Приложение. Положение о бережливом управлении в Белгородской областной Думе

Приложение
к постановлению
Белгородской областной Думы
от 22 апреля 2021 года N П/7-26-7

Положение
о бережливом управлении в Белгородской областной Думе

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о бережливом управлении в Белгородской областной Думе (далее - Положение) в соответствии с законом Белгородской области от 5 марта 2021 года N 50 "О проектном и бережливом управлении на территории Белгородской области" определяет порядок применения принципов и инструментов бережливого управления в Белгородской областной Думе (далее - областная Дума).

1.2. В соответствии с настоящим Положением областная Дума:

- взаимодействует с федеральным органом законодательной власти, федеральными органами исполнительной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе с законодательными органами субъектов Российской Федерации, государственными и иными организациями и учреждениями по вопросам внедрения бережливого управления;

- обеспечивает системное развитие методологии бережливого управления;

- обеспечивает проведение обучающих семинаров, практических конференций, круглых столов в области бережливого управления.

2. Понятия и определения

2.1. Бережливое управление - интегрированная система управления, которая базируется на повышении эффективности процессов через снижение всех видов потерь.

2.2. Бережливый проект - проект, ориентированный на оптимизацию деятельности областной Думы.

2.3. Доска задач - инструмент визуализации процесса исполнения задач, позволяющий корректировать загрузку сотрудников аппарата областной Думы, депутатов областной Думы и их помощников (далее - сотрудники), выявлять проблемные зоны в работе и своевременно принимать корректирующие решения.

2.4. Инструмент бережливого управления - средство (способ) решения поставленной задачи по усовершенствованию деятельности областной Думы посредством снижения потерь.

2.5. Инфоцентр - инструмент декомпозиции основных целей областной Думы, используемый для визуального менеджмента управленческих процессов, который позволяет выявлять проблемы и повышать скорость принятия управленческих решений за счёт оперативных совещаний и быстрых коммуникаций (сбора, обработки, передачи информации).

2.6. Картирование процесса - схема (алгоритм), отображающая каждый этап движения материальных и информационных потоков с целью выявления возможностей усовершенствования текущего процесса и его приближения к оптимальному состоянию.

2.7. Команда лидеров - ответственные руководители (исполнители), обеспечивающие применение инструментов бережливого управления.

2.8. Команда по изменениям - группа лиц, объединённых для выполнения конкретной задачи по усовершенствованию деятельности областной Думы.

2.9. Критерии бережливого проекта - количественные и качественные характеристики бережливого проекта.

2.10. Куратор - руководитель команды лидеров, ответственный за внедрение инструментов бережливого управления в областной Думе.

2.11. Миссия областной Думы - высшая точка иерархии стратегических целей областной Думы.

2.12. Мониторинг внедрения инструментов бережливого управления - организованное систематическое наблюдение за ходом применения инструментов бережливого управления.

2.13. Обея - помещение, в котором реализуется командная работа куратора, команды лидеров и команд по изменениям по разработке и изучению инструментов бережливого управления, организации обучения инструментам бережливого управления, проведению картирования.

2.14. Организационное сопровождение внедрения инструментов бережливого управления - комплекс мероприятий по внедрению инструментов бережливого управления в деятельность областной Думы.

2.15. Потеря - любое действие, при осуществлении которого потребляются ресурсы, но не создаются ценности.

2.16. Поток создания ценности - движение материалов и информации от возникновения необходимости до предоставления результата.

2.17. Проектный офис областной Думы - структурное подразделение аппарата областной Думы, к задачам которого относится, в том числе, внедрение бережливого управления.

2.18. Процесс - последовательность действий, которые необходимо совершить для достижения заранее определённых результатов, представляющих ценность для пользователей.

2.19. Пользователь - потребитель результатов деятельности областной Думы.

2.20. Пользователь внешний - население.

2.21. Пользователь внутренний - сотрудники.

2.22. Совещания в формате 15-минутной ежедневной встречи у доски задач - короткие совещания, которые проводятся в одно и то же время с целью выявить проблемные зоны в работе и своевременно принимать корректирующие решения.

2.23. Стандарт - точное описание необходимых действий и их последовательность с указанием сроков и (или) времени их выполнения, участников процесса, ресурсов для выполнения работ.

2.24. Стандартная операционная карта (СОК) - пошаговое описание последовательности действий, включающее в себя требования по безопасности, хронометраж по времени и схему передвижения при выполнении действия.

2.25. Стандартная операционная процедура (СОП) - документ, содержащий поэтапные инструкции, которым должны неукоснительно следовать сотрудники при выполнении тех или иных действий.

2.26. Стенд бережливого проекта - инструмент визуализации осуществления картирования процесса.

2.27. Стенд оперативного управления - панель управления, которая позволяет осуществлять мониторинг достижения ключевых показателей эффективности областной Думы, обеспечивая единую вертикаль прохождения информации по уровням управления.

2.28. Тим-лидер - член команды лидеров.

2.29. Ценность - значимость, присущая результатам деятельности областной Думы с точки зрения пользователя.

3. Основные ценности и принципы бережливого управления

3.1. Основными ценностями бережливого управления являются:

- признание человеческого ресурса как главного источника создания ценности;

- своевременное выявление изменений требований пользователя с целью улучшения качества процессов или услуг;

- снижение потерь.

3.2. Принципы бережливого управления:

3.2.1. Стратегическая направленность.

Применение инструментов бережливого управления направлено на достижение стратегической цели развития областной Думы.

3.2.2. Ориентация на создание ценности для пользователя.

Основным требованием к организации деятельности областной Думы является восприятие ценности с точки зрения пользователя.

3.2.3. Организация потока создания ценности для пользователя.

Повышение эффективности деятельности областной Думы достигается за счёт выстраивания всех процессов в виде непрерывного потока создания ценности для пользователя.

3.2.4. Непрерывное усовершенствование.

Непрерывное усовершенствование деятельности областной Думы заключается в снижении потерь в потоке создания ценности.

3.2.5. Вытягивание.

Выстраивание процесса осуществляется посредством вытягивания, при котором требования пользователя выполняются своевременно и в надлежащем объёме.

3.2.6. Встроенное качество.

Встроенное качество обеспечивается на всех этапах планирования и реализации процессов в деятельности областной Думы за счёт поиска и устранения потенциальных причин несоответствий.

3.2.7. Принятие решений, основанных на фактах.

Эффективные решения должны основываться на анализе данных и информации.

3.2.8. Соблюдение стандартов.

Строгое соблюдение положений обязательных документов является необходимым условием функционирования и непрерывного усовершенствования процессов областной Думы.

4. Функции куратора и команды лидеров

4.1. В целях внедрения инструментов бережливого управления в областной Думе распоряжением председателя областной Думы назначается куратор, команда лидеров, команды по изменениям.

4.2. Куратор:

- оказывает всестороннее содействие внедрению инструментов бережливого управления;

- возглавляет команду лидеров областной Думы и координирует их деятельность по вопросам внедрения бережливого управления;

- оценивает эффективность и результативность деятельности команды лидеров;

- вносит предложения председателю областной Думы для принятия решения о выделении необходимых ресурсов для внедрения инструментов бережливого управления;

- осуществляет мониторинг внедрения инструментов бережливого управления.

4.3. Команда лидеров:

- осуществляет взаимодействие с куратором по вопросам внедрения бережливого управления и организационно-техническое сопровождение внедрения инструментов бережливого управления;

- обеспечивает поддержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) и формирование команд по изменениям;

- осуществляет мониторинг внедрения инструментов бережливого управления.

В состав команды лидеров включаются: руководители структурных подразделений аппарата областной Думы и их заместители, начальники отделов.

5. Инструменты бережливого управления

5.1. К инструментам бережливого управления относятся:

- доска задач;

- совещания в формате 15-минутной ежедневной встречи у доски задач;

- инфоцентр;

- организация рабочего пространства (5С);

- картирование процессов.

5.2. Применение инструментов бережливого управления осуществляется на основании положений, которые утверждаются распоряжениями председателя областной Думы.