Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 21 мая 2021 г. N 417-П "О государственной информационной системе "Электронный архив Ямало-Ненецкого автономного округа" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 21 мая 2021 г. N 417-П
"О государственной информационной системе "Электронный архив Ямало-Ненецкого автономного округа"

С изменениями и дополнениями от:

13 декабря 2021 г.

В соответствии со статьями 13, 14 Федерального закона от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", постановлением Правительства Российской Федерации от 06 июля 2015 года N 676 "О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации", пунктом 1 части 2 статьи 5 Закона Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 декабря 2005 года N 105-ЗАО "Об архивном деле в Ямало-Ненецком автономном округе", в целях удовлетворения текущих потребностей общества в получении информации, содержащейся в документах архивных фондов Ямало-Ненецкого автономного округа, Правительство Ямало-Ненецкого автономного округа постановляет:

1. Создать на основе Единой информационно-поисковой системы электронного архива Ямало-Ненецкого автономного округа государственную информационную систему "Электронный архив Ямало-Ненецкого автономного округа" (далее - ГИС ЭА).

2. Утвердить прилагаемое Положение о ГИС ЭА.

3. Определить:

службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа оператором ГИС ЭА;

департамент информационных технологий и связи Ямало-Ненецкого автономного округа органом, ответственным за техническое обеспечение ГИС ЭА.

4. Службе по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа:

4.1. не позднее 20 рабочих дней со дня вступления в силу настоящего постановления внести изменения в действующие соглашения с государственным казенным учреждением "Ресурсы Ямала" об организации взаимодействия при размещении ГИС ЭА на мощностях регионального центра обработки данных Ямало-Ненецкого автономного округа;

4.2. обеспечить размещение сведений о ГИС ЭА в федеральной государственной информационной системе координации информатизации в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

4.3. определить класс защищенности ГИС ЭА в соответствии с требованиями о защите информации, разработать и до 31 июля 2021 года направить в департамент информационных технологий и связи Ямало-Ненецкого автономного округа модель угроз безопасности информации, содержащейся в ГИС ЭА;

4.4. организовать проведение мероприятий по разработке и внедрению системы защиты информации, а также аттестации ГИС ЭА в соответствии с установленными законодательством Российской Федерации требованиями защиты информации;

4.5. разработать и утвердить порядок функционирования ГИС ЭА;

4.6. обеспечить внесение изменений в действующие соглашения об организации взаимодействия при работе в Единой информационно-поисковой системе электронного архива в Ямало-Ненецком автономном округе.

Информация об изменениях:

Пункт 5 изменен. - Постановление Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 13 декабря 2021 г. N 1117-П

Изменения распространяются на правоотношения, возникшие с 1 декабря 2021 г.

См. предыдущую редакцию

5. Департаменту информационных технологий и связи Ямало-Ненецкого автономного округа до 29 апреля 2022 года провести мероприятия:

по согласованию модели угроз безопасности информации, содержащейся в ГИС ЭА, с федеральным органом исполнительной власти в области обеспечения безопасности и федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области противодействия техническим разведкам и технической защиты информации;

по разработке и внедрению системы защиты информации, а также аттестации ГИС ЭА в соответствии с установленными законодательством Российской Федерации требованиями защиты информации.

6. Рекомендовать органам местного самоуправления муниципальных образований в Ямало-Ненецком автономном округе:

6.1. совместно со службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа внести изменения в действующие соглашения об организации взаимодействия при работе в Единой информационно-поисковой системе электронного архива в Ямало-Ненецком автономном округе;

6.2. обеспечить использование ГИС ЭА при организации деятельности муниципальных архивов.

Губернатор Ямало-Ненецкого автономного округа

Д.А. Артюхов

Утверждено
постановлением Правительства
Ямало-Ненецкого автономного округа
от 21 мая 2021 года N 417-П

Положение
о государственной информационной системе "Электронный архив Ямало-Ненецкого автономного округа"

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет цели создания, задачи и структуру государственной информационной системы "Электронный архив Ямало-Ненецкого автономного округа" (далее - ГИС ЭА), состав участников информационного взаимодействия с использованием ГИС ЭА (далее - участники ГИС ЭА), их полномочия, состав информации, размещаемой, формируемой и обрабатываемой в ГИС ЭА.

1.2. В настоящем Положении применяются следующие основные понятия и сокращения:

государственный архив - государственное учреждение Ямало-Ненецкого автономного округа, создаваемое Ямало-Ненецким автономным округом (далее - автономный округ), которое осуществляет комплектование, учет, хранение и использование документов архивных фондов автономного округа;

муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным образованием в автономном округе, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов архивных фондов автономного округа;

оператор ГИС ЭА - служба по делам архивов автономного округа;

орган, ответственный за техническое обеспечение ГИС ЭА, - департамент информационных технологий и связи автономного округа;

пользователи ГИС ЭА - посетители читальных залов государственного и муниципальных архивов, использующие ГИС ЭА для поиска, запроса и получения информации, содержащейся в ГИС ЭА;

субъекты ГИС ЭА - экспертно-проверочная комиссия службы по делам архивов автономного округа, государственный архив, муниципальные архивы;

ЭПК - экспертно-проверочная комиссия службы по делам архивов автономного округа.

1.3. ГИС ЭА размещается на аппаратных мощностях регионального центра обработки данных автономного округа и имеет доменное имя "ea.yanao.ru".

1.4. Обладателем информации, содержащейся в ГИС ЭА, является автономный округ в лице уполномоченного исполнительного органа государственной власти автономного округа в сфере архивного дела.

1.5. Сведения, составляющие государственную тайну, не подлежат размещению, передаче, обработке и хранению в ГИС ЭА.

1.6. Финансирование работ по развитию, модернизации и сопровождению ГИС ЭА осуществляется за счет средств бюджета автономного округа в рамках государственной программы автономного округа "Информационное общество", утвержденной постановлением Правительства автономного округа от 25 декабря 2013 года N 1110-П.

II. Цели и задачи ГИС ЭА

2.1. Целями создания ГИС ЭА являются:

формирование современной информационной инфраструктуры, обеспечивающей высокий уровень доступности архивной информации;

обеспечение сохранности подлинников документов архивных фондов;

создание условий для эффективного предоставления государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела;

оптимизация процессов обработки и движения документов, поступающих на рассмотрение ЭПК;

автоматизация деятельности государственного и муниципальных архивов по подготовке плановой и отчетной документации.

2.2. Основными задачами ГИС ЭА являются:

создание, хранение и управление электронным фондом пользования документов архивных фондов автономного округа и научно-справочным аппаратом к ним;

обеспечение удалённого доступа пользователей к электронному фонду пользования документов архивных фондов автономного округа;

обработка запросов граждан и организаций, подготовка отчетности о поступлении и обработке запросов граждан и организаций в автоматизированном виде;

регистрация документов ЭПК, создание протоколов заседаний ЭПК, формирование базы данных документов, рассмотренных ЭПК, для использования архивами, экспертами, членами ЭПК;

внедрение автоматизированных форм планово-отчётной документации государственного и муниципальных архивов.

2.3. В целях реализации задач ГИС ЭА может быть интегрирована с государственными, муниципальными или иными информационными системами.

III. Структура ГИС ЭА

3.1. ГИС ЭА является облачным сервисом, имеет модульную структуру.

3.2. Основными модулями ГИС ЭА являются:

"Администрирование";

"Научно-справочный аппарат";

"Регистрация запросов";

"Читальный зал";

"Отчётность";

"Экспертно-проверочная комиссия".

3.3. В ходе доработки и модернизации ГИС ЭА может дополняться новыми модулями.

IV. Участники ГИС ЭА

4.1. Участниками ГИС ЭА являются:

оператор ГИС ЭА;

орган, ответственный за техническое обеспечение ГИС ЭА;

субъекты ГИС ЭА;

пользователи ГИС ЭА.

V. Полномочия, права, обязанности и ответственность участников ГИС ЭА

5.1. Полномочия, права и обязанности оператора ГИС ЭА:

разрабатывает и утверждает приказом организационные, распорядительные и методические документы, регламентирующие вопросы функционирования ГИС ЭА;

обеспечивает работоспособность ГИС ЭА;

обеспечивает организацию и проведение работ по сопровождению, развитию и наполнению ГИС ЭА, включая разработку технических заданий;

обеспечивает резервное копирование информации, содержащейся в ГИС ЭА;

организовывает доступ участников к ГИС ЭА;

осуществляет консультирование сотрудников государственного и муниципальных архивов по вопросам эксплуатации ГИС ЭА;

разрешает или ограничивает доступ участников к информации, содержащейся в ГИС ЭА, определяет порядок и условия такого доступа;

обеспечивает координацию деятельности участников ГИС ЭА при работе в ГИС ЭА;

обеспечивает защиту информации на автоматизированных рабочих местах оператора ГИС ЭА при работе с ГИС ЭА;

планирует мероприятия по защите информации в ГИС ЭА;

осуществляет управление (администрирование) системой защиты информации ГИС ЭА;

выполняет мероприятия по реагированию на инциденты информационной безопасности;

информирует и обучает пользователей ГИС ЭА в части информационной безопасности при использовании ГИС ЭА;

осуществляет контроль за обеспечением уровня защищенности информации, содержащейся в ГИС ЭА;

актуализирует модель угроз безопасности информации, содержащейся в ГИС ЭА, не реже одного раза в два года;

осуществляет сбор предложений субъектов ГИС ЭА и органа, ответственного за техническое обеспечение ГИС ЭА, по совершенствованию сопровождения, развитию и наполнению ГИС ЭА.

5.2. Полномочия, права и обязанности органа, ответственного за техническое обеспечение ГИС ЭА:

осуществляет мероприятия по финансовому обеспечению процессов сопровождения, развития и наполнения ГИС ЭА;

вносит предложения оператору ГИС ЭА по корректировке и дополнению технических заданий на проведение работ по сопровождению, развитию и наполнению ГИС ЭА;

обеспечивает подготовку и размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг по сопровождению, развитию и наполнению ГИС ЭА;

обеспечивает информационную безопасность инфраструктуры регионального центра обработки данных автономного округа, на базе которой функционирует ГИС ЭА;

направляет оператору ГИС ЭА предложения по совершенствованию сопровождения и развитию ГИС ЭА.

5.3. Полномочия, права и обязанности субъектов ГИС ЭА:

определяют ответственных за работу в ГИС ЭА и обеспечивают координацию их взаимодействия с оператором ГИС ЭА;

используют ГИС ЭА в своей деятельности;

обеспечивают своевременный ввод информации в ГИС ЭА;

обеспечивают достоверность и актуальность информации, предоставляемой в ГИС ЭА;

обеспечивают защиту информации на автоматизированных рабочих местах при работе с ГИС ЭА;

направляют оператору ГИС ЭА предложения по совершенствованию сопровождения, развитию и наполнению ГИС ЭА.

Государственный архив и муниципальные архивы дополнительно обеспечивают:

ведение в ГИС ЭА научно-справочного аппарата к архивным документам;

загрузку электронных копий архивных документов, в том числе содержащих информацию для полнотекстового поиска;

каталогизацию архивных документов;

регистрацию запросов;

деятельность электронного читального зала ГИС ЭА.

5.4. Права и обязанности пользователей ГИС ЭА:

получают доступ к ГИС ЭА;

осуществляют поиск информации в ГИС ЭА;

формируют запрос требования архивных дел;

получают доступ к электронным копиям архивных документов, содержащихся в ГИС ЭА, в соответствии с законодательством Российской Федерации;

используют полученную посредством ГИС ЭА информацию для любых законных целей и любым законным способом.

5.5. Ответственность за размещение достоверной и законной информации в ГИС ЭА возлагается на участника ГИС ЭА, разместившего информацию.

VI. Условия предоставления доступа к ГИС ЭА

6.1. Условия, на которых предоставляется доступ участникам ГИС ЭА, определяет оператор ГИС ЭА.

6.2. Аутентификация и авторизация сотрудников субъектов ГИС ЭА производится с использованием внутренних учетных записей, созданных оператором ГИС ЭА.

6.3. Пользователи ГИС ЭА получают доступ с использованием учётных записей государственной информационной системы "Единая системы идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме" (с момента получения аттестата соответствия ГИС ЭА требованиям безопасности информации и ввода ГИС ЭА в эксплуатацию).

6.4. Государственный архив и муниципальные архивы подключаются к ГИС ЭА на основании заключенного с оператором ГИС ЭА соглашения об организации взаимодействия при работе в ГИС ЭА.

VII. Состав информации, формируемой и обрабатываемой в ГИС ЭА

7.1. В ГИС ЭА формируется и обрабатывается следующая информация:

электронные копии архивных документов;

запросы заявителей о предоставлении архивной информации;

ответы на запросы заявителей о предоставлении архивной информации;

регистрационные данные пользователей ГИС ЭА;

научно-справочный аппарат к архивным документам;

протоколы ЭПК;

списки организаций и граждан - источников комплектования государственного и муниципальных архивов;

планово-отчетная документация государственного и муниципальных архивов;

иная информация, необходимая для обеспечения деятельности субъектов ГИС ЭА, утвержденная оператором ГИС ЭА.

VIII. Требования к обеспечению информационной безопасности при работе в ГИС ЭА

8.1. ГИС ЭА подлежит аттестации в соответствии с приказом Федеральной службы по техническому и экспортному контролю от 11 февраля 2013 года N 17 "Об утверждении требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах".

8.2. Субъекты ГИС ЭА обязаны обеспечить защиту информации на автоматизированных рабочих местах при работе в ГИС ЭА в соответствии с требованиями, определяемыми оператором ГИС ЭА и аттестатом соответствия ГИС ЭА требованиям безопасности информации.

8.3. Субъекты ГИС ЭА, осуществляющие обработку персональных данных в ГИС ЭА, являются операторами персональных данных и обязаны соблюдать требования по обработке персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных".

8.4. За нарушение требований по информационной безопасности к обработке и защите персональных данных участники ГИС ЭА несут ответственность в порядке, предусмотренном законодательством.