поддержка сайта в месяц	Указывается удельный показатель	Количество месяцев	-//-	-//-	-//-	Кратко описать объем работы в месяц

2.8. Оплата юридических, информационных, консультационных услуг и иные аналогичные расходы

Статья бюджета включает оплату привлеченных сторонних организаций для оказания юридических, информационных, консультационных и других аналогичных услуг, которые необходимы для реализации проекта и требуют профессиональных знаний. Необходимо прикрепить не менее 2-х коммерческих предложений по запросу стоимости работы, услуги.

Данная статья включает в себя также расходы на оплату договоров гражданско-правового характера с самозанятыми гражданами.

Наименование расходов	Стоимость единицы (в рублях)	Количество, единиц	Общая стоимость	Софинансирование (за весь период, в рублях)	Запрашиваемая сумма	Комментарий
Услуги юридического бюро	В цифрах стоимость	Количество услуг	Вычисляется автоматически по формуле <Столбец 2> * <Столбец 3>	Указывается абсолютный показатель за весь период по данной строке	Вычисляется автоматически по формуле <Столбец 4> - <Столбец 5>	Кратко пояснить назначение и необходимость данных расходов для решения задач проекта и привязать к мероприятиям проекта
Оплата за подготовку и размещение в СМИ информации, публикации, статьи	Указать стоимость одной статьи, публикации	Количество подготовленных и планируемых к размещению публикаций, статей	-//-	-//-	-//-	Указать планируемые СМИ

2.9. Расходы на проведение мероприятий (приобретение раздаточного материала для проведения публичных мероприятий, канцтоваров, призов, подарков, сувениров для участников мероприятий, наград за призовые места, аренда специализированного оборудования, техники, прочие прямые расходы)

Данная статья включает в себя расходы, связанные с проведением публичных мероприятий (семинаров, тренингов, мастер-классов, пресс-конференций, обучения, турниров, соревнований и т.п.).

Основное отличие мероприятий проекта от деятельности проекта в данной статье расхода - мероприятия носят разовый или краткосрочный характер.

Не рекомендуется включать в проект печать за счет гранта флаеров, брошюр, книг, буклетов и прочего, если целевая группа, для которой реализуется проект, может пользоваться Интернетом. Подобные статьи расходов уменьшают доверие экспертов к проекту. Если все же такие расходы в проект включаются, необходимость этих расходов, количество экземпляров, формат должны быть в заявке четко обоснованы, а расходы на полиграфические услуги должны быть максимально экономными.

Наименование расходов	Стоимость единицы (в рублях)	Количество, единиц	Общая стоимость	Софинансирование (за весь период, в рублях)	Запрашиваемая сумма	Комментарий
Изготовление раздаточных материалов	За один комплект	шт.	Вычисляется автоматически по формуле <Столбец 2> * <Столбец 3>	Указывается абсолютный показатель за весь период по данной строке	Вычисляется автоматически по формуле <Столбец 4> - <Столбец 5>	Пояснить, что входит в раздаточные материалы
Оплата питания участников мероприятия	За 1 чел. в день	Количество чел., дней	-//-	-//-	-//-	Расшифровать, сколько раз питание или кофе-брейк в день

2.10. Арендная плата (арендная плата конференц-залов, аудиторий, компьютерных классов, спортивных залов, транспортного средства)

В этой части сметы отражаются расходы на аренду различных помещений, требуемых для проведения мероприятий проекта, а также расходы на аренду транспортных средств, используемых в ходе реализации проекта.

Необходимо учитывать, что помещения, непосредственно задействованные при реализации проекта, могут быть заняты не всё рабочее время, в них могут проводиться и иные мероприятия. Транспортные средства также могут использоваться несколько часов. Поэтому расчёт суммы затрат на арендную плату помещений нельзя производить из 100% затрат на их аренду.

Наименование расходов	Стоимость единицы (в рублях)	Количество, единиц	Общая стоимость	Софинансирование (за весь период, в рублях)	Запрашиваемая сумма	Комментарий
Аренда спортивного зала	За один час	Количество часов	Вычисляется автоматически по формуле <Столбец 2>* *<Столбец 3>	Указывается абсолютный показатель за весь период по данной строке	Вычисляется автоматически по формуле <Столбец 4> - <Столбец 5>	Пояснить в рамках какого мероприятия арендуется спортивный зал, указать целевую аудиторию) количество человек

Указание за счет гранта таких позиций, как "Непредвиденные расходы", или аналогичных не допускается.