Распоряжение Главы Удмуртской Республики от 21 апреля 2021 г. N 93-РГ "О бережливом управлении в системе государственного и муниципального управления Удмуртской Республики (проект "Бережливая республика")" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Главы Удмуртской Республики от 21 апреля 2021 г. N 93-РГ
"О бережливом управлении в системе государственного и муниципального управления Удмуртской Республики (проект "Бережливая республика")"

В целях повышения эффективности деятельности, организованной в соответствии с принципами бережливого управления, формирования культуры бережливого производства в государственном и муниципальном управлении:

1. Образовать рабочую группу по координации бережливого управления в системе государственного и муниципального управления Удмуртской Республики в составе согласно приложению к настоящему распоряжению.

2. Утвердить Положение о бережливом управлении в исполнительных органах государственной власти Удмуртской Республики (далее - Положение).

3. Руководителям исполнительных органов государственной власти Удмуртской Республики:

внедрить принципы и инструменты бережливого управления в деятельность соответствующих исполнительных органов государственной власти Удмуртской Республики, руководствуясь Положением;

в срок до 30 апреля 2021 года образовать рабочие группы по внедрению принципов и инструментов бережливого управления в деятельность соответствующих исполнительных органов государственной власти Удмуртской Республики.

4. Рекомендовать органам местного самоуправления в Удмуртской Республике в срок до 30 апреля 2021 года разработать положения о бережливом управлении в соответствующих органах местного самоуправления в Удмуртской Республике с учетом Положения.

5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Глава Удмуртской Республики

А.В. Бречалов

Положение
о бережливом управлении в исполнительных органах государственной власти Удмуртской Республики
(утв. распоряжением Главы Удмуртской Республики от 21 апреля 2021 г. N 93-РГ)

I. Общие положения

1. Положение о бережливом управлении в исполнительных органах государственной власти Удмуртской Республики (далее - Положение) определяет условия и порядок применения принципов бережливого управления в исполнительных органах государственной власти Удмуртской Республики (далее - государственные органы).

2. Положение направлено на повышение эффективности деятельности государственных органов и производительности труда за счет системного применения ценностей, принципов и инструментов бережливого управления.

II. Понятия и определения

3. Понятия и определения, используемые в настоящем Положении:

бережливый проект - проект, ориентированный на оптимизацию деятельности государственного органа;

группа по изменениям - группа лиц, объединенных для выполнения конкретной задачи по усовершенствованию деятельности государственного органа;

диагностика процессов - анализ процессов государственного органа посредством инструментов бережливого управления;

доска визуализации - доска, на которой представлены формулировка миссии, стратегических целей, показателей эффективности деятельности государственного органа;

доска задач - инструмент визуализации процесса исполнения задач в рамках структурного подразделения государственного органа, позволяющий корректировать загрузку специалистов, выявлять проблемные зоны в работе структурного подразделения и своевременно принимать корректирующие решения;

инструмент бережливого управления - средство (способ) решения поставленной задачи по усовершенствованию деятельности государственного органа посредством снижения потерь;

картирование процесса - схема (алгоритм), отображающая каждый этап движения материальных и информационных потоков с целью выявления возможностей усовершенствования текущего процесса и его приближения к оптимальному состоянию;

организация рабочего пространства (5С) - пять взаимосвязанных шагов организации рабочего пространства, направленных на снижение потерь, мотивацию и вовлечение сотрудников в процесс усовершенствования деятельности государственного органа;

потеря - любое действие, при осуществлении которого потребляются ресурсы, но не создаются ценности;

поток создания ценности - движение материалов и информации от поступления запроса до предоставления результата;

процесс - последовательность действий, которые необходимо совершить для достижения заранее определенных результатов, представляющих ценность для пользователей;

пользователь - потребитель результатов деятельности государственного органа;

пользователь внешний - население;

пользователь внутренний - сотрудники государственного органа;

рабочая группа "Бережливая республика" - рабочая группа по координации бережливого управления в системе государственного и муниципального управления Удмуртской Республики, утвержденная распоряжением Главы Удмуртской Республики;

рабочая группа государственного органа - рабочая группа по внедрению принципов и инструментов бережливого управления в деятельность государственного органа, созданная распорядительным актом государственного органа;

совещание в формате 15-минутной ежедневной встречи - короткое совещание, которое проводится в одно и то же время с целью обсуждения статуса задач, выявления проблем и выработки направлений их решения;

стандарт - точное описание необходимых действий и их последовательность с указанием сроков или времени их выполнения, участников процесса, ресурсов для выполнения работ;

установочное совещание - личная встреча руководителя государственного органа и (или) руководителя рабочей группы с сотрудниками с целью их ориентации на общие цели, повышения мотивации и эффективности деятельности;

стратегическая сессия - это особая форма командной работы, которая направлена на составление стратегических планов развития государственного органа;

ценность - значимость, присущая результатам деятельности государственного органа с точки зрения пользователя.

III. Понятие, ценности и принципы бережливого управления

4. Бережливое управление - интегрированная система управления, которая базируется на повышении эффективности процессов через снижение всех видов потерь.

5. Основными ценностями бережливого управления являются:

1) признание человеческого ресурса как главного источника создания ценности;

2) своевременное выявление изменений требований пользователя с целью улучшения качества процессов или услуг;

3) снижение потерь.

6. Принципы бережливого управления:

1) стратегическая направленность - применение инструментов бережливого управления направлено на достижение стратегической цели развития управленческой системы;

2) ориентация на создание ценности для пользователя - основным требованием к организации деятельности государственного органа является восприятие ценности с точки зрения пользователя;

3) организация потока создания ценности для пользователя - повышение эффективности деятельности государственного органа достигается за счет выстраивания всех процессов и операций в виде непрерывного потока создания ценности;

4) непрерывное усовершенствование - непрерывное усовершенствование деятельности государственного органа заключается в снижении потерь в потоке создания ценности;

5) вытягивание - выстраивание процесса осуществляется посредством вытягивания, при котором требования пользователя выполняются своевременно и в надлежащем объеме;

6) встроенное качество - встроенное качество обеспечивается на всех этапах планирования и реализации процессов в деятельности государственных органов за счет поиска и устранения потенциальных причин несоответствий;

7) принятие решений, основанных на фактах - выявление проблем и принятие решений по их устранению осуществляется непосредственно на фактическом месте их возникновения;

8) соблюдение стандартов - строгое соблюдение положений стандартов, регламентов, инструкций и других обязательных документов является необходимым условием функционирования и непрерывного усовершенствования процессов государственных органов.

IV. Организационная структура

7. Рабочая группа "Бережливая республика" создается распоряжением Главы Удмуртской Республики.

8. Рабочая группа "Бережливая республика":

1) взаимодействует с государственными органами, органами местного самоуправления в Удмуртской Республике, государственными и иными организациями по вопросам внедрения и координации бережливого управления;

2) обеспечивает системное развитие методологии бережливого управления;

3) обеспечивает проведение обучающих семинаров, практических конференций, круглых столов в области бережливого управления;

4) осуществляет мониторинг внедрения инструментов бережливого управления в деятельность государственных органов.

9. Руководитель рабочей группы "Бережливая республика":

1) осуществляет общее руководство деятельностью рабочей группы;

2) председательствует на заседаниях рабочей группы;

3) утверждает повестку заседания рабочей группы;

4) определяет место и время проведения заседаний рабочей группы;

5) подписывает протоколы заседаний рабочей группы.

В период отсутствия руководителя рабочей группы "Бережливая республика" или по его поручению его обязанности исполняет заместитель руководителя рабочей группы "Бережливая республика".

10. Заседания рабочей группы "Бережливая республика" проводятся по мере необходимости рассмотрения вопросов, относящихся к ее компетенции, а также в случае поступления от члена рабочей группы запроса на проведение заседания рабочей группы. Заседание рабочей группы "Бережливая республика" считается правомочным, если на нем присутствует не менее одной второй ее состава.

11. Решения рабочей группы "Бережливая республика" принимаются большинством голосов присутствующих на заседании членов рабочей группы. В случае равенства голосов решающим является голос руководителя рабочей группы "Бережливая республика".

Решение рабочей группы "Бережливая республика" оформляется протоколом, который в течение трех рабочих дней со дня проведения заседания подписывается председательствовавшим на заседании рабочей группы, секретарем рабочей группы и рассылается членам рабочей группы, а при необходимости руководителям рабочих групп государственных органов.

12. Рабочие группы государственных органов - образуются в государственных органах распорядительным актом соответствующего органа в целях внедрения инструментов бережливого управления.

13. Рабочая группа государственного органа:

1) осуществляет организационно-техническое сопровождение внедрения инструментов бережливого управления;

2) обеспечивает поддержку коммуникаций и формирование групп по изменениям.

В состав рабочей группы государственного органа включаются руководители структурных подразделений и специалисты государственного органа.

14. Руководитель рабочей группы государственного органа:

1) взаимодействует с рабочей группой "Бережливая республика";

2) оказывает всестороннее содействие внедрению инструментов бережливого управления;

3) возглавляет рабочую группу государственного органа и организует ее деятельность по вопросам внедрения бережливого управления;

4) оценивает эффективность и результативность деятельности рабочей группы;

5) вносит предложения руководителю государственного органа для принятия решения о выделении необходимых ресурсов для внедрения инструментов бережливого управления.

Руководители рабочей группы государственного органа назначаются из числа заместителей руководителей государственного органа.

15. Группы по изменениям - создаются распорядительным актом соответствующего государственного органа для решения конкретных задач по усовершенствованию деятельности. Включают в себя сотрудников одного или нескольких структурных подразделений государственного органа.

V. Порядок внедрения бережливого управления

16. Внедрение бережливого управления в деятельность государственных органов осуществляется в несколько этапов:

1) проведение установочных совещаний;

2) обучение сотрудников государственных органов основам бережливого управления;

3) внедрение инструментов бережливого управления в деятельность государственных органов;

4) инициация и реализация бережливых проектов;

5) мониторинг внедрения инструментов бережливого управления в деятельность государственных органов.

17. Установочные совещания проводятся руководителем государственного органа и (или) руководителем рабочей группы государственного органа с участием членов рабочей группы государственного органа с сотрудниками каждого структурного подразделения с целью их ориентации на формирование образа деятельности государственного органа согласно принципам бережливого управления.

Установочное совещание включает в себя:

официальную часть (выступление руководителя государственного органа);

практическую часть (проведение мероприятий, направленных на командообразование).

18. После проведения установочных совещаний во всех государственных органах рабочей группой "Бережливая республика" проводится стратегическая сессия по разработке дорожной карты внедрения бережливого управления в деятельность государственных органов.

19. Рабочая группа "Бережливая республика" организует и проводит обучающие семинары по основам и технологиям бережливого управления, применению инструментов бережливого управления в деятельности государственных органов.

20. К инструментам бережливого управления относятся:

доска задач;

совещания в формате ежедневных 15-минутных встреч у доски задач;

доска визуализации;

инструмент организации рабочего пространства (5С);

картирование процессов.

21. Результатом картирования процессов является инициация и реализация бережливых проектов, которые также могут объединяться в портфели проектов государственного органа.

VI. Организационное сопровождение, администрирование и мониторинг внедрения инструментов бережливого управления в деятельность государственных органов

22. Организационное сопровождение представляет собой координацию комплекса мероприятий по внедрению инструментов бережливого управления в деятельность государственных органов.

Организационное сопровождение начинается с момента создания организационной структуры по внедрению инструментов бережливого управления в государственных органах.

23. Администрирование внедрения инструментов бережливого управления в государственных органах представляет собой контроль их применения в деятельности государственных органов на постоянной основе.

Администрирование внедрения инструментов бережливого управления в государственных органах осуществляется руководителем рабочей группы государственного органа.

Информация, полученная в процессе администрирования внедрения инструментов бережливого управления в государственных органах, представляется в рабочую группу "Бережливая республика".

24. Мониторинг внедрения инструментов бережливого управления в государственных органах представляет собой специально организованное систематическое наблюдение за ходом применения инструментов и регистрацию данных, которые осуществляют рабочая группа "Бережливая республика" и руководители рабочих групп в государственных органах.

25. По результатам мониторинга внедрения инструментов бережливого управления в государственных органах рабочей группой "Бережливая республика" производится оценка хода реализации проекта "Бережливая республика", принимаются решения о направлениях его дальнейшего развития, а также рекомендации о мерах стимулирования сотрудников, принимающих участие в проекте.