Приложение 1. Порядок взаимодействия отдела по работе с гражданами Управления делами администрации города Махачкалы с Управлением архитектуры и градостроительства, Управлением по реализации программы "Ветхое аварийное жилье" и улучшению жилищных условий и Управлением имущественных и земельных отношений администрации г. Махачкалы в ходе предоставления физическим и юридическим лицам, либо их уполномоченным представителям муниципальных услуг

Приложение 1
Утвержден
постановлением администрации
ГО с ВД "город Махачкала"
от 28 мая 2021 года N 370

Порядок
взаимодействия отдела по работе с гражданами Управления делами администрации города Махачкалы с Управлением архитектуры и градостроительства, Управлением по реализации программы "Ветхое аварийное жилье" и улучшению жилищных условий и Управлением имущественных и земельных отношений администрации г. Махачкалы в ходе предоставления физическим и юридическим лицам, либо их уполномоченным представителям муниципальных услуг

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок устанавливает правила взаимодействия отдела по работе с гражданами Управления делами администрации г. Махачкалы с Управлением архитектуры и градостроительства, Управлением по реализации программы "Ветхое аварийное жилье" и улучшению жилищных условий и Управлением имущественных и земельных отношений администрации г. Махачкалы, в ходе приема и выдачи документов, включенных в Перечень документов, в целях предоставления физическим и юридическим лицам либо их уполномоченным представителям муниципальных услуг.

1.2. В Порядке используются следующие термины и определения:

отдел по работе с гражданами Управления делами - работники Управления делами администрации г. Махачкалы (далее Отдел по работе с гражданами), осуществляющие деятельность по приему и выдаче документов в целях предоставления Управлением архитектуры и градостроительства, Управлением по реализации программы "Ветхое аварийное жилье" и улучшению жилищных условий и управлением имущественных и земельных отношений физическим и юридическим лицам, либо их уполномоченным представителям муниципальных услуг, в том числе в электронной форме;

заявители - физические и юридические лица либо их уполномоченные представители, обратившиеся в Отдел в целях получения муниципальных услуг, предоставляемых Управлением архитектуры и градостроительства, Управлением по реализации программы "Ветхое аварийное жилье" и улучшению жилищных условий и Управлением имущественных и земельных отношений;

структурное (отраслевое) подразделение - Управление архитектуры и градостроительства, Управлением по реализации программы "Ветхое аварийное жилье" и улучшению жилищных условий, Управление имущественных и земельных отношений, осуществляющие предоставление муниципальных услуг в соответствии с требованиями административных регламентов;

административный регламент - нормативный правовой акт, устанавливающий порядок предоставления муниципальных услуг и стандарт их предоставления управлениями.

запрашиваемый документ - документ, включенный в перечень документов;

информационная система (ИС) - система, предназначенная для ввода, хранения, поиска и обработки информации, заявлений граждан по муниципальным услугам;

исполнитель структурного (отраслевого) подразделения - специалист управления, ответственный за подготовку и формирование конечного результата предоставления муниципальной услуги;

уполномоченное лицо структурного (отраслевого) подразделения - должностное лицо управления, в обязанности которого входит осуществление взаимодействия с Отделом по вопросам оказания муниципальных услуг.

II. Порядок работы

2.1. Сотрудник отдела по работе с гражданами в соответствии с административными регламентами предоставления муниципальных услуг осуществляет прием заявителя, при необходимости дополнительное консультирование, проводит проверку комплектности документов, прилагаемых к заявлению, сличает оригиналы и копии документов, заверяет копии штампом "копия верна" и своей личной подписью, получает согласие на обработку персональных данных, регистрирует документы в информационной системе, распечатывает в двух экземплярах заявление сформированное в информационной системе, одно из которых с подписью заявителя загружает обратно в информационную систему, выдает расписку о получении документов.

При наличии оснований установленных административными регламентами, иными нормативными правовыми актами, регулирующими порядок оказания муниципальных услуг и Порядком, сотрудник отдела по работе с гражданами уведомляет заявителей (их представителей) о возврате заявлений (запросов) и иных документов для получения муниципальных услуг.

Письменное уведомление о возврате заявлений (запросов) и иных документов для получения муниципальных услуг с указанием причин, оформляется по требованию заявителей (представителей) в ходе их приема.

2.2. Заявление о предоставлении муниципальной услуги с приложенными документами подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью работника отдела по работе с гражданами.

После регистрации сформированного дела сотрудник отдела по работе с гражданами в соответствии с административными регламентами предоставления муниципальных услуг не позднее рабочего дня, следующего за днем обращения гражданина, направляет дело на бумажном носителе и в электронном виде в структурное (отраслевое) подразделение для предоставления муниципальной услуги, либо ее мотивированном отказе.

Взаимодействие структурных (отраслевых) подразделений и Отдела по работе с гражданами осуществляется через ответственных сотрудников данных подразделений при помощи информационной системы и реестра принятых документов.

2.3. Структурное (отраслевое) подразделение обеспечивает прохождение административных процедур, необходимых для предоставления муниципальной услуги, либо обоснованном отказе в соответствии с административными регламентами предоставления муниципальных услуг.

Структурным (отраслевым) подразделением проводится экспертная оценка документов, прилагаемых к заявлению, в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и административным регламентом.

2.4. Руководители структурных (отраслевых) подразделений (по принадлежности) в течение одного дня назначают непосредственного исполнителя по подготовке запрашиваемого документа.

Уполномоченное лицо структурного (отраслевого) подразделения (по принадлежности) посредством системы межведомственного электронного взаимодействия (либо на бумажном носителе) запрашивает сведения (документы), которые необходимы для предоставления соответствующей муниципальной услуги.

При наличии сведений, необходимых для предоставления муниципальной услуги, уполномоченное лицо структурного (отраслевого) подразделения передает полученные сведения непосредственному исполнителю для принятия решения о предоставлении муниципальной услуги в соответствии с административным регламентом.

В случае отсутствия сведений в электронном виде (части сведений), необходимых для предоставления муниципальной услуги, уполномоченное лицо направляет на бумажном носителе запрос в орган - обладатель сведений и (или) документов, содержащих сведения, необходимые для предоставления муниципальной услуги.

2.5. Непосредственный исполнитель в срок, установленный для каждой муниципальной услуги, осуществляет подготовку и необходимую проработку проекта запрашиваемого документа либо отказа в выдаче запрашиваемого документа.

При принятии решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги структурное (отраслевое) подразделение подготавливает мотивированный отказ с указанием причин отказа и ссылками на нормативные правовые акты, обосновывающие отказ.

Согласованный проект запрашиваемого документа или отказа в выдаче запрашиваемого документа передается ответственным сотрудником на подпись непосредственному руководителю структурного подразделения.

Подписанный руководителем структурного, отраслевого подразделения запрашиваемый документ либо мотивированный отказ в выдаче запрашиваемого документа передается ответственным сотрудником в Отдел по работе с гражданами не позднее чем за один рабочий день до окончания срока предоставления либо отказа подготовки и выдачи запрашиваемого документа.

2.6. Подготовленный для выдачи заявителю запрашиваемый документ в целях оказания муниципальной услуги, либо мотивированный отказ направляются структурным подразделением в отдел по работе с гражданами на бумажном носителе и в электронном виде посредством информационной системы.

2.7. Сотрудник отдела по работе с гражданами при получении от ответственного сотрудника надлежащим образом оформленного запрашиваемого документа либо отказа регистрирует факт его получения отделом по работе с гражданами с внесением необходимых реквизитов в информационную систему.

2.8. Отдел по работе с гражданами предоставляет заявителю запрашиваемый документ в целях оказания муниципальной услуги, либо мотивированный отказ, в том числе в электронном виде в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, уведомляет заявителя о досрочно подготовленном запрашиваемом документе.

2.9. Отдел по работе с гражданами осуществляет контроль за соблюдением сроков предоставления муниципальных услуг в соответствии с утвержденными административными регламентами.

2.10. Срок хранения подготовленного запрашиваемого документа по предоставлению муниципальной услуги, либо отказа в отделе по работе с гражданами составляет не более одного года со дня его фактической готовности.

По истечении срока хранения запрашиваемого документа либо отказа документ считается недействительным и не подлежит выдаче заявителю.

Документы, полученные от заявителя для подготовки запрашиваемого документа, в том числе результат услуги остаются на хранении в структурных (отраслевых) подразделениях.

III. Организация деятельности отдела по работе с гражданами

3.1. Отдел по работе с гражданами осуществляет прием и выдачу документов в целях предоставления муниципальных услуг в специально выделенном для этой цели помещении, расположенном по адресу: 367000, г. Махачкала, ул. Коркмасова, дом 18.

Помещение обеспечивается доступом к нему заявителей и всеми необходимыми техническими средствами для организации полноценного взаимодействия между структурными (отраслевыми) подразделениями администрации города Махачкалы.

3.2. Отдел по работе с гражданами осуществляет:

- прием и регистрацию заявлений (запросов) с необходимым комплектом документов в соответствии с утвержденными регламентами;

- выдачу и регистрацию запрашиваемых документов;

- выдачу и регистрацию мотивированного отказа.

3.3. Прием заявителей осуществляется отделом по работе с гражданами в порядке общей очереди по сменному графику работы:

понедельник - пятница: с 08:00 ч. до 20:00 ч.;

перерыв: с 13:00 ч. до 14:00 ч.

Предпраздничные дни:

понедельник - пятница: с 08:00 ч. до 17:00 ч., перерыв: с 13:00 ч. до 14:00 ч.

3.4 Сотрудники отдела по работе с гражданами:

- консультируют заявителей по вопросам, входящим в их компетенцию;

- выдают заявителям формы заявлений;

- получают согласие на обработку персональных данных;

- принимают от заявителей заявления с комплектами документов;

- проверяют наличие, состав (комплектность) представляемых заявителем документов, являющихся обязательными для предоставления услуги, согласно перечням, утвержденным соответствующими административными регламентами;

- регистрируют, заполняя все необходимые реквизиты представленных документов в информационной системе;

- проставляют на представленном заявлении штамп отдела по работе с гражданами и присваивают ему входящий номер;

- выдают заявителю один экземпляр выписки из информационной системы отдела по работе с гражданами, заверенный подписью сотрудника отдела по работе с гражданами.

3.5. При оказании муниципальных услуг отдел по работе с гражданами руководствуется типовыми формами запрашиваемых документов.

Запрашиваемые документы выдаются заявителям или их доверенным лицам в отделе по работе с гражданами в установленные для каждого из видов документов сроки согласно утвержденным административным регламентам.

В случае если требуемые заявителем документы готовы раньше установленного срока, сотрудники отдела по работе с гражданами ставят об этом в известность заявителя по телефону или электронной почте.

После выдачи документа сотрудником отдела по работе с гражданами делается соответствующая отметка в информационной системе, а заявитель подтверждает получение запрашиваемого документа подписью на втором экземпляре заявления.

3.6. Основаниями для отказа в приеме документов отделом по работе с гражданами являются:

- с заявлением обратилось ненадлежащее лицо;

- отсутствие у представителя заявителя доверенности, удостоверяющей полномочия представителя заявителя, оформленной в установленном законом порядке;

- обращение заявителя за получением муниципальной услуги, предоставление которой не осуществляется структурными (отраслевыми) подразделениями;

- представление заявителем документов, не соответствующих по форме или содержанию требованиям действующего законодательства, содержат механические исправления;

- копии документов, прилагаемых к заявлению, нечитаемые, не на русском языке либо с наличием повреждений, которые не позволяют однозначно истолковать их содержание;

- представление заявителем неполного комплекта документов, необходимого для предоставления муниципальной услуги, предусмотренного административным регламентом;

- представление заявителем документов, содержащих противоречивые сведения;

- отсутствие согласия на обработку персональных данных заявителя.

Заявитель вправе отозвать свое заявление в любой момент рассмотрения, согласования или подготовки запрашиваемого документа.

Заявитель может обратиться с жалобой на решение и (или) действие (бездействие) должностных лиц, осуществляющих прием и выдачу документов, а также предоставляющих муниципальную услугу, в случаях и в порядке, предусмотренных статьей 11.1 и 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ.

3.7. В отделе по работе с гражданами должно быть обеспечено при необходимости бесплатный доступ заявителей к федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)".

3.8. Здание (помещение) отдела по работе с гражданами оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей полное наименование службы, а также информацию о режиме ее работы.

Вход в здание (помещение) отдела по работе с гражданами и выход из него оборудуются соответствующими указателями, а также лестницами с поручнями и пандусами для передвижения детских и инвалидных колясок в соответствии с требованиями федерального законодательства.

3.9. В отделе по работе с гражданами организуется бесплатный туалет для посетителей, в том числе туалет, предназначенный для инвалидов.

3.10. Помещения отдела по работе с гражданами в соответствии с законодательством Российской Федерации должны отвечать требованиям пожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности, а также должны быть оборудованы средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации и иными средствами, обеспечивающими безопасность и комфортное пребывание заявителей.

3.11. В отделе по работе с гражданами обеспечивается надлежащее хранение документов, являющихся результатами предоставления муниципальных услуг.

3.12. Для организации взаимодействия с заявителями помещение отдела по работе с гражданами делится на следующие функциональные секторы (зоны):

а) сектор информирования и ожидания;

б) сектор приема заявителей.

Сектор информирования и ожидания включает в себя:

- информационные стенды или иные источники информирования, содержащие актуальную и исчерпывающую информацию, необходимую для получения муниципальных услуг, в том числе:

- перечень муниципальных услуг, предоставление которых организовано отделом по работе с гражданами;

- сроки предоставления муниципальных услуг;

- размеры государственной пошлины и иных платежей, уплачиваемых заявителем при получении услуг, порядок их уплаты;

- информацию о дополнительных (сопутствующих) услугах, а также об услугах, необходимых и обязательных для предоставления муниципальных услуг, размерах и порядке их оплаты;

- порядок обжалования действий (бездействия), а также решений органов, предоставляющих муниципальные услуги;

- информацию о предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности должностных лиц органов, предоставляющих муниципальные услуги, работников отдела по работе с гражданами;

- информацию о порядке возмещения вреда, причиненного заявителю в результате ненадлежащего исполнения либо неисполнения работниками структурных (отраслевых) подразделений и отдела по работе с гражданами;

- иную информацию, необходимую для получения муниципальной услуги;

- стулья, кресельные секции, скамьи (банкетки) и столы (стойки) для оформления документов с размещением на них форм (бланков) документов, необходимых для получения муниципальных услуг;

Сектор приема заявителей, оборудованный окнами для приема и выдачи документов, оформляется информационными табличками с указанием номера окна, фамилии, имени, отчества и должности работника отдела по работе с гражданами, осуществляющего прием и выдачу документов.

Рабочее место работника отдела по работе с гражданами оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным системам, печатающим и сканирующим устройствами.

В отделе по работе с гражданами организуется отдельная телефонная линия, предназначенная для ответов на вопросы заинтересованных лиц.

3.13. При приеме и выдаче документов в рамках предоставления муниципальных услуг структурными (отраслевыми) подразделениями и отделом по работе с гражданами обеспечиваются следующие условия обслуживания заявителей:

- обращение заявителей в отдел по работе с гражданами осуществляется в том числе по предварительной записи;

- время ожидания в очереди для подачи документов и получения результата услуги не превышает 15 минут. В случае если загруженность отдела по работе с гражданами не позволяет обеспечить достижение указанного показателя, администрацией города Махачкалы принимается решение об увеличении количества окон обслуживания.

IV. Ответственность должностных лиц

4.1. Должностные лица несут ответственность за нарушение Регламента взаимодействия между отделом по работе с гражданами и управлениями администрации города Махачкалы по приему и предоставлению документов в целях оказания муниципальных услуг физическим или юридическим лицам, либо их уполномоченным представителям.

4.2. Руководители структурных (отраслевых) подразделений и подведомственных учреждений (исполнителей) несут персональную ответственность за несвоевременное и некачественное предоставление муниципальной услуги.

4.3. Специалисты отдела по работе с гражданами несут персональную ответственность за ненадлежащее рассмотрение заявлений по предоставлению муниципальных услуг, несвоевременное их направление в структурные (отраслевые) подразделения и непредставление документов заявителям в установленные сроки по результатам оказания муниципальной услуги.