Приложение N 4. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов

Приложение N 4
к Порядку ведения делопроизводства
в окружной избирательной комиссии

Требования
к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов

1. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал.

2. Название вида документа печатается прописными буквами.

3. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), допускается продлевать его до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

4. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строки наименования должности с использованием комбинации клавиш Shift - Ctrl - Пробел между инициалами и фамилией.

5. Создание, форматирование и вывод на печать документов производится, как правило, на компьютерах с использованием программного продукта Microsoft Office Word (далее - MS Word).

6. При форматировании документов рекомендуется работать с включенной кнопкой на панели настройки MS Word, чтобы видеть на экране отображение знаков абзацев и других скрытых символов форматирования.

7. При форматировании текста документов используется стиль, который имеет следующие параметры:

Шрифт Liberation Serif

Размер 14 пунктов

Отступ

слева 0 см

справа 0 см

Интервал перед 0 пунктов

После 0 пунктов

Межстрочный интервал полуторный

Первая строка отступ на 1,25 см

Выравнивание по ширине

8. При форматировании таблиц необходимо соблюдать следующие требования:

таблица всегда должна иметь название, которое выравнивается по центру документа;

таблица выравнивается по центру листа;

заголовки столбцов и строк выравниваются по центру ячейки;

данные в ячейках таблицы выравниваются сверху по левому краю;

продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров столбцов);

строки таблицы переносятся на новый лист документа исключительно целиком;

ширина и высота таблицы не должны превышать размеры полей документа.

9. Размеры полей документа должны иметь следующие параметры:

верхнее 2,0 см

нижнее 2,0 см

левое 3,0 см

правое 1,5 см

От края до колонтитула:

верхнего 1,25 см

нижнего 1,25 см

10. При подготовке документов используют следующие реквизиты:

наименование организации;

наименование вида документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

адресат;

гриф утверждения документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

отметка об исполнителе;

11. Реквизиты (кроме текста документа и адресата), состоящие из нескольких строк, печатают со следующими параметрами:

Шрифт Liberation Serif

Размер 14 пунктов

Отступ слева 0 см

справа 0 см

Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

Межстрочный интервал одинарный

Отступ первой строки нет

Выравнивание по центру

12. Реквизит "Адресат" печатают со следующими параметрами:

Шрифт Liberation Serif

Размер 14 пунктов

Отступ слева 7 см

справа 0 см

Интервал перед 0 пунктов

после 0 пунктов

Межстрочный интервал одинарный

Отступ первой строки нет

Выравнивание по центру

Если составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа", "Отметка о наличии приложения" не умещаются на одной строке, то разрыв строки в нужном месте производится с помощью символа "Разрыв строки" (комбинация клавиш Shift - Enter).

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания.

Если документ имеет приложение, то оно печатается с новой страницы и имеет самостоятельную нумерацию страниц.

13. Для выявления и исправления возможных ошибок в правописании в сформированных файлах реком