Комментарий к письму Минфина РФ от 9 августа 2004 г. N 03-04-11/127 "Об оформлении счетов-фактур структурными подразделениями" (А.Ю. Зуева, "Нормативные акты для бухгалтера", N 16, август 2004 г.)

Комментарий к письму Минфина РФ
от 9 августа 2004 г. N 03-04-11/127
"Об оформлении счетов-фактур структурными подразделениями"

Обособленные подразделения вправе самостоятельно выставлять счета-фактуры покупателям. Но вот как заполнять их - в законодательстве не сказано. В своем письме чиновники Минфина решили восполнить этот пробел. Они разъяснили, как "обособленцам" составлять счета-фактуры, вести Книгу покупок и Книгу продаж и, наконец, как подписывать эти документы в отсутствие главных лиц фирмы.

Всех поставим на учет

Прежде всего напомним, что к обособленным подразделениям Налоговый кодекс причисляет не только филиалы и представительства, которые фигурируют в гражданском законодательстве (ст. 55 ГК РФ). К таковым он относит любые территориально отделенные подразделения фирмы, имеющие долговременные (на срок более одного месяца) рабочие места (ст. 11 НК РФ).

Для того чтобы легализовать деятельность "обособленца", его нужно поставить на учет в налоговой инспекции. В течение месяца вместе с заявлением необходимо представить налоговикам копию свидетельства о постановке на учет головной организации (п. 4 ст. 83 НК РФ). А также документы (если они есть), подтверждающие создание подразделения (п. 1 ст. 84 НК РФ). Вам придется немного подождать, пока налоговая проверит достоверность этих сведений, но не более пяти дней. Затем инспекторы выдадут свидетельство о постановке подразделения на налоговый учет. Ему присвоят собственный КПП, а ИНН оставят тот же, что и за головным предприятием.

Следует отметить, что созданные таким образом "обособленцы" не будут самостоятельными организациями. Это структурные подразделения фирмы. Они могут только выступать от имени своей головной компании (ст. 19 НК РФ). Этот факт нужно учитывать при составлении ими документов, в том числе счетов-фактур.

"Обособленный" НДС

Так, при реализации продукции обособленные подразделения должны выставлять счета-фактуры от имени головной организации. А это означает, что в строках 2 "Продавец" и 2а "Адрес" счета им надо указать именно ее реквизиты. В строке 2б "ИНН/КПП продавца" - уже свой КПП. Грузоотправителем может быть как сторонняя организация, так и непосредственно само структурное подразделение. В первом случае проблем возникнуть не должно. В строке 3 "Грузоотправитель и его адрес" счета, как и всегда, надо писать наименование сторонней фирмы. А вот если грузоотправителем будет филиал, тогда возникает вопрос: можно ли в этой строке писать "он же"? Ведь счет выставлен от имени организации. Учитывая, что адрес и наименование у подразделения все же другие, писать "он же" было бы неправильно. Такой позиции придерживаются и в департаменте налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России, куда мы обратились за дополнительными разъяснениями.

Теперь рассмотрим обратную ситуацию: продавец реализует товар структурному подразделению своего покупателя. В данном случае счет-фактуру нужно заполнять по аналогии с предыдущей ситуацией. В строках 6 "Покупатель" и 6а "Адрес" надо указывать реквизиты головной организации-покупателя, в строке 6б "ИНН/КПП покупателя" - КПП ее подразделения. А вот слова "он же" в строке 4 "Грузополучатель и его адрес" писать в любом случае нельзя. Независимо от того, кто будет получать груз (головная организация или ее подразделение), нужно указывать их полное наименование и почтовый адрес.

Обратите внимание: в случае если "обособленец" выполняет работы или оказывает услуги, как и "полноценной" организации, в строках 3 и 4 счета-фактуры ему следует ставить прочерк.

Толкование имен

Не забыли минфиновцы упомянуть и о таком неотъемлемом реквизите счета-фактуры, как оригинальные подписи руководителя и главного бухгалтера организации с обязательными их расшифровками.

На том, что подписи должностных лиц должны быть расшифрованы, чиновники настаивали и ранее. Иначе, отмечали они, НДС к вычету принять будет нельзя (письмо Минфина России от 05.04.2004 N 04-03-1/54*(1)). Напомним, что спор о том, нужна расшифровка подписей или нет, возник после того, как Правительство РФ внесло изменения в свое постановление от 02.12.2000 N 914*(2). Из него теперь ясно следует, что руководитель и главный бухгалтер должны не только ставить свою подпись, но и расшифровывать ее. Сомнение в законности такого требования было вызвано тем, что Налоговый кодекс такого указания не содержит (п. 6 ст. 169 НК РФ). В результате чего возникла противоречивая ситуация. Арбитражные суды разрешали ее в пользу организаций (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.01.2004 N А19-13112/03-С3-Ф02-4727/03-С1). Но несмотря ни на что, позиция чиновников остается непреклонной. Доказательством этому служит и комментируемое письмо.

Точно такая же спорная ситуация складывается и в отношении факсимильного воспроизведения подписи на счетах-фактурах. Ни Налоговый кодекс, ни постановление N 914 не содержат требования о том, что подписывать счет-фактуру руководитель и главбух должны собственноручно. Тем не менее налоговики настаивают на этом, несмотря на то что суды их не всегда одобряют (постановление ФАС Московского округа от 28.05.2003 N КА-А40/2727-03).

Если счета-фактуры выставляют обособленные подразделения, выполнить эти требования чиновников непросто. На этот случай Налоговый кодекс разрешает подписывать их "иным лицам" (п. 6 ст. 169 НК РФ). Но для этого руководителю организации нужно либо выписать доверенность от имени головного предприятия либо издать приказ, в котором будет приведен перечень тех, кто имеет право на подпись. Например, так:

Общество с ограниченной ответственностью "Зенит"

Приказ
от 5 июля 2004 г. N 9
о праве подписи счетов-фактур

На основании пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации

Приказываю:

Уполномочить подписывать счета-фактуры, выставленные обособленным подразделением "Торговый дом "Зенит плюс", за генерального директора и главного бухгалтера ООО "Зенит" следующих сотрудников:

- руководителя обособленного подразделения "Торговый дом "Зенит плюс" В.В. Мизова;

- главного бухгалтера обособленного подразделения Торговый дом "Зенит плюс" М.Л. Шаталову.

Образцы подписей приведены в приложении 1 к настоящему приказу.

     Генеральный директор ООО "Зенит"      Рязанов      /Ю.К. Рязанов/

                                         -----------    --------------

                                                           (подпись)

Получается, что на основании такого приказа счета-фактуры от имени головной организации могут подписывать руководитель и главный бухгалтер ее подразделения. При этом возникает вопрос: необходимо ли в таком случае ставить на счете расшифровку подписи и должность этих лиц?

Действительно, ситуация не из простых. Ведь счет-фактура должен быть составлен с обязательным соблюдением всех реквизитов, установленных пунктами 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса. К ним, в частности, относятся подпись руководителя и главного бухгалтера организации, которые не могут быть изменены или удалены из типовой формы счета. Поэтому если документ подписывают иные лица, указывать их должности не следует. Выходит, что подписи "иных" могут быть указаны в строках, соответствующих графам "руководитель организации" и "главный бухгалтер".

Обратите внимание: свой "автограф" доверенные лица могут поставить и в другом месте, например, напротив дополнительно введенной в счете-фактуре строчки "уполномоченное лицо". Ведь вносить дополнительные реквизиты в установленную форму документа не запрещено. Главное - чтобы они не нарушали последовательность расположения остальных показателей. Такой вариант считают приемлемым и федеральные, и региональные налоговики (письмо МНС России от 08.04.2002 N 03-1-09/918/14-Н443, письмо УМНС России по г. Москве от 02.07.2004 N 24-11/43857). Если организация выбрала этот способ подписи счета "иными" лицами, то графы "руководитель организации" и "главный бухгалтер" следует оставить незаполненными.

В любом из вариантов уполномоченные лица напротив подписи должны поставить свою фамилию и инициалы.

Итак, следуя рекомендациям Минфина, "обособленный" счет-фактуру нужно заполнить так:

Пример

ООО "Зенит" (ИНН 7705324785, КПП 770532001, адрес: 125047, г. Москва, ул. Лесная, д. 2) имеет в Московской области обособленное подразделение Торговый дом "Зенит плюс" (адрес: 141200, г. Пушкино, ул. Мира, д. 17, КПП 500132001).

19 июля 2004 года со склада обособленного подразделения было отпущено 300 кг марочного кофе "Зерновой". Покупатель - ООО "Слава" (ИНН 7724320001, КПП 772432001, адрес: 103045, г. Москва, ул. Сретенка, д. 7).

Стоимость всей партии товара без НДС составила 180 000 руб.

Сумма налога - 32 400 руб.

Торговый дом "Зенит плюс" выставил на отгруженный товар счет-фактуру:

Счет-фактура N    132        от      "19" июля 2004 года              (1)

              -----------       -------------------------------------

Продавец     ООО "Зенит"                                              (2)

         ------------------------------------------------------------

Адрес      125047, г. Москва, ул. Лесная, д. 2                       (2а)

     ----------------------------------------------------------------

ИНН/КПП продавца       7705324785/500132001                          (2б)

                -----------------------------------------------------

Грузоотправитель и его адрес       Торговый дом "Зенит плюс", 141200,

                            -----------------------------------------

Московская область, г. Пушкино, ул. Мира, д. 17                       (3)

---------------------------------------------------------------------

Грузополучатель и его адрес       ООО "Слава", 103045, г. Москва,

                           ------------------------------------------

ул. Сретенка, д. 7                                                    (4)

---------------------------------------------------------------------

К платежно-расчетному документу N          от                         (5)

                                 ----------  ------------------------

Покупатель    ООО "Слава"                                             (6)

          -----------------------------------------------------------

Адрес      103045, г. Москва, ул. Сретенка, д. 7                     (6а)

     ----------------------------------------------------------------

ИНН/КПП покупателя     7724320001/772432001                          (6б)

                  --------------------------------------------------

/-----------------------------------------------------------------------\

|Наиме-|Еди-|Ко- |Цена за|Стои-  |В том|Нало-|Сумма |Стоимость|Стра-|Но-|

|нова- |ница|ли- |единицу|мость  |числе|говая|налога|товара   |на   |мер|

|ние   |из- |че- |измере-|товаров|акциз|став-|      |всего   с|про- |ГТД|

|товара|ме- |ство|ния    |       |     |ка   |      |учетом   |ис-  |   |

|      |ре- |    |       |       |     |     |      |налога   |хож- |   |

|      |ния |    |       |       |     |     |      |         |дения|   |

|------+----+----+-------+-------+-----+-----+------+---------+-----+---|

|  1   | 2  | 3  |   4   |   5   |  6  |  7  |   8  |   9     | 10  |11 |

|------+----+----+-------+-------+-----+-----+------+---------+-----+---|

|Кофе  |кг  |300 |  708  |180 000|  -  | 18% |32 400| 212 400 |  -  | - |

|"Зер- |    |    |       |       |     |     |      |         |     |   |

|но-   |    |    |       |       |     |     |      |         |     |   |

|вой"  |    |    |       |       |     |     |      |         |     |   |

|--------------------------------------------+------+---------+---------/

|Всего к оплате                              |32 400|212 400  |

\-------------------------------------------------------------/

Руководитель  Мизов   В.В. Мизов     Главный     Шаталова  Шаталова М.Л.

организации --------- ----------     бухгалтер   --------- -------------

            (подпись)  (ф.и.о.)                  (подпись)   (ф.и.о.)

Индивидуальный

предприниматель --------- --------

                (подпись) (ф.и.о.)       (реквизиты свидетельства о

                                         государственной регистрации

                                         индивидуального предпринимателя)

     Примечание.  Первый  экземпляр  -  покупателю,  второй   экземпляр -

продавцу.

С точностью до номера

Нумеровать счета-фактуры нужно в хронологическом порядке в целом по организации, то есть с учетом всех счетов, в том числе и выданных подразделением. Этот порядок должны соблюдать все покупатели и продавцы (п. 2 постановления N 914). Но как именно это делать тем, кто имеет обособленные подразделения, указанное постановление ответа не дает. Ситуацию разъясняло налоговое ведомство, предложив два варианта (письмо МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404). Головная организация может либо зарезервировать за своим подразделением определенные номера счетов (например, от 150-200), либо присваивать им составные номера с индексом (например, N 4/з, 5/з и т.д.).

Обособленные подразделения должны сами вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж. Они будут являться разделами единых для всей организации регистров и поэтому после того, как закончится налоговый период, их нужно передать в головную бухгалтерию фирмы.

А.Ю. Зуева,

Эксперт "НА"

"Нормативные акты для бухгалтера", N 16, август 2004 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Документ опубликован в "НА" N 8, 2004.

*(2) Документ опубликован в "НА" N 5, 2004.