Приложение. Порядок организации контроля исполнения документов в администрации Палехского муниципального района

Приложение
к постановлению
администрации Палехского
муниципального района
от 13.08.2010 N 346-п

Порядок
организации контроля исполнения документов в администрации Палехского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок организации контроля исполнения документов в администрации Палехского муниципального района (далее - документы и поручения) устанавливается в целях обеспечения эффективного и своевременного исполнения документов и поручений при исполнении должностных обязанностей служащими администрации Палехского муниципального района.

1.2. Контроль исполнения документов и поручений включает в себя:

- постановку на контроль,

- предварительную проверку и регулирование сроков исполнения,

- снятие с контроля,

- направление исполненного документа или поручения в дело,

- учет, обобщение и анализ сроков и результатов исполнения документов и поручений в администрации Палехского муниципального района (далее - администрации района).

2. Организация контроля

2.1. Обязательному контролю подлежит исполнение:

- поручений главы администрации района, данных по исполнению законов Ивановской области, постановлений, распоряжений, указов Губернатора, Правительства Ивановской области, решений совещаний при Губернаторе Ивановской области, Правительстве Ивановской области (далее - акты органов государственной власти и управления Ивановской области);

- поручений главы администрации Палехского муниципального района (далее - главы администрации), данных по исполнению решений Совета Палехского муниципального района (далее - решений Совета),

- постановлений, распоряжений администрации района, содержащих поручения по контролю (далее - правовые акты администрации района);

- поручений главы администрации района, данных на заседаниях, совещаниях, встречах с населением и других мероприятиях (далее - прямые поручения главы администрации);

- поручений главы администрации района, указанных в резолюциях по исполнению входящей корреспонденции, содержащих конкретные сроки или указания по исполнению документа: "Для подготовки ответа", "К исполнению", "Для предложений", "Подготовьте постановление (распоряжение)", "Для рассмотрения", "Для решения" и т.п.

2.2. Заместители главы администрации, руководители структурных подразделений администрации района совместно с отделом организационного и технического обеспечения администрации Палехского муниципального района (далее - организационный отдел) организуют контроль исполнения документов и поручений по вопросам, относящимся к установленной их сфере деятельности.

2.3. Учет документов и поручений, контроль сроков и результатов исполнения обеспечивает организационный отдел.

2.4. При осуществлении контрольных функций организационный отдел запрашивает сведения о сроках и результатах исполнения документов и поручений у исполнителей, при необходимости проводит проверку исполнения, готовит информацию главе администрации района для рассмотрения.

Руководители, ответственные за контроль исполнения документов и поручений, при необходимости, запрашивают сведения о результатах исполнения поручений у соисполнителей.

2.5. Сроки исполнения документов и поручений определяются главой администрации района и фиксируются в электронной базе.

Документы и поручения подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно" исполняются в трехдневный срок;

- имеющие пометку "Контроль" - в 10-дневный срок;

- по запросам членов Общественной палаты, депутатов Ивановской областной Думы (депутатскому запросу), депутатов Совета Палехского муниципального района - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

- в других случаях - в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения (решения).

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то оно подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

В целях упреждающего контроля по документам длительного срока исполнения по согласованию с руководителями, ответственными за контроль, организационным отделом могут быть установлены промежуточные контрольные сроки: ежемесячно, ежеквартально, 2 раза в год или ежегодно.

2.6. В случае, если по объективным причинам исполнение документа или поручения в установленный срок невозможно, то ответственные исполнители представляют в организационный отдел на имя главы администрации района предложения о продлении срока исполнения с указанием причин продления и планируемой даты исполнения, согласованные с курирующими заместителями главы администрации района.

Такие предложения представляются не позднее чем за 10 дней до дня исполнения документа или поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

2.7. Если исполнение документа или поручения возложено на нескольких лиц и не указан ответственный за исполнение, то ответственным исполнителем является лицо, указанное первым.

Ответственный исполнитель координирует работу по исполнению документа или поручения, определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа, при необходимости создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

2.8. О результатах исполнения документа или поручения ответственным исполнителем представляется информация (служебная записка, справка, доклад, нормативный правовой акт) в организационный отдел.

Если поручение давалось по резолюции, то вместе с информацией представляется копия ответа автору письма, и возвращается подлинник письма.

В информации об исполнении документа (поручения) должны содержаться ссылка на дату и номер документа (поручения), краткие сведения об исполнении, предложение по дальнейшей работе с этим документом (поручением).

2.9. Поручения с формулировкой "Подготовить проект правового документа" или "Подготовить проект постановления (распоряжения)" снимаются с контроля после подписания правового акта главой администрации района или принятия решения Советом Палехского муниципального района.

Если по представленной информации или проекту правового акта главой администрации района даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

Об исполнении поручений, во исполнение которых приняты нормативные документы, подписаны правовые акты Палехского муниципального района либо дан ответ авторам запросов (писем), ответственными исполнителями представляется в организационный отдел служебное письмо с указанием регистрационных данных соответствующих документов.

Обо всех изменениях сроков исполнения или снятии с контроля ответственный исполнитель ставит в известность организационный отдел, который делает соответствующие отметки в электронной базе.

2.10. Информация об исполнении документа (поручения), оформленная без учета требований настоящего Порядка и Инструкции по делопроизводству, организационным отделом может быть возвращена исполнителям для доработки и повторного представления (без продления срока исполнения).

2.11. При уходе в отпуск, направлении в командировку, в случае болезни, увольнения или перевода на другую должность работник, ответственный за исполнение документа (поручения), обязан передать его непосредственному руководителю.

2.12. В случае если документ или поручение не исполнены в установленный срок, то руководитель, ответственный за контроль, или ответственный исполнитель в течение 3 дней после его истечения, представляет в организационный отдел на имя главы администрации района объяснение о результатах исполнения документа (поручения), причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, о дисциплинарных взысканиях, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения, и предложение о дальнейшей работе с документом (поручением).

3. Порядок постановки и снятия с контроля поручений по исполнению нормативных правовых актов органов государственной власти Ивановской области

3.1. Копии нормативных правовых актов органов государственной власти Ивановской области с резолюцией главы администрации района, содержащей поручение по исполнению, организационным отделом направляются исполнителям.

3.2. Заместители главы администрации района, руководители, ответственные за контроль, организуют исполнение и подготовку информации об исполнении соответствующего поручения в соответствии с резолюцией и разделом 2 настоящего Порядка.

3.3. Организационный отдел, получив информацию об исполнении соответствующего поручения, проверяет ее на соответствие необходимым требованиям и передает главе администрации района.

3.4. Решения о снятии с контроля поручений по исполнению нормативных правовых актов органов государственной власти Ивановской области принимает глава администрации района на основании представленной информации.

Организационный отдел вносит соответствующие отметки в электронную базу, информирует исполнителя о принятом решении.

4. Порядок постановки и снятия с контроля поручений главы администрации района по исполнению решений Совета Палехского муниципального района

4.1. Решения Совета Палехского муниципального района, в которых содержатся предложения администрации района, после регистрации направляются главе администрации района, который дает поручения ответственным за их исполнение.

4.2. Копии решений Совета Палехского муниципального района с резолюцией главы администрации района направляются организационным отделом исполнителям.

4.3. Организационный отдел вносит необходимые данные в электронную базу для формирования данных на указанные документы.

4.4. Руководитель, ответственный за исполнение соответствующего поручения, организует работу по исполнению поручения в соответствии с разделом 2 настоящего Порядка и не менее чем за 5 дней до истечения контрольного срока, определенного резолюцией главы администрации района, представляет на подпись главе администрации района проект письма на имя председателя Совета Палехского муниципального района и информирует об этом организационный отдел.

5. Порядок постановки и снятия с контроля постановлений (распоряжений) главы администрации района

5.1. Копии постановлений (распоряжений) главы администрации района, содержащих поручения по контролю, организационным отделом направляются исполнителю.

5.2. В случае, если в правовом акте не указаны сроки и форма представления исполнителями информации о выполнении, организационный отдел согласовывает с руководителями, на которых возложен контроль исполнения правового акта Палехского муниципального района, сроки и порядок упреждающего контроля и вносит соответствующие пометки в электронной базе.

5.3. Руководители, ответственные за контроль по исполнению постановлений (распоряжений) главы администрации района, организуют обобщение поступившей информации и подготовку справки о результатах исполнения с оценками, выводами, предложениями в соответствии с разделом 2 Порядка.

5.4. Решения о снятии с контроля постановлений (распоряжений) главы администрации района принимает глава администрации района, которые оформляются распоряжением.

6. Порядок оформления, постановки и снятия с контроля прямых поручений главы администрации района

6.1. Перечень прямых поручений главы администрации района, данных им на совещаниях, формирует организационный отдел в соответствии с протоколом.

Перечень прямых поручений главы администрации района направляется исполнителям организационным отделом, который также формирует регистрационную базу данных на эти поручения.

6.2. Перечень прямых поручений, данных главой администрации района на встречах с населением и других мероприятиях, формируется в соответствии с протоколом встреч структурным подразделением администрации района, организующим данные встречи, и после его утверждения главой администрации района передается в организационный отдел, который организует рассылку утвержденного перечня исполнителям и формирует регистрационную базу данных на эти поручения.

6.3. Перечень прямых поручений главы администрации района, данных по критическим публикациям в средствах массовой информации, формируется организационным отделом администрации района. После утверждения главой администрации района перечня названных поручений организационный отдел организует его рассылку и формирует регистрационную базу данных на эти поручения.

6.4. Заместители главы администрации района, руководители структурных подразделений администрации района организуют исполнение поручений в соответствии с разделом 2 настоящего Порядка.

6.5. Решение о снятии с контроля прямых поручений принимает глава администрации района на основании информации, представленной ответственными исполнителями.

7. Порядок постановки и снятия с контроля поручений по исполнению резолюций главы администрации района

7.1. Письма с резолюцией главы администрации района после внесения в регистрационную базу данных направляются организационным отделом исполнителям.

7.2. Заместители Главы администрации района, руководители структурных подразделений администрации района, которым даны поручения по исполнению резолюций, организуют исполнение в соответствии с разделом 2 настоящего Порядка.

7.3. Решение о снятии с контроля поручений по исполнению резолюций принимает глава администрации района на основании информации, представленной ответственными исполнителями.

8. Учет и анализ результатов исполнения документов и поручений

8.1. Сведения о контрольных сроках исполнения документов и поручений фиксируются в электронной базе данных.

8.2. Организационный отдел:

- проводит анализ сроков исполнения документов и поручений, находящихся на контроле, и за 5 дней до истечения контрольного срока, при необходимости, напоминает исполнителям в устной или письменной форме;

- ежемесячно, по состоянию на последний рабочий день месяца, проводит анализ и обобщение поступающей на имя главы администрации района информации об исполнении документов и поручений, находящихся на контроле, готовит соответствующие заключения, предложения о снятии с контроля и представляет их на рассмотрение главе администрации района не позднее 5 числа следующего месяца;

- в случае необходимости вносит предложения главе администрации района о применении к исполнителям дисциплинарных взысканий за нарушение сроков исполнения документов и поручений.

9. Ответственность за несвоевременное и некачественное исполнение документов и поручений

9.1. К служащим администрации района за несвоевременное или ненадлежащее исполнение документов и поручений могут применяться дисциплинарные взыскания в соответствии с действующим законодательством.

9.2. Решения о применении дисциплинарных взысканий к лицам, указанным в подпункте 9.1, с указанием оснований применения оформляются распоряжениями главы администрации района.