Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Постановление Администрации г. Липецка от 14 апреля 2021 г. N 674 "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов" (с изменениями и дополнениями)
- Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий документов"
- Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме
Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме
Раздел III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме
22. Исчерпывающий перечень административных процедур
47. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация Запроса;
- рассмотрение Запроса начальником Управления и передача его на исполнение;
- анализ тематики Запроса; принятие решения о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию; подготовка и направление (выдача) Заявителю информационного письма об отсутствии в Управлении архивных документов или сведений об их местонахождении по теме Запроса, ответа об оставлении Запроса без рассмотрения; принятие решения о подготовке архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма об отсутствии запрашиваемых сведений (по теме Запроса) в документах архивных фондов, находящихся на хранении в Управлении;
- подготовка и направление информационного письма о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию и уведомление Заявителя о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию;
- подготовка и направление (выдача) Заявителю архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма об отсутствии запрашиваемых сведений (по теме Запроса) в документах архивных фондов, находящихся на хранении в Управлении.
23. Прием и регистрация Запроса
48. Основанием для начала административной процедуры является поступление Запроса и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, согласно подразделу 9 административного регламента, по почте, по электронной почте, по факсу, при личном обращении.
49. Поступивший в Управление Запрос по почте, по электронной почте, по факсу регистрируется должностным лицом Управления, ответственным за прием и регистрацию Запроса, в картотеке учета Запросов и передается начальнику Управления.
При поступлении Запроса в Управление по электронной почте Запрос распечатывается на бумажном носителе. Работа с Запросом, поступившим по электронной почте, ведется в установленном для письменных Запросов порядке.
50. При предоставлении Запроса в Управление Заявителем лично должностное лицо Управления, ответственное за прием и регистрацию Запроса, обязано:
- представиться Заявителю: назвать фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) и должность;
- осуществить прием Запроса и документов, представленных Заявителем;
- проверить правильность заполнения Запроса и соответствие указанных в нем данных паспорту или иному представленному документу, удостоверяющему личность Заявителя;
- обеспечить регистрацию в картотеке учета Запросов поступившего Запроса и передачу начальнику Управления;
- в случае необходимости давать разъяснения Заявителю по предоставляемой муниципальной услуге.
По просьбе Заявителя на втором экземпляре Запроса проставляется отметка о принятии Запроса и прилагаемых к нему документов, дата приема, указываются фамилия, инициалы, должность и ставится подпись должностного лица Управления, ответственного за прием и регистрацию Запроса.
51. Критерием принятия решения является поступление Запроса в Управление.
52. Результатом административной процедуры является прием, регистрация Запроса и передача начальнику Управления.
53. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является регистрация Запроса в картотеке учета Запросов.
54. Максимальный срок выполнения административной процедуры - 1 день.
24. Рассмотрение Запроса начальником Управления и передача его на исполнение
55. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление зарегистрированного Запроса начальнику Управления.
56. Начальник Управления рассматривает, оформляет резолюцию и передает Запрос должностному лицу Управления, ответственному за предоставление муниципальной услуги, на исполнение.
57. Критерием принятия решения является поступление Запроса начальнику Управления.
58. Результатом административной процедуры является передача Запроса должностному лицу Управления, ответственному за предоставление муниципальной услуги, на исполнение.
59. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - резолюция начальника Управления.
Максимальный срок выполнения данной административной процедуры - 2 дня.
25. Анализ тематики Запроса; принятие решения о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию; подготовка и направление (выдача) Заявителю информационного письма об отсутствии в Управлении архивных документов или сведений об их местонахождении по теме Запроса, ответа об оставлении Запроса без рассмотрения; принятие решения о подготовке архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма об отсутствии запрашиваемых сведений (по теме Запроса) в документах архивных фондов, находящихся на хранении в Управлении
60. Основанием для начала административной процедуры является поступление Запроса должностному лицу Управления, ответственному за предоставление муниципальной услуги, на исполнение.
61. Должностное лицо Управления, ответственное за предоставление муниципальной услуги, осуществляет анализ тематики поступившего Запроса с использованием имеющихся в Управлении архивных справочников в традиционной и электронной формах, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения Запроса, и с целью установления наличия (отсутствия) оснований для оставления Запроса без рассмотрения, предусмотренных пунктом 24 административного регламента.
Максимальный срок выполнения административного действия - 1 день.
61.1. В случае если Запрос не относится к составу хранящихся в Управлении документов и при наличии сведений о месте их нахождения, должностное лицо Управления, ответственное за предоставление муниципальной услуги, принимает решение о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию.
Максимальный срок выполнения административного действия - 1 день.
61.2. В случае если Запрос не относится к составу хранящихся в Управлении документов и при отсутствии сведений о месте их нахождения должностное лицо Управления, ответственное за предоставление муниципальной услуги, принимает решение о подготовке информационного письма об отсутствии в Управлении архивных документов или сведений об их местонахождении по теме Запроса и передает на подпись начальнику Управления.
Начальник Управления подписывает информационное письмо об отсутствии в Управлении архивных документов или сведений об их местонахождении по теме Запроса и передает должностному лицу Управления, ответственному за прием и регистрацию Запроса, который регистрирует его в картотеке учета Запросов.
Максимальный срок выполнения административного действия - 2 часа.
Должностное лицо Управления, ответственное за прием и регистрацию Запроса, направляет Заявителю или выдает при личном обращении Заявителя информационное письмо об отсутствии в Управлении архивных документов или сведений об их местонахождении по теме Запроса.
Максимальный срок выполнения административного действия - 1 день.
61.3. В случае наличия оснований для оставления Запроса без рассмотрения, предусмотренных пунктом 24 административного регламента, должностное лицо Управления, ответственное за предоставление муниципальной услуги, готовит ответ об оставлении Запроса без рассмотрения и передает на подпись начальнику Управления.
Начальник Управления подписывает ответ об оставлении Запроса без рассмотрения и передает должностному лицу Управления, ответственному за прием и регистрацию Запроса, который регистрирует его в картотеке учета Запросов.
Максимальный срок выполнения административного действия - 2 часа.
Должностное лицо Управления, ответственное за прием и регистрацию Запроса, направляет Заявителю или выдает при личном обращении Заявителя ответ об оставлении Запроса без рассмотрения.
Максимальный срок выполнения административного действия - 1 день.
61.4. В случае отсутствия оснований для оставления Запроса без рассмотрения, предусмотренных пунктом 24 административного регламента, должностное лицо Управления, ответственное за предоставление муниципальной услуги, принимает решение о подготовке архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма об отсутствии запрашиваемых сведений (по теме Запроса) в документах архивных фондов, находящихся на хранении в Управлении.
Максимальный срок выполнения административного действия - 1 день.
62. Критерием принятия решения является анализ тематики Запроса с использованием имеющихся в Управлении архивных справочников в традиционной и электронной формах, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения Запроса, и с целью установления наличия (отсутствия) оснований для оставления Запроса без рассмотрения.
63. Результатом административной процедуры является:
- принятие решения о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию;
- подготовка и направление (выдача) Заявителю информационного письма об отсутствии в Управлении архивных документов или сведений об их местонахождении по теме Запроса;
- подготовка и направление (выдача) Заявителю ответа об оставлении Запроса без рассмотрения;
- принятие решения о подготовке архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма об отсутствии запрашиваемых сведений (по теме Запроса) в документах архивных фондов, находящихся на хранении в Управлении.
64. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - регистрация в картотеке учета Запросов:
- информационного письма об отсутствии в Управлении архивных документов или сведений об их местонахождении по теме Запроса;
- ответа об оставлении Запроса без рассмотрения.
Максимальный срок исполнения данной административной процедуры - 2 дня.
26. Подготовка и направление информационного письма о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию и уведомление Заявителя о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию
65. Основанием для начала административной процедуры является принятие решения о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию.
66. Должностное лицо Управления, ответственное за предоставление муниципальной услуги, готовит информационное письмо о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию и информационное письмо об уведомлении Заявителя о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию и передает начальнику Управления на подпись.
Начальник Управления подписывает информационное письмо о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию и информационное письмо об уведомлении Заявителя о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию, передает должностному лицу Управления, ответственному за прием и регистрацию Запроса, который регистрирует их в картотеке учета Запросов.
Максимальный срок выполнения административного действия - 2 часа.
Должностное лицо Управления, ответственное за прием и регистрацию Запроса, направляет информационное письмо о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию и направляет (выдает) Заявителю информационное письмо об уведомлении Заявителя о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию.
Максимальный срок выполнения административного действия - 2 часа.
67. Критерием принятия решения является принадлежность Запроса к составу хранящихся в других организациях документов.
68. Результатом административной процедуры является информационное письмо о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию и об уведомлении Заявителя о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию.
69. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - регистрация информационного письма о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию и информационного письма об уведомлении Заявителя о направлении Запроса на исполнение по принадлежности в соответствующую организацию в картотеке учета Запросов.
Максимальный срок исполнения данной административной процедуры - 4 часа.
27. Подготовка и направление (выдача) Заявителю архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма об отсутствии запрашиваемых сведений (по теме Запроса) в документах архивных фондов, находящихся на хранении в Управлении
70. Основанием для начала административной процедуры является принятие решения о подготовке архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма об отсутствии запрашиваемых сведений (по теме Запроса) в документах архивных фондов, находящихся на хранении в Управлении.
Должностное лицо Управления, ответственное за предоставление муниципальной услуги, готовит архивную справку, архивную выписку, архивную копию, информационное письмо об отсутствии запрашиваемых сведений в документах архивных фондов, находящихся на хранении в Управлении и сопроводительное письмо на подготовленные ответы.
Максимальный срок исполнения административного действия - 23 дня.
Должностное лицо Управления, ответственное за предоставление муниципальной услуги, передает архивную справку, архивную выписку, архивную копию, информационное письмо об отсутствии запрашиваемых сведений (по теме Запроса) в документах архивных фондов, находящихся на хранении в Управлении и сопроводительное письмо на подпись начальнику Управления.
Начальник Управления подписывает архивную справку, архивную выписку, архивную копию, информационное письмо об отсутствии запрашиваемых сведений (по теме Запроса) в документах архивных фондов, находящихся на хранении в Управлении и сопроводительное письмо, проставляет печать и передает должностному лицу Управления, ответственному за прием и регистрацию Запроса, который регистрирует их в картотеке учета Запросов.
Максимальный срок исполнения административного действия - 1 день.
Должностное лицо Управления, ответственное за прием и регистрацию Запроса, направляет (выдает) Заявителю архивную справку, архивную выписку, архивную копию, информационное письмо об отсутствии запрашиваемых сведений (по теме Запроса) в документах архивных фондов, находящихся на хранении в Управлении с сопроводительным письмом.
Максимальный срок исполнения административного действия - 1 день.
71. Критерием принятия решения является решение о подготовке архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма об отсутствии запрашиваемых сведений (по теме Запроса) в документах архивных фондов, находящихся на хранении в Управлении.
72. Результатом административной процедуры является направление (выдача) Заявителю архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма об отсутствии запрашиваемых сведений (по теме Запроса) в документах архивных фондов, находящихся на хранении в Управлении.
73. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - регистрация архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма об отсутствии запрашиваемых сведений (по теме Запроса) в документах архивных фондов, находящихся на хранении в Управлении в картотеке учета Запросов.
Максимальный срок исполнения данной административной процедуры - 25 дней.
28. Перечень административных процедур (действий) при предоставлении муниципальной услуги в электронной форме
74. Предоставление муниципальной услуги в электронной форме включает в себя следующие административные процедуры:
прием и регистрация Запроса в электронной форме.
75. Дальнейшее предоставление муниципальной услуги осуществляется в порядке, предусмотренном подразделами 24 - 27 административного регламента.
76. Направление результата предоставления муниципальной услуги Заявителю в электронной форме не предусмотрено.
29. Прием и регистрация Запроса в электронной форме
77. Основанием для начала административной процедуры является поступление Запроса и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, согласно подразделу 9 административного регламента, в Управление в электронном виде через ЕПГУ, РПГУ.
Должностное лицо Управления, ответственное за прием Запроса при предоставлении муниципальной услуги через ЕПГУ, РПГУ, присваивает Запросу статус "На рассмотрении", в системе обработки электронных форм, распечатывает Запрос и передает должностному лицу Управления, ответственному за прием и регистрацию Запроса.
Информация о статусе Запроса автоматически передается в личный кабинет Заявителя на РПГУ.
Должностное лицо Управления, ответственное за прием и регистрацию Запроса, регистрирует в картотеке учета Запросов и передает зарегистрированный Запрос начальнику Управления.
Критерием принятия решения является поступление Запроса в Управление.
Результатом административной процедуры является прием, регистрация Запроса и передача начальнику Управления.
Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - регистрация Запроса в картотеке учета Запросов.
Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 1 день.
30. Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием ЕПГУ и (или) РПГУ, административных процедур (действий) в соответствии с положениями статьи 10 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ
78. Формирование Запроса в электронном виде осуществляется посредством заполнения Заявителем электронной формы Запроса на ЕПГУ, РПГУ.
Форматно-логическая проверка сформированного Запроса осуществляется автоматически после заполнения Заявителем каждого из полей электронной формы Запроса. При выявлении некорректно заполненного поля электронной формы Запроса Заявитель уведомляется о характере выявленной ошибки и порядке ее устранения посредством информационного сообщения непосредственно в электронной форме Запроса.
При формировании Запроса обеспечивается:
- возможность копирования и сохранения Запроса и иных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- возможность печати на бумажном носителе копии электронной формы Запроса;
- сохранение ранее введенных в электронную форму Запроса значений в любой момент по желанию Заявителя, в том числе при возникновении ошибок ввода и возврате для повторного ввода значений в электронную форму Запроса;
- заполнение полей электронной формы Запроса до начала ввода сведений Заявителем с использованием сведений, размещенных в ЕСИА, и сведений, опубликованных на ЕПГУ, РПГУ, в части, касающейся сведений, отсутствующих в ЕСИА;
- возможность вернуться на любой из этапов заполнения электронной формы Запроса без потери ранее введенной информации;
- возможность доступа Заявителя на ЕПГУ, РПГУ к ранее поданным им Запросам в течение не менее 1 года.
Сформированный и подписанный Запрос и иные документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, направляются в Управление посредством ЕПГУ, РПГУ.
Запись на прием в Управление о предоставлении муниципальной услуги с использованием ЕПГУ, РПГУ и сайта Администрации не осуществляется.
После принятия Запроса Заявителя статус Запроса в личном кабинете Заявителя на РПГУ обновляется до статуса "принято".
79. Заявителю предоставляется возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги. Информация направляется Заявителю Управлением в срок, не превышающий 1 день после завершения выполнения соответствующего действия, на адрес электронной почты и в личный кабинет РПГУ.
Для просмотра сведений о ходе предоставления муниципальной услуги через ЕПГУ или РПГУ Заявителю необходимо:
- авторизоваться на ЕПГУ или РПГУ (войти в личный кабинет);
- найти в личном кабинете соответствующий Запрос;
- просмотреть информацию о ходе предоставления муниципальной услуги.
Заявителю предоставляются сведения о том, на каком этапе (в процессе выполнения каждой административной процедуры) находится представленный им Запрос.
31. Порядок исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах
80. Основанием для исправления допущенных опечаток и ошибок в выданном результате предоставления муниципальной услуги является получение Управлением заявления об исправлении допущенных опечаток и ошибок, представленного Заявителем.
81. Заявление об исправлении допущенных опечаток и ошибок составляется в произвольной форме и подается по выбору Заявителя способом, указанным в пункте 16 административного регламента.
82. Поступившее заявление об исправлении допущенных опечаток и ошибок подлежит регистрации в соответствии с подразделами 23 и 29 административного регламента (в зависимости от способа подачи заявления об исправлении допущенных опечаток и ошибок).
83. Должностное лицо Управления, ответственное за предоставление муниципальной услуги, рассматривает заявление об исправлении допущенных опечаток и ошибок, проверяет факт наличия опечаток и ошибок в выданном результате предоставления муниципальной услуги.
83.1. В случае наличия опечаток и ошибок должностное лицо Управления, ответственное за предоставление муниципальной услуги, устраняет данный недостаток путем подготовки нового результата предоставления муниципальной услуги (пункт 13 административного регламента) и передает его на подпись начальнику Управления.
83.2. В случае отсутствия опечаток и ошибок в выданном результате предоставления муниципальной услуги должностное лицо Управления, ответственное за предоставление муниципальной услуги, готовит уведомление об отсутствии опечаток и ошибок в выданном результате предоставления муниципальной услуги, передает его на подпись начальнику Управления.
84. Начальник Управления подписывает новый результат предоставления муниципальной услуги или уведомление об отсутствии опечаток и ошибок в выданном результате предоставления муниципальной услуги и передает должностному лицу Управления, ответственному за прием и регистрацию Запроса.
85. Должностное лицо Управления, ответственное за прием и регистрацию Запроса, регистрирует новый результат предоставления муниципальной услуги или уведомление об отсутствии опечаток и ошибок в выданном результате предоставления муниципальной услуги в картотеке учета Запросов и направляет (выдает) Заявителю.
86. Максимальный срок для исправления допущенных опечаток и ошибок в выданном результате предоставления муниципальной услуги не должен превышать 5 дней со дня поступления в Управление заявления об исправлении допущенных опечаток и ошибок.
87. Критерием принятия решения является наличие (отсутствие) опечаток и ошибок в выданном результате предоставления муниципальной услуги.
88. Результатом является:
- в случае наличия допущенных опечаток и ошибок - выдача нового результата предоставления муниципальной услуги;
- в случае отсутствия опечаток и ошибок - уведомление об отсутствии опечаток и ошибок в выданном результате предоставления муниципальной услуги.