Приложение N 1. Регламент работы сервиса "Окно обратной связи для государственных гражданских служащих Республики Саха (Якутия)"

Приложение N 1
Утвержден
приказом Администрации Главы
Республики Саха (Якутия) и
Правительства Республики
Саха (Якутия)
от 11 мая 2021 г. N 35-ПА

Регламент
работы сервиса "Окно обратной связи для государственных гражданских служащих Республики Саха (Якутия)"

1. Общие положения

1.1. Регламент работы сервиса "Окно обратной связи для государственных гражданских служащих Республики Саха (Якутия)" (далее - Регламент) разработан в целях сбора и отбора по итогам экспертной оценки, организации дальнейшей поддержки и реализации инициатив государственных служащих в системе государственного управления, во исполнение пункта 1.2 плана мероприятий ("дорожной карты") по повышению эффективности использования ресурсов государственного управления в Республике Саха (Якутия) на 2020 - 2022 годы, утвержденного распоряжением Правительства Республики Саха (Якутия) от 29 октября 2020 г. N 996-р.

1.2. Основные сокращения и понятия, используемые в настоящем Регламенте:

сервис - сервис "Окно обратной связи для государственных служащих Республики Саха (Якутия)" для осуществления процесса централизованного приема инициатив и выдачи результатов рассмотрения инициатив государственных гражданских служащих;

заявитель - государственный гражданский служащий Республики Саха (Якутия), обратившийся с инициативой посредством сервиса;

инициатива - предложение заявителя для внедрения в системе государственного управления, внесенное через сервис;

оператор - ответственный сотрудник Управления инфокоммуникационного и технического обеспечения Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) (далее - Администрация), обеспечивающий техническую поддержку сервиса. Оператор назначается распоряжением Администрации;

администратор - ответственный сотрудник Департамента кадровой политики, государственной и муниципальной службы Администрации, осуществляет прием инициатив от заявителя, контроль за соблюдением сроков рассмотрения и отбора инициатив, организует работу экспертов и отправку ответов на электронную почту заявителя, готовит информацию Руководителю Администрации, Администратор назначается распоряжением Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия);

эксперт - орган государственной власти Республики Саха (Якутия) и/или заинтересованные организации, осуществляющие в соответствии со своими полномочиями и/или компетенциями экспертизу инициативы;

комиссия - комиссия по отбору инициатив государственных служащих в системе государственного управления. Коллегиальный орган, осуществляющий отбор инициатив государственных гражданских служащих Республики Саха (Якутия) по итогам рассмотрения экспертных заключений.

1.3. Настоящий Регламент устанавливает общие требования и порядок:

регистрации, рассмотрения и отбора инициатив государственных гражданских служащих Республики Саха (Якутия) (далее - государственных служащих) посредством сервиса;

взаимодействия структурных подразделений Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), органов государственной власти Республики Саха (Якутия) и других заинтересованных организаций в процессе обслуживания сервиса;

формирования отчетности Руководителю Администрации о реализации инициатив государственных служащих,

1.4. Учет инициатив государственных служащих организуется на постоянной основе посредством сервиса и включает в себя этапы регистрации, организации рассмотрения, экспертизы и отбора инициатив,

1.5. Ответственное подразделение за настройку прав доступа заявителя, администратора и эксперта в соответствии с настоящим Регламентом - Управление инфокоммуникационного и технического обеспечения Администрации.

2. Порядок приема и регистрации инициативы

2.1. Заявитель направляет инициативу посредством внесения информации в форму сервиса, реализованную в виде веб-страницы на сайте https://ggs.sakha.gov.ru.

2.2. Для регистрации инициативы в сервисе заявителем должны быть соблюдены следующие требования:

наличие согласия на обработку персональных данных, выдаваемых служащими в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

инициатива оформляется по типовой форме приема с обязательными для заполнения полями.

При оформлении инициативы указываются:

1) ФИО полностью;

2) должность;

3) контактные данные (телефон, электронная почта);

4) ведомство путем выбора из списка органов государственной власти Республики Саха (Якутия);

5) категория инициативы путем выбора из списка согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту;

6) наименование инициативы с кратким описанием инициативы и результатов внедрения инициативы.

К инициативе могут быть прикреплены документы размером не более 20 Мб.

2.3. Администратор при поступлении инициативы проводит предварительную проверку информации заявителя и инициативы на соответствие требованиям настоящего Регламента.

2.4. В случае несоответствия информации требованиям настоящего Регламента, администратор в течение 3 рабочих дней направляет на электронную почту заявителя уведомление об отказе в рассмотрении инициативы с указанием причины.

2.5. В случае соответствия информации требованиям настоящего Регламента, администратор направляет на указанный заявителем электронный адрес, дату и номер регистрации инициативы.

3. Порядок рассмотрение инициативы

3.1. Оператор регистрирует в сервисе заявителя и экспертов, отобранных комиссией, и предоставляет им доступ ко всем размещенным материалам инициатив.

3.2. Эксперты проводят экспертизу инициативы с целью изучения поступившего предложения и определения возможности внедрения инициативы в дальнейшем.

Экспертиза должна содержать оценку инициативы на предмет соответствия по большинству критериев, указанных в пункте 4.3 настоящего Регламента.

3.3. Эксперт имеет право запросить дополнительные документы у заявителя.

3.4. Заявитель при запросе дополнительной информации или документов администратором по существу инициативы представляет запрошенную информацию или документы в течение 10 рабочих дней. Повторное направление заявки не требуется.

3.5. По завершении экспертизы, эксперт заполняет форму в сервисе за/против с особыми отметками (комментариями).

3.6. Администратор вносит заключение на заседание комиссии.

3.7. Администратор посредством инструментария сервиса не реже 1 раза в неделю выполняет мониторинг хода проведения экспертизы и контролирует соблюдение сроков рассмотрения инициатив государственных гражданских служащих Республики Саха (Якутия) в соответствии с приложением N 1 к настоящему Регламенту.

3.8. Администратор по решению комиссии и на основании пункта 4.2 настоящего Регламента уведомляет заявителя об отказе в дальнейшем рассмотрении его инициативы.

3.9. Срок рассмотрения инициативы, в случае подачи, полного комплекта документов и отсутствия замечаний к представленной заявителем информации в процессе рассмотрения инициативы, не должен превышать 1 месяца.

3.10. Эксперты в рамках рассмотрения инициативы могут создавать межведомственные рабочие группы, также привлекать в рамках рассмотрения инициативы независимых экспертов.

3.11. Заявитель имеет право осуществлять посредством сервиса мониторинг за поэтапным ходом рассмотрения инициативы.

4. Порядок отбора инициатив

4.1. Отбор инициатив из поступивших посредством сервиса выполняет комиссия.

4.2. По результатам рассмотрения экспертных заключений, комиссия принимает решение об отклонении инициативы в следующих случаях:

4.2.1. Инициатива уже реализована.

4.2.2. Инициатива уже реализуется (находится в работе) согласно принятому плану работы органов государственной власти Республики Саха (Якутия).

В перечисленных случаях заявители) направляется сообщение с разъяснением причины отклонения его инициативы.

4.3. По результатам экспертизы каждой инициативе присваивается итоговая оценка, которая определяется на основе выставления членами комиссии баллов по шкале от 1 до 10.

Критерии оценки инициатив включают:

новизну и актуальность инициативы;

значимость инициативы для системы государственного управления;

предполагаемую эффективность от реализации инициативы (соотношение планируемых расходов на реализацию инициативы к ожидаемым результатам);

масштабность инициативы;

реализуемость инициативы (учитывается финансовая, организационная и технологическая);

сервис автоматически рассчитывает итоговую оценку путем умножения средних баллов по каждому из оцениваемых критериев на заранее заданные весовые коэффициенты.

4.4. Комиссия принимает решение в соответствии со своим Положением, подводит итоги отбора инициатив.

4.5. Администратор информирует заявителя о принятом решении комиссии путем уведомления заявителя через сервис и посредством электронной почты в сроки, утвержденные приложением N 1 к настоящему Регламенту.

5. Порядок опубликования протокола о результатах рассмотрения инициатив

5.1. После рассмотрения инициативы, принятый комиссией протокол о результате рассмотрения инициативы, публикуется путем его размещения на веб-странице сервиса.

6. Порядок информирования заявителя

6.1. Информирование заявителя о ходе рассмотрения инициативы доступно через функционал сервиса.

6.2. Инициатива может находиться в следующих статусах:

"зарегистрирована";

"необходимо довнесение документов";

"проходит экспертизу";

"направлена на рассмотрение комиссии";

"отклонена комиссией";

"рекомендована комиссией к реализации";

"инициатива реализуется";

"инициатива реализована".

6.3. Проверка заявителем статуса рассмотрения инициативы может быть осуществлена в разделе сервиса "Проверка статуса заявки" по номеру инициативы.

6.4. Доступ к материалам, направленным заявителю в ходе рассмотрения инициативы, сохраняется в сервисе в течение календарного года с даты завершения рассмотрения инициативы.

По истечении указанного срока заявитель, при необходимости, может подать посредством формы обратной связи сервиса запрос на получение материалов в электронном виде.

В случае, если требуется выслать документы на электронный адрес, отличный от указанного при регистрации инициативы, заявителем подается официальный запрос с указанием нового электронного адреса, на который необходимо направить запрашиваемые материалы.