Приложение N 5. Положение по управлению заинтересованными сторонами проектов в муниципальном образовании городской округ Ялта Республики Крым

Приложение N 5
к Положению
о системе управления
проектной деятельностью
в Администрации города
Ялта Республики Крым

Положение
по управлению заинтересованными сторонами проектов в муниципальном образовании городской округ Ялта Республики Крым (далее - Положение)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок управления заинтересованными сторонами проектов в муниципальном образовании городской округ Ялта Республики Крым.

1.2. Настоящее Положение основывается на следующих документах в сфере управления проектами:

- Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти, утвержденные распоряжением Минэкономразвития России от 14.04.2014 N 26Р-АУ;

- ГОСТ Р 54869-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом";

- ГОСТ Р 54871-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению программой";

- ГОСТ Р ИСО 21500-2014 "Руководство по управлению проектами";

- постановление Совета министров Республики Крым от 22.01.2021 N 26 "Об организации проектной деятельности в Республике Крым и признании утратившими силу некоторых постановлений Совета министров Республики Крым".

1.3. Настоящее Положение разработано в целях:

- установления единых подходов к управлению заинтересованными сторонами проектов в муниципальном образовании городской округ Ялта Республики Крым;

- повышения эффективности кросс-функционального взаимодействия участников проектов;

- обеспечения качества процессов управления изменениями, рисками и проблемными вопросами проектов.

1.4. Для целей настоящего Положения используется терминология, а также следующие понятия:

- заинтересованные стороны проекта - физические лица или группы лиц, юридические лица или компании и их объединения, некоммерческие

организации, а также органы власти всех уровней, заинтересованные в осуществлении проекта, либо находящиеся под воздействием проекта;

- реестр заинтересованных сторон проекта - документ проекта, включающий перечень, оценку и классификацию заинтересованных сторон проекта.

К заинтересованным сторонам в том числе относятся внутренние и внешние участники проекта и экспертные советы.

2. Формирование команды проекта

2.1. Команда проекта формируется из внешних и внутренних участников проекта.

2.2. Формирование состава команды проекта осуществляется руководителем проекта согласно приложению N 1 к Положению о системе управления проектной деятельностью в Администрации города Ялта Республики Крым.

2.3. Команда проекта состоит из:

- команды управления проектом (заказчик проекта, куратор проекта, руководитель проекта, специалисты, которые осуществляют административную и методологическую поддержку работ по проекту от соответствующих структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов Администрации);

- рабочей группы проекта (администратор проекта, исполнители работ проектов, внешние участники проекта).

2.4. Включение в команду управления проектом лиц, исполняющих проектные роли заказчика проекта, куратора проекта, руководителя проекта, осуществляется на основании решения о запуске проекта, оформленного одним из следующих документов:

протокол заседания Проектного комитета.

2.5. Включение в рабочую группу проекта.

2.5.1. К гражданским и муниципальным служащим для включения в рабочую группу проекта предъявляются следующие требования:

- исполнительность и ориентация на результат;

- возможность исполнять мероприятия проекта в установленные сроки, с учетом его загруженности по текущей деятельности;

- возможность принятия участником проекта модели двойного подчинения - непосредственному руководителю органа власти и руководителю проекта;

- способность к анализу, планированию и моделированию;

- активность, высокая работоспособность;

- возможность участия в команде проекта на протяжении всего срока реализации проекта с учетом планов высвобождения персонала (плановые сокращения сотрудников, выход на пенсию, предоставление отпуска по уходу за ребенком, а также иные плановые обстоятельства, препятствующие участию сотрудника в проекте на протяжении всего срока его реализации).

2.5.2. Назначение сотрудников Администрации на проектные роли администратора проекта и исполнителя работ проекта осуществляется в следующем порядке:

а) руководитель проекта определяет администратора проекта в течение двух рабочих дней с даты открытия проекта;

б) руководитель проекта совместно с участниками проекта, утвержденными в организационной (ролевой) структуре управления проектом, в течение 7 рабочих дней с даты открытия проекта формирует предложения по составу команды проекта с учетом пунктов 2.5.1 - 2.5.2 настоящего Положения и направляет указанные предложения в адрес заказчика проекта.

2.5.3. Включение в рабочую группу проекта внешних участников осуществляется с их согласия, которое подтверждается письмом внешнего участника, протоколом совместного совещания либо решением проектного комитета Администрации.

Включение в рабочую группу проекта внешних участников проекта не влечет гражданско-правовых и финансовых обязательств, не накладывает обязательств по ограничению сотрудничества органов власти в части, касающейся реализации проекта с иными хозяйствующими субъектами и не преследует целей, которые могут привести к недопущению, ограничению или устранению конкуренции.

2.6. Согласование состава команды проекта осуществляется в системе электронного документооборота путем направления сопроводительного письма и состава команды проекта заказчику проекта.

2.7. Состав команды проекта утверждается заказчиком проекта в течение 3 рабочих дней с даты поступления на утверждение.

2.8. Утвержденный состав команды проекта направляется руководителем проекта участникам проекта и в МПО в течение 3 рабочих дней с даты его утверждения.

2.9. В целях обеспечения формирования команды проекта в сроки, предусмотренные Положением, рекомендуется:

- инициатору проекта - проработать с потенциальными участниками проекта вопросы их участия в проекте, в том числе назначения на проектные роли и исполнение функций в проекте,- до подготовки заявки на открытие проекта;

- руководителю проекта - направить потенциальным участникам проекта заявку на открытие проекта, а также материалы, подготовленные к заседанию проектного комитета Администрации по вопросу открытия проекта,- в течение двух рабочих дней с даты проведения заседания проектного комитета Администрации, на котором принято решение об открытии проекта.

3. Управление рабочей группой проекта

3.1. Команда управления проектом осуществляет контроль за реализацией мероприятий проекта и управление членами рабочей группы проекта.

3.2. Управление рабочей группой проекта - процесс координации и отслеживания деятельности участников проекта в ходе реализации проекта, обеспечения эффективной коммуникации в проекте, в том числе при решении проблемных вопросов проекта, управление изменениями и рисками проекта.

3.3. Непосредственное управление рабочей группой проекта осуществляет руководитель проекта. Задача - достижение целей проекта, соблюдение установленных сроков реализации проекта, управление рисками и проблемными вопросами проекта.

3.4. Руководитель проекта:

- формирует единое видение проекта всеми участниками проекта;

- четко определяет сферы ответственности для каждого участника проекта;

- ставит конкретные задачи по проекту, обозначает сроки их выполнения; контролирует выполнение поставленных задач на каждом этапе, при необходимости, оказывает содействие;

- обеспечивает принятие согласованных решений участниками проекта по проблемным вопросам и рискам проекта;

- обеспечивает эффективное кросс-функциональное взаимодействие команды проекта;

- способствует выстраиванию доверительных отношений в команде проекта по вопросам, связанным с реализацией проекта;

- организует постоянную коммуникацию участников проекта в формате "живого общения".

3.5. Руководителем проекта определяется проектный день (не реже двух раз в месяц), а также время и место проведения проектного дня.

3.5.1. В проектный день рабочая группа проекта рассматривает следующие вопросы:

- о работе, проведенной за истекший период;

- об успехах проекта за истекший период;

- причины и последствия реализации мероприятии проекта вне установленных сроков (бюджет);

- анализ возникших проблем и рисков, обсуждение предложений по их решению;

- планы реализации проекта на следующий период с учетом принятых решений.

3.5.2. Ключевые решения по проекту рассматриваются и согласовываются в проектный день.

3.5.3. В случае возникновения проблем, требующих немедленного разрешения, по решению руководителя проекта, куратора проекта может быть организована дополнительная встреча участников проекта.

3.5.4. Решения, принятые в проектный день, протоколируются и вносятся администратором проекта в МПО. Руководитель проекта контролирует исполнение протокольных решений.

3.6. Участники проектов:

- выполняют поставленные задачи и указания в установленные руководителем проекта сроки;

- своевременно извещают руководителя проекта о проблемах и рисках проекта, а также предлагают руководителю проекта варианты решения проблем и нивелирование рисков проекта;

- обеспечивают эффективное кросс-функциональное взаимодействие в команде проекта;

- поддерживают постоянную обратную связь при решении проблемных вопросов проекта.

3.7. Руководитель проекта совместно с рабочей группой проекта принимает решения по проблемным вопросам проекта. В случае если проблемный вопрос невозможно урегулировать на уровне рабочей группы проекта, руководитель проекта выносит его на рассмотрение куратора проекта и (или) проектного комитета Администрации.

4. Управление заинтересованными сторонами проекта

4.1. Управление заинтересованными сторонами проекта осуществляется в целях выявления возможных зон воздействия заинтересованных сторон на проект путем выявления основных лиц, групп и организаций, имеющих прямые или косвенные интересы в проекте.

4.2. Реестр заинтересованных сторон формируется на стадии планирования проекта.

4.3. В целях формирования реестра заинтересованных сторон проекта:

- выявляются ожидания заинтересованных сторон, связанные с результатами проекта (высокие/низкие/не предъявляются);

- определяется степень потенциального влияния (высокое/низкое/не оказывает влияния), которое может оказать каждая из заинтересованных сторон проекта;

- устанавливается отношение заинтересованных сторон проекта к проекту (поддерживает/относится нейтрально/сопротивляется).

4.4. Формирование реестра заинтересованных сторон проекта рекомендуется осуществлять с помощью экспертной оценки, личных встреч, интервью, опросов, совещаний, привлечения экспертных советов.

4.5. Реестр заинтересованных сторон проекта подлежит актуализации на протяжении всего жизненного цикла проекта по мере изменения влияния заинтересованных сторон на проект.

4.6. Руководитель проекта организует процесс заинтересованными сторонами проекта, посредством:

- регулярного информирования заинтересованных сторон руководителем проекта о состоянии проекта, о достижении промежуточных и итоговых результатов (совещания, информационная рассылка по электронной почте и другое);

- организации обратной связи от заинтересованных сторон и учета их мнения при принятии решений по проекту (анкетирование, совещания).

4.7. По решению руководителя проекта с заинтересованными сторонами могут согласовываться документы календарного планирования, запросы на изменения проекта.

4.8. По итогам завершения проекта в МПО предоставляются заключения с извлеченными уроками по проекту с учетом мнения заинтересованных сторон.