Приложение N 5. Порядок учета, выдачи под отчет денежных документов, составления и представления отчетов подотчетными лицами

Приложение N 5
к Учетной политике Госслужбы
Чувашии по делам юстиции

Порядок
учета, выдачи под отчет денежных документов, составления и представления отчетов подотчетными лицами

1. Особенности кассовых операций

Поступление и выдача под отчет денежных документов - почтовых марок (знаков почтовой оплаты), почтовых конвертов с марками (маркированных конвертов), отражается в Кассовой книге Госслужбы Чувашии по делам юстиции (ф. 0504514). Основанием для внесения в нее записи служит кассовый ордер с надписью "фондовый":

- приходный (ф. 0310001) - при поступлении денежных документов в кассу;

- расходный (ф. 0310002) - при выдаче под отчет денежных документов из кассы.

Кассовые ордера регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от операций с прочими денежными средствами.

Приобретенные денежные документы в кассу Госслужбы Чувашии по делам юстиции принимаются должностным лицом, ответственным за ведение кассовых операций (далее - кассир) (в том числе на основании накладной, полученной из учреждений связи).

Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах Кассовой книги (обособленно от операций с наличными). Единая сквозная и последовательная нумерация листов сохраняется.

В соответствии с Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У кассиром в Кассовой книге ежедневно выводится остаток денежных документов в кассе и составляется отчет кассира. В случае отсутствия движения денежных документов остаток по ним ежедневно выводить кассиру необязательно.

2. Хранение денежных документов

Хранение денежных документов в Госслужбе Чувашии по делам юстиции организует кассир. Денежные документы содержат в местах (помещениях, сейфах), отвечающих требованиям их сохранности. Кассир как ответственное лицо обеспечивает надлежащий учет их поступления и выдачи.

3. Выдача денежных документов

Выдача под отчет денежных документов производится из кассы по расходному кассовому ордеру с надписью "фондовый" материально ответственным лицам, на которых возложены обязанности по оформлению, выдаче и использованию денежных документов.

Кроме того, операции по выдаче под отчет денежных документов регистрируются в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами (N 3), в котором отражаются следующие данные:

- дата выдачи денежных документов;

- фамилия, имя, отчество лица, которому они выдаются;

- вид денежных документов;

- стоимость выданных денежных документов.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

1. Составление, представление отчетности подотчетными лицами

Об использовании денежных документов подотчетное лицо обязано отчитываться, ежеквартально до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом представляя Авансовый отчет (ф. 0504505) с приложением документов, подтверждающих их использование.

Документом, подтверждающим использование денежных документов, может являться реестр отправленной корреспонденции и (или) отчет о почтовых расходах, составленный подотчетным лицом. Форма отчета о почтовых расходах приведена в Приложении к настоящему Порядку.

Испорченные маркированные конверты списываются с применением Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). Списанные таким образом маркированные конверты уничтожаются (сжигание, дробление на части с использованием, например, шредера).

Должностные лица, ответственные за оформление соответствующих фактов хозяйственной жизни, проверяют правильность оформления Авансового отчета (ф. 0504505), наличие документов, подтверждающих использование денежных документов.

Проверенный и утвержденный авансовый отчет принимается к учету.

В случае увольнения подотчетного лица, имеющего задолженность по полученным под отчет денежным документам, неиспользованные денежные документы подлежат внесению в кассу, если остаток неиспользованных денежных документов не внесен в кассу, работодатель имеет право удержать сумму задолженности по выданным денежным документам из заработной платы подотчетного лица с соблюдением требований статей 137, 138 ТК РФ.