Приложение. Регламент Департамента внутренней политики города Севастополя

Приложение
к приказу директора
Департамента внутренней
политики города Севастополя
от 19.02.2021 N 12-П/ОД

Регламент Департамента внутренней политики города Севастополя

I. Общие положения

1.1. Регламент Департамента внутренней политики города Севастополя (далее - Регламент) устанавливает общие правила организационного, документационного, материально-технического и иного обеспечения деятельности Департамента внутренней политики города Севастополя, осуществляющего государственные функции в сфере внутренней политики города Севастополя, обеспечения общественного, межнационального и межконфессиального согласия, развития местного самоуправления на территории города Севастополя и исполняющего в соответствии с возложенными на него задачами в пределах, установленных законами и иными правовыми актами города Севастополя, полномочия.

1.2. Департамент внутренней политики города Севастополя (далее - Департамент) в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, иными актами федерального законодательства, Уставом города Севастополя, законами города Севастополя, указами и распоряжениями Губернатора города Севастополя, постановлениями и распоряжениями Правительства Севастополя, Положением о Департаменте внутренней политики города Севастополя, утвержденным постановлением Правительства Севастополя от 31.10.2020 N 567-ПП, а также иными нормативными правовыми актами города Севастополя.

Подразделения Департамента не являются юридическими лицами и подчиняются директору Департамента, заместителям директора Департамента в соответствии с распределением обязанностей между ними.

1.3. При Департаменте могут создаваться координационные, совещательные и иные органы. Решение о создании указанных органов принимается директором Департамента.

1.4. Заместители директора Департамента выполняют свои функции в соответствии с распределением обязанностей.

1.5. Подразделения Департамента действуют на основании положений, разрабатываемых их руководителями и утверждаемых приказами директора Департамента в месячный срок со дня образования соответствующих подразделений.

1.6. Должностные регламенты сотрудников разрабатываются по единой типовой форме и представляются руководителями подразделений Департамента на утверждение директору Департамента после согласования с сектором кадровой работы общего отдела Департамента и отделом правового обеспечения и Регистра МНПА Управления правовой работы и обеспечения деятельности Департамента.

1.7. Ответственность за соблюдение установленных настоящим Регламентом правил и порядка работы с документами в подразделениях Департамента возлагается на их руководителей.

1.8. Государственные гражданские служащие Департамента несут ответственность за исполнение требований настоящего Регламента, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.9. Методическое руководство организацией делопроизводства в Департаменте осуществляется общим отделом Департамента.

1.10. Требования настоящего Регламента обязательны для лиц, замещающих должности государственной гражданской службы города Севастополя в Департаменте.

1.11. Несоблюдение требований Регламента лицами, замещающими должности государственной гражданской службы города Севастополя в Департаменте влечет для них дисциплинарную ответственность в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами города Севастополя.

II. Планирование работы

2.1. Работа Департамента проводится по перспективным (годовым) и оперативным (месячным) планам.

2.2. Планирование работы Департамента осуществляется с целью создания условий для последовательной и согласованной деятельности его подразделений.

2.3. Планы работы Департамента на год и месяц утверждаются директором Департамента.

2.4. Формирование планов работы Департамента осуществляется общим отделом Департамента по предложениям:

- заместителей директора Департамента;

- начальников Управлений (согласованными с заместителем директора Департамента);

- начальника отдела Департамента (согласованными с заместителем директора Департамента в соответствии с распределением обязанностей);

- начальников отделов Управлений (согласованными с начальниками Управлений).

2.5. Планы работы Департамента предусматривают мероприятия, направленные на исполнение Конституции Российской Федерации, законов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации,

Правительства Российской Федерации и Государственной Думы Российской Федерации, других органов исполнительной власти высшего уровня, государственных и региональных программ социально-экономического и культурного развития, законов города Севастополя, распоряжений, указов Губернатора города Севастополя, постановлений и распоряжений Правительства Севастополя, осуществление других, определенных законами, а также делегированных Департаменту полномочий и обеспечение реализации государственной политики.

В планы работы Департамента на год и месяц включаются:

- перечень актов федерального законодательства, законов города Севастополя, решений Законодательного Собрания города Севастополя, указов и распоряжений Губернатора города Севастополя, постановлений и распоряжений Правительства Севастополя, ход исполнения которых будет рассматриваться в порядке контроля (в отчетный период);

- основные организационно-массовые мероприятия, проведение которых обеспечивается Департаментом или при его участии;

- подведение итогов деятельности Департамента в соответствии с планом на год, месяц с определением основных направлений дальнейшей работы.

В планах работы Департамента определяются конкретные подразделения или должностные лица, ответственные за осуществление запланированных мероприятий, а также сроки их исполнения.

В Департаменте планы и отчеты составляются по отделам и обобщаются общим отделом в целом по Департаменту.

2.6. Мероприятия включаются (исключаются) из плана работы Департамента по решению директора Департамента на основании докладной (служебной) записки от:

- заместителей директора Департамента;

- начальников Управлений;

- начальника отдела Департамента;

- начальников отделов Управления.

2.7. Годовые планы работы Департамента на следующий год формируются до 01 декабря текущего года по предложениям руководителей подразделений Департамента, согласованным с начальником Управления, заместителем директора Департамента (в соответствии с распределением обязанностей) и предоставляются в общий отдел Департамента.

План работы Департамента на следующий год направляется в Управление организационной работы Аппарата Губернатора и Правительства Севастополя не позднее 10 декабря текущего года.

2.8. Планы работы Департамента на следующий месяц формируются общим отделом Департамента на основании планов работы подразделений до 15 числа текущего месяца и утверждаются директором Департамента.

Планы работы на следующий месяц предоставляются в Управление организационной работы Аппарата и Правительства Севастополя до 20 числа текущего месяца.

2.9. Отчеты об исполнении планов работы Департамента за месяц предоставляются в Управление организационной работы Аппарата Губернатора и Правительства Севастополя ежемесячно до 10 числа, следующего за отчетным периодом.

2.10. Подготовка отчетов о работе за месяц Департамента проводится общим отделом до 05 числа следующего месяца на основании представленных отчетов руководителей подразделений.

2.11. Ежегодно до 10 февраля Департамент представляет в Управление организационной работы Аппарата Губернатора и Правительства Севастополя отчеты о результатах деятельности за прошлый год для подготовки годового отчета Губернатора города Севастополя.

III. Организация кадровой работы

3.1. Организация кадровой работы в Департаменте осуществляется сектором кадровой работы общего отдела Департамента в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Законом города Севастополя от 03.06.2014 N 23-ЗC "О государственной гражданской службе города Севастополя", иными федеральными нормативными правовыми актами и нормативными правовыми актами города Севастополя.

3.2. Поступление гражданина на государственную гражданскую службу города Севастополя для замещения должности государственной гражданской службы города Севастополя в Департаменте осуществляется по результатам конкурса, если иное не установлено федеральным законом или законом города Севастополя. Конкурс заключается в оценке профессионального уровня претендентов на замещение должности гражданской службы, их соответствия установленным квалификационным требованиям к должности гражданской службы.

3.3. Прохождение государственной гражданской службы города Севастополя осуществляется на основе служебного контракта, заключаемого между гражданином, поступающим на гражданскую службу, или гражданским служащим и представителем нанимателем, в соответствии с федеральным законодательством и законодательством города Севастополя.

3.4. Подготовка проектов правовых актов по вопросам кадрового обеспечения деятельности государственных гражданских служащих города Севастополя, занимающих должности в Департаменте, осуществляется сектором кадровой работы общего отдела Департамента.

3.5. Личные дела и трудовые книжки государственных гражданских служащих города Севастополя, занимающих должности в Департаменте, ведутся сектором кадровой работы общего отдела Департамента.

3.6. Кадровые документы по личному составу оформляются в форме приказов.

IV. Организация контроля исполнительской дисциплины

4.1. Контролю и проверке исполнения подлежат все зарегистрированные документы, содержащие порученческие пункты, сроки исполнения, требующие принятия решений и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесение изменения в нормативные, инструктивные и другие документы.

4.2. Контролю за сроками и качеством исполнения подлежат следующие документы (далее - контрольные документы):

- постановления и распоряжения Правительства Севастополя, распоряжения и Указы Губернатора города Севастополя, где исполнителем является Департамент;

- отдельные поручения и Перечни поручений Губернатора города Севастополя, а также заместителей Губернатора города Севастополя;

- поручения директора Департамента и заместителей директора Департамента;

- обращения граждан;

- иные документы, поступившие в Департамент, контроль за исполнением которых организован Аппаратом Губернатора и Правительства Севастополя;

- приказы, распоряжения директора Департамента;

- поручения аппаратных совещаний директора Департамента;

- иные контрольные документы, поступившие в Департамент.

На контроль могут ставиться и другие документы по решению директора Департамента или его заместителей.

4.3. Документы, предусмотренные пунктом 4.2. настоящего Регламента, поступившие в Департамент, подлежат обязательной регистрации в общем отделе Департамента с постановкой на контроль со сроком исполнения.

Контроль за исполнением контрольных документов в срок осуществляет общий отдел Департамента.

4.4. Сроки исполнения контролируемых документов указываются в текстах документов или поручений (резолюциях) руководителей.

Сроки выполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты поступления в Департамент.

Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются в течение месяца со дня регистрации документа в Департаменте. Сроки представления информации о ходе исполнения определяются должностными лицами, ответственными за контроль исполнения.

4.5. Ответственный сотрудник общего отдела Департамента готовит проекты резолюций к поступившим документам через СЭД.

4.6. При наличии в резолюции нескольких исполнителей, ответственным за организацию исполнения документа и главным исполнителем считается первый из указанных в резолюции или отмеченный пометкой "ответственный".

4.7. Поручение считается исполненным в срок в случае полного соответствия результатов исполнения поручения содержанию поручения и сроку, указанному в поручении либо определенному в соответствии с нормативными правовыми актами.

4.8. Срок исполнения поручения может быть продлен должностным лицом, его установившим.

4.9. При необходимости продления срока исполнения поручений директора Департамента ответственный исполнитель представляет на имя директора Департамента соответствующую мотивированную служебную записку.

4.10. Исполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

4.11. Осуществление контроля за исполнением поручений, определенных контрольными документами, состоит в сборе и анализе промежуточной и итоговой информации по исполнению поручений, сопоставлении результатов исполнения и содержания поручений, сроков его исполнения, информировании руководства о неполном либо несвоевременном исполнении поручений, подготовке соответствующих статистических, аналитических материалов директору Департамента, снятии с контроля, направлении исполненного документа в дело.

4.12. 3а 10 дней до истечения срока исполнения и 2 раза в неделю (вторник и четверг) общий отдел Департамента направляет напоминания ответственным исполнителям о необходимости исполнения контрольных документов.

4.13. Общий отдел Департамента еженедельно по четвергам до 17:00 часов передает информацию о неисполненных либо несвоевременно исполненных контрольных документах директору Департамента, а также перечень поручений, по которым сроки исполнения наступают в последующие 10 дней.

4.14. Информация о состоянии исполнительской дисциплины направляется директору Департамента общим отделом Департамента еженедельно.

4.15. В целях обеспечения своевременного и полного решения вопросов, относящихся к основной деятельности Департамента, укрепления исполнительской дисциплины и повышения ответственности должностных лиц за своевременное исполнение поручений референтом директора Департамента подготавливаются "поручения директора Департамента" которые утверждаются директором Департамента.

4.16. Утвержденные поручения директора Департамента в день утверждения направляются на исполнение по электронной почте Департамента и на бумажном носителе ответственным исполнителям.

4.17. Все исполнители несут персональную ответственность за своевременное, полное и качественное исполнение поручений.

4.18. Учет и контроль исполнения поручений директора Департамента ведется референтом в электронном и в бумажном виде.

4.19. Информация о ходе выполнения или о выполнении поручения директора Департамента представляется референту ответственным исполнителем и должна быть конкретной, расположенной по очередности пунктов документов, и полной по каждому вопросу с указанием принимаемых конкретных мер по реализации данных документов и исполнителей.

4.20. Решение о снятии с контроля поручения директора Департамента принимает директор Департамента на основании представленных ему письменных документов и (или) служебной записки, подготовленных ответственным исполнителем.

V. Порядок рассмотрения обращений граждан, контроль за их исполнением, организация личного приема граждан

5.1. Департамент, руководствуясь Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и Положением о Департаменте внутренней политики города Севастополя, утвержденным постановлением Правительства Севастополя от 31.10.2020 N 567-ПП, рассматривает индивидуальные и коллективные предложения, заявления и жалобы граждан (далее - обращения граждан), поступающие в письменной форме или в форме устного личного обращения к должностному лицу во время приема граждан.

5.2. Проекты ответов на обращения граждан, подготовленные исполнителями, подлежат обязательному согласованию с отделом правового обеспечения и Регистра МНПА Управления правовой работы и обеспечения деятельности Департамента и с начальником Управления правовой работы и обеспечения деятельности Департамента.

5.3. Оригиналы предложений, заявлений и жалоб граждан со всеми относящимися к ним материалами хранятся в общем отделе Департамента. Хранение оригиналов документов у исполнителей запрещается.

5.4. Личный прием граждан осуществляется директором Департамента, заместителями директора Департамента.

В случае необходимости на прием приглашаются руководители подразделений, иные сотрудники Департамента.

Время приемов устанавливается согласно графику, утвержденному распоряжением директора Департамента. График приема граждан размещается в Департаменте на доступном для обозрения месте.

Предварительная беседа с гражданами, запись на прием, организация проведения приема возлагается на общий отдел Департамента.

При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы подлежат централизованной регистрации в электронном виде и в журнале приема.

5.5. Если заявление или жалоба не могут быть разрешены руководителем во время приема, они ставятся на контроль, о чем делается соответствующая запись в журнале приема и с ними ведется работа как с письменными обращениями.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5.6. Порядок, сроки рассмотрения, ведение делопроизводства по обращениям, поступившим во время личного приема граждан, аналогичны установленному для разрешения письменных обращений граждан.

5.7. Контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного рассмотрения обращений граждан, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан, анализа поступающих обращений, хода и результатов работы с обращениями граждан.

5.8. Контроль за рассмотрением обращений граждан включает: постановку поручений по исполнению обращений граждан на контроль; сбор и обработку информации о ходе рассмотрения обращений; подготовку оперативных запросов исполнителям о ходе и состоянии исполнения поручений по обращениям; подготовку и обобщение данных о содержании и сроках исполнения поручений по обращениям граждан; снятие обращений с контроля; своевременное устранение нарушений, выявленных при реализации законодательства о порядке рассмотрения обращений граждан.

5.9. Обращения граждан, поступившие в Департамент, регистрируются в специальной автоматизированной системе ответственным сотрудником общего отдела Департамента. Каждому обращению присваивается отдельный номер.

Зарегистрированные обращения сохраняются в базе данных системы электронного документооборота.

5.10. Письменные обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

5.11. Днем окончания рассмотрения обращения является день направления ответа заявителю на его обращение, в котором рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты все необходимые меры и даны письменные ответы.

5.12. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться сотрудниками Департамента только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

VI. Организация делопроизводства в Департаменте

6.1. Ведение делопроизводства в Департаменте осуществляется в электронном виде в СЭД, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Севастополя, исполнительных органов государственной власти в городе Севастополе от 10.09.2018 N 590-ПП (далее - Инструкция по делопроизводству), утвержденной постановлением Правительства Севастополя от 24.11.2015 N 1084-ПП "Об утверждении Регламента Правительства Севастополя" (далее - Регламент Правительства Севастополя) и распоряжением Губернатора города Севастополя от 12.05.2017 N 65-РГ "Об утверждении Регламента электронного документооборота с использованием электронной подписи в Правительстве Севастополя, исполнительных органах государственной власти города Севастополя" (далее - Регламент СЭД).

6.2. Организация и ведение делопроизводства в Департаменте возлагается на общий отдел Департамента и включает в себя:

6.2.1. Прием, регистрацию документов в СЭД, учет и контроль исполнения сроков входящей корреспонденции.

6.2.2. Регистрацию, отправку исходящей корреспонденции, в том числе в СЭД.

6.2.3. Осуществление контроля за своевременным исполнением, прохождением и качественным оформлением документов, обращений граждан, контроль за исполнительской дисциплиной.

6.2.4. Обеспечение режима доступа и использования информации, содержащейся в документах.

6.2.5. Организация проведения приема граждан по личным вопросам в Департаменте.

6.2.6. Формирование планов (отчетов) работы Департамента, согласованных с начальниками Управлений и заместителями директора Департамента в соответствии с настоящим Регламентом.

6.2.7. Обеспечение отбора, учета и сохранности документов, поступающих в Департамент, их архивное хранение.

6.2.8. Обеспечение участия директора Департамента, заместителей директора Департамента в совещаниях, проводимых Губернатором города Севастополя, заместителями Губернатора города Севастополя.

Обеспечение проведения совещаний под председательством директора Департамента и заместителей директора Департамента, контроль за исполнением поручений.

6.2.9. Обеспечение хранения подлинников приказов, распоряжений Департамента, обеспечение их своевременной рассылки и ознакомление с ними.

6.2.10. Осуществление приема, регистрации, учета, хранения, доставки и рассылки корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи.

6.2.11. Обеспечение соответствующего режима доступа к бумажным и электронным документам Департамента, формируемым и хранящимся в общем отделе, и использования информации, содержащейся в них.

6.2.12. Своевременное направление правовых актов директора Департамента сопроводительными письмами в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Севастополю, Законодательное Собрание города Севастополя и иные органы, указанные в правовом акте.

6.2.13. Составление сводной номенклатуры дел Департамента.

6.2.14. Организация подготовки документов для передачи на государственное архивное хранение.

6.2.15. Осуществление заверения гербовой печатью Департамента документов соответствующего назначения.

6.2.16. Мониторинг официальной электронной почты Департамента и координация поступающей корреспонденции (в том числе, представление информации директору Департамента, заместителям директора Департамента, начальникам Управления о запланированных аппаратных совещаниях в Правительстве Севастополя, заседаниях Правительства Севастополя и пленарных заседаниях Законодательного Собрания города Севастополя).

6.2.17. Организация работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

6.2.18. Подготовка предложений для награждения и наградных материалов о представлении к награждению, подготовка правовых актов Департамента по награждению.

6.3. Информация, содержащаяся в служебных документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях, в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

6.4. Перед выездом в командировку, уходом в отпуск, при переходе на работу в другое подразделение или увольнении, сотрудник подразделения обязан служебной запиской уведомить руководителя подразделения о документах, находящихся у него на исполнении.

Руководитель подразделения на основании поступившей служебной записки перераспределяет документы на другого сотрудника подразделения.

В случае утраты исполнителем документа об этом немедленно докладывается руководителю подразделения.

6.5. При вскрытии конвертов сотрудником общего отдела Департамента проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

6.6. Корреспонденция с грифом "Лично" не вскрывается и передается адресату. Если в таком пакете находится служебный документ, то после прочтения адресатом он передается в общий отдел Департамента для регистрации.

6.7. Сотрудники общего отдела Департамента регистрируют служебные документы в день поступления.

6.8. На документах, поступивших в Департамент и зарегистрированных в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки.

6.9. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты с научно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты и другое.

6.10. Документы, адресованные подразделениям Департамента, не регистрируются, а возвращаются адресанту.

6.11. Зарегистрированные входящие документы в день регистрации или на следующий рабочий день, если они поступили в нерабочее время (за исключением документов с пометкой "Срочно", "Незамедлительно") передаются сотрудниками общего отдела Департамента на рассмотрение директору Департамента.

6.12. Учет документов, которые передаются на рассмотрение руководителям, осуществляется под подпись уполномоченного сотрудника в журнале учета переданных документов.

Руководители подразделений Департамента обязаны передать документы на исполнение в срок не позднее одного дня с момента получения, исключение составляют документы со сроком исполнения с пометкой "Срочно", "Незамедлительно", "Оперативно"). Документы с указанными пометками передаются в день получения.

Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно.

Отправка телефонограмм осуществляется общим отделом Департамента.

6.13. Тиражирование документов обеспечивается общим отделом Департамента.

6.14. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым или отмеченный пометкой "ответственный". Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок.

Если исполнитель в резолюции указан не в соответствии с его функциональными обязанностями, он должен в течение двух рабочих дней (при получении срочного документа - незамедлительно) вернуть документ руководителю для внесения соответствующих изменений. Если такие изменения своевременно не были внесены, документ должен быть исполнен указанным в резолюции исполнителем в установленные сроки. При смене состава исполнителей в обязательном порядке вносятся изменения в оригинал резолюции к документу (либо оформляется дополнительная резолюция), о чем информируется общий отдел Департамента для внесения изменений в СЭД.

6.15. Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем для отправки в общий отдел Департамента. При этом к письму и телеграмме прилагаются списки рассылки, необходимое количество копий для рассылки и полный почтовый адрес получателя, а при ответе на входящий документ также его номер и дата.

Общий отдел Департамента готовит и направляет сопроводительные письма во все органы согласно списку рассылки, указанному в правовых документах Департамента.

6.16. Общий отдел Департамента осуществляет контроль за установленным порядком прохождения служебных писем Департамента.

Исполненные документы хранятся в делах в соответствии с утвержденной номенклатурой.

6.17. Записки создаются в Департаменте для информационного обмена и деловой переписки между подразделениями, должностными лицами.

В зависимости от содержания и предназначения записки могут быть служебными, докладными, объяснительными, аналитическими.

Служебная записка составляется с целью освещения каких-либо вопросов, касающихся работы Департамента, его подразделения или конкретного сотрудника.

Докладная записка предназначена для доведения важной информации до вышестоящих руководителей и, как правило, имеет своей целью не просто ознакомление со сложившейся ситуацией или с ходом проведения работ, но и побуждение к принятию неотложных мер, направленных на решение описанной проблемы.

Объяснительная записка является документом, объясняющим вышестоящему непосредственному руководителю причины неисполнения поручения, факт нарушения трудовой дисциплины.

Аналитическая записка содержит обобщенный материал о каких-либо выполненных исследованиях, анализах. Целью ее написания, как правило, является формулирование выводов.

6.18. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел подразделения на следующий год разрабатывается до 1 декабря руководителями подразделений, обобщается общим отделом Департамента. Сводная номенклатура дел Департамента рассматривается общим отделом Департамента. Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего года.

6.19. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 N 3-1 и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.

Работа с документами с грифом "Для служебного пользования" определяется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения.

Содержание секретных и служебных документов не подлежит разглашению.

6.20. По истечении года сотрудник общего отдела Департамента, ответственный за ведение архивной работы Департамента, обеспечивает отбор и оформление дел на постоянное и временное хранение.

6.21. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в Департаменте возлагается на начальника общего отдела Департамента, при его отсутствии - на его заместителя-заведующего сектором кадровой работы общего отдела Департамента.

6.22. Формирование, оформление, учет, хранение дел, находящихся в делопроизводстве, осуществляется каждым структурным подразделение Департамента самостоятельно. Дела со дня их заведения до передачи на архивное хранение хранятся по месту их формирования. Дела, делопроизводство по которым завершено, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение осуществляется общим отделом Департамента.

VII. Подготовка, оформление и издание правовых актов Департамента, проектов правовых актов Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя

7.1. Порядок подготовки проектов правовых актов в сфере компетенции Департамента определяется Законом города Севастополя от 29.09.2015 N 185-ЗС "О правовых актах города Севастополя", с учетом постановления Правительства Севастополя от 02.02.2017 N 60-ПП "Об утверждении Регламента законопроектной деятельности в Правительстве Севастополя и внесении изменений в постановление Правительства Севастополя от 24.11.2015 N 1084-ПП "Об утверждении Регламента Правительства Севастополя", Регламента Правительства Севастополя, Инструкции по делопроизводству и настоящего Регламента.

7.2. Директор Департамента, на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Устава города Севастополя и законов города Севастополя, издает следующие правовые акты:

1) приказы - нормативные правовые акты по вопросам, которые связаны с реализацией полномочий Департамента, определенных законодательством города Севастополя и по вопросам, отнесенным к его компетенции в соответствии с положением о нем.

2) распоряжения - правовые акты по вопросам организации работы Департамента, не являющихся нормативными и издаваемые по организационно-распорядительным вопросам.

7.3. Подготовка проектов приказов и распоряжений директора Департамента осуществляется подразделениями, в чьи функции входит регулирование соответствующего вопроса.

Согласование проектов приказов и распоряжений директора Департамента осуществляется в соответствии со следующей очередностью прохождения согласования:

1) начальник отдела, являющийся разработчиком проекта;

2) начальник отдела правового обеспечения и Регистра МНПА Управления правовой работы и обеспечения деятельности Департамента;

3) начальник общего отдела Департамента;

4) начальник Управления правовой работы и обеспечения деятельности Департамента;

5) заместитель директора Департамента по направлению деятельности.

Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа правового акта по форме согласно приложению к настоящему Регламенту. (Приложение не приводится)

7.3.1. Для подготовки правового акта разработчик вправе запрашивать у руководителей подразделений Департамента необходимую информацию, оформив запрос в виде служебной записки с указанием срока предоставления.

7.3.2. Проекты распоряжений, приказов директора Департамента, в том числе каждое приложение к ним на последней странице визирует исполнитель, подготовивший проект документа. Приложения с цифровыми данными визируются постранично.

Виза включает в себя личную подпись визирующего и дату.

7.3.3. Проект правового акта, переданный должностному лицу на визу, рассматривается им в течение не более трех рабочих дней.

По результатам рассмотрения правовой акт согласовывается (визируется) должностным лицом либо направляется мотивированный отказ в согласовании.

В случае если в течение трех дней от должностного лица не поступило мотивированного отказа, правовой акт считается согласованным.

7.3.4. За нарушение сроков согласования проекта правового акта несет ответственность должностное лицо, у которого проект находится.

7.3.5. В случае если визирующей инстанцией вносились замечания или возражения, их текст прилагается к проекту, а на листе согласований, лицом, визирующим документ, делается отметка о том, что замечания учтены, либо об их снятии.

7.3.6. Отдел правового обеспечения и Регистра МНПА Управления правовой работы и обеспечения деятельности Департамента проводит антикоррупционную экспертизу к поступившим на согласование проектам правовых актов, по результатам которой дает заключение.

Отдел правового обеспечения и Регистра МНПА Управления правовой работы и обеспечения деятельности Департамента проводит экспертизу на предмет соответствия требованиям Конституции Российской Федерации, федеральных законов, законодательству города Севастополя, а также оценки соответствия правового акта требованиям юридической техники, по результатам которой дает заключение.

7.3.7. Проекты документов могут быть признаны общим отделом Департамента не подготовленными к подписанию и отправлены на доработку в случаях:

- несоответствия положениям настоящего Регламента и Инструкции по делопроизводству;

- отсутствия необходимых согласований должностных лиц;

- неотредактированности (наличия орфографических, грамматических, стилистических и пунктуационных ошибок).

7.3.8. Заключения, составленные Сектором Регистра МНПА отдела правового обеспечения и Регистра МНПА, могут согласовываться с профильными отделами Департамента.

7.3.9. Служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых проектах распоряжений и приказов, не подлежит разглашению (распространению).

7.3.10. Порядок делопроизводства с распоряжениями и приказами Департамента:

1) регистрация производится по каждому виду документов отдельно с соблюдением нумерации, которая ведется с начала и до конца календарного года;

2) подпись заверяется круглой печатью Департамента;

3) рассылка и тиражирование правовых актов общим отделом Департамента согласно листу рассылки, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;

4) общий отдел Департамента в обязательном порядке производит ознакомление должностных лиц Департамента, упомянутых в тексте правового акта, под подпись.

5) перечень рассылки определяет исполнитель.

7.4. Подготовка проектов правовых актов Департамента, Губернатора города Севастополя и Правительства Севастополя осуществляется начальниками подразделений Департамента или иными уполномоченными начальниками отдела лицами, в рамках собственных полномочий, по собственной инициативе или по поручению вышестоящего руководителя (далее - инициатор).

7.4.1. Инициатор разработки правового акта Департамента, а также проектов отдельных поручений Губернатора города Севастополя, указов и распоряжений Губернатора города Севастополя, постановлений и распоряжений Правительства Севастополя, обеспечивает его подготовку и согласование в порядке, предусмотренном Регламентом Правительства Севастополя, самостоятельно.

Согласование с Управлением правовой работы Губернатора и Правительства Севастополя вышеуказанных проектов осуществляет отдел правового обеспечения и Регистра МНПА Управления правовой работы и обеспечения деятельности Департамента.

7.4.2. Подготовка проектов правовых актов Правительства Севастополя, Губернатора города Севастополя (далее - проект) осуществляется с учетом следующего:

- проект должен соответствовать требованиям Закона города Севастополя от 29.09.2015 N 185-ЗС "О правовых актах города Севастополя", настоящему Регламенту, Инструкции по делопроизводству в Правительстве Севастополя, требованиям к проектам правовых актов, установленным Правительством Севастополя в порядке проведения правовой, юридико-технической и лингвистической экспертиз, требованиям действующих государственных стандартов;

- проекты не должны противоречить ранее принятым (изданным) правовым актам или дублировать их, если при этом не изменяется, не признается утратившим силу или не отменяется ранее принятый (изданный) правовой акт;

- проект, содержащий положения о признании утратившим силу (отмене) правового акта, должен содержать нормы о признании утратившими силу (отмене) правовых актов или отдельных положений правовых актов, изменяющих признаваемый утратившим силу (отменяемый) правовой акт;

- структура проекта должна обеспечивать логическое развитие содержания и соответствовать предмету правового регулирования;

- объем проекта, как правило, не должен превышать трех листов;

- проект и приложения к нему должны быть завизированы директором Департамента.

7.4.3. Структура проекта включает наименование, преамбулу (введение), содержательную часть, заключительные положения и приложения.

Структура проекта формируется с учетом его объема и сложности строения.

Наименование проекта должно отражать его содержание и основной предмет правового регулирования. Наименование проекта не должно дублировать, повторять наименования ранее изданных правовых актов данного вида.

В преамбуле проекта излагаются основания, цели, задачи принятия правового акта в соответствии с предметом правового регулирования. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются.

Содержательная часть проекта включает:

- положения, касающиеся приложений к правовому акту;

- задания, поручаемые исполнителям, с указанием сроков их исполнения. При длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки;

- поручения о контроле исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием должностного лица, на которое возлагается контроль. Контроль за исполнением правового акта или его отдельных пунктов осуществляется Губернатором, заместителями Губернатора в соответствии с распределением обязанностей или временным возложением обязанностей, директорами соответствующих Департаментов;

- указание на необходимость опубликования документа.

Заключительная часть проекта включает:

- информацию о вступлении в силу правового акта;

- положения, направленные на внесение вытекающих из содержания правового акта изменений в ранее принятые правовые акты той же юридической силы, а также предписывающие соответствующим исполнительным органам (должностным лицам) внести вытекающие из правового акта изменения в изданные такими органами правовые акты меньшей юридической силы.

Приложения являются структурной неотъемлемой частью правового акта, имеющей равную с ним юридическую силу и содержащей правила, положения, регламенты, проекты законов, графические изображения, перечни, таблицы, образцы документов, схемы и иные материалы. Приложение должно иметь название, соответствующее названию, приведенному в тексте проекта.

7.4.4. Инициатор проекта:

- обеспечивает размещение проекта, подлежащего независимой антикоррупционной экспертизе, в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в порядке, установленном законодательством;

- обеспечивает проведение общественного обсуждения, общественного (публичного) слушания проекта в соответствии с законодательством;

- проводит оценку регулирующего воздействия проекта, затрагивающего вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности, в порядке, устанавливаемом Правительством Севастополя;

- направляет проект в Контрольно-счетную палату города Севастополя в случаях, предусмотренных законодательством, для проведения его финансово-экономической экспертизы (направление проекта в Контрольно-счетную палату города Севастополя производится до его направления на согласование в соответствии с настоящим Регламентом);

- направляет при необходимости проект на экспертизу в другие экспертные организации.

7.4.5. При представлении проекта на согласование к нему должны прилагаться копии правовых актов и иных документов, на основании которых разработан проект.

Объем прилагаемого в копии документа должен составлять не более трех страниц. Если объем документа превышает три страницы, то к проекту прилагаются копии частей документов, содержащих вид документа, его наименование, дату принятия, номер, соответствующие статьи, главы, пункты, подпункты, иные структурные единицы.

7.4.6. К проекту нормативного правового акта инициатор обязан приложить подписанную директором Департамента или лицом, его замещающим, пояснительную записку, раскрывающую содержание концепции нормативного правового акта (замысел, идею), с указанием особенностей правового разрешения социальных проблем, основанных на реальной информации в соответствующей сфере жизни общества, ставшей предметом правового регулирования, и содержащую следующие сведения:

1) цель принятия нормативного правового акта, которым должно быть обеспечено нормативное правовое регулирование тех или иных общественных, экономических или социальных отношений;

2) состояние политической, социально-экономической ситуации, послужившей основанием для разработки нормативного правового акта (при необходимости);

3) ожидаемые позитивные изменения, которые последуют после принятия (издания) нормативного правового акта;

4) место нормативного правового акта, которое он займет в общей системе правового регулирования;

5) структура нормативного правового акта с отражением общих сведений о нем, с кратким изложением основных положений нормативного правового акта;

6) механизм обеспечения реализации нормативного правового акта с указанием процедуры реализации его положений (при необходимости);

7) финансово-экономическое обоснование нормативного правового акта (при необходимости);

8) иные сведения, отражающие концепцию проекта нормативного правового акта.

К пояснительной записке прилагается перечень нормативных правовых актов, подлежащих принятию (изменению), признанию утратившими силу в случае принятия (издания) проекта нормативного правового акта.

7.4.7. Инициатор прилагает к проекту полученные в случаях, установленных законодательством, документы, в том числе заключения, подготовленные по результатам проведения антикоррупционных экспертиз данного проекта, включая независимую антикоррупционную экспертизу, заключение об оценке регулирующего воздействия проекта, заключение Контрольно-счетной палаты города Севастополя на проект или в случае его отсутствия - информацию о направлении проекта на экспертизу в Контрольно-счетную палату города Севастополя.

7.4.8. Ответственность за соблюдение требований настоящего Регламента к подготовке проекта несет руководитель разработчика.

7.4.9. Проекты подлежат обязательному согласованию в соответствии со следующей очередностью прохождения согласования:

1) отдел правового обеспечения и Регистра МНПА Управления правовой работы и обеспечения деятельности Департамента;

2) директор Департамента;

3) Управление защиты государственной тайны и мобилизационной работы Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя;

4) руководители иных исполнительных органов, в полномочия которых входят регулируемые проектом вопросы;

5) руководители федеральных органов государственной власти или их территориальных органов, органов местного самоуправления, внутригородских муниципальных образований города Севастополя, руководители организаций, не являющихся государственными организациями города Севастополя (если проект содержит положения межведомственного значения или предусматривает совместную деятельность);

6) Управления правовой работы Губернатора и Правительства Севастополя Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя;

7) директор Департамента аппарата Губернатора и Правительства Севастополя.

7.4.10. Правовые акты, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой расходы из бюджета, не предусмотренные в нем на текущий год, вносятся с пояснительной запиской.

Ответственность за качество и своевременность подготовки правового акта возлагается на инициатора и лиц, которые осуществляют его согласование (в части касающихся их полномочий).

VIII. Порядок подготовки и проведения совещаний, заседаний, мероприятий

8.1. С целью оперативного рассмотрения и решения наиболее важных вопросов, относящихся к компетенции Департамента, директор Департамента, заместители директора Департамента, начальники Управлений, руководители подразделений Департамента проводят в соответствии с планом работы Департамента совещания.

План проведения совещания утверждается директором Департамента, заместителем директора Департамента (в соответствии с распределением обязанностей), начальниками Управлений, руководителями подразделений Департамента.

8.2. Повестка дня, аналитические справки о состоянии дел и обоснование причины внесения вопросов на рассмотрение подготавливаются и направляются участникам совещания заблаговременно подразделениями Департамента, которые инициируют проведение совещания или подразделениями, к компетенции которых относятся рассматриваемые вопросы. Дополнительные (внеплановые) вопросы подаются участникам в день проведения совещания.

8.3. Принятые на совещаниях решения оформляются протоколами не позднее чем в двухдневный срок со дня проведения совещания. В протоколе указываются фамилии и инициалы должностных лиц, принимавших участие в совещании, вопросы, которые рассматривались, и принятые по результатам рассмотрения решения.

Протокол совещания подписывает председательствующий. Оформляется протокол подразделениями Департамента, которые инициируют проведение совещания или подразделениями, к компетенции которых относятся рассматриваемые вопросы.

8.4. Еженедельно по понедельникам у директора Департамента проводятся аппаратные совещания. Общий отдел Департамента обеспечивает проведение аппаратных совещаний, ведение протоколов совещания, а также подготовку поручений директора Департамента.

8.5. Заседание созданных при Департаменте рабочих органов: комиссий, координационных советов, советов, рабочих групп проводятся по планам, а также при необходимости. Подготовка, проведение и документальное оформление этих заседаний обеспечивается секретарями, руководителями указанных органов.

8.6. При проведении незапланированных мероприятий, должностные лица Департамента не позднее, чем за один день информируют об этом руководство Департамента и общий отдел Департамента.

8.7. Общий отдел Департамента обеспечивает принятие делегаций (групп), прием которых возлагается на Департамент (а также прибывших по приглашению Департамента).

8.8. Поздравления с государственными праздниками, знаменательными датами готовит общий отдел Департамента.