Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

Исчерпывающий перечень административных процедур (действий)

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) приём и регистрация запроса и документов, необходимых для оказания муниципальной услуги;

2) анализ поступивших документов и принятие решения о возможности приема на хранение архивных документов;

3) прием на хранение архивных документов;

4) порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), административных процедур (действий) в соответствии с положениями статьи 10 Федерального закона от 27.07.2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

5) порядок исправления допущенных опечаток и ошибок выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах.

Приём и регистрация запроса и документов, необходимых для оказания муниципальной услуги

3.2. Основанием для начала административной процедуры является поступление от заявителя запроса в адрес муниципального архива с приложением документов, указанных в пунктах 2.6.1.-2.6.3. настоящего Административного регламента.

Должностным лицом, ответственным за административную процедуру является специалист муниципального архива.

Специалист муниципального архива принимает поступившие в муниципальный архив запросы и регистрирует их.

Прошедшие регистрацию запросы передаются специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги, для их анализа и принятия решения о возможности приема на хранение архивных документов либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Результатом выполнения административной процедуры является регистрация и передача запроса и приложенных к нему документов ответственному специалисту.

Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является регистрация запроса с присвоением входящего номера в системе документооборота.

Критерий принятия решения наличие запроса и документов, предусмотренных п. 2.6.1-2.6.3. настоящего Административного регламента.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - 1 рабочий день либо в случае поступления обращения в нерабочий или праздничный день - в следующий за ним первый рабочий день.

Анализ поступивших документов и принятие решения о возможности приема на хранение архивных документов

3.3. Основанием для начала административной процедуры является получение ответственным специалистом зарегистрированного запроса и приложенных к нему документов.

Ответственный специалист осуществляет анализ и проверку представленных документов. При выявлении оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных пунктами 2.11.1.-2.11.3. настоящего Административного регламента, заявитель письменно извещается об этом. Уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги оформляется в письменной форме и подписывается руководителем муниципального архива.

В случае отсутствия оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги ответственный специалист, по согласованию с заявителем, назначает дату приема архивных документов на хранение в муниципальный архив.

Если заявитель не является источником комплектования муниципального архива, передача на хранение образовавшихся в его деятельности архивных документов, осуществляется на основании договора (в случаях, предусмотренных действующим законодательством).

Результатом выполнения административной процедуры и способом фиксации являются:

- принятие решения о предоставлении муниципальной услуги и согласование с заявителем срока передачи архивных документов на хранение;

- уведомление заявителя об отказе в приеме архивных документов на хранение в муниципальный архив.

Максимальный срок выполнения административной процедуры - 30 дней со дня регистрации запроса.

Способом фиксации выполнения административной процедуры является регистрация уведомления об отказе в согласовании представленных документов, а в случае принятия решения о предоставлении муниципальной услуги - согласование с заявителем срока передачи архивных документов на хранение.

Критерий принятия решения - наличие либо отсутствие оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Прием на хранение архивных документов

3.4. Основанием для начала административной процедуры является поступление в муниципальный архив архивных документов от заявителей.

Архивные документы принимаются в муниципальный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы и уникальные документы.

При приеме проводятся проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния архивных документов, а также их страховых копий.

В результате оценки физического состояния архивных документов на бумажной основе выявляются архивные документы пораженные биологическими вредителями, с повышенной влажностью, с повреждениями бумаги и текста, запыленные. При этом удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и т.п.

При оценке технического состояния аудиовизуальных и электронных документов, а также их страховых копий устанавливается возможность считывания информации с материального носителя, соответствие технических характеристик этих документов сведениям, содержащимся в сопровождающих актах технического состояния.

В случае обнаружения дефектов составляется акт, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет заявителя.

Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в муниципальный архив по утвержденным ЭПК описям; документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям (согласованным муниципальным архивом - для юридических и физических лиц, не являющихся источниками комплектования муниципального архива); архивные документы с неистекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.

Прием дел производится по единично, особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в муниципальный архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Заявитель принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в муниципальном архиве, другой - у заявителя.

Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте:

кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект);

фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток;

фотодокументы и видеодокументы - оригинал и копия.

Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация:

для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;

для фотодокументов - аннотация;

для фотодокументов - сопроводительная документация;

для видеодокументов - акты технического состояния.

Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

Прием секретных документов от заявителей осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне по акту и отдельным описям дел, документов.

Документы от граждан поступают в муниципальный архив по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

Прием документов от граждан в муниципальный архив осуществляется на основании решения ЭПК по результатам рассмотрения заключения о научно-исторической ценности документов личного происхождения и сдаточной или оценочной описи и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении муниципальным архивом документов от граждан, а также возврате по результатам экспертизы ценности владельцу их части из числа находившихся в муниципальном архиве составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в муниципальном архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

Результатом выполнения административной процедуры является прием архивных документов и оформление акта приема-передачи документов на хранение.

Срок предоставления муниципальной услуги зависит от количества архивных документов, принимаемых на хранение, и устанавливается по согласованию с заявителем с учетом Норм времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами, подготовленных Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (2007).

Способом фиксации выполнения административной процедуры является подписанный обеими сторонами акт приема-передачи документов.

Критерием принятия решения является прием документов на постоянное хранение.

Порядок осуществления в электронной форме, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), административных процедур (действий) в соответствии с положениями статьи 10 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"

3.5. Информация о муниципальной услуге, о порядке и сроках предоставления муниципальной услуги размещается на Едином портале и Региональном портале.

В электронной форме уведомление о приеме заявления на предоставление муниципальной услуги и необходимых для ее предоставления документов, информация о ходе выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги, о результате предоставления муниципальной услуги направляются заявителю в "Личный кабинет пользователя" Единого портала либо Регионального портала.

Подача заявления на предоставление муниципальной услуги и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, осуществляется через Единый портал либо Региональный портал, путем заполнения заявления и передачи необходимых документов, в электронной форме.

В случае подачи заявления и документов, через Единый портал или Региональный портал, подписывать такие заявление и документы электронной подписью не требуется.

В случае подачи уведомления в форме электронного документа с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) или Регионального портала, информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется путем отображения актуальной информации о текущем состоянии (статусе) оказания муниципальной услуги в "Личном кабинете пользователя".

Перечень административных процедур (действий) при предоставлении муниципальной услуги в электронной форме:

предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о муниципальных услугах;

прием и регистрация заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

рассмотрение заявления, документов и принятие решения о предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о муниципальных услугах

3.5.1. Информация о муниципальной услуге, о порядке и сроках предоставления муниципальной услуги размещается на Едином портале, и Региональном портале. Информирование граждан по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется способами, указанными в пунктах 1.4-1.5.2. настоящего Административного регламента.

Прием и регистрация заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

3.5.2. Началом предоставления муниципальной услуги является поступление от заявителя запроса в электронном виде в форме текстового электронного документа в формате PDF/A с приложением к нему необходимых документов.

Последовательность действий и сроки при выполнении данной административной процедуры аналогичны указанным в пункте 3.2. настоящего Административного регламента

Поступивший запрос, специалистом муниципального архива, ответственным за его исполнение, принимается и регистрируется в день поступления, либо, в случае поступления запроса в нерабочий или праздничный день, - в следующий за ним первый рабочий день.

Рассмотрение заявления, документов и принятие решения о предоставлении муниципальной услуги либо об отказе в предоставлении муниципальной услуги

3.5.3. Прошедший регистрацию запрос передается специалисту, ответственному за предоставление муниципальной услуги, для анализа и принятия решения о возможности предоставления муниципальной услуги.

Последовательность действий и сроки при выполнении данной административной процедуры аналогичны указанным в пункте 3.3. настоящего Административного регламента

При предоставлении муниципальной услуги в электронной форме заявителю направляется:

- уведомление о приеме и регистрации запроса и иных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, а также сведения о дате окончания предоставления услуги, либо мотивированный отказ о приеме запроса и иных документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

- уведомление о результатах рассмотрения документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги и возможности получить результат предоставления муниципальной услуги, либо мотивированный отказ в предоставления муниципальной услуги.

Порядок исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документов

3.6. Основанием для исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах является получение муниципальным архивом заявления об исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, представленного заявителем (далее - заявление об исправлении ошибок).

Заявление об исправлении ошибок представляется в произвольной форме.

Заявление об исправлении ошибок рассматривается специалистом, ответственный за предоставление муниципальной услуги, в течение 3 рабочих дней с даты его регистрации.

В случае выявления допущенных опечаток и (или) ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах специалист, ответственный за предоставление муниципальной услуги, осуществляет замену указанных документов в срок, не превышающий 5 рабочих дней с даты регистрации заявления об исправлении ошибок.

В случае отсутствия опечаток и (или) ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах специалист, уполномоченный рассматривать документы, письменно сообщает заявителю об отсутствии таких опечаток и (или) ошибок в срок, не превышающий 5 рабочих дней с даты регистрации заявления об исправлении ошибок.