Приложение. Порядок выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Коми по запросам граждан и юридических лиц

Утвержден
приказом Министерства образования,
науки и молодежной политики
Республики Коми
от 20 апреля 2021 г. N 232-п
(приложение)

Порядок
выдачи архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Коми по запросам граждан и юридических лиц

1. Настоящий Порядок устанавливает сроки и последовательность действий при рассмотрении запросов граждан и юридических лиц о выдаче архивных справок, архивных выписок, архивных копий документов (далее - архивные документы) Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Коми (далее - Министерство).

2. Выдача архивных документов осуществляется Министерством на основании запроса по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку, представленного в Министерство гражданином, юридическим лицом либо лицом, являющимся их представителем в соответствии с законодательством Российской Федерации (далее - заявитель).

Запрос представляются одним из следующих способов:

1) лично;

2) посредством организации почтовой связи, иной организации, осуществляющей доставку корреспонденции;

3) в электронной виде с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", при запросе архивных документов, не содержащих персональные данные и иные сведения доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и законодательством Российской Федерации.

3. Если заявителем является юридическое лицо, то запрос оформляется на бланке юридического лица, подписывается его руководителем или уполномоченным лицом и скрепляется печатью юридического лица (при наличии).

4. В случае, если заявителем является физическое лицо, к запросу прилагается согласие на обработку персональных данных по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку.

5. Для получения заявителем архивных документов, содержащих персональные данные и иные сведения о заявителе, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и законодательством Российской Федерации (далее - информация ограниченного доступа), заявитель к запросу прилагает копию документа, удостоверяющего личность заявителя (для физических лиц);

6. Для получения заявителем архивных документов, содержащих информацию ограниченного доступа, в том числе в отношении третьих лиц, заявитель к запросу прилагает копии документов, подтверждающих полномочия, предусмотренные законодательством Российской Федерации для получения такой информации.

7. В случае, если от имени заявителя действует лицо, являющееся его представителем в соответствии с законодательством Российской Федерации, то к запросу прилагается копия документа, удостоверяющего личность представителя, и копия документа, подтверждающего соответствующие полномочия.

8. В зависимости от сути запроса заявитель вправе представить по собственной инициативе иную информацию и копии документов, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.

9. Запрос и прилагаемые к нему документы (копии документов), указанные в пунктах 3-8 настоящего Порядка (далее - документы), представляются на русском языке.

Запрос и прилагаемые к нему документы, составленные на иностранном языке, подлежат переводу на русский язык в порядке, установленном статьей 46 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате от 11 февраля 1993 г. N 4462-1.

Удостоверение верности копий документов осуществляются в установленном федеральным законодательством порядке.

10. Запрос и прилагаемые к нему документы регистрируются в Министерстве в день их поступления ответственным за прием и регистрацию документов специалистом.

11. Министерство осуществляет проверку запроса и приложенных к нему документов на предмет их полноты и соответствия требованиям, установленным пунктами 2 - 7, 9 настоящего Порядка, отсутствия исправлений, повреждений, помарок, препятствующих прочтению указанных документов, а также соответствия запроса составу хранящихся в Министерстве документов в течение 5 дней со дня их регистрации, по итогам которой принимает решение о принятии (об отказе в принятии) к рассмотрению запроса.

12. Основаниями для принятия решения об отказе в принятии к рассмотрению запроса являются:

1) несоответствие запроса и документов требованиям, установленным пунктами 2 - 7, 9 настоящего Порядка;

2) представление документов, имеющих исправления, повреждения, помарки, препятствующие их прочтению;

3) отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение информации ограниченного доступа.

13. При наличии оснований для принятия решения об отказе в принятии к рассмотрению запроса Министерство в течение 7 рабочих дней со дня регистрации запроса и приложенных к нему документов направляет заявителю уведомление об отказе в принятии к рассмотрению запроса с указанием причин, послуживших основанием для отказа.

Заявитель после устранения оснований для принятия решения об отказе в принятии к рассмотрению запроса вправе повторно представить запрос.

При поступлении в Министерство запроса в электронном виде с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса заявителю в срок, указанный в абзаце первом настоящего пункта, направляется уведомление о принятии к рассмотрению запроса.

14. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Министерстве документов (непрофильный запрос), в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляется в организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя в тот же срок.

15. При отсутствии оснований для отказа в принятии к рассмотрению запроса, установленных пунктом 12 настоящего Порядка, а также отсутствия обстоятельств, указанных в пункте 14 настоящего Порядка, Министерство рассматривает запрос и приложенные к нему документы в течение 30 дней со дня их регистрации и направляет в адрес заявителя:

1) архивную справку или архивную выписку, или архивную копию.

2) ответ на бланке Министерства об отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, с указанием причин их отсутствия (при отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса).

16. Срок рассмотрения запроса может быть продление более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения запроса Министерство уведомляет заявителя в срок, установленный пунктом 15 настоящего Порядка.

17. Архивная справка подписывается министром или иным уполномоченным им должностным лицом и заверяется печатью Министерства.

Архивная справка, объем которой превышает один лист, должна быть пронумерована.

В тексте архивной справки в хронологической последовательности излагаются события с указанием видов использованных документов, их дат и номеров и допускается цитирование документов.

Несовпадение отдельных сведений/данных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах.

В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие только одного из них должны быть оговорены в тексте справки в скобках: "Так в документе", "Так в тексте оригинала".

Сведения, имеющиеся в архиве по запросу о работе и (или) учебе в нескольких организациях, касающиеся одного лица, включаются в одну архивную справку.

По тексту архивной справки в качестве примечаний могут быть оговорены неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала: "Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво".

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, суммирование данных, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

В архивной справке должны быть приведены архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, использовавшихся для ее составления.

По запросу заявителя архивные справки выдаются в электронной форме на электронном носителе либо с условием соблюдения законодательства о персональных данных пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные архивные справки заверяются электронной подписью министра или иного уполномоченного им должностного лица.

18. Архивные выписки оформляются на бланке Министерства с обозначением названия вида документа: "АРХИВНАЯ ВЫПИСКА".

В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Извлечением из текста документа должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски отдельных слов в тексте документа обозначаются многоточием.

В архивной выписке должны быть сделаны соответствующие примечания и оговорены части текста оригинала, неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста и другим причинам. Отдельные слова и выражения документа, вызывающие сомнения в их точности, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются: "Так в документе", или "В тексте неразборчиво", или "Так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Архивная выписка подписывается министром или иным уполномоченным им должностным лицом и заверяется печатью Министерства.

По запросу пользователей архивные выписки выдаются в электронной форме на электронном носителе либо с условием соблюдения законодательства о персональных данных пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные архивные выписки заверяются электронной подписью министра или иного уполномоченного им должностного лица.

19. На архивных копиях документов, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа копии.

По запросу пользователей электронные копии архивных документов выдаются в электронной форме на электронном носителе либо с условием соблюдения законодательства о персональных данных пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные копии архивных документов заверяются электронной подписью министра или иного уполномоченного им должностного лица.