Приложение. Положение о системе межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея

Приложение
к постановлению Кабинета
Министров Республики Адыгея
от 18 мая 2021 года N 85

Положение
о системе межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея

1. Настоящее Положение определяет функциональное назначение системы межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея (далее - Система), инфраструктуру Системы, а также правила осуществления межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея с использованием Системы.

2. Система включает в себя государственную информационную систему Республики Адыгея "Система электронного делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - СЭД "Дело"), а также программные и технические средства, обеспечивающие взаимодействие участников межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея и функционирование Системы.

3. СЭД "Дело" является территориально-распределенной государственной информационной системой, предназначенной для сбора электронных сообщений и электронных документов, включающей информационные базы данных, содержащие сведения об электронных сообщениях, электронных документах и (или) электронных копиях документов, обмен которыми осуществляется в Системе, сведения об истории их движения в Системе, обеспечивающей создание электронных сообщений, проектов электронных документов, электронных копий документов, включение электронных сообщений, электронных документов, включая проекты электронных документов, и (или) электронных копий документов в Систему, а также их регистрацию (учет), управление и защищенный обмен ими между участниками межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея в автоматизированном режиме с использованием электронной подписи, хранение электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов и доступ к ним для участников межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея, а также позволяющей пользователям СЭД "Дело", определенным участниками межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея в соответствии с абзацем "а" подпункта 1 пункта 17 настоящего Положения (далее - пользователь СЭД "Дело"), осуществлять сопровождение согласования подготовленных ими проектов электронных документов и учитывать замечания как подразделений участника межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея, так и иных заинтересованных участников межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея.

4. В целях настоящего Положения:

1) под межведомственным электронным документооборотом в Республике Адыгея понимается взаимодействие пользовательских сегментов СЭД "Дело" участников межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея, а также взаимодействие СЭД "Дело" с системой межведомственного электронного документооборота (далее - Система МЭДО), предусмотренной постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 года N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 39; 2011, N 32; 2012, N 38; 2013, N 15; 2017, N 1, 43; 2019, N 12);

2) под взаимодействием пользовательских сегментов СЭД "Дело" участников межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея понимается обмен электронными сообщениями, электронными документами и (или) электронными копиями документов (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея;

3) под электронной копией документа понимается файл, содержание, оформление и форматирование которого полностью идентичны исходному документу на бумажном носителе.

5. Организатором межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея и оператором Системы является Министерство цифрового развития, информационных и телекоммуникационных технологий Республики Адыгея (далее соответственно - Организатор, оператор Системы).

6. Участниками межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея являются оператор Системы, Администрация Главы Республики Адыгея и Кабинета Министров Республики Адыгея, исполнительные органы государственной власти Республики Адыгея, а также заключившие с оператором Системы соглашение о присоединении к Системе иные органы государственной власти Республики Адыгея и государственные органы Республики Адыгея, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления и иные заинтересованные организации.

7. Технико-технологическая инфраструктура межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея состоит из следующих элементов:

1) серверного сегмента СЭД "Дело" межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея;

2) пользовательских сегментов СЭД "Дело" участников межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея, описанных в регламенте распространения аттестата соответствия требованиям безопасности информации государственной информационной системы Республики Адыгея "Система электронного делопроизводства и документооборота "Дело" на ее типовые пользовательские сегменты", утверждаемом приказом Министерства цифрового развития, информационных и телекоммуникационных технологий Республики Адыгея (далее - регламент распространения аттестата); 3) защищенных каналов связи.

8. Технические средства серверного сегмента СЭД "Дело" межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея включают в себя:

1) программно-технические комплексы обработки, маршрутизации и хранения сообщений;

2) средства мониторинга работоспособности технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота;

3) средства защиты информации и иные средства программно-технического обеспечения электронного взаимодействия участников межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея.

9. Основными функциями серверного сегмента СЭД "Дело" межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея являются:

1) обмен электронными сообщениями, электронными документами и (или) электронными копиями документов между участниками межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея;

2) обеспечение защиты обрабатываемых, хранимых и передаваемых электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов от несанкционированного доступа и искажения при их нахождении в серверном сегменте СЭД "Дело" межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея и передаче по защищенным каналам связи до пользовательских сегментов СЭД "Дело" участников межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея;

3) обеспечение хранения передаваемых электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов в серверном сегменте СЭД "Дело" межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея.

10. Технические средства пользовательского сегмента СЭД "Дело" участника межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея включают в себя:

1) коммуникационное оборудование;

2) средства защиты электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов;

3) автоматизированные рабочие места, подключенные к пользовательскому сегменту СЭД "Дело" участника межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея.

11. Основными функциями пользовательского сегмента СЭД "Дело" участников межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея являются:

1) доставка электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов, полученных с серверного сегмента СЭД "Дело" межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея на автоматизированные рабочие места пользовательского сегмента СЭД "Дело" участника межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея;

2) отправка электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов с автоматизированных рабочих мест пользовательского сегмента СЭД "Дело" участника межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея в серверный сегмент СЭД "Дело" межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея;

3) обеспечение защиты обрабатываемых, хранимых и передаваемых электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов от несанкционированного доступа и искажения до передачи их в защищенные каналы связи;

4) хранение электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов до передачи их на серверный сегмент СЭД "Дело" межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея или в пользовательский сегмент СЭД "Дело" иных участников межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея.

12. Создание пользовательских сегментов СЭД "Дело" участников межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея осуществляется участниками межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея.

13. Техническое задание на выполнение работ по созданию пользовательских сегментов СЭД "Дело" участников межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея, а также спецификация на приобретаемое оборудование, программное обеспечение и материалы согласуются с организатором межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея.

14. Для организации защищенных каналов связи при подключении к серверному сегменту СЭД "Дело" используется защищенная виртуальная сеть исполнительных органов государственной власти Республики Адыгея (далее - защищенная виртуальная сеть) в соответствии с регламентом подключения участников защищенной виртуальной сети и организации межсетевого взаимодействия защищенной виртуальной сети, утверждаемым Министерством цифрового развития, информационных и телекоммуникационных технологий Республики Адыгея.

15. Организатор осуществляет следующие функции:

1) организационное и методическое обеспечение межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея;

2) утверждение регламента подключения к Системе и работы с электронными сообщениями, электронными документами и (или) электронными копиями документов в Системе (далее - регламент подключения);

3) организацию взаимодействия СЭД "Дело" с Системой МЭДО;

4) утверждение технических требований к техническим и программно-техническим средствам пользовательских сегментов СЭД "Дело" участников межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея.

16. Оператор Системы осуществляет следующие функции:

1) формирование и актуализацию глобальных адресных справочников (классификаторов);

2) обеспечение информационной безопасности серверного сегмента СЭД "Дело" межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея при осуществлении межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе за счет выполнения комплекса следующих мероприятий:

а) организации использования средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

б) обеспечения целостности обрабатываемых данных;

в) обеспечения антивирусной защиты информации;

г) контроля выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

д) установления порядка резервного копирования, восстановления и архивирования баз данных, а также порядка обновления антивирусных баз;

е) установления порядка проведения ремонтно-восстановительных работ программно-технических средств;

ж) определения работников оператора Системы, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

3) поддержание серверного сегмента СЭД "Дело" межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея, а также координацию поддержания иных элементов технико-технологической инфраструктуры межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея в работоспособном состоянии посредством выполнения комплекса работ, включающих:

а) обеспечение работоспособности программно-технических средств;

б) анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатации сбоев и ошибок программно-технических средств;

в) ремонт или замену вышедших из строя программно-технических средств;

4) заключение соглашений о присоединении к Системе;

5) подключение пользовательских сегментов СЭД "Дело" участников межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея к Системе;

6) ведение электронного журнала в Системе обо всех действиях, совершаемых в Системе, с указанием даты и времени их совершения.

17. Участники межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея осуществляют следующие функции:

1) формирование, актуализацию и направление в адрес оператора Системы:

а) списка пользователей СЭД "Дело" участника межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея;

б) списка пользователей СЭД "Дело" участника межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея, имеющих право использования усиленной квалифицированной электронной подписи;

2) обеспечение регистрации (учета) электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов в пользовательских сегментах СЭД "Дело" в соответствии с инструкцией по делопроизводству участника межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея и регламентом подключения;

3) обеспечение информационной безопасности пользовательского сегмента СЭД "Дело" участника межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея при осуществлении межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе за счет выполнения комплекса следующих мероприятий:

а) организации использования средств защиты информации в полном объеме их функциональных возможностей;

б) обеспечения целостности обрабатываемых данных;

в) обеспечения антивирусной защиты информации;

г) контроля выполнения требований нормативных документов, регламентирующих обеспечение защиты информации;

д) определения работников участника межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея, ответственных за обеспечение информационной безопасности;

е) определения порядка доступа работников участника межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея в помещения, в которых размещены автоматизированные рабочие места пользовательского сегмента СЭД "Дело" участника межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея;

4) поддержание пользовательского сегмента СЭД "Дело" участника межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея в работоспособном состоянии.

18. Обмен в СЭД "Дело" между участниками межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея электронными сообщениями, электронными документами и (или) электронными копиями документов, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, не допускается.

19. Обмен в СЭД "Дело" между участниками межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея электронными сообщениями, электронными документами и (или) электронными копиями документов, доступ к которым ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, осуществляется при выполнении ими требований по защите такой информации, установленных в отношении информационных систем электронного документооборота законодательством Российской Федерации.

20. Обмен электронными сообщениями, электронными документами и (или) электронными копиями документов при осуществлении межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея осуществляют пользователи СЭД "Дело", определенные участником межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея в соответствии с абзацем "б" подпункта 1 пункта 17 настоящего Положения.

21. Достоверность и целостность электронных сообщений, электронных документов и (или) электронных копий документов, обмен которыми осуществляется с использованием Системы, обеспечиваются участниками межведомственного электронного документооборота в Республике Адыгея.