Приложение 1. Правила обработки персональных данных в Контрольном комитете Губернатора Ленинградской области

Утверждены
приказом
Контрольного комитета
Губернатора Ленинградской области
от 16.04.2021 N 9
(приложение 1)

Правила
обработки персональных данных в Контрольном комитете Губернатора Ленинградской области

1. Настоящие Правила обработки персональных данных в Контрольном комитете Губернатора Ленинградской области (далее - Комитет), устанавливающие процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяющие содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения либо обезличивания по достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований, разработаны в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.2012 N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами", постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" (далее - Правила).

2. Правила устанавливают порядок действий Комитета, совершаемых с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов.

3. Целью Правил является обеспечение защиты прав и свобод при обработке персональных данных граждан, обратившихся в Комитет, установление ответственности гражданских служащих Комитета за невыполнение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

4. В Правилах используются основные понятия, установленные статьей 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных").

5. Субъектами персональных данных являются физические лица, в отношении которых у Комитета имеются персональные данные, в том числе направившие в Комитет письменное предложение, заявление или жалобу либо лично обратившиеся в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

6. Должностными лицами Комитета, ответственными за сбор, использование, хранение персональных данных, содержащихся в документах, предоставляемых в Комитет субъектами персональных данных, являются работники Комитета (далее - гражданские служащие Комитета), которые в соответствии с резолюцией руководителей структурных подразделений Комитета осуществляют рассмотрение поступивших обращений граждан, проводят проверки иной информации, направленной в Комитет.

7. Гражданские служащие Комитета, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных или его представителя, если иное не предусмотрено федеральным законом.

8. Обработка персональных данных допускается в случаях, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных":

с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;

когда это необходимо для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Комитет функций, полномочий и обязанностей;

в связи с участием лица в конституционном, гражданском, административном, уголовном судопроизводстве, судопроизводстве в арбитражных судах;

когда это необходимо для исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве.

9. Обработка персональных данных Комитетом осуществляется с соблюдением принципов, установленных статьей 5 Федерального закона "О персональных данных".

10. Мерами, направленными на выявление и предотвращение нарушений, предусмотренных законодательством в сфере персональных данных, являются:

назначение Комитетом ответственного (ответственных) за организацию обработки персональных данных;

издание Комитетом правовых актов по вопросам обработки персональных данных, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений;

применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных в соответствии со статьей 19 Федерального закона "О персональных данных";

осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных нормам Федерального закона "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами;

оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения Федерального закона "О персональных данных", соотношение указанного вреда и принимаемых Комитетом мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных указанным Федеральным законом;

ознакомление гражданских служащих Комитета, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, нормативными правовыми актами Ленинградской области по вопросам обработки персональных данных и(или) обучение ответственных гражданских служащих Комитета.

11. Обработка персональных данных осуществляется гражданскими служащими Комитета в соответствии с требованиями, установленными постановлениями Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" и от 01.11.2012 N 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных".

12. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее - материальные носители) - на бумажных носителях в виде документов и в электронном виде (файлы, базы данных) на электронных носителях информации.

13. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо несовместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.

14. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:

при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;

при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

15. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

16. Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки.

В случае достижения цели обработки персональных данных обработка персональных данных прекращается, и осуществляется их уничтожение в срок, не превышающий 30 дней с даты достижения цели обработки, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между Комитетом и субъектом персональных данных либо если Комитет не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" или другими федеральными законами.

17. Персональные данные (материальные носители), обработка которых осуществляется в различных целях, хранятся раздельно.

18. Для хранения документов, содержащих персональные данные, используются помещения структурных подразделений Комитета.

19. Внутренний доступ к персональным данным субъекта персональных данных имеют гражданские служащие Комитета, которым эти данные необходимы для выполнения должностных обязанностей.

20. Внешний доступ со стороны третьих лиц к персональным данным субъекта персональных данных осуществляется только с письменного согласия субъекта персональных данных, за исключением случаев, когда такой доступ необходим в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта персональных данных или других лиц, и иных случаев, установленных законодательством.

21. Для защиты персональных данных субъектов персональных данных Комитет:

избирательно и обоснованно распределяет документы и информацию между гражданскими служащими Комитета;

рационально размещает рабочие места гражданских служащих Комитета, исключая бесконтрольное использование защищаемой информации;

обеспечивает ознакомление гражданских служащих Комитета с требованиями документов по защите персональных данных;

обеспечивает соответствие необходимых условий в помещении для работы с персональными данными.

22. Комитет при обработке персональных данных обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий.

23. Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, обработки или распространения персональных данных влечет ответственность гражданских служащих Комитета в соответствии с законодательством Российской Федерации.

24. Лица, ответственные за организацию обработки персональных данных, обязаны:

осуществлять внутренний контроль за соблюдением гражданскими служащими Комитета законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных;

доводить до сведения гражданских служащих Комитета положения законодательства Российской Федерации, Ленинградской области о персональных данных, правовых актов Комитета по вопросам обработки персональных данных, требований к защите персональных данных;

осуществлять контроль за обработкой запросов субъектов персональных данных или их представителей.

25. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя, либо по запросу субъекта персональных данных или его представителя, либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных неправомерно обрабатываемые персональные данные, относящиеся к этому субъекту персональных данных, блокируются с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных персональные данные, относящиеся к этому субъекту персональных данных, блокируются с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.

26. В случае подтверждения факта неточности персональных данных Комитет на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.

27. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления, неправомерная обработка персональных данных прекращается. В случае если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно, в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки персональных данных, такие персональные данные уничтожаются.

Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных Комитет уведомляет субъекта персональных данных или его представителя, а в случае, если обращение субъекта персональных данных или его представителя либо запрос уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также в указанный орган.