Раздел 2. Прием и регистрация письменного обращения

Раздел 2. Прием и регистрация письменного обращения

2.1. Письменное обращение в Администрацию района может быть доставлено лично, через представителей, почтовым отправлением, факсимильной связью, в форме электронного документа. Контактная информация для направления обращения, получения информации справочного характера указана в приложении 1 к настоящему Порядку и подлежит размещению на официальном сайте Администрации Новоржевского района.

В целях обеспечения защиты прав и свобод автора обращения (заявителя) при обработке сведений, касающихся его частной жизни и его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, обращение, поступившее по иным каналам связи, не рассматривается, ответ по существу не дается.

2.2. Регистрацию письменных и устных обращений к Главе района, в Администрацию района осуществляет специалист Администрации района (далее -специалист) в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

2.3. Регистрацию письменного обращения к Главе района, в Администрацию района, поступившего через официальный сайт Администрации района, осуществляет специалист.

Обращения в форме электронного документа, поступившие до 16 ч 00 мин, регистрируются в течение рабочего дня, обращения, поступившие после указанного времени, -следующим рабочим днем.

Обращения, поступившие по системе межведомственного электронного документооборота и в иной форме, регистрируются в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.

2.4. Поступившее коллективное обращение регистрируется на автора обращения (заявителя), указанного первым, в случае если в обращении не указано иное.

2.5. Обращения, поступившие в форме электронного документа, посредством факсимильной связи или почтовым отправлением неоднократно в один и тот же день от одного и того же автора обращения (заявителя) с одним и тем же вопросом, а также отдельно направленные приложения, дополнения к обращению регистрируются и рассматриваются как единое обращение.

Копии обращений, ранее поступивших факсимильной связью и в форме электронного документа, либо подлинники, дополнительно направленные посредством почтовой связи, приобщаются к ранее зарегистрированным обращениям.

2.6. Специалист не позднее 3-х рабочих дней со дня регистрации письменного обращения выдает (направляет) автору обращения (заявителю) уведомление о его регистрации по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку.

2.7. Регистрация письменного обращения осуществляется в журнале регистрации письменных обращений граждан (далее -журнал регистрации) по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку путем присвоения ему порядкового номера с созданием карточки обращения. Регистрационный штамп ставится на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу письменного обращения. В случае, если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп проставляется в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

Специалист при регистрации обращения проверяет правильность его адресования, выявляет поставленные в обращении вопросы, определяет их тематику и тип, проверяет историю обращения гражданина на предмет повторности, при необходимости, сопоставляет с находящейся в архиве перепиской.

2.8. Если к письменному обращению прилагаются оригиналы или подлинники документов, специалист снимает с них копии и в течение 3 рабочих дней обеспечивает их возврат автору обращения (заявителю) по почтовому адресу, указанному в обращении.

При отсутствии отдельных листов в обращении или в приложении к нему, отсутствии приложения к обращению при наличии ссылки об этом в тексте обращения, обнаружении посторонних вложений, материальных ценностей, иных предметов составляется акт в двух экземплярах, один из которых приобщается к поступившему обращению, другой направляется автору обращения (заявителю) вместе с посторонним вложением при его наличии.

2.9. Специалист принимает на особый контроль поступившее на рассмотрение в порядке переадресации обращение с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом Аппарата Губернатора Псковской области, либо содержащим просьбу или запрос представить информацию о рассмотрении (результатах рассмотрения) обращения, направленного в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

В случае если в поручении о предоставлении информации указан сокращенный срок рассмотрения обращения, в карточке обращения проставляется срок, указанный в поручении.

2.10. Поступившее аналогичное или повторное обращение приобщается к предыдущему обращению.

2.11. Поступившее аналогичное обращение подлежит регистрации в соответствии с Порядком. В случае если срок рассмотрения предыдущего обращения еще не истек, копия обращения направляется должностному лицу, ответственному за рассмотрение предыдущего обращения, для их рассмотрения совместно.

2.12. Поступившее анонимное обращение специалист регистрирует с обязательным проставлением отметки "анонимное", ответ по существу не дается.