Что прикрепить к авансовому отчету (М. Труханова, "Расчет", N 9, сентябрь 2004 г.)

Что прикрепить к авансовому отчету

Вместе с авансовым отчетом работники приносят в бухгалтерию целую кипу разнокалиберных бумаг: квитанции к приходникам, товарные и кассовые чеки, счета-фактуры, накладные, договоры и т.д. Нужно рассортировать всю эту кипу, чтобы с документами было удобно работать.

Со счетами-фактурами понятно: их я подшиваю в папку полученных счетов-фактур (1). Накладные и акты часто хранят вместе с авансовым отчетом. Я делаю по-другому - прикрепляю оригинал накладной к приходному ордеру на поступление материально-производственных запасов. Если подотчетник купил товар, накладная попадает в папку с товарными отчетами. Тогда бухгалтеру сразу видно, на основании какого документа были оприходованы материалы и товар.

В отдельную папку "Авансовый отчет" к самому отчету подшиваю копии счета-фактуры и накладной, а также платежные документы и товарные чеки (2). Я аккуратно приклеиваю их на лист формата А4. Ведь если на степлер их сажать или просто дырявить - папка лохматится да еще и чеки из нее выпадают.

Конечно, некоторые бухгалтеры предпочитают лишние бумажки не плодить. Но это уже дело вкуса - я люблю порядок (3). Да и у налоговиков при проверке меньше вопросов будет. Хотят оригиналы - пусть копаются в папках с накладными и счетами-фактурами.

М. Труханова,

бухгалтер ООО "Стрела" (г. Калуга)

"Расчет", N 9, сентябрь 2004 г.