Приложение N 1. Инструкция о порядке учета, передачи и хранения материалов и документов государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования в Смоленской области в 2021 году

Приложение N 1
к приказу Департамента
Смоленской области по
образованию и науке
от 27.04.2021 г. N 371-ОД

Инструкция
о порядке учета, передачи и хранения материалов и документов государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования в Смоленской области в 2021 году

1. Общие положения

1.1. К материалам и документам государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования (далее - ГИА) в 2021 году относятся:

- экзаменационные материалы (далее - ЭМ): бланки регистрации, бланки ответов N 1, бланки ответов N 2 (лист 1 и лист 2), дополнительные бланки ответов N 2, бланки регистрации устной части экзамена, использованные черновики, контрольные измерительные материалы единого государственного экзамена (далее - ЕГЭ) и государственного выпускного экзамена (далее - ГВЭ) на различных носителях, испорченные и (или) бракованные комплекты ЭМ;

- контрольные измерительные материалы (далее - КИМ);

- форма ППЭ-01 "Акт готовности ППЭ";

- форма ППЭ-01-ГВЭ "Акт готовности ППЭ к ГВЭ";

- форма ППЭ-01-01 "Протокол технической готовности аудитории для печати полного комплекта ЭМ в аудитории ППЭ";

- форма ППЭ-01-01-К "Протокол технической готовности ППЭ к экзамену в компьютерной форме";

- форма ППЭ-01-01-У "Протокол технической готовности ППЭ к экзамену в устной форме";

- форма ППЭ-01-02 "Протокол технической готовности штаба ППЭ для сканирования бланков в ППЭ";

- форма ППЭ-02 "Апелляция о нарушении установленного порядка проведения ГИА";

- форма ППЭ-03 "Протокол рассмотрения апелляции о нарушении установленного порядка проведения ГИА";

- форма ППЭ-05-01 "Список участников экзамена в аудитории ППЭ";

- форма ППЭ-05-01-ГВЭ "Список участников ГВЭ в аудитории ППЭ";

- форма ППЭ-05-02 "Протокол проведения экзамена в аудитории";

- форма ППЭ-05-02-К "Протокол проведения экзамена в аудитории";

- форма ППЭ-05-02-ГВЭ "Протокол проведения ГВЭ в аудитории";

- форма ППЭ-05-02-У "Протокол проведения ЕГЭ в аудитории подготовки";

- форма ППЭ-05-03-У "Протокол проведения ЕГЭ в аудитории проведения";

- форма ППЭ-05-04-У "Ведомость перемещения участников экзамена";

- форма ППЭ-06-01 "Список участников экзамена образовательной организации";

- форма ППЭ-06-01-У "Список участников экзамена образовательной организации";

- форма ППЭ-06-02 "Список участников экзамена в ППЭ по алфавиту";

- форма ППЭ-07 "Список работников ППЭ и общественных наблюдателей";

- форма ППЭ-07-У "Список работников ППЭ и общественных наблюдателей";

- форма ППЭ-10 "Отчет члена(ов) ГЭК о проведении экзамена в ППЭ";

- форма ППЭ-11 "Сопроводительный бланк к материалам единого государственного экзамена";

- форма ППЭ-12-02 "Ведомость коррекции персональных данных участников экзамена в аудитории";

- форма ППЭ-12-03 "Ведомость использования дополнительных бланков ответов N 2";

- форма ППЭ-12-04 МАШ "Ведомость учета времени отсутствия участников экзамена в аудитории";

- форма ППЭ-13-01 "Протокол проведения ЕГЭ в ППЭ";

- форма ППЭ-13-01-ГВЭ "Протокол проведения ГВЭ в ППЭ";

- форма ППЭ-13-01-К "Протокол проведения ЕГЭ в ППЭ";

- форма ППЭ-13-01-У "Протокол проведения ЕГЭ в ППЭ";

- форма ППЭ-13-02-МАШ "Сводная ведомость учета участников и использования экзаменационных материалов в ППЭ";

- форма ППЭ-13-03-К-МАШ "Сводная ведомость учёта участников и использования экзаменационных материалов в ППЭ";

- форма ППЭ-13-03-У-МАШ "Сводная ведомость учета участников и использования экзаменационных материалов в ППЭ";

- форма ППЭ-14-01 "Акт приема-передачи экзаменационных материалов в ППЭ";

- форма ППЭ-14-01-ГВЭ "Акт приёма-передачи экзаменационных материалов в ППЭ;

- форма ППЭ-14-01-К "Акт приема-передачи экзаменационных материалов в ППЭ";

- форма ППЭ-14-01-У "Акт приема-передачи экзаменационных материалов в ППЭ";

- форма ППЭ-14-02 "Ведомость учета экзаменационных материалов";

- форма ППЭ-14-02-ГВЭ "Ведомость учета экзаменационных материалов";

- форма ППЭ-14-02-К "Ведомость учета экзаменационных материалов";

- форма ППЭ-14-02-У "Ведомость выдачи и возврата экзаменационных материалов по аудиториям ППЭ по иностранным языкам в устной форме";

- форма ППЭ-14-03 "Опись доставочного пакета N";

- форма ППЭ-14-04 "Ведомость материалов доставочного пакета N по экзамену:";

- форма ППЭ-15 "Протокол проведения процедуры сканирования бланков ГИА в ППЭ";

- форма ППЭ-15-01 "Протокол использования станции сканирования в ППЭ";

- форма ППЭ-16 "Расшифровка кодов образовательных организаций";

- форма ППЭ-18-МАШ "Акт общественного наблюдения за проведением экзамена в ППЭ";

- форма ППЭ-19 "Контроль изменения состава работников в день экзамена";

- форма ППЭ-20 "Акт об идентификации личности участника ГИА";

- форма ППЭ-21 "Акт об удалении участника экзамена";

- форма ППЭ-22 "Акт о досрочном завершении экзамена по объективным причинам";

- форма ППЭ-23 "Протокол печати полных комплектов ЭМ в аудитории ППЭ";

- форма ППЭ-23-01 "Протокол использования станции печати в аудитории ППЭ;

- форма У-1 "Уведомление";

- форма У-33 "Уведомление по итогам рассмотрения апелляции о несогласии с выставленными баллами";

- форма У-33 "Уведомление по итогам рассмотрения апелляции о несогласии с выставленными баллами по результатам ГИА";

- форма 1-РЦОИ "Акт готовности регионального центра обработки информации";

- форма 2-РЦОИ "Бланк-копия";

- форма 3-РЦОИ "Протокол проверки развернутых ответов";

- форма 3-РЦОИ "Бланк-протокол проверки экспертом заданий с развернутым ответом";

- форма 3-РЦОИ-У "Протокол оценивания устных ответов по иностранному языку";

- форма 1-АП "Апелляция о несогласии с выставленными баллами";

- форма 2-АП "Протокол рассмотрения апелляции по результатам ЕГЭ";

- форма 2-АП-ГВЭ "Протокол рассмотрения апелляции по результатам ГВЭ";

- приложение к форме 2-АП-1 к протоколу рассмотрения апелляций "Содержание изменений для пересчета результатов ЕГЭ при рассмотрении апелляции (по бланку ответов N 1);

- приложение к форме 2-АП-2 к протоколу рассмотрения апелляций "Содержание изменений для пересчета результатов ЕГЭ при рассмотрении апелляции (по бланку ответов N 2 и дополнительным бланкам ответов N 2)";

- приложение к форме 2-АП-3 к протоколу рассмотрения апелляций "Содержание изменений для пересчета результатов ЕГЭ при рассмотрении апелляции (по устной части)";

- приложение к форме 2-АП-4 к протоколу рассмотрения апелляций "Краткий протокол оценивания ответов до рассмотрения апелляции";

- форма 2-ПП "Протокол проведения перепроверки результатов ЕГЭ";

- приложение к форме 2-ПП-1 к протоколу рассмотрения перепроверки "Содержание изменений для пересчета результатов экзамена при перепроверке (по бланку ответов N 1)";

- приложение к форме 2-ПП-2 к протоколу рассмотрения перепроверки "Содержание изменений для пересчета результатов экзамена при перепроверке (по бланку ответов N 2 и дополнительным бланкам ответов N 2)";

- приложение к форме 2-ПП-З к протоколу рассмотрения перепроверки "Содержание изменений для пересчета результатов экзамена при перепроверке (по устной части)";

- приложение к форме 2-ПП-4 к протоколу рассмотрения перепроверки "Краткий протокол оценивания ответов до перепроверки";

- форма РЦОИ-18 "Акт общественного наблюдения в региональном центре обработки информации";

- форма ППЭ-18 "Акт общественного наблюдения в пункте проверки заданий (ППЗ)";

- форма КК-18 "Акт общественного наблюдения в конфликтной комиссии";

- форма ППР "Протокол проверки результатов единого государственного экзамена";

- форма ППР-ИН "Протокол проверки результатов ЕГЭ (иностранный язык)";

- развернутая форма проверки ТК "Развернутая форма проверки выполнения заданий ГВЭ традиционной категории участников ГВЭ* в 2021 году";

- развернутая форма проверки НК "Развернутая форма проверки выполнения заданий ГВЭ-аттестат (новая категория участников ГВЭ) в 2021 году";

- "Ведомость результатов ГВЭ".

1.2. Акты приемки-передачи различных материалов и документов являются документами строгой отчетности и хранятся в порядке, исключающем доступ к ним посторонних лиц.

2. Порядок приемки, передачи, учета и хранения материалов и документов единого государственного экзамена в пункте проведения экзамена

2.1. В день проведения единого государственного экзамена (далее - ЕГЭ) не позднее 07:30 по местному времени члены государственной экзаменационной комиссии (далее - ГЭК) доставляют в пункт проведения экзамена (далее - ППЭ):

- возвратные доставочные пакеты (бумажные конверты с напечатанной формой ППЭ-11 размером 229*324) (далее - ВДП) для упаковки ЭМ после окончания экзамена, а именно: бланков участников экзаменов, бракованных и испорченных ИК, использованных КИМ.

Необходимое количество ВДП для ППЭ рассчитывается исходя из следующих потребностей на одну аудиторию:

- 1 ВДП для упаковки бланков участников экзаменов;

- 1 ВДП для упаковки бракованных и испорченных ИК;

- 1 ВДП для упаковки использованных КИМ;

- 1 ВДП для переупаковки бланков участников (только при использовании технологии сканирования ЭМ в Штабе ППЭ);

- пакет руководителя ППЭ;

- спецпакеты с индивидуальными комплектами ЭМ (при использовании ЭМ на бумажных носителях).

2.2. По завершении экзамена организаторы в Штабе ППЭ руководителю ППЭ в присутствии члена ГЭК по форме ППЭ-14-02 "Ведомость учета экзаменационных материалов" передают ЭМ:

- запечатанный ВДП с бланками регистрации, бланками ответов N 1, бланками ответов N 2 (лист 1 и лист 2), в том числе с ДБО N 2;

- запечатанный ВДП с использованными КИМ участников экзамена с контрольными листами;

- калибровочный лист с каждой использованной в аудитории станции печати ЭМ;

- запечатанный ВДП с испорченными/бракованными комплектами ЭМ;

- запечатанный конверт с использованными черновиками;

- форму ППЭ-05-02 "Протокол проведения экзамена в аудитории";

- форму ППЭ-12-02 "Ведомость коррекции персональных данных участников экзамена в аудитории";

- форму ППЭ-12-03 "Ведомость использования дополнительных бланков ответов N 2";

- форму ППЭ-12-04-МАШ "Ведомость учета времени отсутствия участников экзамена в аудитории";

- неиспользованные ДБО N 2;

- неиспользованные листы бумаги для черновиков со штампом образовательной организации, на базе которой организован ППЭ;

- служебные записки (при наличии).

2.3. При осуществлении перевода бланков ответов участников экзамена в электронный вид в ППЭ (сканирования в Штабе ППЭ) после заполнения формы ППЭ-13-02-МАШ "Сводная ведомость учёта участников и использования экзаменационных материалов в ППЭ" руководитель ППЭ, предварительно пересчитав все бланки, передает их техническому специалисту для сканирования.

2.4. Также сканируются заполненные формы ППЭ:

- ППЭ-05-02 "Протокол проведения экзамена в аудитории";

- ППЭ-07 "Список работников ППЭ и общественных наблюдателей";

- ППЭ-12-02 "Ведомость коррекции персональных данных участников экзамена в аудитории" (при наличии);

- ППЭ-12-04-МАШ "Ведомость учета времени отсутствия участников экзамена в аудитории";

- ППЭ-14-01 "Акт приёмки-передачи экзаменационных материалов в ППЭ";

- ППЭ-13-02-МАШ "Сводная ведомость учёта участников и использования экзаменационных материалов в ППЭ";

- ППЭ-18-МАШ "Акт общественного наблюдения за проведением экзамена в ППЭ" (при наличии);

- ППЭ-19 "Контроль изменения состава работников в день экзамена" (при наличии);

- ППЭ-21 "Акт об удалении участника экзамена" (при наличии);

- ППЭ-22 "Акт о досрочном завершении экзамена по объективным причинам" (при наличии);

- ППЭ-02 "Апелляция о нарушении установленного порядка проведения ГИА" (при наличии);

- ППЭ-03 "Протокол рассмотрения апелляции о нарушении установленного порядка проведения ГИА" (при наличии).

2.5. После проверки качества сканирования ЭМ готовится и зашифровывается пакет с электронными образами бланков и форм ППЭ, электронные журналы станции печати, электронные журналы станции сканирования для передачи на сервер в РЦОИ.

2.6. Бумажные ЭМ ЕГЭ и формы ППЭ после передачи отсканированных изображений на сервер РЦОИ переупаковываются в ВДП, запечатываются и передаются членом ГЭК в РЦОИ.

2.7. Если в ППЭ не проводилось сканирование бланков, то оригиналы бланков ЕГЭ, КИМ участников экзамена, формы ППЭ передаются в РЦОИ в тот же день. При этом, принимая материалы экзамена от организатора в аудитории, руководитель ППЭ не вскрывает сдаваемые ВДП.

3. Порядок приемки, передачи, учета и хранения материалов и документов государственного выпускного экзамена в пункте проведения экзамена

3.1. Не позднее чем за 1 календарный день до государственного выпускного экзамена (далее - ГВЭ) при проведении экзамена для новой категории участников ГВЭ член ГЭК доставляет в ППЭ полученные в РЦОИ бланки ГВЭ для новой категории участников.

3.2. В день проведения ГВЭ не позднее 07:30 по местному времени члены государственной экзаменационной комиссии (далее - ГЭК) доставляют в пункт проведения экзамена (далее - ППЭ):

- спецпакеты с индивидуальными комплектами ЭМ для традиционной категории участников ГВЭ, традиционной категории участников ГВЭ с ОВЗ, участников ГВЭ - детей-инвалидов и инвалидов;

- ВДП для упаковки ЭМ после окончания экзамена, а именно: бланков участников экзаменов, бракованных и испорченных РЖ, использованных КИМ.

Необходимое количество ВДП для ППЭ рассчитывается исходя из следующих потребностей на одну аудиторию:

- 1 ВДП для упаковки бланков участников экзаменов;

- 1 ВДП для упаковки бракованных и испорченных ИК;

- 1 ВДП для упаковки использованных КИМ;

- пакет руководителя ППЭ.

3.3. По завершении экзамена организаторы в Штабе ППЭ передают руководителю ППЭ в присутствии члена ГЭК по форме ППЭ-14-02-ГВЭ "Ведомость учета экзаменационных материалов" следующие ЭМ:

- запечатанный ВДП с бланками регистрации, бланками ответов, в том числе с ДБО;

- запечатанный ВДП с использованными КИМ участников экзамена;

- запечатанный ВДП с испорченными/бракованными комплектами ЭМ;

- запечатанный конверт с использованными черновиками;

- форму ППЭ-05-02-ГВЭ "Протокол проведения экзамена в аудитории";

- форму ППЭ-12-02 "Ведомость коррекции персональных данных участников экзамена в аудитории";

- форму ППЭ-12-03 "Ведомость использования дополнительных бланков ответов";

- форму ППЭ-12-04-МАШ "Ведомость учета времени отсутствия участников экзамена в аудитории";

- неиспользованные ДБО;

- служебные записки (при наличии).

3.4. При осуществлении перевода бланков ответов участников экзамена в электронный вид в ППЭ (сканирования в Штабе ППЭ) руководитель ППЭ, предварительно пересчитав все бланки, передает их техническому специалисту для сканирования.

3.5. Также сканируются заполненные формы ППЭ:

- ППЭ-02 "Апелляция о нарушении установленного порядка проведения ГИА" (при наличии);

- ППЭ-03 "Протокол рассмотрения апелляции о нарушении установленного порядка проведения ГИА" (при наличии).

- ППЭ-05-02-ГВЭ "Протокол проведения экзамена в аудитории";

- ППЭ-07 "Список работников ППЭ и общественных наблюдателей";

- ППЭ-12-02 "Ведомость коррекции персональных данных участников экзамена в аудитории" (при наличии);

- ГШЭ-12-04-МАШ "Ведомость учета времени отсутствия участников экзамена в аудитории";

- ППЭ-14-01-ГВЭ "Акт приёмки-передачи экзаменационных материалов в ППЭ";

- ППЭ-18-МАШ "Акт общественного наблюдения за проведением экзамена в ППЭ" (при наличии);

- ППЭ-19 "Контроль изменения состава работников в день экзамена" (при наличии);

- ППЭ-21 "Акт об удалении участника экзамена" (при наличии);

- ППЭ-22 "Акт о досрочном завершении экзамена по объективным причинам" (при наличии).

3.6. После проверки качества сканирования ЭМ защищенный архив с отсканированными ЭМ передается в РЦОИ с учетом соблюдения условий информационной безопасности.

3.7. Бумажные ЭМ и формы ППЭ после передачи отсканированных изображений в РЦОИ переупаковываются в ВДП, запечатываются и передаются членом ГЭК в РЦОИ.

3.8. Если в ППЭ не проводилось сканирование бланков, то оригиналы бланков ГВЭ, КИМ участников экзамена, формы ППЭ передаются в РЦОИ в тот же день. При этом, принимая материалы экзамена от организатора в аудитории, руководитель ППЭ не вскрывает сдаваемые ВДП.

4. Порядок приемки, передачи, учета и хранения материалов и документов ГИА в РЦОИ

4.1. В день проведения экзаменов по учебным предметам (если в ППЭ не проводилось сканирование бланков) РЦОИ организует получение от членов ГЭК экзаменационных материалов из ППЭ и оформляет соответствующий акт приемки-передачи.

4.2. В РЦОИ передаются:

- ВДП с бланками ответов участников экзамена и калибровочными листами из соответствующих аудиторий ППЭ, а также формы ППЭ;

- ВДП с использованными КИМ и контрольными листами, с испорченными/бракованными ИК;

- ВДП с тетрадями ответов (шрифт Брайля) и комплектами бланков (при наличии);

- использованные КИМ (шрифт Брайль);

- неиспользованные ВДП;