Приложение N 11. Инструкция для руководителя ППЭ при подготовке и проведении ЕГЭ по иностранным языкам

Приложение N 11
к приказу
Департамента Смоленской области
по образованию и науке
от 12 мая 2021 г. N 409-ОД

Инструкция
для руководителя ППЭ при подготовке и проведении ЕГЭ по иностранным языкам

На подготовительном этапе руководитель ППЭ совместно с руководителем образовательной организации, на базе которой организован ППЭ, обязаны:

- обеспечить готовность ППЭ к проведению ЕГЭ в соответствии с требованиями к ППЭ, изложенными в настоящих Методических рекомендациях, в том числе к техническому оснащению, а также хранение основного и резервного флеш-накопителя для хранения резервных копий пакетов с ЭМ в сейфе штаба ППЭ с осуществлением мер информационной безопасности;

Руководитель ППЭ обязан контролировать своевременность загрузки ЭМ. В случае выявления проблем с загрузкой ЭМ необходимо принимать меры для устранения этих проблем.

- подготовить бумагу для печати регистрационных бланков в аудиториях подготовки;

- подготовить материалы, которые могут использовать участники экзамена в период ожидания своей очереди:

- научно-популярные журналы,

- любые книги,

- журналы,

- газеты и т.п.

Материалы должны быть на языке проводимого экзамена и взяты из школьной библиотеки.

Не ранее, чем за 5 календарных дней и не позднее 17:00 по местному времени календарного дня, предшествующего дня экзамена, обеспечить проведение техническим специалистом технической подготовки ППЭ.

Не ранее, чем за 2 рабочих дня и не позднее 17:00 по местному времени календарного дня, предшествующего дню экзамена, совместно с членом ГЭК и техническим специалистом необходимо провести контроль технической готовности ППЭ в том числе:

- получить от технического специалиста инструкции для участников экзамена по использованию ПО сдачи устного экзамена по иностранным языкам: одна инструкция на участника экзамена по языку сдаваемого экзамена участников для предоставления в аудиториях подготовки и одна инструкция на аудиторию проведения на каждом языке сдаваемого в аудитории проведения учебного предмета;

- получить от технического специалиста коды активации станции записи ответов (кроме резервных станций записи) для передачи организаторам в аудитории подготовки (один код на каждый предмет для каждой аудитории подготовки);

- проконтролировать передачу в систему мониторинга готовности ППЭ электронных актов технической готовности со всех станций записи ответов, включая резервные, станций печати ЭМ всех аудиторий подготовки, основной и резервной станций сканирования;

- проконтролировать передачу в систему мониторинга готовности ППЭ электронных актов технической готовности основной и резервной станции авторизации;

- проконтролировать передачу в систему мониторинга готовности ППЭ статуса "Контроль технической готовности завершен".

Готовность аудиторий проведения к сдаче экзамена подтверждается последующим заполнением формы ППЭ-01-01-У "Протокол технической готовности ППЭ к экзамену в устной форме". Указанный протокол удостоверяется подписями технического специалиста, руководителя ППЭ и членов ГЭК.

При проверке технической готовности аудиторий подготовки, а также при сканировании бланков участников экзамена в ППЭ действовать в соответствии с общей инструкцией для руководителя ППЭ.

Важно! Статус "Контроль технической готовности завершен" может быть передан при условии наличия на специализированном федеральном портале сведений о количестве автоматически распределенных участников по аудиториям ППЭ ("рассадка"), а также при наличии переданных электронных актов технической готовности станций печати ЭМ для каждой аудитории подготовки.

По окончании контроля технической готовности ППЭ к экзамену необходимо:

- подписать напечатанные техническим специалистом паспорта станций записи ответов;

- заполнить и подписать форму ППЭ-01-01-У "Протокол технической готовности ППЭ к экзамену в устной форме";

- подписать протокол (протоколы) технической готовности аудиторий подготовки (форма ППЭ-01-01 "Протокол технической готовности аудитории для печати полного комплекта ЭМ в аудитории ППЭ"), напечатанные тестовые комплекты ЭМ являются приложением к соответствующему протоколу;

- напечатать и подписать протокол (протоколы) технической готовности (ППЭ-01-02 "Протокол технической готовности ППЭ для сканирования бланков в ППЭ").

Паспорта и протоколы технической готовности остаются на хранение в ППЭ.

В день экзамена:

не позднее 07:30 получить материалы для проведения экзамена от членов ГЭК:

- пакет руководителя (акты, протоколы, формы апелляции, списки распределения участников ГИА и работников ППЭ, ведомости, отчеты и др.);

- основной и резервный флеш-накопители для передачи аудиозаписей ответов на обработку в РЦОИ (если не используется передача аудиозаписей ответов участников в электронном виде);

- ВДП для упаковки бланков регистрации устного экзамена после проведения экзамена (на каждом ВДП напечатан "Сопроводительный бланк к материалам ЕГЭ", обязательный к заполнению). На ППЭ должны быть выданы ВДП в количестве: число аудиторий подготовки + удвоенное число аудиторий проведения;

- упаковку в соответствии со схемой, определенной Департаментом.

Не ранее 8:15 провести инструктаж с работниками ППЭ.

На этапе инструктажа организаторов прикрепить организаторов вне аудитории, которые будут сопровождать участников экзамена при переходе из аудиторий подготовки в аудитории проведения, к аудиториям проведения.

После проведения инструктажа выдать:

организаторам в аудитории проведения:

- форму ППЭ-05-03-У "Протокол проведения ЕГЭ в аудитории проведения";

- форму ППЭ-12-02 "Ведомость коррекции персональных данных участников экзамена в аудитории";

- ВДП для упаковки бланков регистрации после экзамена;

- инструкции для участников экзамена по использованию ПО сдачи устного экзамена по иностранным языкам на каждом языке сдаваемого в аудитории проведения экзамена.

организаторам в аудитории подготовки:

- форму ППЭ-05-03-У "Протокол проведения ЕГЭ в аудитории проведения";

- форму ППЭ-12-02 "Ведомость коррекции персональных данных участников экзамена в аудитории";

- форму ППЭ-12-04-МАШ "Ведомость учета времени отсутствия участников экзамена в аудитории" (количество листов формы для выдачи в аудитории определяет руководитель ППЭ в соответствии с принятой им схемой).

организаторам вне аудитории - форму ППЭ-05-04 "Ведомость перемещения участников экзамена", а также сообщить номера аудиторий проведения, к которым они прикреплены.

За полчаса до экзамена выдать организаторам в аудитории подготовки:

- инструкции для участников экзамена по использованию программного обеспечения сдачи устного экзамена по иностранным языкам: одна инструкция на участника экзамена по языку сдаваемого экзамена;

- ВДП для упаковки испорченных (бракованных) бланков регистрации;

- материалы, которые могут использовать участники экзамена в период ожидания своей очереди: научно-популярные журналы, любые книги, журналы, газеты и т.п.

Материалы должны быть на языке проводимого экзамена и взяты из школьной библиотеки.

Приносить участниками собственные материалы категорически запрещается.

В случае выявления у участника экзамена в документе, удостоверяющем личность, и в форме ППЭ-05-02, при том, что данное расхождение не является опечаткой (т.е. произошла смена фамилии, имени, документа, удостоверяющего личность), к форме ППЭ-12-02 необходимо приложить копии подтверждающих документов. При смене паспорта необходимо приложить копию страницы с данными ранее выданных паспортов. Необходимо обеспечить копирование таких документов, для чего принять оригиналы документов от участника экзамена или от организатора вне аудитории, дать указание техническому специалисту сделать копии этих документов и вернуть оригиналы и их копии для передачи в аудиторию.

После получения информации о завершении печати во всех аудиториях подготовки, расшифровки КИМ и успешном начале экзаменов во всех аудиториях проведения необходимо дать указание техническому специалисту передать статус об успешном начале экзаменов в систему мониторинга готовности ППЭ с помощью основной станции авторизации в Штабе ППЭ.

В случае возникновения технических сбоев в работе станции записи ответов необходимо выполнить следующие действия:

- пригласить в аудиторию технического специалиста для устранения возникших неисправностей;

- если неисправности устранены, то сдача экзамена продолжается на этой рабочей станции;

- если неисправности не могут быть устранены, в аудитории должна быть установлена резервная станция записи ответов, на которой продолжается сдача экзамена;

- если неисправности не могут быть устранены и нет резервной рабочей станции, то участники, которые должны были сдавать экзамен на вышедшей из строя рабочей станции, направляются для сдачи экзамена на имеющиеся рабочие станции в этой аудитории в порядке общей очереди. В этом случае прикреплённому организатору вне аудитории (который сопровождает участников) необходимо сообщить о выходе из строя рабочей станции и уменьшении количества участников в одной группе, собираемой из аудиторий подготовки для сдачи экзамена;

- если из строя вышла единственная рабочая станция в аудитории и нет возможности её замены, то принимается решение, что участники экзамена не закончили экзамен по объективным причинам с оформлением соответствующего акта (форма ППЭ-22 "Акт о досрочном завершении экзамена по объективным причинам"). Они будут направлены на пересдачу экзамена в резервный день в соответствии с решением председателя ГЭК.

Направлять участников экзамена в другую аудиторию категорически запрещено.

Выполнение экзаменационной работы участником экзамена в случае выхода из строя рабочей станции:

- если неисправность рабочей станции записи ответов возникла до начала выполнения экзаменационной работы (участник экзамена не перешёл к просмотру заданий КИМ), то такой участник экзамена с тем же бланком регистрации устного экзамена может продолжить выполнение экзаменационной работы на этой же станции записи ответов (если неисправность устранена техническим специалистом), либо на другой станции записи ответов, в том числе установленной в данной аудитории резервной станции записи ответов (если неисправность не устранена) в этой же аудитории. В случае выполнения экзаменационной работы на другой станции записи ответов (кроме резервной станции записи ответов по причине ее отсутствия), участник экзамена должен вернуться в свою аудиторию подготовки и пройти в аудиторию проведения со следующей группой участников экзамена (общая очередь сдачи при этом сдвигается). В этом случае прикреплённому организатору вне аудитории (который приводит участников) необходимо сообщить о выходе из строя рабочей станции записи ответов и уменьшении количества участников в одной группе, собираемой из аудиторий подготовки для сдачи экзамена;

- если неисправность станции записи ответов возникла после начала выполнения экзаменационной работы (участник экзамена перешёл к просмотру заданий КИМ), то коллегиально с руководителем ППЭ и членом ГЭК принимается решение, что участник экзамена не закончил экзамен по объективным причинам с оформлением соответствующего акта (форма ППЭ-22 "Акт о досрочном завершении экзамена по объективным причинам") и направляется на пересдачу экзамена в резервный день в соответствии с решением председателя ГЭК;

В случае возникновения у участника экзамена претензий к качеству записи его ответов (участник экзамена должен прослушать свои ответы на станции записи ответов после завершения экзамена, не выходя из аудитории проведения), необходимо пригласить в аудиторию технического специалиста для устранения возможных проблем, связанных с воспроизведением записи, и члена ГЭК для разрешения сложившейся ситуации.

Важно! До разрешения этой ситуации следующая группа участников экзамена в аудиторию проведения не приглашается.

Если проблемы воспроизведения устранить не удалось, и участник экзамена настаивает на неудовлетворительном качестве записи его устных ответов, то такой участник может подать апелляцию о нарушении Порядка.

После окончания выполнения экзаменационной работы участниками экзамена руководитель ППЭ должен:

- поручить техническому специалисту передать статус о завершении экзаменов в систему мониторинга готовности ППЭ с помощью основной станции авторизации в Штабе ППЭ;

в Штабе ППЭ с включенным видеонаблюдением в присутствии членов ГЭК:

получить от всех ответственных организаторов в аудитории проведения следующие материалы:

- запечатанные ВДП с бланками регистрации устной части экзамена,

- форму ППЭ-05-03-У "Протокол проведения ЕГЭ в аудитории проведения";

- форму ППЭ-05-02-У "Протокол проведения ЕГЭ в аудитории подготовки";

- форму ППЭ-12-02 "Ведомость коррекции персональных данных участников экзамена в аудитории" (при наличии);

- служебные записки (при наличии).

От организаторов в аудитории подготовки:

- испорченные (бракованные) бланки регистрации, запечатанные в ВДП;

- форму ППЭ-12-04-МАШ "Ведомость учета времени отсутствия участников экзамена в аудитории".

Получить от технического специалиста:

- флеш-накопитель (флеш-накопители) для передачи аудиозаписей ответов на обработку в РЦОИ (если аудиозаписи с ответами не передаются в электронном виде);

- сопроводительный бланк (бланки) и протокол (протоколы) создания аудионосителя ППЭ (протокол остаётся на хранении в ППЭ);

- совместно с членами ГЭК сверить данные сопроводительного бланка к флеш-накопителям с данными формы ППЭ-05-03-У "Протокол проведения ЕГЭ в аудитории проведения".

После завершения выполнения экзаменационной работы во всех аудиториях проконтролировать передачу техническим специалистом электронных журналов работы станций печати ЭМ, включая резервные и замененные, электронных журналов работы станций записи ответов, включая резервные и замененные, в систему мониторинга готовности ППЭ с помощью основной станции авторизации в Штабе ППЭ.

Для сканирования бланков в ППЭ и передачи бланков в РЦОИ в электронном виде:

- при получении от ответственного организатора ЭМ из аудитории вскрыть ВДП с бланками и после заполнения формы ППЭ-13-03У "Сводная ведомость учета участников и использования экзаменационных материалов в ППЭ" все бланки регистрации из аудитории вложить обратно в ВДП и передать техническому специалисту для осуществления сканирования;

- после сканирования бланков техническим специалистом принять их обратно, упаковать в новый ВДП, вложив в него калибровочный лист и ВДП, в котором бланки ЕГЭ были доставлены в Штаб ППЭ из аудитории. Руководитель ППЭ переносит информацию с сопроводительного бланка (формы ППЭ-11) ВДП, в котором бланки ЕГЭ были доставлены в Штаб ППЭ из аудитории, на сопроводительный бланк нового ВДП. Новые ВДП запечатываются после получения из РЦОИ подтверждения факта успешного получения и расшифровки переданного пакета с электронными образами бланков и форм ППЭ.

Заполнить формы:

- ППЭ-14-01-У "Акт приемки-передачи экзаменационных материалов в ППЭ по иностранным языкам в устной форме";

- ППЭ-13-01У "Протокол проведения ЕГЭ в ППЭ";

- ППЭ-14-02-У "Ведомость выдачи и возврата экзаменационных материалов по аудиториям ППЭ по иностранным языкам в устной форме";

- принять у общественного(-ых) наблюдателя(-ей) (в случае присутствия его в ППЭ в день проведения экзамена) заполненную форму ППЭ-18-МАШ "Акт общественного наблюдения за проведением экзамена в ППЭ" (в случае неявки общественного наблюдателя в форме ППЭ-18-МАШ "Акт общественного наблюдения за проведением экзамена в ППЭ" поставить соответствующую отметку в разделе "Общественный наблюдатель не явился в ППЭ");

- после завершения сканирования всех бланков передать техническому специалисту заполненные формы ППЭ:

- ППЭ-05-02-У "Протокол проведения ЕГЭ в аудитории подготовки";

- ППЭ-05-03-У "Протокол проведения ЕГЭ в аудитории проведения";

- ППЭ-05-04-У "Ведомость перемещения участников экзамена"

- ППЭ-07-У "Список работников ППЭ и общественных наблюдателей";

- ППЭ-12-02 "Ведомость коррекции персональных данных участников экзамена в аудитории" (при наличии);

- ППЭ-12-04-МАШ "Ведомость учета времени отсутствия участников экзамена в аудитории";

- ППЭ-13-03У "Сводная ведомость учета участников и использования экзаменационных материалов в ППЭ";

- ППЭ-14-01-У "Акт приемки-передачи экзаменационных материалов в ППЭ по иностранным языкам в устной форме";

- ППЭ-18-МАШ "Акт общественного наблюдения за проведением экзамена в ППЭ" (при наличии);

- ППЭ-19 "Контроль изменения состава работников в день экзамена" (при наличии);

- ППЭ-21 "Акт об удалении участника экзамена" (при наличии);

- ППЭ-22 "Акт о досрочном завершении экзамена по объективным причинам" (при наличии);

- сопроводительный бланк (бланки) к носителю аудиозаписей ответов участников;

- протокол (протоколы) создания аудионосителя ППЭ.

Также передаются для сканирования материалы апелляций о нарушении установленного порядка проведения ГИА (формы ППЭ-02 "Апелляция о нарушении установленного порядка проведения ГИА" и ППЭ-03 "Протокол рассмотрения апелляции о нарушении установленного порядка проведения ГИА" (при наличии).

Технический специалист при необходимости выполняет калибровку сканера с использованием эталонного калибровочного листа, сканирует полученные формы ППЭ и возвращает руководителю ППЭ.

Технический специалист при участии члена ГЭК сохраняет на флеш-накопитель для переноса данных между станциями ППЭ пакет с электронными образами бланков и форм ППЭ и выполняет передачу на сервер РЦОИ с помощью основной станции авторизации в штабе ППЭ:

- пакета с электронными образами бланков и форм ППЭ;

- пакета с аудиозаписями ответов участников экзамена, сохраненных на флеш-накопитель для переноса данных между станциями ППЭ (в случае передачи аудиозаписей ответов в электронном виде). Аудиозаписи также могут быть переданы после завершения сверки руководителем ППЭ и членом ГЭК данных сопроводительного бланка к флеш-накопителю с ведомостями сдачи экзамена в аудиториях, до завершения сканирования бланков участников экзамена.

После завершения передачи всех пакетов электронными образами бланков и форм ППЭ, пакетов с аудиозаписями ответов участников в РЦОИ (статус пакетов принимает значение "передан") проконтролировать передачу техническим специалистом статуса о завершении передачи ЭМ в РЦОИ.

Член ГЭК, руководитель ППЭ и технический специалист ожидают в Штабе ППЭ подтверждения от РЦОИ факта успешного получения и расшифровки переданных пакета (пакетов) с электронными образами бланков и форм ППЭ и пакета (пакетов) с аудиозаписями ответов участников экзамена (статус пакетов принимает значение "подтвержден").

После получения от РЦОИ подтверждения по всем переданным пакетам:

- подписать напечатанный протокол проведения процедуры сканирования: подписывается техническим специалистом, руководителем ППЭ и членом ГЭК и остается на хранение в ППЭ;

- проконтролировать передачу электронного журнала (журналов) работы станции сканирования и статуса "Бланки переданы в РЦОИ" на основной станции авторизации в систему мониторинга готовности ППЭ. Статус "Бланки переданы в РЦОИ" может быть передан, если в РЦОИ было передано подтверждение о завершении передачи ЭМ.

Совместно с членом ГЭК еще раз пересчитать и упаковать бланки, сверить информацию на сопроводительных бланках ВДП, в которых бланки регистрации были доставлены из аудиторий в Штаб ППЭ, и нового ВДП, проверяют, что в новые ВДП вложены калибровочные листы и ВДП, в которых бланки были доставлены из аудиторий в Штаб ППЭ, и запечатывают ВДП с бланками для хранения и транспортировки. Присутствовать при упаковке членами ГЭК материалов экзамена за специально подготовленным столом, находящимся в зоне видимости камер видеонаблюдения для последующей передачи на хранение в места, определенные Департаментом, в соответствии со схемой, утверждённой Департаментом.

Флеш-накопитель с аудиозаписями ответов участников экзамена, бумажные ЭМ ЕГЭ после направления аудиозаписей и отсканированных изображений ЭМ хранятся в ППЭ.

Флеш-накопитель с аудиозаписями ответов участников экзамена, бумажные ЭМ ЕГЭ передаются члену ГЭК для доставки в РЦОИ в день экзамена (если в ППЭ не применяется сканирование бланков и передача аудиозаписей участников в электронном виде).