Приложение. Инструкция по делопроизводству в Агентстве государственного заказа Красноярского края

Приложение

к приказу агентства

государственного заказа

Красноярского края

от 25.05.2021 N 64-п

Инструкция
по делопроизводству в Агентстве государственного заказа Красноярского края

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством в сферах информации, делопроизводства и архивного дела в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности агентства государственного заказа Красноярского края (далее - Агентство), документов, совершенствования делопроизводства в Агентстве, в том числе в форме электронных документов.

1.2. Положения Инструкции распространяются на порядок работы с обращениями граждан, если иное не установлено иными правовыми актами, регулирующими порядок рассмотрения обращений граждан в Агентстве.

1.3. Работа с документами, содержащими конфиденциальную информацию и персональные данные, проводится в соответствии с положениями Инструкции с учетом требований законодательства в области защиты конфиденциальной информации и персональных данных.

Положения Инструкции не распространяются на порядок работы с документами, содержащими информацию, отнесенную действующим законодательством к государственной тайне.

1.4. При работе с документами используется государственная межведомственная информационная система электронного документооборота Правительства края и иных органов исполнительной власти края "Енисей-СЭД" (далее - система автоматизированного делопроизводства, Енисей-СЭД).

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения, формирование номенклатуры дел, методическое руководство, контроль за соблюдением требований Инструкции и установленного срока работы с документами в отделах агентства осуществляется секретарем руководителя, в соответствии с должностным регламентом (далее - ответственный специалист).

1.6. В Инструкции используются следующие основные понятия:

адресант - полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина);

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот, в том числе электронный документ;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

исполнитель - государственный гражданский служащий края в Агентстве, осуществляющий подготовку документа (служебного письма, телеграммы, правового акта, протокола и так далее).

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых ответственным специалистом, с указанием сроков их хранения;

подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

руководитель - руководитель Агентства государственного заказа Красноярского края или иное должностное лицо, уполномоченное принимать управленческие решения в соответствии с распределением обязанностей между заместителями руководителя Агентства, иными государственными гражданскими служащими, которым переданы отдельные полномочия приказом Агентства;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный образ документа - изготовленная с использованием специализированных программно-технических средств аутентичная электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе (аутентичность обеспечивается при оформлении копий правовых актов и регистрации входящего и исходящего документа, изготовленного на бумажном носителе).

2. Организация документооборота

2.1. Прием, обработка и распределение входящей документации

2.1.1. Движение документов в Агентстве с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

2.1.2. В документообороте Агентства выделяются следующие документопотоки:

входящая документация: входящая документация по основной деятельности (производственная); входящая документация по организации государственных закупок (торги);

исходящая документация;

внутренняя документация.

2.1.3. Прием, первичная обработка, распределение, регистрация, отправка, ведение справочной работы по документам, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение осуществляется ответственным специалистом.

2.1.4. Документы доставляются в Агентство:

фельдъегерской службой;

почтовым отделением связи;

средствами электросвязи;

системой электронного документооборота;

нарочно - физическими лицами, представителями (экспедиторами, курьерами) органов, организаций, учреждений, предприятий.

Документы могут быть переданы при личном приеме.

Прием заявок на участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) осуществляется путем подачи конверта с документацией нарочно.

2.1.5. Прием корреспонденции, доставляемой в рабочие дни фельдъегерской службой, почтовым отделением связи, средствами электросвязи, нарочно, осуществляется ответственным специалистом.

2.1.6. Прием (передача) телеграмм, факсограмм осуществляется ответственным специалистом.

Прием (передача) факсограмм осуществляется с факсимильного аппарата ответственного специалиста.

2.1.8. Прием (передача) телефонограмм осуществляется исполнителем или ответственным специалистом.

Передача телефонограмм, принятых (переданных) исполнителями, ответственному специалисту для регистрации осуществляется в день их приема (передачи).

2.1.9. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности указания адреса, целостности упаковки и документов, наличия основных реквизитов документа (исходящего номера и даты, подписи должностного лица и иное) и приложений к нему.

При обнаружении повреждений, отсутствии подписи, документов или отдельных листов и приложений к ним, других ошибок в оформлении составляется акт приема и первичной обработки документов в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов.

Документ возвращается ответственным специалистом отправителю в течение 3 дней со дня согласования его возврата с руководителем агентства.

В случае если такой документ не возвращается, составляется акт приема и первичной обработки документов в 3 экземплярах, один из которых остается у ответственного специалиста, второй направляется отправителю, третий приобщается к поступившему документу и передается вместе с ним по назначению.

В случае возврата документа отправителю акт приема и первичной обработки документов составляется в 2 экземплярах, один из которых хранится у ответственного специалиста, второй экземпляр вместе с документом возвращается отправителю.

Акт приема и первичной обработки документов оформляется в соответствии с приложением N 1.

Ошибочно доставленные документы (в случае если адресат на конверте не совпадает с адресатом на документе) пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю в случае, если установить адресата или его адрес не предоставляется возможным.

2.1.10. Корреспонденция (письма, бандероли), имеющая пометку "Лично", не вскрывается, а учитывается по реквизитам, имеющимся на письмах, бандеролях, и передается адресату или уполномоченному им лицу в день поступления.

2.1.11. Конверты от вложенных документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда:

дата почтового штемпеля на конверте служит письменным подтверждением времени отправки и получения документа;

поступают письма граждан;

только по конверту можно определить адрес отправителя.

2.1.12. Поступившие документы распределяются на регистрируемые документы и документы, не подлежащие регистрации.

Список не подлежащих регистрации документов (корреспонденции) приведен в приложении N 2.

2.2. Регистрация документов

2.2.1. Регистрация документа - это присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Документы, поступившие от субъектов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Документы, созданные участниками Енисей-СЭД, на регистрацию принимаются только посредством Енисей-СЭД.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и (или) использования в справочных целях.

Не подлежат регистрации электронные документы, не прошедшие проверку подлинности электронной подписи (за исключением обращений заявителей).

2.2.2. Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется исходя из:

распределения обязанностей между руководителем, заместителями руководителя, начальниками отделов агентства, заместителями начальника отдела агентства;

срочности исполнения.

2.2.3. Документы регистрируются однократно при поступлении ответственному специалисту. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Срочные документы регистрируются и передаются руководителю незамедлительно. На срочных документах указывать точное время поступления.

Вся корреспонденция передается руководителям в день поступления.

Корреспонденция с пометкой "Лично", а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления.

2.2.4. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки.

Документы, поступившие от участников Енисей-СЭД, регистрируются ответственным специалистом в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Внутренние документы". Документы, поступившие от субъектов, не являющихся участниками Енисей-СЭД, за исключением обращений заявителей, регистрируются ответственным специалистом в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Входящие документы".

При регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;

дата документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (при наличии);

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка о контроле (сроке исполнения) документа;

отметка о конфиденциальности;

срок исполнения документа.

Исходящие документы, адресованные участникам Енисей-СЭД, регистрируются ответственным специалистом в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Внутренние документы". Исходящие документы, адресованные субъектам, не являющимся участниками Енисей-СЭД, регистрируются ответственным специалистом в системе автоматизированного делопроизводства в базе данных "Исходящие документы".

Основными реквизитами при регистрации исходящей документации являются:

наименование государственного органа, организации - получателя документа;

фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (краткое содержание);

отметка об исполнителе документа.

отметка о контроле (сроке исполнения) документа;

отметка о конфиденциальности.

В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов дополняется другими данными.

Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет.

2.2.5. На первом листе входящего регистрируемого документа на бумажном носителе в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в Агентство.

Отметка о поступлении документа включает в себя:

наименование органа исполнительной власти края (Агентство);

дату поступления документа;

регистрационный номер документа в пределах календарного года.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.

Форма регистрационного штампа приведена в приложении N 3.

2.2.6. Входящий регистрационный номер документа в базе данных "Входящие документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс), присваиваемый приемным руководителей;

порядковый номер в пределах календарного года.

Входящий регистрационный номер документа в базе данных "Внутренние документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) адресата;

номер (индекс) адресанта;

порядковый номер в пределах календарного года.

Исходящий регистрационный номер в базе данных "Исходящие документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс), присваиваемый приемным руководителей;

порядковый номер в пределах календарного года, перед которым ставится ноль.

Исходящий регистрационный номер в базе данных "Внутренние документы" Енисей-СЭД включает в себя:

номер (индекс) адресата;

номер (индекс) адресанта;

порядковый номер в пределах календарного года.

В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме, после чего, в случае регистрации документа на бумажном носителе, они переносятся на документ ответственным специалистом, осуществляющим его регистрацию.

2.2.7. При регистрации входящих документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации документа, регистрационному номеру документа) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие:

аналогичных документов (чтобы избежать повторной регистрации одного и того же документа);

зарегистрированных ранее документов по данной теме, в том числе инициативных писем Агентства по данному вопросу;

инициативных писем по данному вопросу.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

2.2.8. В случае обнаружения зарегистрированных ранее документов по общей теме поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.2.4-2.2.6 Инструкции; такие документы считаются связанными между собой.

В электронные регистрационные карточки связанных между собой документов вносится отметка об их регистрационных номерах.

В случае поступления документа, идентичного зарегистрированному ранее документу, в электронную регистрационную карточку вносятся ответственным специалистом дополнения, изменения, отражающие наличие двух идентичных по содержанию документов. При этом номером вновь поступившего документа является номер зарегистрированного ранее документа, а датой - дата вновь поступившего документа.

2.2.9. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются ответственному специалисту для регистрации.

2.2.10. Зарегистрированные и переадресованные в течение дня документы в соответствии с резолюциями (поручениями) руководителей включаются в реестры входящих документов.

Реестр входящих документов формируется для приемной каждого руководителя и печатается в двух экземплярах, один из которых остается у ответственного специалиста с подписью лица, получившего документы, а второй передается в приемную руководителя.

Сгруппированные в хронологическом порядке по месяцам и годам вторые экземпляры реестров входящих документов хранятся в приемной руководителя в течение 2 лет.

2.2.11. Получение документов на бумажных носителях ответственным специалистом осуществляется в течение рабочего дня, а реестров входящих документов - с 17.00 до 18.00 рабочего дня, и с 16.00 до 17.00 в случае, если продолжительность рабочего дня сокращена.

2.2.12. Передача (переадресация) документов на бумажных носителях из одной приемной в другую, а также в органы, учреждения, организации производится через ответственного специалиста посредством внесения изменений в электронную регистрационную карточку и реестр входящих документов.

2.3. Отправка исходящей документации

2.3.1. Исходящей документацией являются официальные документы, отправляемые Агентством. Документы, не связанные с деятельностью Агентства, к отправке не принимаются.

Документы доставляются:

почтовым отделением связи;

фельдъегерской службой;

средствами электросвязи;

нарочно.

2.3.2. Передача документов для отправки фельдъегерской службой осуществляется ответственным специалистом после их регистрации.

2.3.3. При приеме исходящих документов на регистрацию осуществляется проверка правильности их оформления.

2.3.4. Документы на регистрацию и отправку передаются при наличии:

заполненной электронной регистрационной карточки проекта исходящего документа в соответствии с пунктом 2.2.4 Инструкции;

точных адресов отправки (при отправке документа на бумажном носителе) с обязательным указанием индексов, за исключением постоянных адресатов, указанных в пункте 3.3.1.8 Инструкции;

необходимого количества экземпляров документа согласно списку рассылки (при отправке документа на бумажном носителе);

необходимого количества экземпляров приложений к документу (при отправке документа на бумажном носителе);

всех необходимых для данного документа приложений и виз: на визовом экземпляре документа (при проведении процедуры согласования документа на бумажном носителе) либо в листе согласования (при проведении процедуры согласования документа посредством системы автоматизированного делопроизводства);

списка рассылки документа;

подписи руководителя;

ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ (при наличии).

Неправильно оформленные документы к регистрации и отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, направляются средствами электросвязи без дублирования на бумажном носителе.

2.3.5. Исходящая корреспонденция на бумажных носителях, перед ее отправкой в сканированном виде прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в системе автоматизированного делопроизводства ответственным специалистом. Исходящие документы отправляются с оригиналом подписи. Отправка исходящих документов осуществляется в день их регистрации.

2.3.6. Визовый экземпляр исходящего документа на бумажном носителе с приложениями, указанными в тексте документа, остается у ответственного специалиста и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Агентства в следующих случаях:

- при подготовке писем на руководителей органов исполнительной власти Красноярского края;

- при подготовке писем об экспертизе закупочной документации на краевых заказчиков.

В иных случаях экземпляр визового документа отправляется адресату посредством почтовой связи или нарочным путем.

2.3.7. Обработка отправляемых документов для отправки по почте включает:

сортировку и вложение в конверты;

указание адресата на конверте, а также регистрационных номеров отправляемых документов;

определение и проставление стоимости отправления;

проставление оттиска отправителя;

передачу в отделение связи.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

2.3.8. Отправка исходящих документов на бумажных носителях осуществляется до 15.00. Если документ на бумажном носителе поступил позднее 15.00, то его отправка осуществляется на следующий рабочий день.

Отправка исходящих документов в электронной форме осуществляется до 17.00. Если документ в электронной форме поступил позднее 17.00, то его отправка осуществляется на следующий рабочий день.

Исходящие документы, требующие срочной отправки, доставляются адресатам незамедлительно. Степень срочности доставки документа определяется руководителем, его подписавшим.

Срочные документы доставляются адресатам нарочно.

2.3.9. Выдача документов на бумажных носителях на руки исполнителю или адресату допускается в исключительных случаях - в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах.

Выдача производится под личную подпись получателя на визовом экземпляре документа.

2.3.10. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется руководителем, подписавшим документ.

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

2.3.11. При передаче текстов документов по факсу или по электронной почте необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

передача исходящих документов, оформленных на бланках писем, осуществляется после их регистрации ответственным специалистом;

передача документов на иностранных языках осуществляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

запрещается передавать тексты документов, содержащих служебную информацию, с отметкой "Для служебного пользования".

Подлинники документов после их передачи по факсу и электронной почте направляются ответственному специалисту, возвращаются исполнителям либо досылаются адресатам.

На визовом экземпляре отправленного по факсу документа делается отметка о том, что документ был направлен по факсу.

2.4. Порядок прохождения внутренних документов

2.4.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих.

2.4.2. Проекты документов после подготовки и согласования передаются ответственному специалисту. Документы, подготовленные с нарушением требований к их оформлению и порядку согласования, возвращаются на доработку исполнителю.

2.4.3. Оформленные документы передаются на подпись руководителю Агентства.

2.4.4. После подписания документы передаются на регистрацию.

2.4.5. Регистрация внутренних документов осуществляется в порядке, аналогичном регистрации входящих документов в соответствии с пунктами 2.2.4-2.2.6 Инструкции.

3. Правила оформления документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы оформляются на бланках установленной формы с угловым и продольным расположением реквизитов.

Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

3.1.2. При подготовке документов Агентства используются бланки документов:

бланк приказа Агентства;

бланк письма Агентства.

Образцы бланков приведены в приложениях N 4, 5.

3.1.3. Бланки не применяются при ведении внутренней переписки.

3.1.4. Бланки, используемые при подготовке документов, должны применяться строго по назначению. Передача бланков другим органам, учреждениям, организациям и лицам запрещается.

3.2. Общие требования по оформлению документов

3.2.1. Общие требования по оформлению документов применяются в случае, если иное не установлено положениями Инструкции.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

3.2.2. Документы печатаются:

с применением формата MS Word 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, с использованием шрифта Times New Roman размером 14 пт (1) - для оформления текста и с применением формата MS Excel 2003/2007/2010 либо в других форматах, совместимых с данным, размером 12-14 пт - для оформления таблиц;

с использованием 1-2 межстрочных интервалов (2) (12-14 пт).

Реквизиты документа отделяются друг от друга 1-3 интервалами (3).

--------------------------------

(1) Пт - единица измерения (1/72) дюйма, используемая в текстовом редакторе MS Word для определения величины интервала.

(2) Межстрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста в абзаце.

(3) Интервал - пустая строка, 12-14 пт, 1-2 межстрочных интервала в зависимости от параметров шрифта, используемого при оформлении документа.

Реквизиты документа, состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.

В отдельных случаях размер шрифта, интервалы и межстрочные интервалы могут быть изменены.

Допускается изменение размера шрифта, интервалов и межстрочных интервалов, а также оформление внутренних документов (заявление, объяснительная записка) от руки.

3.2.3. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1-1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

3.2.4. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковый номер на первой странице не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.

Листы приложений к документу нумеруются самостоятельно, порядковые номера страниц проставляются начиная со второго листа.

3.2.5. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, приведен в приложении N 6 к Инструкции.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. В целях единообразного оформления реквизитов документов устанавливаются требования к составлению и расположению определенных реквизитов документов:

герб края;

наименование органа исполнительной власти края;

должность лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные об органе исполнительной власти края;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указание по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности.

отметка "Срочно".

3.3.1.1. Герб края

Изображение герба края помещают на бланках писем органа исполнительной власти края в соответствии с Законом края от 12.02.1999 N 5-296 "О гербе Красноярского края", которое может быть выполнено в многоцветном или одноцветном варианте.

3.3.1.2. Наименование Агентства

Наименование Агентства - автора документа (полное или сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением об Агентстве.

3.3.1.3. Наименование должности лица, подписавшего документ

Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках писем должностных лиц (например, бланк письма руководителя Агентства, бланк письма других руководителей, которым предоставлено право использовать бланки).

Наименование должности лица указывается под наименованием органа исполнительной власти края.

3.3.1.4. Подпись должностного лица

Подпись - реквизит документа, представляющий собственноручную подпись должностного лица. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени и отчества и фамилия).

Например:

Руководитель агентства

подпись

И.О. Фамилия

Наименование должности в реквизите "подпись должностного лица" размещается флаговым способом (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "подпись должностного лица" располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подпись отделяется от последней строки текста либо от реквизита "отметка о наличии приложений" 2 - 3 интервалами.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документов лицом, временно замещающим должность, подпись оформляется с указанием слов "Временно замещающий должность", например:

Временно замещающий должность руководителя агентства

подпись

И.О. Фамилия

При передаче полномочий по подписанию служебных документов и правовых актов должностному лицу Агентства подпись оформляется с указанием фактической должности, инициалов имени и отчества и фамилии лица, которому переданы полномочия.

Внесение в подписанные документы исправлений, правок и дополнений не разрешается.

При подписании совместного документа бланки писем не используют.

При подписании документа несколькими лицами разных по рангу (статусу) должностей подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Руководитель агентства	подпись	И.О. Фамилия
Заведующий отделом - главный бухгалтер	подпись	И.О. Фамилия

В документах, подготовленных совещательным органом, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности, исполняемые в составе совещательного органа, например:

Председатель комиссии	подпись	И.О. Фамилия
Секретарь комиссии	подпись	И.О. Фамилия

В электронном документе, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью, элементы визуализации отметки об усиленной квалифицированной электронной подписи должны располагаться в месте расположения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об усиленной квалифицированной электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа.

3.3.1.5. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (например, "Приказ", "Протокол", "Акт") включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

3.3.1.6. Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (например, г.Красноярск) указывается на бланках документов Агентства, в том числе на приказе, за исключением документов, оформленных на бланках писем.

3.3.1.7. Справочные данные об Агентстве

Справочные данные об Агентстве указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Агентства, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, адрес в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и другие сведения об Агентстве.

3.3.1.8. Адресат

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

Реквизит "адресат" печатается в правом верхнем углу текстового поля страницы. Все составные части реквизита размещаются флаговым способом. Длина строки не должна превышать 8 - 9 см и ограничивается правым полем документа. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

Реквизит "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа и может состоять из следующих составных частей:

наименования государственного органа, учреждения, организации (в именительном падеже, без сокращений), например:

Правительство Красноярского края

указания должности получателя (в дательном падеже);

инициалов имени и отчества и фамилии (в дательном падеже), например:

Первому заместителю Губернатора Красноярского края - председателю Правительства Красноярского края Фамилия И.О.

почтового адреса.

При направлении письма постоянным адресатам почтовый адрес в реквизите не указывается.

Постоянными адресатами являются:

федеральные органы государственной власти;

территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, расположенные на территории края;

органы государственной власти края и иные государственные органы края;

органы местного самоуправления.

В реквизите "адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, муниципальных образований, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "адресат" указывается в последовательности, установленной Правительством Российской Федерации в Правилах оказания услуг почтовой связи:

для юридического лица - полное или краткое наименование, для физического лица - фамилия, имя, отчество;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

При адресовании документа должностному и частному лицу инициалы ставятся после фамилии. Например:

Рудакову О.В. Ленина ул., д.125, кв.12 г.Минусинск Красноярский край 662600

При печатании нескольких адресов они отделяются друг от друга 1 интервалом.

Инициалы имени и отчества отделяются от фамилии пробелом.

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия(и)" не указывается.

Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю.

3.3.1.9. Датой документа является:

дата подписания (правовой акт, письмо и другое);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другое);

дата утверждения (план, отчет и другое).

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных без бланка, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. В этом случае дата печатается от левой границы текстового поля и отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 интервалами.

Дата документа проставляется на документе цифровым либо словесно-цифровым способом.

При цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

год - четырьмя арабскими цифрами.

День месяца, месяц и год разделяются между собой точками, например: 01.01.2011.

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют в последовательности:

день месяца - двумя арабскими цифрами с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем;

месяц - словом;

год - четырьмя арабскими цифрами с добавлением слова "год" в соответствующем падеже без сокращения либо с добавлением слова "год" с сокращением до первой буквы.

Слово "год" либо сокращенное его написание и цифры года разделяются пробелом, например: 01 января 2011 года или 01 января 2011 г.

Документы, за исключением правовых актов, не являющихся совместными правовыми актами, которые готовятся органами исполнительной власти совместно с другими органами государственной власти, учреждениями, организациями, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

В целях единообразного оформления даты в тексте одного документа используется только цифровой способ написания даты либо словесно-цифровой.

3.3.1.10. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, за исключением правового акта Агентства, изданного совместно с другими органами государственной власти, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями-авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Регистрационный номер на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

При подготовке ответных писем необходимо указывать ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта входит в состав реквизитов бланка и размещается под датой и регистрационным номером документа в составе реквизитов бланка в установленном месте.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги без бланка, номер проставляется под датой.

Номер печатается от левой границы текстового поля, отделяется от даты 1 интервалом, соответствующим интервалу, который использовался при печатании текста документа.

При оформлении в тексте документа ссылки на регистрационный номер документа знак номера "N " и цифры номера разделяются пробелом.

3.3.1.11. Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением:

документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк);

телеграмм;

приказов индивидуального характера и приказов по личному составу.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и должен согласовываться с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства образования и науки Красноярского края".

Письмо (о чем?) "Об оказании консультативной помощи".

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка, может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке и печатается через 1 межстрочный интервал флаговым способом. Первое слово в заголовке пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится.

В проектах нормативных правовых актов органа исполнительной власти края в зависимости от вида заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом либо выравнивается по левой границе текстового поля (например, в проектах приказов нормативного характера заголовок оформляется у левой границы текстового поля флаговым способом).

3.3.1.12. Текст документа

В Агентстве документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и вида документа.

Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и так далее. В связи с этим он должен быть ясным, по возможности кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст документа печатается в установленных границах полей через 1 межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2-3 интервалами.

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы, графика, карты, схемы, графического изображения или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу.

Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст документа может быть поделен на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.

Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.

В случаях когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире, других знаков, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.

При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.

Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом. На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.

В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.

В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый_!" в начале письма над текстом и "С уважением" в заключительной части, перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.

Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности; после запятой наименование должности указывается со строчной буквы.

Таблица - форма представления информации (текста), содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Слово "Таблица" печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака "N "). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не указывают.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.

Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом. В конце заголовка точка не ставится.

Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается.

В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

3.3.1.13. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.3.1.14. Отметка о наличии приложений

Документы могут иметь приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В служебных (деловых) письмах отметка о приложении (слово "Приложение") печатается без кавычек от левой границы текстового поля под текстом письма. После слова "Приложение" ставится двоеточие. Текст приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров, например:

Приложение:

1. Заключение на законопроект ... на 3 л. в 2 экз. 2. Пояснительная записка ... на 2 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом, например:

Приложение: письмо Роструда от 24.08.2010 N 3770-ТЗ и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

На приложении к письму отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу, например:

Приложение N 1 к письму агентства государственного заказа Красноярского края от 01.02.2011 N 1-289/1

На приложениях справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется в правом верхнем углу первого листа документа-приложения и печатается от границы верхнего поля без кавычек строчными буквами (за исключением первой буквы) через 1 межстрочный интервал. Все составные части реквизита размещают флаговым способом. Длина строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правой границей текстового поля.

Если в тексте документа указано несколько приложений, они нумеруются (например, "Приложение N 1", "Приложение N 2"). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер, например:

Приложение N 1 к письму министерства культуры Красноярского края от 01.02.2011 N 3-85

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и другое), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Приложение N 1 Утверждено приказом архивного агентства Красноярского края от 17.11.2010 N 125-пр

3.3.1.15. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти края и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, а также протоколом совещательного органа или служебным письмом.

Например:

Согласовано Руководитель агентства по управлению государственным имуществом Красноярского края подпись И.О. Фамилия дата Согласовано письмо службы по контролю в сфере природопользования Красноярского края от 26.08.2010 N 1025

Гриф согласования оформляется под реквизитом "подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами, общественными и иными организациями, гражданами в случаях, предусмотренных действующим законодательством;

органами исполнительной власти края, полномочия которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и тому подобное).

3.3.1.16. Гриф утверждения

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа и печатается от границы верхнего поля без кавычек.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа состоит из слова "Утверждаю", полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:

Утверждаю Руководитель агентства государственного заказа Подпись И.О. Фамилия Дата

При утверждении документа несколькими руководителями их подписи располагают на одном уровне двумя вертикальными рядами.

При утверждении документа правовым актом, другим документом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден(О, Ы, А)", наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и регистрационного номера, например:

Утверждено протоколом конкурсной комиссии от ... N ...

Слова "Утверждаю", "Утвержден(о, ы, а)" печатаются прописными буквами, после которых двоеточие не ставится. Слово "Утвержден" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены.

Все составные части реквизита размещаются флаговым способом и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем.

3.3.1.17. Виза.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и иным документам.

Виза согласования проектов документов включает наименование должности, личную подпись визирующего с расшифровкой и дату. Виза проставляется на листе согласования к тексту проекта документа или в нижней части последнего листа проекта документа. Образец листа согласования, прилагаемого к проекту документа, приведен в приложении N 7.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе (листах), который(ые) подписывается с указанием наименования должности, личной подписи визирующего, расшифровки подписи, даты и прилагается к проекту документа.

На документе, подлинник которого остается в органе исполнительной власти края (в деле), визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляется из органа исполнительной власти края, визы согласования располагаются ниже реквизита "подпись должностного лица" в нижней части последнего листа второго (визового) экземпляра отправляемого документа.

По усмотрению руководителя, подписывающего документ, возможно полистное визирование отдельных документов (договоров, соглашений, нормативных правовых актов и приложений к ним и тому подобное) для защиты от возможной замены листов.

Проставление виз согласования документа (например, приказа Агентства) осуществляется в следующей последовательности:

исполнителем (создателем) документа;

руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти края, ответственным за подготовку документа;

руководителями иных структурных подразделений органа исполнительной власти края, чьи полномочия затронуты в документе;

заместителем руководителя органа исполнительной власти края.

3.3.1.18. Оттиск печати.

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.3.1.19. Отметка о заверении копии.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "отметка о заверении копии", включающий: слово "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать, например:

Копия верна Должность подпись И.О. Фамилия дата

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа). Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

3.3.1.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается в нижнем углу у левой границы текстового поля лицевой или оборотной стороны последнего листа документа в две строки шрифтом размером 10 пт, например:

Фамилия Имя Отчество 249-00-00

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя.

3.3.1.21. Указания по исполнению документа.

Указания по исполнению документа - резолюция - оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа).

Указания по исполнению включают: инициалы имени и отчества, фамилии исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

		Н.В. Петрову, Н.А. Сидорову
	Прошу подготовить проект ответа к 25.03.2011.
	дата		подпись

3.3.1.22. Отметка о контроле документа

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

3.4. Порядок внутреннего согласования документов

3.4.1. В целях оценки обоснованности и соответствия законодательству Российской Федерации, а также ранее принятым решениям Агентства процедуру внутреннего согласования проходят следующие документы Агентства:

проекты законов края, проекты правовых актов Губернатора края и Правительства края;

приказы Агентства по основной деятельности нормативного характера;

приказы Агентства по основной деятельности индивидуального характера;

приказы Агентства по личному составу;

иные правовые акты Агентства;

контракты, договоры, соглашения;

типовые контракты, типовые условия контрактов;

информационные письма Агентства.

3.4.2. Ответственный за подготовку (оформление) проекта документа специалист (далее - разработчик) обеспечивает согласование:

1) с начальниками заинтересованных структурных подразделений Агентства (отделов), в ведении которых находятся вопросы, изложенные в проекте;

2) начальником договорно-правового отдела;

3) заместителями руководителя Агентства.

3.4.3. Согласование проектов законов края, проектов правовых актов Губернатора края и Правительства края осуществляется при необходимости должностными лицами, указанными в подпункте 3 пункта 3.4.2.

3.4.4. Согласование проектов приказов Агентства по основной деятельности нормативного характера, проектов типовых контрактов типовых условий контрактов, и иные правовые акты Агентства осуществляется должностными лицами, указанными в подпункте 1 - 3 пункта 3.4.2.

3.4.5. Согласование проекта приказа Агентства по основной деятельности индивидуального характера, приказы Агентства по личному составу, информационные письма Агентства осуществляется должностными лицами, указанными в подпунктах 1, 3 пункта 3.4.2.

3.4.6. Согласование проектов контрактов, договоров, соглашений осуществляется должностными лицами, указанными в подпунктах 2, 3 пункта 3.4.2.

3.4.7. Процедура согласования может быть последовательной и (или) параллельной (веерной).

Последовательное согласование предусматривает поочередное направление проекта документа в структурные подразделения (отделы) Агентства, заместителям руководителя Агентства.

Параллельное (веерное) согласование предусматривает направление копий проекта документа одновременно в структурные подразделения (отделы) Агентства, заместителям руководителя Агентства.

3.4.8. Срок согласования проекта документа каждым согласующим субъектом не должен превышать 2 (двух) рабочих дней. Общий срок согласования проекта не может превышать 10 (десять) рабочих дней.

При наличии объективных обстоятельств, требующих дополнительного времени для согласования проекта, срок согласования может быть увеличен по решению руководителя.

Проекты документов, имеющие срочный характер, визируются согласующим субъектом в день их поступления на согласование.

3.4.9. Согласование осуществляется путем проставления визы в листе согласования, оформленным согласно приложению N 8 к настоящей Инструкции.

Лист согласования вместе с проектом документа передается в структурные подразделения (отделы) Агентства и заместителям руководителя Агентства на бумажном носителе (объем не более 20 страниц), при этом разработчик в обязательном порядке размещает проект документа на сетевом диске общего доступа локальной сети Агентства и (или) направляет должностным лицам, указанным в пункте 3.4.2, по электронной почте.

3.4.10. При согласовании в листе согласования ставится соответствующая отметка (виза) с указанием даты и личной подписи.

Замечания (предложения), оформляются в электронной форме и размещаются на сетевом диске общего доступа локальной сети Агентства и (или) направляются разработчику по электронной почте, о чем в листе согласования проставляется соответствующая отметка (виза). Разработчик обобщает и устраняет замечания в срок, установленный пунктом 3.4.8 настоящей Инструкции.

Доработанный проект документа после устранения замечаний согласующих субъектов (за исключением должностных лиц, указанных в подпункте 1 пункта 3.4.2 настоящей Инструкции) вносится на повторное согласование.

3.4.11. После согласования проекта документа разработчик в день завершения согласования такого проекта (за исключением пункта 3.4.12) представляет его руководителю Агентства. Проект документа представляется с приобщенными к нему листами согласования и заключениями (предложениями).

3.4.12. При необходимости проекты документов Агентства (за исключением проектов правовых актов Агентства) согласовываются с иными должностными лицами, государственными органами, учреждениями, органами местного самоуправления, общественными объединениями и иными организациями. Согласование осуществляется в форме служебных (деловых) писем.

Замечания (предложения) согласующего органа (должностного лица), организации оформляются на отдельном листе бумаги и прилагаются к служебному (деловому) письму.

4. Подготовка, оформление и согласование проектов правовых актов органов исполнительной власти края

4.1. Подготовка, регистрация и оформление проектов правовых актов Агентства

4.1.1. Агентство в определенных областях (сферах) государственного управления осуществляют правовое регулирование посредством издания в установленном порядке приказов, а также иных правовых актов в случаях, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.1.2. Подготовка и согласование проектов приказов органов исполнительной власти края осуществляется в соответствии с указом Губернатора края от 01.03.2006 N 24-уг "О Порядке подготовки и издания правовых актов органов исполнительной власти Красноярского края".

Подготовка, согласование и регистрация проектов иных правовых актов органов исполнительной власти края осуществляется в порядке, установленном указом Губернатора края от 01.03.2006 N 24-уг "О Порядке подготовки и издания правовых актов органов исполнительной власти Красноярского края", инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти края, если иное не предусмотрено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

При подготовке проекта приказа в обязательном порядке проводится правовая экспертиза проекта приказа.

При проведении правовой экспертизы проектов приказов нормативного характера, а также при проведении мониторинга применения приказов нормативного характера проводится антикоррупционная экспертиза в соответствии с методикой проведения антикоррупционной экспертизы, утвержденной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта приказа нормативного характера должностное лицо отдела сопровождения контрактной системы, осуществляющее разработку такого проекта, в день представления проекта приказа нормативного характера на правовую и антикоррупционную экспертизы размещает проект приказа нормативного характера на официальном сайте Красноярского края - едином краевом портале "Красноярский край" с указанием срока приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы, а также почтового адреса, адреса электронной почты органа исполнительной власти края. Копии поступивших заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы прилагаются к проекту приказа нормативного характера.

В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта приказа нормативного характера должностное лицо отдела сопровождения контрактной системы, осуществляющее разработку такого проекта, в день представления проекта приказа нормативного характера на правовую и антикоррупционную экспертизы направляет проект приказа в течение 2 рабочих дней со дня согласования проекта юридическим отделом в прокуратуру края в электронном виде, а также направляет принятые нормативные правовые акты в 7-дневный срок со дня их первого официального опубликования на адрес электронной почты krpro@krasinter.ru.

4.1.3. Приказы по основной деятельности регистрируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по основной деятельности нормативного и индивидуального характера подлежат регистрации в отделе сопровождения контрактной системы начальником отдела.

Приказы по личному составу подлежат регистрации в юридическом отделе в соответствии с должностным регламентом.

4.1.4. При регистрации приказов заполняется журнал регистрации, в который вносятся следующие основные реквизиты:

дата;

регистрационный номер;

наименование приказа (либо краткое содержание);

фамилия и инициалы ответственного за подготовку проекта приказа специалиста;

данные об опубликовании (наименование источника публикации и дата публикации) для приказов нормативного характера;

количество листов приказа.

В конце каждого календарного года журнал распечатывается на бумажном носителе.

4.1.5. Датой регистрации приказа является дата его подписания руководителем.

4.1.6. Регистрационный номер приказа включает в себя порядковый номер в пределах одного календарного года. К порядковому номеру приказа через дефис добавляется буквенный индекс:

п - приказы по основной деятельности нормативного и индивидуального характера;

л - приказы по личному составу (по приему, перемещению, переводу, увольнению, аттестации, повышению квалификации, присвоению чинов; изменению фамилии, поощрению, награждению, оплате труда, премированию, различным выплатам, кроме единовременной выплаты к отпуску);

к - приказы по личному составу (по всем видам отпусков, о единовременных выплатах к отпуску, о направлении в командировки).

4.1.7. При регистрации приказа порядковый номер и дата проставляется шариковой ручкой синего цвета от руки или машинописным способом.

4.1.8. Проект приказа Агентства оформляется на бланках установленного образца на стандартном листе бумаги формата A4.

4.1.9. В состав бланка приказа входят следующие реквизиты:

наименование органа исполнительной власти края (Агентство);

вид документа (приказ).

Реквизиты бланка приказа печатаются при изготовлении бланка.

4.1.10. Проект приказа печатается шрифтом Times New Roman размером 14 пт. Верхнее поле проекта приказа устанавливается границами бланка. Левое поле составляет 3 см, правое - 1-1,5 см, нижнее - 2 см.

При оформлении текста правового акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см.

При оформлении проекта приказа на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет 2 см. Порядковый номер на первой странице приказа не проставляется.

Порядковые номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.

4.1.11. Реквизиты "место издания документа", "дата документа", "регистрационный номер документа" в приказах располагаются на одном уровне и отделяются от реквизита "вид документа" 2 интервалами.

Место издания в приказах размещается центрованным способом.

Дата документа размещается у левой границы текстового поля. Дата проставляется после подписания приказа и оформляется цифровым способом.

Регистрационный номер приказа размещается у правой границы текстового поля и состоит из знака N и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания.

4.1.12. Реквизит "наименование документа" (заголовок) в приказах нормативного характера печатается на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа с прописной буквы через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отделяется от реквизита "место издания документа" 2 - 3 интервалами. Заголовок, состоящий не более чем из пяти строк, не превышающих в длину 8 - 9 см (28 печатных знаков каждая), размещается у левой границы текстового поля флаговым способом, в случае превышения пяти строк он продлевается до границы правого поля.

Заголовок к приказам индивидуального характера не составляется.

4.1.13. Текст отделяется в приказах нормативного характера от реквизита "заголовок", а в приказах индивидуального характера от реквизита "место издания документа" 2 - 3 интервалами.

Допускается уменьшение интервалов между реквизитами "место издания документа", "наименование документа", "текст документа" и "подпись должностного лица" при необходимости размещения текста проекта приказа на одной странице.

Текст печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Выделение в тексте правовых актов отдельных слов, частей текста, фамилий шрифтом более яркой насыщенности, подчеркиванием, курсивом или иным способом не допускается.

Преамбула в приказах нормативного характера завершается словом "Приказываю", которое выделяется прописными буквами, после него ставится двоеточие, и далее излагается основная часть приказа.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

При наличии приложений к приказу в тексте на них обязательно делается ссылка.

4.1.14. Подпись отделяется от текста 2-3 интервалами.

Подпись в приказах содержит реквизит "подпись должностного лица" и оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.4 Инструкции.

4.1.15. Приложения к приказам оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты, интервалы и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

Листы приложения нумеруются самостоятельно. Порядковый номер на первой странице приложения не проставляется.

4.1.16. При указании в тексте приказа ссылки "согласно приложению" на первой странице приложения в правом верхнем углу печатается, например:

Приложение к приказу агентства труда и занятости населения Красноярского края от ... N _

Все составные части реквизита печатаются флаговым способом через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение N 2 к приказу министерства образования и науки Красноярского края от ... N _

4.1.17. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом через 1 межстрочный интервал. Первое слово заголовка приложения печатается с прописной буквы, выделяется шрифтом более яркой насыщенности, отделяется от реквизитов "отметка о наличии приложений" и "текст документа" 2-3 интервалами.

4.1.18. Совместные приказы органов исполнительной власти края печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти края располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - "Приказ" - располагается центрованным образом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти края, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом исполнительной власти края, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти края располагаются ниже текста на одном уровне.

4.1.19. Образец оформления приказа нормативного характера приведен в приложении N 9.

Образец оформления приказа индивидуального характера приведен в приложении N 10.

5. Подготовка и оформление служебных писем

5.1. Подготовка служебных писем

5.1.1. Служебные письма готовятся:

как ответы на выполнение поручений, на письма и запросы юридических и физических лиц;

как сопроводительные письма к направляемым документам;

как инициативные письма.

5.1.2. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются руководителем с учетом типовых сроков исполнения документов, установленных законодательством (приложение N 11).

5.1.3. Текст письма должен быть логичным, последовательным, корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.

5.1.4. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним исполнителем адресата.

Объем письма не должен превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, размер письма не должен превышать пяти страниц.

5.1.5. В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("Просим направить", "Направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("Считаю необходимым", "Прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("Министерство финансов Красноярского края не возражает...", "Агентство труда и занятости населения Красноярского края предлагает...").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("Приказываем...", "Решили...").

5.1.6. Во вступительной части формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать:

причину возникновения вопроса или его краткую историю;

ссылку на документ (правовой акт, договор, протокол и тому подобное) и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием для подготовки письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основную часть письма составляет описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства или опровержения.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

5.1.7. При подготовке письма в дополнение к ранее направленному следует в тексте письма указывать номер и дату этого письма.

5.1.8. Письма, оформленные на бланках Агентства, подписываются руководителем Агентства.

Подписание служебных (деловых) писем руководителями осуществляется на основании правового акта или иного документа, подтверждающего право подписания писем.

5.1.9. Письма, направляемые в адрес федеральных министерств, служб, агентств, подписываются руководителем Агентства, если иное не указано в поручении Губернатора края, первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края, первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края, заместителей председателя Правительства края.

5.2. Оформление служебных писем

5.2.1. Письма оформляются на бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Каждый напечатанный лист письма, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3 см; правое - 1-1,5 см; верхнее - 2 см; нижнее - 2 см.

Расположение реквизитов письма осуществляется в соответствии с пунктом 3.3 Инструкции.

5.2.2. Образец оформления письма приведен в приложении N 12.

6. Подготовка и оформление протоколов

6.1. Подготовка протоколов

6.1.1. Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных органов, на оперативных и рабочих совещаниях, конференциях и деловых встречах (далее - заседания).

Протокол фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения.

Протокол может в дальнейшем служить основанием для подготовки проекта правового акта.

Протокол заседания составляется в случаях, предусмотренных правовыми актами о создании совещательного органа в органе исполнительной власти края, либо решение о необходимости составления протокола заседания принимает руководитель органа исполнительной власти края или иное должностное лицо, которое заседание назначает и проводит.

6.1.2. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний (стенограмм, аудиозаписей) и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и другое).

Протокол ведет назначенное председательствующим лицо или секретарь совещательного органа (далее - ответственный за подготовку протокола).

За содержание записей в протоколе отвечают председательствующий и ответственный за подготовку протокола.

6.1.3. Текст протокола содержит вводную и основную часть.

Во вводной части протокола указываются инициалы имени и отчества, фамилия председателя (председательствующего), присутствующих и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, содержащей перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой заседания, содержание вопроса, ход его обсуждения, все мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения, в том числе в протокол может быть включен пункт о возложении контроля на должностное лицо, ответственное за исполнение поручений протокола в целом.

6.1.4. Протокол оформляется в полной или краткой форме (образцы оформления протоколов приведены в приложении N 13).

Краткая форма протокола отличается от полной отсутствием в основной части протокола описания хода обсуждения вопроса и высказанных мнений.

6.1.5. Документы, утвержденные на заседаниях, прилагаются к протоколу и должны иметь соответствующий гриф утверждения.

6.1.6. Протокол заседания подписывает председательствующий.

Протокол заседания может быть подписан всеми участниками заседания, а также завизирован выступавшим на заседании лицом, если это предусмотрено правовым актом, определяющим порядок работы совещательного органа, либо такое решение было принято в ходе проведения заседания. Визы проставляются в конце протокола в нижней части листа, ниже реквизита "подпись должностного лица".

6.1.7. Датой протокола является дата события (заседания, совещания).

Ответственный за подготовку протоколов специалист производит регистрацию протоколов, присваивая им порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов.

6.1.8. Срок подготовки протокола не должен превышать 3 рабочих дней со дня проведения заседания, если иной срок не установлен в правовом акте, определяющем порядок работы совещательного органа, или председательствующим.

Согласование текста протокола оформляется в письменном виде. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола и оформляется к протоколу в виде приложения.

6.1.9. Копии протоколов рассылаются организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, сформированным ответственным за подготовку протокола.

6.1.10. Информация о принятых решениях может представляться по указанию председательствующего в организации и должностным лицам в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола - документ, представляющий точную копию части подлинного протокола, относящуюся к тому вопросу повестки заседания, по которому готовится выписка.

Выписка из протокола воспроизводит все обязательные реквизиты протокола, вопрос повестки заседания, по которому готовится выписка, и текст основной части протокола, отражающий обсуждение вопроса и принятые решения.

Выписку из протокола подписывает руководитель Отдела органа исполнительной власти края.

6.1.11. Контроль за исполнением протокола осуществляет по распоряжению председательствующего ответственное должностное лицо, которое контролирует исполнение поручений протокола в целом.

Контроль за сроками исполнения поручений осуществляет должностное лицо, на которое руководитель Агентства возложил обязанность по контролю за сроками исполнения поручений протоколов.

6.2. Оформление протоколов

6.2.1. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом Times New Roman, размером 14 пт, через 1 межстрочный интервал.

Поля документа составляют: левое - 3 см, правое - 1 - 1,5 см, верхнее - 2 см, нижнее - 2 см.

6.2.2. Обязательными реквизитами протокола являются:

"наименование органа исполнительной власти края" - полное официальное и (или) сокращенное (в скобках) наименование органа исполнительной власти края, печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид документа" ("Протокол") - отделяется от предыдущего реквизита 1 интервалом и печатается полужирным шрифтом прописными буквами и выравнивается по центру;

"вид заседания" - наименование совещательного органа или вида заседания, указанное в родительном падеже, печатается на следующей строке ниже реквизита "вид документа" полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

"дата протокола заседания" - печатается у левой границы текстового поля через 1-2 интервала после реквизита "вид заседания";

"место проведения заседания" - печатается на том же уровне, что и реквизит "дата документа", и располагается центрованным способом;

"регистрационный номер документа" (протокола) - печатается на уровне реквизита "дата документа" и "место проведения заседания" и располагается у правой границы текстового поля, состоит из печатного знака N и порядкового номера протокола (арабскими цифрами) в пределах календарного года, который проставляется ответственным специалистом, регистрирующим (оформляющим) протокол.

6.2.3. Вводная часть протокола начинается со слова "Председательствовал", которое печатается полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, отделяется от предыдущего реквизита 1-2 интервалами. Далее (через двоеточие) на том же уровне печатается фамилия, инициалы имени и отчества, должность председательствующего.

Слово "Присутствовали" печатается через 1-2 интервала от должности председательствующего полужирным шрифтом у левой границы текстового поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются фамилии, имена и отчества присутствующих, а справа - наименования их должностей.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, который оформляется в виде приложения к протоколу, например:

Присутствовали: (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой заседания, которая содержит перечень рассматриваемых вопросов с указанием докладчика по каждому вопросу.

Слова "Повестка заседания" печатаются через 1-2 интервала от списка присутствующих у левой границы текстового поля полужирным шрифтом, в конце ставится двоеточие.

Далее с абзацного отступа печатается формулировка рассматриваемых вопросов. Вопросы повестки формулируются с предлогом "О" ("Об") с прописной буквы. Также указывается форма представления рассматриваемого вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация), приводятся инициалы имени и отчества, фамилия и должность докладчика. При наличии в повестке заседания нескольких вопросов они нумеруются арабскими цифрами с точкой.

6.2.4. Текст основной части протокола отделяется от вводной части 1-2 интервалами и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания.

Текст каждого раздела строится по схеме (за исключением текста основной части протокола рабочего совещания, который начинается со слова "Решили:"):

Слушали:

Выступили:

Решили:

Слово "Слушали" оформляется у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа указываются: формулировка вопроса (с прописной буквы), фамилия и инициалы имени и отчества докладчика и краткое изложение доклада. Если текст доклада оформляется в виде приложения к протоколу, делается ссылка: "Текст доклада прилагается (приложение N _)".

Слово "Выступили" оформляется через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа приводятся инициалы имени и отчества, фамилия выступившего (выступивших), при необходимости с указанием наименования должности (наименований должностей). Краткая запись выступления приводится в форме косвенной речи. Если текст выступления оформляется в виде приложения к протоколу, то делается пометка: "Текст выступления прилагается (приложение N _)".

Слово "Решили" оформляется через 1-2 интервала от предыдущего абзаца у левой границы текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом. Далее (через двоеточие) с абзацного отступа следует изложение решения (печатается с прописной буквы). Если решение по вопросу повестки заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.

Текст пунктов решения излагается с использованием неопределенной формы глагола (например: возложить, поручить, организовать и так далее) и формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку.

Затем с абзацного отступа указываются ответственный (ые) за исполнение поручения протокола и срок исполнения.

6.2.5. Подпись председательствующего отделяется от текста основной части протокола 2-3 интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы имени и отчества и фамилия).

Наименование должности печатается у левой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного за подготовку протокола печатаются на лицевой стороне последнего листа протокола в нижнем углу у левой границы текстового поля шрифтом размера 10 пт.

7. Особенности оформления и регистрации отдельных видов документов

7.1. Оформление и регистрация доверенности

7.1.1. Доверенность оформляется для представления интересов и совершения действий от имени органа исполнительной власти, в том числе действий, связанных с ведением дел в судах, антимонопольном органе, взаимодействием с федеральными органами исполнительной власти.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

7.1.3. Вид документа "Доверенность" печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа прописными буквами, выделяется полужирном шрифтом и выравнивается по центру.

7.1.4. Обязательными реквизитами доверенности являются:

дата документа;

регистрационный номер документа;

текст документа;

подпись должностного лица;

оттиск печати.

7.1.5. Подпись должностного лица заверяется гербовой печатью.

7.1.6. Доверенность оформляется и согласовывается в порядке, установленном для исходящей документации в соответствии с подразделами 5.1, 5.2 Инструкции.

7.1.7. Доверенности, выданные от имени органа исполнительной власти, регистрируются как исходящее письмо ответственным специалистом и имеют порядковую нумерацию в пределах календарного года.

7.1.8. Оригинал доверенности выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя.

Визовый экземпляр хранится у ответственного специалиста.

7.1.9. В случае расторжения служебного контракта с государственным гражданским служащим края, указанным в доверенности в качестве представителя органа исполнительной власти до истечения срока действия доверенности оригинал доверенности, подлежит возврату ответственному специалисту.

ГАРАНТ:

Нумерация подразделов приводится в соответствии с источником

7.3. Оформление и регистрация телеграмм

7.3.1. Телеграмма - текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Телеграмма составляется в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

7.3.2. Телеграммы подписываются руководителем Агентства.

7.3.3. Телеграммы, представляемые на подпись руководителю, согласовываются в порядке, установленном для согласования служебных писем.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа подлинника телеграммы в нижней ее части.

Телеграмма составляется в одном экземпляре.

7.3.4. Телеграммы оформляются на бланках установленной формы с использованием шрифта Arial размером 12 пт.

Оформление телеграмм осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оказанию услуг телеграфной связи в части приема, передачи, обработки, хранения и доставки телеграмм, утвержденными приказом Министерства информационных технологий и связи Российской Федерации.

Напечатанный текст телеграммы должен иметь следующие размеры полей: верхнее поле ограничивается бланком телеграммы, левое - 3 см, правое - 1-1,5 см, нижнее - 2 см. При необходимости размещения текста на второй странице она оформляется без бланка, и в этом случае верхнее поле составляет 2 см.

7.3.5. В целях единообразного оформления устанавливаются требования к следующим реквизитам телеграммы: "дата документа", "адресат", "ссылка на регистрационные номер и дату документа адресанта", "текст документа", "регистрационный номер документа", "подпись должностного лица", "отметка об исполнителе".

7.3.6. Текст адреса при оформлении телеграммы на бланке печатается прописными буквами через 1 межстрочный интервал на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа.

В состав адреса входит полный телеграфный адрес органа, учреждения, организации, физического лица.

Полный телеграфный адрес включает в себя почтовый индекс, наименование населенного пункта, наименование соответствующего субъекта Российской Федерации, название улицы, номер дома, номер квартиры - при отправке физическому лицу, наименование организации - при отправке должностному лицу, инициалы и фамилию получателя, например:

652718 Киселевск Кемеровской ул Комарова д 8 кв 12 Петрову П.П.

или

125009 Москва пер Рахмановский д 3 Министру здравоохранения и социального развития Российской Федерации И.О. Фамилия

При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже.

При направлении телеграмм, идентичных по содержанию, более чем в 4 адреса, как правило, в качестве адресатов указывается их обобщенное наименование или используются номера схем отправки телеграмм, включающие установленный перечень адресатов, например:

Главам городских округов и муниципальных районов края

или

По списку

или

Схема триста двадцать шесть

При указании в реквизите "адресат" обобщенного наименования адресатов составляется список рассылки телеграммы с указанием полных или условных (сокращенных) телеграфных адресов, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.

7.3.7. Телеграмма, рассылаемая по схеме - телеграмма с одним и тем же текстом и подписью, подлежащая передаче в различные телеграфные пункты и по различным адресам по заранее установленной, зарегистрированной и сформированной оператором связи схеме.

7.3.8. Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 2-3 интервалами и печатается через 1,5-й межстрочный интервал.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом.

Текст печатается прописными буквами, излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов, без переноса слов, абзацев, исправлений, и не должен превышать 2 машинописных страниц.

Цифры в телеграмме указываются знаками цифр либо полными словами. Числовые значения, точность передачи которых важна для адресата, должны быть, как правило, указаны полными словами.

Знаки "точка", "запятая", "кавычки", "скобка", "вопросительный знак", "плюс", "минус" ("тире"), "дробная черта", "двоеточие" оформляются в телеграмме соответствующими символьными знаками ".", ",", "(...)", "?", "+", "-", "/", ":".

Знаки "номер" и "восклицательный знак" указываются сокращенно ("нр", "вскл" соответственно).

Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков должны быть написаны в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала.

Символьный знак "+" (плюс) между словами, цифрами, группами букв, группами цифр и смешанными группами должен быть написан с интервалом между предшествующим и последующим словом.

Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны быть написаны с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами и знаками.

7.3.9. Подпись должностного лица отделяется от текста 2-3 интервалами, печатается прописными буквами и оформляется в соответствии с пунктом 3.3.1.4 Инструкции.

7.3.10. Регистрационный номер проставляется при отправке телеграммы после текста, перед реквизитом "подпись должностного лица". Регистрационный номер состоит из порядкового номера по единой нумерации с начала года.

7.3.11. Наименование и адрес отправителя печатаются шрифтом Times New Roman размером 14 пт, отделяются 2-3 интервалами от реквизита "подпись должностного лица" и указываются под горизонтальной чертой.

Наименование и адрес отправителя включают в себя:

наименование органа исполнительной власти края;

почтовый адрес;

дату отправки (проставляется после отправки);

подпись должностного лица, разрешающего отправку телеграммы.

7.3.12. Фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя, подготовившего текст телеграммы, печатаются на лицевой стороне последнего листа телеграммы шрифтом размера 10 пт.

Реквизит располагается в нижнем углу у левой границы текстового поля.

7.3.13. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

7.3.14. Образцы оформления телеграмм приведены в приложении N 14.

8. Организация работы и контроль за исполнением документов

8.1. Организация контроля за исполнением документов

8.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения заданий, зафиксированных в документах, или данных по ним поручений (резолюций).

8.1.2. Контроль за исполнением документов включает:

постановку на контроль;

доведение поручения (документа) до исполнителя;

проверку хода его выполнения;

учет и анализ результатов исполнения;

информирование руководителя об исполнении документов.

8.1.3. Контролю подлежит исполнение:

поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации;

поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;

поручений Губернатора края;

поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора края, Правительства края;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Президиума Правительства края, Правительства края и иных органов, образованных правовыми актами;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых руководителями органов исполнительной власти края;

поручений, содержащихся в поручениях руководителей, данных по депутатским обращениям и запросам, представлениям, требованиям и протестам прокуратуры;

поручений, содержащихся в резолюциях руководителей, данных по письмам федеральных органов государственной власти, требующих ответа;

поручений, данных по итогам рассмотрения иных документов, которые содержат в резолюции формулировки: "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект" и тому подобное.

8.2. Организация работы с документами

8.2.1. Рассмотрение документов руководителями осуществляется, как правило, в день их поступления.

Документы исполнителю передаются, как правило, в день их рассмотрения руководителем.

Документы, по своему характеру требующие срочного исполнения, передаются на рассмотрение руководителю и исполнителю в первоочередном порядке.

8.2.2. Подлинник документа передается исполнителю, копии документа - соисполнителям.

8.2.3. В случае когда работа с находящимися на исполнении документами может быть на длительное время приостановлена либо прекращена (уход в отпуск, отъезд в длительную командировку, освобождение от замещаемой должности государственной гражданской службы и так далее), руководитель либо исполнитель обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы другому руководителю или исполнителю.

В случае освобождения от замещаемой должности государственной гражданской службы края при отсутствии указания о передаче находящихся на исполнении документов руководителю или исполнителю документы передаются в соответствующие структурные подразделения.

Передача документов оформляется по акту.

8.2.4. Исполнение поручения завершается в форме:

подготовки проекта документа (правового акта, письма, телеграммы, служебной записки и тому подобное);

проведения совещания и оформления протокола;

устного доклада автору поручения;

составления справки об исполнении документа;

иной формы по решению руководителя.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

8.2.5. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю проекта документа, исполнитель осуществляет подготовку проекта документа.

Форма проекта документа должна соответствовать его содержанию и компетенции руководителя, которому представляется на подпись документ.

Проект документа должен быть подготовлен на основе полной и достоверной информации, содержать конкретные результаты исполнения, в необходимых случаях отражать сведения об информировании автора документа. К проекту документа прилагается подлинник документа, по итогам рассмотрения которого было дано поручение (при наличии).

Проект документа должен отвечать требованиям, установленным Инструкцией, а также законодательством Российской Федерации и края, и должен быть представлен руководителю на подпись в установленные руководителем или действующим законодательством сроки.

Проект документа прилагается к подлиннику документа, по итогам рассмотрения которого было дано поручение, и передается для принятия окончательного решения руководителю.

8.2.7. В случае если исполнение поручения завершается проведением совещания, на подлиннике документа либо в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства, к которому дано поручение, исполнителем делается отметка, например:

Проведено совещание с участием заинтересованных сторон. Подписан протокол от 10 декабря 2010 года N 5 (прилагается). В дело.

дата

подпись

И.О. Фамилия

8.2.8. В случае если исполнение поручения завершается представлением руководителю устного доклада, на подлиннике документа либо в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства, к которому дано поручение, исполнителем делается отметка, например:

О ситуации по долгам заработной платы доложено 02 октября 2010 года первому заместителю Губернатора края - председателю Правительства края И.О. Фамилия устно. В дело.

дата

подпись

И.О. Фамилия

8.2.9. В случае если исполнение поручения завершается составлением справки об исполнении, на подлиннике документа, к которому дано поручение, или в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства или на отдельном листе исполнителем кратко излагаются результаты исполнения документа, например:

Вопрос решен в результате разговора по телефону 249-00-00 с начальником отдела по организационным вопросам Купцовым С.Н. На совещании будет присутствовать Сидоров К.М., заместитель начальника отдела. Сидоров К.М. включен в список участников совещания. Прошу документ направить в дело.

дата

подпись

И.О. Фамилия

или

Информация принята к сведению. Дальнейшая подготовка проектов документов будет осуществляться с учетом данных, приведенных в письме.

Прошу документ направить в дело.

дата

подпись

И.О. Фамилия

8.2.10. В ходе исполнения поручения исполнитель может делать отметки на документе либо в отчете об исполнении поручения в системе автоматизированного делопроизводства:

о дате поступления (если образовался интервал между временем поступления документа в орган исполнительной власти края и временем его получения);

о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и так далее);

о дате и результатах окончательного исполнения.

8.2.11. Проверка хода исполнения осуществляется руководителем до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:

поручения, срок исполнения которых наступает на следующий год, - не реже одного раза в год;

поручения, срок исполнения которых наступает в последующие месяцы текущего года, - не реже одного раза в месяц;

поручения текущего месяца - каждые десять дней и за семь дней до истечения срока.

Организация дополнительного контроля осуществляется руководителем.

8.2.12. Документ считается исполненным:

после фактического выполнения поручения по существу и представления информации, справок, иных материалов и проектов документов;

после сообщения результатов рассмотрения документа автору документа, другим заинтересованным должностным лицам, органам, учреждениям и организациям;

при отсутствии дополнительных поручений на представленные документы или возврата документа на доработку.

8.2.13. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя:

краткие сведения об исполнении в соответствии с пунктами 8.2.5-8.2.9 Инструкции;

слова "В дело";

подпись руководителя, принимающего решение о снятии документа с контроля;

дату принятия решения о снятии документа с контроля и направлении его в дело.

Рекомендуется проставление отметки о списании в дело на первом листе документа в левом нижнем углу.

8.2.14. Поручения, данные по письмам федеральных органов государственной власти, требующим ответа, депутатским обращениям и запросам, представлениям, требованиям и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты края, снимаются с контроля автором резолюции.

Поручения, содержащиеся в правовых актах, снимаются с контроля руководителем, на которого возложен контроль за выполнением правового акта в целом (указывается в соответствующем пункте правового акта).

Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний совещательных органов, иных совещаний, считаются исполненными после представления информации о выполнении и снимаются с контроля руководителем, председательствовавшим на соответствующем заседании.

Если по представленным проектам правовых актов, другим документам и материалам руководителем даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

8.3. Исполнение поручений, содержащихся в правовых актах

8.3.1. Исполнение поручений, содержащихся в правовых актах, подлежит контролю в случае наличия в тексте правового акта пункта, содержащего поручение с указанием срока исполнения поручения.

8.3.2. Срок исполнения поручения, содержащегося в правовом акте, указывается в соответствующем пункте текста правового акта.

Срок выполнения правового акта в целом определяется по сроку исполнения поручения, являющегося наиболее поздним в числе других поручений, предусмотренных в правовом акте.

8.3.3. Изменение сроков исполнения поручений, данных в правовых актах, возможно только посредством принятия нового правового акта.

8.3.4. Контроль исполнения поручений, содержащихся в правовых актах:

Правительства края - осуществляет аппарат Правительства края в соответствии с Регламентом Правительства края;

Губернатора края, Администрации Губернатора края - осуществляет Администрация Губернатора края.

8.3.5. Контроль за выполнением правового акта в целом осуществляется указанным в правовом акте руководителем в случае наличия в правовом акте пункта о возложении контроля за выполнением правового акта в целом.

8.4. Исполнение поручений, содержащихся в протоколах заседаний, поручений, перечней поручений

8.4.1. Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний, в перечнях поручений, считаются исполненными после представления ответственным исполнителем, исполнителем информации о выполнении и снимаются с контроля руководителем, председательствовавшим на соответствующем заседании, давшим поручение, или осуществляющим контроль за исполнением протокола заседания, перечня поручений в целом.

8.4.2. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в протоколах, перечнях поручений, осуществляет по распоряжению председательствующего ответственное должностное лицо.

Контроль за исполнением поручений:

Губернатора края осуществляет контрольное управление Губернатора края;

первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края осуществляет руководитель аппарата Правительства края;

первого заместителя председателя Правительства края осуществляет государственный гражданский служащий аппарата Правительства края, обеспечивающий деятельность первого заместителя председателя Правительства края;

заместителей председателя Правительства края осуществляет государственный гражданский служащий аппарата Правительства края, обеспечивающий деятельность заместителей председателя Правительства края;

первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края осуществляет государственный гражданский служащий Администрации Губернатора края.

8.4.3. Контроль за сроками исполнения поручений, содержащихся в протоколах, перечнях поручений:

Губернатора края осуществляет контрольное управление Губернатора края;

первого заместителя Губернатора края - председателя Правительства края осуществляет организационно-аналитическое управление Правительства края;

первого заместителя председателя Правительства края осуществляет государственный гражданский служащий аппарата Правительства края, обеспечивающий деятельность первого заместителя председателя Правительства края;

заместителей председателя Правительства края осуществляет государственный гражданский служащий аппарата Правительства края, обеспечивающий деятельность заместителей председателя Правительства края;

первого заместителя Губернатора края - руководителя Администрации Губернатора края, заместителей Губернатора края осуществляет государственный гражданский служащий Администрации Губернатора края;

совещательных органов осуществляет секретарь совещательного органа или иное должностное лицо, на которое председательствующий возложил обязанность по контролю за сроками исполнения поручений, содержащихся в протоколах.

8.5. Сроки исполнения документов

8.5.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации - для входящей документации, от даты подписания (утверждения) - для внутренней документации, от даты отправки - для исходящей документации.

8.5.2. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов установлены действующим законодательством.

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются в резолюции руководителя или тексте документа (служебного (делового) письма, протокола, правового акта и так далее).

8.5.3. Продление срока исполнения документа возможно по решению руководителя, установившего срок исполнения документа, либо по решению уполномоченного им лица на основании обоснованного письменного обращения исполнителя, в том числе в форме электронного документа. Основанием для продления срока исполнения документа является в том числе направление запросов в государственный орган, орган местного самоуправления, организациям, должностным лицам, а также объективная невозможность исполнения документа в срок.

Срок исполнения документов может быть продлен по решению руководителя, установившего срок исполнения документа, либо по решению уполномоченного им лица не более чем на 60 календарных дней от первоначальной даты исполнения. Продление срока исполнения документа более чем на 60 календарных дней от первоначальной даты исполнения возможно только по решению руководителя, установившего срок исполнения документа.

В случае продления срока исполнения документов, поступивших из федеральных органов власти, в обосновании продления указывается информация о согласовании срока исполнения с данными органами.

Ответственный исполнитель не позднее чем за пять рабочих дней до истечения срока исполнения документа представляет должностному лицу, выдавшему поручение, служебную записку, содержащую сведения о причинах, препятствующих своевременному исполнению документа, о мероприятиях, которые осуществлялись в целях исполнения документа, а также предложения о продлении срока исполнения документа.

В случае принятия решения о продлении срока исполнения документа указанное изменение отражается в системе автоматизированного делопроизводства путем проставления нового срока исполнения, подписи руководителя, установившего первоначальный срок исполнения, и даты принятия решения об изменении срока исполнения

9. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения(1)

9.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.

9.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

9.3. Проекты правовых актов с отметкой "Для служебного пользования" проходят процедуру исключительно последовательного согласования на бумажном носителе, то есть должны поочередно направляться на согласование должностным лицам, участвующим в согласовании.

9.4. Прием, регистрация, отправка документов с отметкой "Для служебного пользования" осуществляются структурными подразделениями УДО, а также мобилизационным управлением Губернатора края.

9.5. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с отметкой "Для служебного пользования".

Регистрация документов с отметкой "Для служебного пользования" ведется совместно с другими несекретными документами. При этом в электронной регистрационной карточке проставляется отметка "ДСП".

9.6. Инструкция по делопроизводству устанавливает запрет на разглашение служебной информации ограниченного распространения любым способом. На лицах, получивших доступ к документу, содержащему служебную информацию ограниченного распространения, лежит обязанность исключить возможность доступа к документы посторонних лиц. Документы с отметкой "Для служебного пользования" (далее - документы ДСП) предписано хранить в сейфах или надежно запираемых шкафах.

9.7. Движение документов ДСП отображается в Енисей-СЭД и журнале учеба движения документов с отметкой "Для служебного пользования" (далее - журнал учета) с проставлением личной подписи получателя документа. Образец формы журнала учета приведен в приложении N 15 к Инструкции по делопроизводству. Журнал учета должны вести все приемные руководителей, в которых поступают документы ДСП.

9.8. Руководитель определяет государственного гражданского служащего, ответственного за получение и передачу документов с отметкой "Для служебного пользования" и ведение журнала учета. Государственный гражданский служащий, ответственный за получение документов, лично передает документ руководителя.

9.9. Решение о размножении входящего документа ДСП принимает руководитель, путем указания на резолюции номера экземпляра около каждого исполнителя. Если около фамилии исполнителя номер экземпляра не ставится, то копия ему не делается. В таком случае нужно нескольким исполнителям организовывать работу с одним экземпляром документа ДСП и передавать документ ДСП только под роспись в журнале учета.

9.10. Способ учета экземпляров документа ДСП, направленных в разные структурные подразделения приведен в приложении к Инструкции по делопроизводству. Экземпляр входящих документов ДСП, передаваемых по резолюции нумеруется начиная с номера 1, независимо от номера экземпляра документы документа, поступившего в организацию.

Например, если в организацию поступил входящий документ ДСП экз. N 4, подлинник документы будет передаваться исполнителю по резолюции, на которой указан экз. N 1

Обращение с документами ДСП, образованных внутри органа (которые подписывает или утверждает руководитель)

9.11. На документах, а в случае необходимости и на проектах документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "отметка о конфиденциальности" (далее - отметка) "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Решение о проставлении на документе отметки "Для служебного пользования" и о снятии с документа отметки "Для служебного пользования" осуществляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ.

Проект ответа на документ, поступивший с отметкой "Для служебного пользования", оформляется с отметкой "Для служебного пользования". Руководитель может принять решение о снятии отметки "Для служебного пользования" путем зачеркивания указанной отметки на проекте документа с проставлением подписи руководителя, даты, а также указанием должности, фамилии и инициалов.

Отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Примеры оформления:	на письме	на приложении
	Для служебного пользования Экз. N 1 Начальнику мобилизационного управления Губернатора Красноярского края Ю.Э. Колупаеву	Для служебного пользования Экз. N 1 Приложение 1 к письму От 20.07.2018 N 34-35-______

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа, подписанного или утвержденного руководителем, с отметкой "Для служебного пользования" шрифтом размером 10 пт проставляются (приложение N 16 к Инструкции):

количество отпечатанных экземпляров с указанием списка рассылки;

фамилия, имя, отчество исполнителя;

номер телефона;

Примеры оформления:
отп. 2 экз. экз.N 1 - в адрес экз. N 2 - в дело Иванов Иван Иванович (391) 211-00-00 Отп. 10 экз. экз. N 1-9 - в соответствии со списком рассылки(2) экз. N 10 - в дело Иванов Иван Иванович (391) 211-00-00	отп. 4 экз. экз. N 1 - министерство финансов Красноярского края экз. N 2 - министерство образования Красноярского края экз. N 3 - министерство строительства Красноярского края Иванов Иван Иванович (391) 211-00-00

9.12. Отправка документа, подписанного или утвержденного руководителем, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется фельдъегерской службой, заказным письмом через почтовое отделение связи, нарочным.

Отправка документа, подписанного или утвержденного руководителем, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам осуществляется при наличии списка рассылки, подписанного руководителем, ответственным за подготовку этого документа, либо самим руководителем, подписавшим или утвердившим этот документ, с указанием напротив каждого адресата номера направляемого экземпляра.

9.13. Отдел служебных писем управления документационного обеспечения Правительства края (далее - отдел служебных писем) регистрирует документы ДСП совместно с другими несекретными документами. При этом в электронной регистрационной карточке проставляется отметка "ДСП". Документы ДСП не сканируются в Енисей-СЭД, не подписываются электронной подписью. Работа с такими документами осуществляется на бумажных носителях.

9.14. Исполненные документы с отметкой "Для служебного пользования" формируются в отдельные дела в соответствии с номенклатурой дел. При включении документа с отметкой "Для служебного пользования" в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичной отметки, данное дело получает отметку "Для служебного пользования" и хранится в деле с документами, имеющими отметку "ДСП".

9.15. Ознакомление с документами и делами, имеющими отметку "Для служебного пользования", находящимися на текущем хранении в органе исполнительной власти края, осуществляется с разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ.

9.16. Снятие отметки "Для служебного пользования" на документах осуществляется путем зачеркивания на подлиннике документа указанной отметки с проставлением подписи руководителя и даты, а также указанием должности, фамилии и инициалов.

При снятии отметки "Для служебного пользования" на документах или делах, а также в электронных регистрационных карточках делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

9.17. Прием, регистрация входящей и исходящей документации, отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется Отделом.

9.18. Все экземпляры входящих и внутренних документов с отметкой "Для служебного пользования", в том числе их копии в соответствии с количеством экземпляров, указанным в резолюции, передаются под личную подпись в журнале учета через отдел служебных писем УДО. По окончании работы с входящими и внутренними документами с отметкой "Для служебного пользования" все экземпляры подлежат передаче в Отдел, за исключением документов, направленных в органы, учреждения, организации.

______________________

(1)Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями информации и другое).

(2)В таком случае в листе рассылки около каждого адресата должен стоять номер экземпляра

10. Документальный фонд органа исполнительной власти края

10.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

10.1.1. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, и их передачу в краевое государственное учреждение в сфере архивного дела (краевое государственное казенное учреждение "Государственный архив Красноярского края").

10.1.2. В целях установления единой системы формирования дел разрабатывается и утверждается номенклатура дел, представляющая собой систематизированный перечень наименований дел, образующихся в Агентстве, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документированные участки, и вопросы деятельности органа исполнительной власти края.

10.1.3. Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение N 17).

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из номера отдела агентства и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами:

01 - приемная;

02 - юридический отдел;

03 - отдел сопровождения контрактной системы.

Например: 03-05, где 03 - код отдела, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела - основная информационная характеристика, обеспечивающая оперативный поиск необходимой информации.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается в заголовке употребление неконкретных формулировок типа "разная переписка", "общая переписка" и тому подобное.

Заголовок дела состоит из ряда элементов. Часть элементов является обязательными, и располагаются они в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (распоряжения, протоколы и так далее);

название адресата (для исходящей документации) или корреспондента (для входящей документации);

краткое содержание документов дела.

При составлении заголовков также следует учитывать следующие требования:

в заголовках дел, содержащих переписку, необходимо указывать, с кем и по какому вопросу она ведется;

в заголовках дел, начинающихся с термина "документы", в конце заголовка в скобках необходимо указывать основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее);

в заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению и другое.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, то есть не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

10.1.4. Согласованная уполномоченным органом исполнительной власти края в области архивного дела номенклатура дел в последнем квартале текущего года утверждается руководителем Агентства и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается не реже чем раз в 5 лет, за исключением случаев существенного изменения полномочий (функций) и структуры органа исполнительной власти края.

После утверждения сводной номенклатуры дел отделы агентства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

11.2. Формирование дел

10.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формирование исполненных документов в дела осуществляется ответственным специалистом, а также ответственными специалистами в отделах агентства в соответствии с должностным регламентом.

10.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

раздельно группировать документы постоянного и временного срока хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дело только исполненные документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа, при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать запись об их местонахождении;

запрещается включать в дела черновые, неисполненные, неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие возврату;

по объему дело не должно превышать 250 листов.

10.2.3. Внутри дела документы должны располагаться так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов и корреспондентов.

10.2.4. Правовые акты Агентства группируются в дела по их видам, в хронологическом порядке и по номерам с относящимися к ним приложениями.

При этом выделяются приказы:

- приказы по основной деятельности нормативного и индивидуального характера с буквенным индексом "п";

- приказы по личному составу с буквенным индексом "л";

- приказы по личному составу с буквенным индексом "к".

Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми актами, и документы к ним располагаются в хронологическом порядке и по номерам. В зависимости от специфики деятельности совещательного органа протоколы могут группироваться за весь период их работы. Документы к протоколам систематизируются по вопросам, рассматриваемым на заседании.

Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

При наличии служебных документов нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и при условии, что вопросы по ним решены одним документом (например, правовым актом), обращения сначала группируются по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.

Обращения граждан и дополнительные материалы по их рассмотрению группируются в дела в хронологическом порядке, по номерам и (или) с учетом места жительства обратившегося гражданина.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту.

Документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются в одно дело. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с взаимными ссылками в электронных регистрационных карточках.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности.

Завершенные в делопроизводстве дела хранятся в органах исполнительной власти края, а затем должны быть подготовлены к передаче на постоянное хранение в краевое учреждение.

Подготовка документов к передаче предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей на оформленные дела.

10.2.5. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, о чем делается отметка в заголовке дела или в графе "Примечание".

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в системе автоматизированного делопроизводства в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажных носителях.

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению в соответствии с пунктами 10.4.1 - 10.4.4 Инструкции.

10.2.5. Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов - процедура отбора документов на хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в агентстве создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

Организация работы ЭК осуществляется в соответствии с положением, утвержденным руководителем агентства.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в агентстве, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел (документов). Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются раздельно описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10.3. Оформление и учет дел

10.3.1. В зависимости от сроков хранения документов органа исполнительной власти края проводится полное или частичное оформление дел.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

11.3.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

Полное оформление дел предусматривает:

подшивку и переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

составление листа-заверителя дела;

внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела.

10.3.2.1. Подшивка и переплет дела

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола хлопчатобумажными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Если текст документов слишком близко подходит к краю листа, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую он подшивается. Документы большого формата должны быть подшиты за край и сложены так, чтобы их было легко развернуть. Не подлежат подшивке документы, имеющие особую историческую и (или) художественную ценность, а также документы, в результате подшивки которых затрудняется чтение текста, эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело.

Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок, гребеночной и обжимной переплетных машин.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В случае использования при переплете или подшивке дел электродрели, следует учесть, что сверло должно быть диаметром 2-2,5 мм.

Документы порванные, ветхие, пораженные плесенью и грибками, перед подшивкой должны подвергаться реставрации и дезинфекции. Запрещается склеивать порванные листы скотчем и силикатным клеем.

10.3.2.2. Нумерация листов дела

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме титульного листа, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Употребление чернил, шариковых ручек, фломастеров для нумерации листов запрещается.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист (формат A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и тому подобное) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, табуляграммы и тому подобное), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Чистые листы и лист-заверитель не нумеруются.

10.3.2.3. Внутренняя опись документов дела

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, распорядительные документы, протоколы, личные дела, лицевые счета и так далее), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 18).

Внутренняя опись обязательно составляется на документы, которые не могут быть подшиты.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то подписанная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и так далее) эти изменения отражаются в графе "Примечание" внутренней описи со ссылками на соответствующие акты, и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

10.3.2.4. Заверительная надпись дела

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение N 19). Выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот последнего листа документа запрещается.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности формирования и физического состояния дела:

наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

номера листов с наклеенными фотографиями, вырезками из газет и прочее;

номера листов, на которых имеются рисунки, чертежи, диаграммы и прочее;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями (фотографии, буклеты, афиши и прочее) и количество вложенных в них листов;

номера поврежденных листов и тому подобное.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и так далее) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

10.3.3. Обложка дела постоянного, временного хранения составляется и оформляется по установленной форме. Форма обложки приведена в приложении N 20.

На обложке дела указываются: наименование органа исполнительной власти края, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

наименование органа исполнительной власти края указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое размещается в круглых скобках после полного наименования (при наличии);

наименование структурного подразделения органа исполнительной власти края - в соответствии с утвержденной штатной структурой;

индекс дела - проставляется по номенклатуре дел органа исполнительной власти края;

заголовок дела - переносится из номенклатуры дел органа исполнительной власти края (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другое). В случаях когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). Заголовок приложения к делу, сформированному в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Дата дела - указываются крайние даты дела арабскими цифрами: годы заведения и окончания дела.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если в дело включены документы (приложения и тому подобное), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за _ год (ы)".

Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том.

При обозначении начальной и конечной дат дела не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и передачи дел в архив органа исполнительной власти края.

На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

Реквизит "срок хранения дела": на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно", на делах по личному составу - "Хранить 75 лет".

На обложке дела также указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения.

10.3.4. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. При частичном оформлении допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. На обложке дела указывается: наименование агентства, наименование отдела, индекс дела, дата дела, срок хранения дела.

Учет дел ведется в течение календарного года в журнале регистрации дел ответственным специалистом либо в электронной базе системы автоматизированного делопроизводства.

Журнал регистрации дел формируется в начале календарного года на основании номенклатуры дел. Возможно ведение журнала регистрации дел по форме в приложении N 24.

В журнал регистрации дел включается каждый том из состава многотомных дел и сформированные в отдельные тома приложения.

Порядковые номера дел ведутся в журнале регистрации дел в пределах календарного года.

На обложке дела также указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя, и сроки хранения дела.

Номер дела состоит из индекса по номенклатуре дел.

10.3.5. Составление описей дел

Опись дел - основной архивный справочник, раскрывающий состав и содержание дел, закрепляющий их систематизацию внутри фонда и учет.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

Описи дел составляются по установленной форме (приложение N 21) и представляются в краевое учреждение через два года после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (в четырех экземплярах) и по личному составу (в трех экземплярах).

В опись дел постоянного хранения включаются также дела, сформированные из дел, имеющих отметку "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия).

Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома) по описи;

индекс дела (тома);

заголовок дела (тома), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

дата дела (тома);

количество листов в деле (томе);

срок хранения дела (для описи по личному составу).

При составлении описи соблюдаются следующие требования:

систематизация дел в описи дел постоянного хранения соответствует их систематизации в номенклатуре дел;

систематизация дел в описи дел по личному составу осуществляется по номинальному признаку (то есть по виду документов) с учетом следующей последовательности: распорядительные акты по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава, личные дела (уволенных), лицевые счета по заработной плате, невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения вносятся в опись полностью;

в начале каждого нового листа описи заголовок воспроизводится полностью;

для дел, состоящих из нескольких томов, каждому тому составляется уточняющий заголовок.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в опись по дате заведения дела. В конце описи дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в описи за _ год, дело N _", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, включенных в данный раздел описи, первый и последний номера дел раздела описи, а при необходимости оговариваются литерные и пропущенные номера. Итоговая запись подписывается составителем раздела, с указанием его должности и даты составления описи. Если итоговая запись к описи не помещается на одном листе с описательными статьями дел, ее следует размещать на обороте последнего листа описи.

Агентство осуществляет временное хранение документов постоянного срока хранения в течение десяти лет, по истечении данного срока документы передаются в краевое учреждение в сфере архивного дела. Документы передаются по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов оформляется актом приема-передачи, составляемым в двух экземплярах.

10.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

10.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (далее также - акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению) (приложение N 22).

10.4.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2007 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 01 января 2011 года).

10.4.3. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего органа исполнительной власти края (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

10.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии органа исполнительной власти края одновременно).

10.4.5. Согласованные экспертной комиссией органа исполнительной власти края акты утверждаются руководителем органа исполнительной власти края только после утверждения экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти края в области архивного дела описей дел постоянного хранения.

10.4.6. После утверждения руководителем органа исполнительной власти края актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел органа исполнительной власти края проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

10.4.7. Рассмотренные комиссией по экспертизе ценности документов акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем аппарата Правительства края.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК" в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558, до утверждения руководителем аппарата Правительства края утверждаются экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти края в области архивного дела.

10.5. Хранение и использование архивных документов

10.5.1. Документы, образовавшиеся в результате деятельности органа исполнительной власти края, после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном действующим законодательством в сфере архивного дела, подлежат обязательной передаче на хранение в краевое учреждение.

Порядок подготовки и передачи дел на постоянное хранение и уничтожение дел, не подлежащих хранению, определяется законодательством Российской Федерации и края в области архивного дела.

Передача документов на постоянное хранение в краевое учреждение оформляется актом приема-передачи дел.

10.5.2. Архивные дела и документы предоставляются руководителям и исполнителям для работы в помещениях по месту их хранения или во временное пользование под подпись в журнале учета выдачи документов.

Руководители и исполнители несут ответственность за сохранность полученных документов. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

Выдача архивных дел и документов сторонним организациям производится на основании письменного запроса и оформляется актом о выдаче дел во временное пользование.

10.5.3. Подлинники приказов и иных правовых актов органа исполнительной власти края для работы вне помещения их хранения не выдаются.

10.5.4. Ознакомление специалистов с архивными документами и делами, имеющими отметку конфиденциальности "Для служебного пользования", осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми к работе с такими документами.

10.5.5. Изъятие подлинного документа (отдельного или в составе дела) оформляется актом или протоколом изъятия в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Акт (протокол) составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем агентства и представителем органа, проводящего изъятие. В акте (протоколе) указывается, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой документ изымается (форма акта приведена в приложении N 23).

На место изъятого подлинного документа помещается его заверенная копия, первый экземпляр акта (протокола) и требование на изъятие документа с распиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинного документа.

Должностное лицо агентства на обложке папки (дела) с документами делает надпись об изъятии документа с указанием основания и даты изъятия. Второй экземпляр акта (протокола) вручается представителю органа, проводившего изъятие.

Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, должностное лицо агентства может дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств, в соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

10.5.6. В случае выявления фактов пропажи или гибели документов руководитель агентства назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем агентства. Копия акта направляется в КГКУ "Государственный архив Красноярского края".

11. Изготовление, учет, использование и хранение печатей и штампов

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

11.1.1. Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и так далее.

11.1.2. Агентство в своей деятельности применяют печати с изображением герба края.

11.1.3. Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением герба края возлагается на руководителя Агентства.

11.1.4. Выдача печатей и штампов специалистам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов. Печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах (форма журнал учета по форме в приложении N 25).

11.1.5. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых органом исполнительной власти края, не допускается.

11.1.6. Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.