Приложение. Положение об архиве администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края

Приложение
к постановлению администрации
Ванинского муниципального
района Хабаровского края
от 16 апреля 2021 г. N 338

Положение
об архиве администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края

1. Общие положения

1.1. Архив администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края (далее - архив администрации района) образован в соответствии со статьей 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Архив администрации района создан в целях обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования архивных документов, образующихся в деятельности администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края (далее - администрация района), в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков их хранения.

1.2. Архив администрации района в соответствии со статьей 15 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" обеспечивается необходимым помещением, оборудованием и кадрами и для его функционирования создаются необходимые финансовые, материально-технические и иные условия.

1.3. Архив администрации района в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

1.5. Организация работы архива администрации района возлагается на старшего инспектора управления делами администрации района (далее - ответственный за делопроизводство и архив) с закреплением обязанностей в должностной инструкции.

1.6. Лицо, ответственное за делопроизводство и архив, совместно с управляющим делами несет персональную ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в соответствии с действующим законодательством.

1.7. Контроль за деятельностью архива администрации района осуществляет управляющий делами.

1.8. При смене лица, ответственного за делопроизводство и архив, прием-передача документов и справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту, который утверждается управляющим делами.

Для приема-передачи дел распоряжением администрации района назначается комиссия в составе не менее трех человек.

2. Состав документов архива

Архив администрации района хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности администрации района;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда(ов) организаций-предшественников (при их наличии);

в) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива администрации района.

В архиве администрации района составляются:

- годовой план работы с указанием конкретных видов работ и планы-графики приема дел в архив от отраслевых (функциональных) органов, структурных подразделений администрации района и представления описей дел, которые утверждаются управляющим делами администрации Ванинского муниципального района (далее - управляющий делами);

- отчет о выполнении годового плана, планов-графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.

3. Основные задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

- комплектование архива администрации района документами, предусмотренными пунктом 2 настоящего положения;

- учет и обеспечение сохранности архивных документов;

- создание научно-справочного аппарата к документам архива администрации района;

- использование хранящихся в архиве администрации района документов;

- подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии с установленными сроками и требованиями.

3.2. В целях выполнения основных задач архив администрации района осуществляет следующие функции:

- организует работу по составлению номенклатуры дел администрации района, положения об архиве, инструкции по делопроизводству, положения об экспертной комиссии администрации района;

- осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел постоянного хранения в отраслевых (функциональных) органах и структурных подразделениях администрации района;

- составляет и представляет не позднее чем через три года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу, на рассмотрение экспертной комиссии администрации района;

- представляет на утверждение главе администрации района описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) экспертно-проверочной методической комиссией комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края (далее - ЭПМК края) и муниципальным архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями;

- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив администрации района документов;

- организует и проводит проверку наличия и состояния архивных документов с составлением соответствующих актов и последующим их представлением в архивный отдел;

- создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива администрации района;

- проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных мероприятий по передаче на хранение документов постоянного срока хранения в архивный отдел, согласно графику передачи дел;

- в установленном порядке проводит работу по уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

- ежегодно представляет в архивный отдел сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

- организует информационное обслуживание отраслевых (функциональных) органов и структурных подразделений администрации района, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования документов;

- оказывает методическую и практическую помощь отраслевым (функциональным) органам и структурным подразделениям администрации района в работе с документами;

- участвует в работе экспертной комиссии.

4. Права архива

Для выполнения основных задач и функций архив администрации района имеет право:

- требовать от отраслевых (функциональных) органов и структурных подразделений администрации района своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии в соответствии с утвержденным графиком;

- контролировать выполнение установленного порядка работы с документами и соблюдение Инструкции по делопроизводству администрации района;

- запрашивать у отраслевых (функциональных) органов и структурных подразделений администрации района сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив функций и задач;

- давать рекомендации отдельным специалистам, лицам по техническому обеспечению администрации района, по вопросам, относящимся к компетенции архива администрации района.

5. Организация работы архива

5.1. Требования к помещению архива. Обеспечение сохранности документов.

Документы администрации района хранятся в двух архивохранилищах организации (далее - архивохранилища).

5.1.1. В архивохранилище N 1, расположенном в приспособленном для хранения документов отдельном помещении на первом этаже административного здания администрации района, хранятся документы постоянного хранения и документы по личному составу.

В помещении хранилища размещен огнетушитель, соблюдается световой режим, имеются вентиляция и металлические стеллажи.

Административное здание охраняется дежурным. Доступ в помещение архива имеет ответственный за архив администрации района, специалисты отдела кадров правового управления администрации района.

Все поступающие в архив администрации района документы размещаются на стеллажах в порядке ежегодных поступлений.

Документы постоянного срока хранения размещаются в соответствии с описями дел в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск.

Документы по личному составу хранятся в архивохранилище в опечатываемом металлическом сейфе:

- распоряжения администрации района по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении, изменении фамилии, об отпусках по уходу за ребенком, поощрениях, доплатах, об отпусках без сохранения заработной платы, совмещениях, о направлении в зарубежную командировку);

- протоколы заседания конкурсной комиссии по замещению вакантных муниципальных должностей муниципальной службы администрации района и документы к ним;

- личные дела руководителей муниципальных предприятий;

- личные дела работников администрации муниципального района;

- личные карточки (форма Т-2) работников (в том числе временных) администрации района.

Лицевые счета сотрудников за период с 1992 по 2008 годы, располагаются на стеллажах;

- журнал регистрации трудовых договоров;

- книга учёта выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

Лицевые счета сотрудников администрации района хранятся в муниципальном казенном учреждении "Централизованная бухгалтерия администрации муниципальных учреждений" в приспособленном для хранения документов отдельном помещении на втором этаже здания администрации Ванинского муниципального района с 2009 года на основании соглашения на ведение бюджетного и бухгалтерского учета.

5.1.2. В помещении копировально-множительного бюро сектора документационного и распорядительного обеспечения администрации района, расположенном на 4 этаже административного здания администрации размещено архивохранилище N 2, в котором хранятся документы временного (менее 10 лет) срока хранения.

В помещении архивохранилища размещен огнетушитель, соблюдается световой режим, имеются вентиляция и металлические стеллажи.

5.1.3. Проверка наличия и состояния документов проводится комиссией, утвержденной распоряжением администрации района, не реже чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на постоянное хранение.

Внеплановые проверки наличия и состояния дел проводятся в архиве:

- после перемещения дел в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;

- при смене лица, ответственного за архив;

- при реорганизации или ликвидации администрации района.

При интенсивном использовании дел ежегодно проводятся проверки наличия и состояния дел, выданных в течение года.

По окончании проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел.

В случае недостачи дел организуется их розыск в течение одного года после обнаружения недостачи. При отрицательном результате розыска документы, составленные по итогам розыска, передаются в установленном порядке на рассмотрение ЭПМК края для решения вопроса о снятии утраченных документов с государственного учета.

5.2. Подготовка и передача дел в архив администрации района:

5.2.1. Подготовка документов к передаче в архив администрации района включает работу по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

5.2.2. Ежегодно, на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного срока хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, должностным лицом, ответственным за архив отраслевого (функционального) органа или структурного подразделения администрации района, составляются годовые разделы описей дел по установленной форме после полного оформления дел, отдельно:

- на дела постоянного хранения (четыре экземпляра);

- на дела временного (свыше 10 лет) хранения (три экземпляра), в том числе описи дел по личному составу.

Годовые разделы сводных описей дел администрации района утверждаются главой администрации Ванинского муниципального района (далее - глава администрации района) после их утверждения или согласования ЭПМК края.

5.2.3. Завершенные в делопроизводстве дела постоянного срока хранения, а также дела по личному составу находятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив Ванинского муниципального района. Все документы, передаваемые в архив Ванинского муниципального района, должны быть прошиты и оформлены в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации района. Передача дел в архив района от структурных подразделений администрации района осуществляется по графику, составленному ответственным за делопроизводство и архив, и утвержденному управляющим делами.

5.3. Учет документов в архиве. Научно-справочный аппарат к документам архива администрации района:

5.3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, описи дел, а также, при наличии, страховые копии документов и копии фонда пользования.

Учет документов в архиве администрации района района ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Основными учетными документам являются:

- лист фонда;

- описи дел;

- реестр описей;

- дело фонда;

- лист-заверитель дела.

Архив администрации района осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве, в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и ежегодно представляет учетные сведения (паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря соответствующего года) в архивный отдел администрации района.

5.3.2. Для оперативного поиска документов в архиве администрации района создается научно-справочный аппарат к документам архива:

- описи дел и заменяющие их номенклатуры дел;

- исторические справки.

5.4. Использование документов архива администрации района:

5.4.1. Основными формами использования документов архива администрации района являются:

- информирование главы администрации района, управляющего делами администрации района, отраслевых (функциональных) органов, структурных подразделений администрации района, а также других организаций о наличии в архиве администрации района тех или иных документов и их содержании;

- исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;

- использование документов в средствах массовой информации;

- подготовка информационных мероприятий: выставок и др.;

- выдача документов во временное пользование.

5.4.2. Информация по запросам граждан и организаций выдается в форме копии с документов, справки, и выписки из документов.

5.4.3. Выдача дел из архива во временное пользование производится как для работы в архиве, так и вне архива, и регистрируется в журнале выдачи дел.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам администрации Ванинского муниципального района управления на срок не более одного месяца.

Сторонним организациям выдача дел во временное пользование производится на основании их письменных запросов с разрешения главы администрации Ванинского муниципального района, по актам выдачи архивных документов во временное пользование на срок не более трех месяцев.

5.5. Порядок передачи документов на постоянное хранение:

5.5.1. Документы, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве администрации района, передаются на хранение в архивный отдел по истечении срока временного хранения, установленного Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и при наличии со страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

5.5.2. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с комитетом по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

Досрочная передача документов на постоянное хранение возможна при ликвидации администрации района, если документом о ликвидации не предусмотрена передача документов администрации района в вышестоящую организацию или правопреемнику.

Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов по решению ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

5.5.3. Передача документов постоянного хранения осуществляется ежегодно в соответствии с постановлением администрации района.

5.5.4. При первой передаче документов на постоянное хранение одновременно передается историческая справка об администрации района. При последующих передачах составляется дополнение к исторической справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре администрации района.

Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема - передачи дел. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.