Постановление Председателя Тюменской городской Думы от 2 июня 2021 г. N 7 "О внесении изменений в постановление Председателя Тюменской городской Думы от 30.12.2013 N 47" (документ утратил силу)

Постановление Председателя Тюменской городской Думы от 2 июня 2021 г. N 7
"О внесении изменений в постановление Председателя Тюменской городской Думы от 30.12.2013 N 47"

Руководствуясь статьями 34, 58 Устава города Тюмени, постановляю:

1. Внести в приложение к постановлению Председателя Тюменской городской Думы от 30.12.2013 N 47 "Об утверждении инструкции по организации работы с документами в Тюменской городской Думе" (с изменениями, внесенными постановлениями Председателя Тюменской городской Думы от 18.04.2014 N 7, от 10.10.2014 N 23, от 24.07.2015 N 27, от 09.10.2015 N 44, от 24.11.2016 N 34, от 19.01.2018 N 2, от 11.10.2018 N 26, от 09.11.2018 N 40, от 14.11.2018 N 43, от 19.11.2018 N 44, от 27.12.2018 N 58) следующие изменения:

1) подраздел 7.4 раздела 7 изложить в следующей редакции:

"7.4. Прием, регистрация и организация работы с документами, поступившими в адрес депутатов городской Думы

7.4.1. Ответственность за ведение делопроизводства в общественных приемных депутатов городской Думы и подготовку документов к сдаче в муниципальный архив города Тюмени в соответствии с настоящей Инструкцией возлагается на помощников депутатов городской Думы.

7.4.2. Входящая корреспонденция, поступившая в электронном виде или в закрытом конверте в Тюменскую городскую Думу на имя депутата, перенаправляется по СЭДД без регистрации или передается без вскрытия депутату или помощнику депутата.

7.4.3. Входящая корреспонденция, поступившая в открытом виде на имя депутата городской Думы, учитывается в журнале регистрации документов, поступивших в адрес депутатов городской Думы. Дальнейшая работа с поступившими документами ведется помощниками депутатов согласно настоящей Инструкции.

7.4.4. Регистрация корреспонденции, поступившей в адрес депутата Тюменской городской Думы, осуществляется помощником депутата посредством СЭДД.

Для систематизации, обеспечения эффективного поиска, анализа и сохранности документов, поступивших в адрес депутатов городской Думы, в СЭДД ведется 4 справочника (папки):

- "Входящие РКК";

- "Исходящие РКК";

- "Устные обращения граждан и организаций";

- "Письменные обращения граждан и организаций".

7.4.5. Регистрация документов в СЭДД осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки (далее - ЭРК), в которую вносят все реквизиты документа (номер, дата, автор, адресат, содержание и т.д.). Поступившему документу присваивается регистрационный номер.

Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭДД и присоединяется к ЭРК документа.

7.4.6. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

2) наименование вида документа;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

6) дата поступления документа;

7) входящий регистрационный номер;

8) способ доставки документа;

9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

14) срок исполнения документа;

15) индекс дела по номенклатуре дел;

16) сведения о переадресации документа;

17) отметка о контроле;

18) сведения об электронной подписи.

7.4.7. При включении исходящего документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа.

При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации - адресата;

2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3) наименование вида документа;

4) дата документа;

5) регистрационный номер документа;

6) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

8) количество листов основного документа;

9) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

10) индекс дела по номенклатуре дел;

11) подразделение - ответственный исполнитель документа;

12) способ доставки документа адресату.

7.4.8. При регистрации документов, поступивших в адрес депутатов городской Думы, регистрационный номер для входящих документов состоит из следующих частей:

- порядкового номера регистрации с начала года;

- года поступления документа в адрес депутата Тюменской городской Думы;

- буквенного обозначения "ЮЛ";

- номера избирательного округа (присвоенного индекса).

Например: регистрационный номер документа 48/20-ЮЛ-36 обозначает:

48 - порядковый регистрационный номер с начала года в справочнике "Входящие РКК";

20 - год поступления документа (2020);

ЮЛ - документ поступил от органов государственной власти, органов местного самоуправления, депутатов законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации и депутатов представительных органов местного самоуправления, от организаций;

36 - номер избирательного округа (присвоенного индекса).

7.4.9. При регистрации документов, направляемых за подписью депутатов городской Думы, регистрационный номер для исходящих документов состоит из следующих частей:

- порядкового номера регистрации с начала года;

- года направления документа адресату;

- номера избирательного округа (присвоенного индекса).

Например: регистрационный номер документа 107/20-23 обозначает:

107 - порядковый регистрационный номер с начала года в справочнике "Исходящие РКК";

20 - год направления документа адресату (2020);

23 - номер избирательного округа (присвоенного индекса).

7.4.10. Обеспечение депутата городской Думы документами и материалами к заседаниям Думы, постоянных комиссий, рабочих групп осуществляется в порядке, определяемом разделом 11 настоящей Инструкции.";

2) приложения 36 - 39 признать утратившими силу.

2. Начальнику информационно-аналитического отдела разместить настоящее постановление на сайте Тюменской городской Думы в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (www.duma.tyumen-city.ru).

Е.Б. Заболотный