Приложение N 3. Положение об отделе контроля в области архивного дела, научно-методического руководства и информатизации архивной отрасли

Приложение N 3

Утверждёно

приказом Архивной службы РСО-Алания

от 15 апреля 2021 N 24

Положение
об отделе контроля в области архивного дела, научно-методического руководства и информатизации архивной отрасли

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов в настоящем приложении приводится в соответствии с источником

1. Общие положения

1. Отдел контроля в области архивного дела, научно-методического руководства и информатизации архивной отрасли Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания (далее - отдел) является структурным подразделением Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания.

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Республики Северная Осетия-Алания, законами Республики Северная Осетия-Алания, указами и распоряжениями Главы Республики Северная Осетия-Алания, постановлениями и распоряжениями Правительства Республики Северная Осетия-Алания, законодательством Российской Федерации и Республики Северная Осетия-Алания в области архивного дела, правовыми, нормативными и методическими актами Федерального архивного агентства (далее - Росархив), Положением об Архивной службе Республики Северная Осетия-Алания от 17 июля 2009 года N 221, Законом Республики Северная Осетия-Алания от 01.08.2003 года N 31-РЗ "Об административной ответственности за отдельные виды правонарушений", приказом Росархива от 2 марта 2020 года N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях"; приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"; постановлением Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 24 октября 2003 года N 300 "О региональной системе защиты информации Республики Северная Осетия-Алания" и настоящим Положением об отделе.

2. Деятельность отдела координирует и контролирует заместитель руководителя Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания (далее - Архивная служба РСО-Алания).

3. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими отделами Архивной службы РСО-Алания, государственными и муниципальными архивами РСО-Алания, ведомственными архивами РСО-Алания.

4. Деятельность отдела осуществляется на основе планов работы Архивной службы РСО-Алания, планов работы отдела, приказов, распоряжений и поручений руководителя и заместителя руководителя Архивной службы РСО-Алания.

2. Основные задачи

Основными задачами отдела являются:

- организация формирования и обеспечение сохранности Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания;

- ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории Республики Северная Осетия-Алания и обеспечение информацией о его составе и содержании Федерального архивного агентства, органов государственной власти, физических и юридических лиц;

- развитие и совершенствование совместно с территориальными органами федеральных органов государственной власти в Республике Северная Осетия-Алания, органами местного самоуправления муниципальных районов республики и органами государственной власти Республики Северная Осетия-Алания архивного дела и делопроизводства на территории Республики Северная Осетия-Алания;

- оказание методической помощи государственным и муниципальным архивам республики, органам государственной власти и органам муниципального управления республики и другим организациям в работе архивов и организации делопроизводства;

- организация научно-методического и практического взаимодействия в области архивного дела с территориальными органами федеральных органов государственной власти в Республике Северная Осетия-Алания и негосударственными организациями;

- организация работы по интеграции в систему "электронное правительство" архивов, создание условий для формирования, хранения и использования электронных документов;

- контроль соблюдения действующего архивного законодательства на территории РСО-Алания;

- проведение комплекса мероприятий по внедрению, сопровождению и развитию информационно-коммуникационных технологий в деятельность Архивной службы РСО-Алания;

- контроль за соблюдением требований к информационной безопасности и защите конфиденциальной информации при эксплуатации автоматизированных информационных систем сотрудниками Архивной службы РСО-Алания и подведомственных Архивной службы РСО-Алания учреждений.

3. Функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

1. разрабатывает проекты законодательных и иных нормативных правовых актов по вопросам формирования, сохранности, учёта документов Архивного фонда РСО-Алания и других архивных документов, методических и инструктивных материалов, рекомендаций по предметам ведения отдела;

2. участвует в подготовке предложений в проекты республиканских, отраслевых и ведомственных программ и планов по предметам ведения отдела;

3. в установленном порядке ведет централизованный учет документов Архивного фонда РСО-Алания, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах, а также органах государственной власти и иных организациях, временно хранящих документы Архивного фонда РСО-Алания;

4. организует работу по проведению паспортизации архивов организаций - источников комплектования государственных архивов РСО-Алания;

5. координирует и направляет работу государственных и ведомственных архивов по вопросам, отнесенным к ведению отдела;

6. оказывает методическую помощь сотрудникам Архивной службы РСО-Алания, государственным, муниципальным и ведомственным архивам в рамках компетенции отдела;

7. участвует в создании информационно-технических условий для оказания качественных информационных услуг и обеспечения информационного взаимодействия с органами государственной власти и местного самоуправления, иными организациями и гражданами по вопросам, находящимся в сфере деятельности Архивной службы РСО-Алания;

3.8. в пределах своих полномочий контролирует на основании проверок соблюдение законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации и РСО-Алания в сфере архивного дела и делопроизводства;

9. взаимодействует с обслуживающими организациями по вопросам обеспечения работоспособности информационно-коммуникационного оборудования в гарантийный и послегарантийный периоды;

14. организует работы по обеспечению информационной безопасности, защиты конфиденциальной информации в электронном виде от несанкционированного доступа, искажения и уничтожения при ее передаче, обработке и хранении с использованием средств вычислительной техники;

15. обеспечивает информационное взаимодействие с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления РСО-Алания, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти на основании заключенных соглашений;

16. обобщает и распространяет положительный опыт работы архивных учреждений республики, участвует в работе Экспертно-проверочной комиссии и коллегии Архивной службы РСО-Алания, мероприятиях, проводимых Научно-методическим Советом архивных учреждений Южного Федерального округа и Росархивом;

17. участвует в организации мероприятий, проводимых Архивной службой РСО-Алания, в том числе совещаний, семинаров, выставок, презентаций, конференций и других;

18. прорабатывает и внедряет новые формы и методы работы на основе использования новейшей техники и технологий, прогрессивных форм организации труда;

19. контролирует работу по проведению экспертизы научной и практической ценности документов органов и организаций, общественных объединений, отдельных граждан и вносит предложения о включении конкретных документов в состав Архивного фонда;

20. анализирует состояние работы государственных и муниципальных архивов республики, вносит предложения по ее совершенствованию;

3.21. готовит заключения на проекты документов в области архивного дела и делопроизводства, присланные на утверждение (согласование);

3.22. осуществляет иные полномочия в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Права отдела

В целях осуществления возложенных функций отдел имеет право:

4.1. вносить руководству Архивной службы РСО-Алания предложения по всем вопросам, относящимся к компетенции отдела, участвовать в их рассмотрении, в том числе вносить в установленном порядке предложения о проведении проверок деятельности государственных и ведомственных архивов, а также о формах рассмотрения результатов проверок и мерах по устранению выявленных недостатков;

4.2. повышать квалификацию и осуществлять переподготовку специалистов отдела за счет средств Архивной службы РСО-Алания;

4.3. должностные лица отдела уполномочены составлять протоколы об административных правонарушениях законодательства в области архивного дела.

4.4. получать в установленном порядке от учреждений и организаций, независимо от их ведомственной принадлежности и форм собственности, государственных и ведомственных архивов, материалы, необходимые для выполнения функций отдела;

4.5. посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения органов государственной власти, а так же организаций, независимо от их организационно - правовой формы;

4.6. организовывать заключение договоров с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями о взаимном сотрудничестве в области архивного дела;

4.7. созывать совещания руководящих работников и специалистов государственных архивов РСО-Алания для обсуждения вопросов, входящих в компетенцию отдела;

4.8. получать специальную литературу, периодические печатные издания, необходимые для работы отдела, получать информацию по сети Internet;

4.9. требовать от специалистов Архивной службы РСО-Алания и государственных архивов квалифицированного и бережного обращения с техникой;

4.10. вносить предложения руководителю Архивной службы РСО-Алания по совершенствованию деятельности Архивной службы РСО-Алания;

4.11. давать в пределах своей компетенции разъяснения юридическим и физическим лицам по профильным для отдела направлениям деятельности;

4.12. осуществлять взаимодействие с органами государственной власти и органами местного самоуправления, другими юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию отдела;

4.13. осуществлять иные права, исходя из полномочий отдела.

5. Организация деятельности отдела

1. Отдел возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности руководителем Архивной службы РСО-Алания. Должность начальника отдела входит в реестр должностей государственной гражданской службы РСО-Алания.

2. Начальник отдела организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций, состояние трудовой и производственной дисциплины, распределяет обязанности между работниками отдела, вносит предложения об их поощрении, наложении взысканий, представляет Архивную службу РСО-Алания по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3. Отдел осуществляет свою работу на основе годового плана основных мероприятий, утверждаемого руководителем Архивной службы РСО-Алания.

4. Отдел организует выполнение возложенных на него задач, как непосредственно, так и во взаимодействии с другими структурными подразделениями Архивной службы РСО-Алания, государственными архивами, учреждениями и общественными организациями.

5. Работники отдела назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя Архивной службы РСО-Алания, их должности входят в реестр должностей государственной гражданской службы РСО-Алания.

6. Обязанности работников отдела определяются должностными регламентами.

7. Реорганизация и ликвидация отдела проводится на основании приказов руководителя Архивной службы РСО-Алания.

5.1. С настоящим Положением ознакомлены:

1._________________________ ___________

2._________________________ ___________

3._________________________ ___________

4._________________________ ___________

_____________